人事檔案管理中人工智能技術應用

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摘要：通過人工智能技術的語言識別與圖像識別，可以對人事檔案信息進行分類處理，提高檔案信息搜索的有效性，為處理人事檔案信息提供最佳方案，滿足各方面對人力資源應用整合的需要。本文探索如何將人工智能技術更好地應用到智能化人事檔案管理當中，從而提高人事檔案管理的效率，發(fā)揮人事檔案資源的使用價值。

關鍵詞：人事檔案；人工智能；應用措施

人工智能技術可以有效識別圖片、音頻、視頻等不同形式的檔案資料，實現人事檔案的廣泛收集和分類整理。發(fā)揮人工智能技術的優(yōu)勢，提高數據信息處理水平，才能更好地滿足人事檔案的應用需求。

一、信息時代人事檔案管理工作存在的難點

（一）檔案信息量不斷增加

信息化時代，新型檔案數據信息形式不斷涌現。目前，我國人事檔案資料過于繁雜，檔案數目持續(xù)增多，檔案流轉日漸頻繁，檔案信息缺失、失真現象增加。工作人員需要尋找有價值的人事檔案信息，但是工作效率相對低下，在檔案采集、分類、整理與維護中耗費了大量時間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。

（二）非結構化數據管理難

受到檔案數據信息技術的影響，以往數字化人事檔案信息具有結構化特征，人事檔案處理規(guī)范性較強，但是應用功能不足，不具備進行個性化人事檔案服務的能力。隨著非結構性數據的增加，多種生產、科研、營銷中的信息被關聯到人事檔案當中，需要對各種非結構檔案進行有效管理。這需要人事檔案管理人員不斷提高對各種文檔、圖片資料的管理水平，有效處理特殊格式檔案。對非結構化信息的管理與使用能力是影響檔案利用的瓶頸，還需要提高人事檔案管理人員的數據處理能力。

（三）信息挖掘的能力有限

人事檔案管理日益具有服務化的特征，要求人事檔案管理人員不僅保證檔案信息準確無誤，而且還要做到挖掘人事檔案中的潛在信息，為優(yōu)化人力資源配置服務。由于人事檔案管理人員不足，工作經驗不同，因此在獲取隱性檔案信息質量方面有一定的差別。如何有效挖掘隱性信息，實現人事檔案信息的全面直觀展示，是當前對人事檔案管理人員的具體考驗。

二、人工智能技術在人事檔案管理中的具體應用

（一）用于廣泛收集人力資源信息

目前人工智能技術已經被廣泛應用到人事檔案管理當中，能夠做到以多媒體的方式呈現人事檔案信息。滿足了對傳統紙質人事檔案分類、整理、提取信息的需要，又可以將各種途徑獲得的人力資源信息制作成標準化的人事檔案，借助多種智能化手段建立了人事檔案數據庫，提高了人事檔案管理的自控性、主動性和應變性，可以依據檔案管理規(guī)則進行人事檔案收集工作，保證了機讀檔案的真實性，滿足了各方面對人事檔案的個性化應用需要，提高了人事檔案的應用效率，更好地豐富了人事檔案。

（二）提高人事檔案分類搜索效率

隨著人事檔案內容與形式的不斷增加，需要進一步提高人事檔案的檢索效率。人工智能技術的智能檢索功能具有較強的分辨技術，可以更加精準細致地收集關鍵信息，通過人工智能可以過濾大量不符合要求的人事數據，減少檔案檢索需要的時間。人工智能可以識別、檢索文本形式檔案，或者識別語音、視頻等多種形式的媒體資料，從而構建了更加科學、專業(yè)的檔案管理體系。

（三）鑒定評價人事檔案信息價值

通過人工智能的專家系統可以更好地按照既定標準對人事檔案的信息進行鑒定。采用專家系統可以打破時間約束，能夠隨時隨地進行人事檔案價值的鑒別，并且給出可行的參考建議。人事檔案管理人員只需要創(chuàng)建專家?guī)欤瑢⑷耸聶n案評定的相關知識、方法與注意事項輸入到計算機當中，然后由計算機系統自動創(chuàng)設數據庫。經計算機系統對知識數據庫的合理訓練后，可以利用一定數據的人事檔案進行驗證訓練，使已經建立的數據庫熟悉人事檔案鑒定的方法，在對該系統進行多次驗證以后可以做出總結，然后對該系統進行改善，最后創(chuàng)立較為完善的人事檔案管理專家系統。這種專家系統的使用方法較為簡單，檔案管理人員可依據專家系統給出合理的改進建議，既保證了檔案管理的高效性，又可以有效判別檔案性質，保證檔案管理的質量。

（四）保證人事檔案數據信息安全

首先，人工智能技術具有較強的識別技術，可以識別人的指紋、聲音及人面特征。這些識別技術可以有效識別訪問人事檔案系統人員的身份，避免人事檔案管理人員登錄時的不便和黑客入侵。人工智能技術還具有較強的數據信息監(jiān)控功能，可以直接對人事檔案系統使用行為進行分析檢測，先進的智能化人事檔案管理系統可以對異常數據信息情況發(fā)出警告，提升相關人員加強防范意識，提前采取行動，從而有效防止人事檔案數據信息泄露情況的發(fā)生。人事檔案管理部門可以借助人工智能技術有效避免意外情況，實現對人事檔案的長期保存。近年來，人事檔案管理部門主要采用防火墻技術與智能化監(jiān)測系統對人事檔案進行防護，有效避免了外界的非法入侵，及時監(jiān)測與人事檔案相關數據信息的變動，起到了有效的安全防控效果。防火墻系統還可以對用戶的訪問行為進行分析，及時對訪問終端的網絡病毒進行防范，保護檔案管理系統免受破壞，并且有能力恢復被破壞的數據。

（五）實現人事檔案管理的智能化

人事檔案管理智能化是人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢，是人事檔案管理工作發(fā)展建設的戰(zhàn)略選擇。通過人工智能技術可以為用戶提供更加貼心的人事檔案服務。人工智能技術還可以對用戶的人事檔案應用習慣進行分析，根據不同用戶的需要進行檔案供給，真正做到了人事檔案服務的個性化。

三、人工智能技術用于人事檔案管理的發(fā)展方向

（一）學習檔案管理新技術

目前，我國人事檔案管理人員的信息技術能力有所欠缺，對人事檔案管理信息化建設的重視不足，需要積極更新技術手段。例如，重視人事檔案管理工作，積極進行相關工作的技術手段更新，強調在人事檔案管理中引進編纂標準、史料標準，基于人工智能技術理論更新檔案管理方式，重視提高人事檔案工作效率，不斷加強核心技能的建設。人事檔案管理人員還要了解人事檔案信息化的優(yōu)勢與弊端，仔細分析人事檔案管理的漏洞，依托技術進行彌補人事檔案管理的不足，進一步保證人事檔案的安全性，推動人事檔案管理的科學化運轉。

（二）培養(yǎng)創(chuàng)新型檔案人才

檔案管理工作不僅具有嚴格的程序，要求人事檔案管理人員按照既定的規(guī)章制度辦事，還要進一步激發(fā)人事檔案管理人員的創(chuàng)新意識，強調人事檔案管理人員基于人力資源信息挖掘的需要創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高人事檔案服務效能。為此，我國應當培養(yǎng)具有人工智能技術背景的人事檔案管理專業(yè)人才，要求檔案管理人員掌握人工智能技術，把人工智能技術與人事檔案資料管理深度結合起來。現階段，人工智能技術用于人事檔案管理工作還處在摸索階段，技術手段還不成熟，應用方式相對單一，隱性檔案信息挖掘能力有限。為此，需要大力激發(fā)人事檔案管理人員的創(chuàng)新意識，調動檔案管理人員的工作積極性，鼓勵人事檔案管理人員創(chuàng)新思維突破人事檔案管理的難點。還要組建具有信息技術背景的檔案管理團隊，加大人事檔案管理人員的培訓力度，促進他們在基層崗位發(fā)揮自身價值，把人事檔案管理提升到新高度。

（三）引進智能化檔案設備

為了促進人事檔案管理信息化、智能化、標準化發(fā)展，還要積極引進先進的人事檔案管理智能化設備。一方面，更新人事檔案管理系統，發(fā)揮智能化軟件重要作用，注重開發(fā)非結構性的人事檔案數據庫，全面提高人事檔案數據信息的收集、整理、校對能力。另一方面，大力探索人事檔案管理工作的服務外包模式，鼓勵人事檔案管理融入第三方技術機構支持，從而有效節(jié)約人事檔案管理現代化的成本，提高人事檔案管理的整體水平，避免人事檔案智能化建設中的安全風險。而且，應當擬定人事檔案管理智能化建設的發(fā)展規(guī)劃，明確階段性的工作重點，根據人力資源管理的需要持續(xù)性地更新技術設備，從而促進人工智能技術的深度普及，更好地發(fā)揮人工智能技術對人事檔案管理的作用。

（四）明確檔案事業(yè)的方向

人事檔案管理應當在信息化、智能化、大數據、云存儲的背景下不斷深化改革。重視依托互聯網+技術提高人事檔案管理的水平，促進人事檔案管理向更廣闊的方向發(fā)展。例如，人工智技術用于人事檔案管理應當構建深度學習工作機制，注重總結計算機開展人事檔案管理的規(guī)律，進一步優(yōu)化人事檔案服務的系統，滿足人事檔案管理人員個性化的管理需要。檔案管理部門還可以利用人工智能技術構建專業(yè)的服務系統，細化檔案網絡體系，使檔案服務滿足檔案利用的需求。廣泛宣傳人事檔案智能化建設的意義，優(yōu)化相關工作氛圍，促進各方面的深度合作，基于更有力的平臺全面提高人事檔案智能化建設效率。總之，現代人事檔案管理工作應當充分重視使用人工智能技術，依托人工智能管理理念與技術手段提高人事檔案的處理效率，發(fā)揮人事檔案信息資源的使用價值。為此，還要從人事檔案管理數字化發(fā)展建設方向出發(fā)，基于人工智能技術對人事檔案進行科學分類、充分提取和有效應用數字化人事檔案信息資源，進一步保證人事檔案的安全性，提高人事檔案的服務水平，促進人事檔案管理有序發(fā)展。

[參考文獻]

[1]胡春銳,雷稚薔.淺析人工智能技術在檔案管理信息化中的應用[J].黑龍江檔案,2019(01).

[2]張江.淺析人工智能技術在檔案管理中的應用與發(fā)展[J].決策探索(下),2018(08).

作者:許巍巍 單位:黑龍江省水文水資源中心