學校人事檔案

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學校人事檔案范文第1篇

關鍵詞：人事檔案管理；重要性；存在問題；應對措施

中圖分類號：G632文獻標識碼：B文章編號：1672-1578（2017）05-0013-01

桂林市第一中學是一所歷史悠久的學校，成立于1939年。其前身是國立"漢民中學"（胡漢民是中國元老）。為抗日救國培植青年學生，著名文史學家、詞曲學家、教育家任中敏先生于1937年在南京創辦了漢民中學，并擔任校長。抗戰爆發后，學校被迫于1938年2月遷至廣西桂林穿山，1944年日本入侵桂林，任中敏校長親率弟子遷徙數千里，輾轉永福壽城，最后到貴州榕江繼續辦學，1945年抗戰勝利后再度遷回桂林重建學校。現屬于桂林市教育局直屬單位。現擁有在職教職工人事檔案173份，離退休職工人事檔案120份，死亡人事檔案98份。

1.人事檔案管理的重要性

人事檔案是黨政軍群機關、企事業單位在管理所屬人員時形成的以各個個人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為市局選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

2.人事檔案管理與利用存在的問題

2.1干部人事檔案改版，改版工作時間緊任務繁重。2014年11月7日剛參加完市局舉辦的關于干部人事檔案培訓的通知，緊接著2014年11月25日就接桂林市教育局人事科下發《關于做好干部人事檔案改版工作的通知》，文件上時間要求在2014年12月31日前完成學校在職教職工干部人事檔案的改版工作，時間緊、任務重。全校在職教職員工檔案173份，這173份人事檔案的重新整理，僅技術加工，規范整理就有相當大的工作量。

2.2人事檔案管理硬件不足。本校由于k公條件限制，雖然管理390多份人事檔案，但沒有實現檔案庫房、閱檔室分開，人事檔案庫房沒有配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

2.3專職檔案管理人員缺乏。本校主要是有學校辦公室人事工作人員兼職監管人事檔案管理工作，這樣勢必影響了教育局統一完成干部人事檔案改版工作的時間，雖然兼職人員也經常參加市局關于檔案管理的培訓，但是學習不夠系統完善。而這種管理模式，缺乏人事檔案管理人員業務能力、管理水平培訓與提高，使得本校人事檔案管理工作的理論探討與深化，自身改革與發展都受到限制。

2.4單位人事部門檔案意識不強。為規范各學校的人事檔案管理工作，桂林市教育局印發了由桂林市檔案監督指導科唐志紅科長編寫的《小學校各類檔案的整理方法及要求》。但是有時候辦公室事情繁雜，未能認真對照制度，及時將需要歸檔的人事材料及時更新，從而影響了人事檔案材料的利用效果。

2.5信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，我們學校的人事檔案管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于辦理退休手續、工資變動審核、干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

2.6檔案管理手段落后。現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。計算機在人事檔案管理中，只發揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用、打印新檔案編碼、個人散材料的分類整理等，人事檔案管理信息化功能尚未開發。

3.解決人事檔案的管理與利用問題的措施

3.1領導重視，組織得力。單位領導，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在本校人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給以表揚和認可，同時還要讓他們享受同等的升遷機會，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

3.2為人事檔案管理工作提供必要的物質條件。要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；改善人事檔案管理工作的基礎設施，實現檔案庫房、閱檔室分開；要為人事檔案庫房配置去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。

3.3要配備專職檔案管理人員，提高檔案管理人員素質。為切實做好"干部人事檔案改版"任務，應當按照政策規定選好配足檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期國家教育發展事業對人事檔案管理的新要求；同時，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、要能吃苦、耐勞，甘于奉獻。

3.4完善、落實人事檔案管理制度。在本校現有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。

在制定制度的基礎上，更要關注制度的貫徹落實情況。要按照規章制度要求，定期檢查檔案管理人員對檔案制度的落實執行情況，督促其按照制度要求，及時將歸檔文件，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，真正發揮人事檔案"見證歷史"的作用。

3.5提高人事檔案管理的現代化水平。要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段如：存貯技術：微機、縮微照相；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，以提高檔案管理的工作效率，延長人事檔案壽命。

學校人事檔案范文第2篇

（福建省南安市教育局，南安 362300）

（Nan’an Department of Education in Fujian Province，Nan’an 362300，China）

摘要： 學校檔案工作是中小學教育事業的重要組成部分，是記錄教學發展歷史，收集存儲教育教學活動信息的手段，其中人事檔案是重要的組成部分。人事檔案反映了教師教學的過程和成果,是學校選撥優秀教職工的考核依據。

Abstract： The school record work is an important part of primary and secondary education, is a means of recording the history of education, collecting and storing educational activities information, in which the personnel files is an important part. Personnel files reflect the process and outcomes of teaching and the basis for the assessment of selecting excellent school faculty.

關鍵詞 ： 教師人事檔案保管；服務意識；傳統管理模式；信息收集

Key words： teacher personnel files custody；service awareness；traditional management model；information collection

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）02-0246-02

0 引言

人事檔案是以記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的。以紙質文件、電子文檔形式保存起來以備考察的歷史記錄。準確的人事檔案信息是知人善任、選賢舉能的重要工具。人事檔案在國家機構、學校、企事業單位在人事管理活動中起著重要的價值和作用，尤其在學校的教育管理中發揮著重要作用，是學校教師評定職稱、提撥學校教師的重要依據。由于傳統人事檔案不能滿足現階段教育發展的需要，所以我們要改進在人事檔案管理中的方式和方法。

1 傳統人事檔案管理存在的不足

1.1 傳統人事檔案模式比較僵硬，屬于靜態式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學校領導批示。只有少數學校領導可以查看，成了領導管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學習沒關系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務”功能發揮出來造成的。

1.2 檔案材料單一。傳統的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內容為主。記載教職工平時工作表現、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。

2 創新人事檔案管理工作的措施

2.1 充分認識人事檔案管理工作的重要性 我國自改革開放以來，經濟生活水平有了很大的提高。企事業單位的用人形式也發生了極大變化，人們就業的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變為可自由選擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產生錯誤的看法。認為檔案已經起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發展及其不利，不能真正發揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學校間教師和學生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經歷，德才表現及發展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據。因此我們必須提高對人事檔案的認識。

2.2 改變以往的靜態式人事檔案管理，增強服務意識 學校的人事檔案是記錄學校教師在平時教學、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經歷，也反映了學校辦學質量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據。因此學校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務的“人性化”服務理念，并為教職工德、育、體全面發展提供保障。

建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學歷程度、所學專業、教學課程、論文獲獎情況、學生對教師的滿意度、有無研究課題等為內容。 教師成長目標以鄰近相關學校或本地區教師發展水平作為參照物，制定相應的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優勢，那些是老師的斷角，那些是本學校大部分教師都欠缺的，并以動態形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業技術人才的成長、發展規律，滿足學校教職員工的專業發展需求。

2.3 人事檔案應轉變功能定位，實現“績效化” 傳統的人事檔案管理方式已經不能順應時代的發展了，現在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發揮不出應有的“績效”作用。現在我國高中以下義務教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發揮檔案的實用性。

2.4 強化檔案服務意識，發揮檔案功能的多樣性 國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案反映了學校教職工和領導的個人的成長歷史和業績，是選撥人才的重要依據。所以，管好學校人事檔案對于人力資源開發起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應發揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發利用轉變。人事檔案怎樣才能更好地為學校師生服務需要我們檔案管理者不斷探索和發現。

由傳統的簡單的收集整理，向多元化的開發利用轉變。人事檔案的開發主要包括：一是對人事檔案信息來源的發掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學校教學、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態化加工和重組，滿足現代化建設對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態化管理。

2.5 提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度 隨著電腦及網絡的普及，網上教學、網上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設作為戰略重點在《全國檔案事業發展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務和落實情況。人事檔案作為檔案事業的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務。人事檔案信息化可實現干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓，加強業務技能訓練，提高自己的業務水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學校、社會單位服務。

2.6 健全人事檔案的管理制度 健全的、規范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質量的高低直接對學校其他職位的穩定產生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現管理制度的規范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規章制度來制約，我們人事檔案管理者要依據《干部檔案工作要求》并根據本學校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學校各項工作的順利開展做貢獻。應明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節，建立電子人事檔案信息，實現人事檔案網絡共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現代化水平。

2.7 提高人事檔案工作者的業務素質 隨著我國經濟、社會的高速發展，傳統的人事檔案管理模式已經不能適應社會需要了。學校人事檔案服務對象已從過去單一的服務“少數人”，發展成為一個為全體教職工、學生等各個群體。學校人事檔案的任務、工作環境、管理模式等都發生著變化，這些都對人事檔案管理工作者提出了更高的要求，因此，廣大人事檔案工作者要學習專業知識，提高業務水平，順應檔案信息化，功能多樣化的需求。信息化不僅要求人事檔案管理者具備良好的專業素質、道德素養，還要有較強的創新能力、創新意識。

參考文獻：

[1]賀焱.改革學校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案，2008（03）：11.

[2]學校人事檔案管理工作探討[J].烏吉木語文學刊，2011（13）：20.

學校人事檔案范文第3篇

一、學校人事檔案管理模式存在的主要問題

現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：

一是學校人事檔案內容信息量少。

學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。

二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。

體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。

目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制

我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。

一是建立具有個性的學校人事檔案材料。針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。(2)教師教育教學情況資料，可反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作量。(3)科學研究和學術活動情況資料，可反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。(4)業務進修情況資料，可反映出教師繼續教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映教師的教學、科研水平，它有助于學校開展定量化、科學化工作，有助于師資隊伍建設工作的科學決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。

學校人事檔案范文第4篇

關鍵詞：醫學院校 人事檔案 信息化管理

1.醫學院校人事檔案管理的特點及實現信息化的重要性

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和調配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發展歷程，客觀記錄和反應了個人成長經歷、家庭基本情況、社會關系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，高校對教職工的考核、調動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設、教學科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養、選拔人才、建立人才信息庫提供數據基礎。然而醫學院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫學院校不僅是由院系組成，還有附屬醫院、教學醫院，教職工不僅承擔各院系的教學工作，還承擔各附屬醫院、教學醫院的醫療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業性等特點。醫學院校的人事檔案實現信息化管理不僅對學校科研、教學人才的建設、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫院、教學醫院醫療人才的梯隊建設、醫療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫學院校人事檔案實現信息化存在的困難

信息化作為當今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進的科學技術和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學校的人事工作服務。然而，大多數醫學院校對人事檔案的管理還處于傳統的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了大量涉及人事的數據統計工作只能依靠手工完成，造成了反復勞動和人力資源的極大浪費。醫學院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫院、教學醫院人數龐大，分布分散，要實現信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫學院校對人事檔案的管理還處在傳統的手工保管模式，跟不上信息化時代的發展。雖然學校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數的統計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫學院校這種比一般院校要人數龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統的管理模式已不能適應學校快速發展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設施投入不夠

實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應龐大的檔案數，配備的人員嚴重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業務，也要求掌握現代信息技術，利用計算機等現代化設備對人事檔案進行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設備等這類檔案信息化必備的硬件設施。實用的檔案信息系統軟件的開發和利用更為缺乏，無法實現對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實現人事檔案信息化管理其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為學校人事檔案工作提供即時、高效的服務。只有實現了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數、人員數的統計等，缺乏檔案信息軟件對信息進行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現對人事工作提供信息化的基礎數據支持。

3.醫學院校人事檔案實現信息化的途徑及辦法

3.1轉變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現代化意識

要實現人事檔案信息化管理的目標，必須轉變當前傳統的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質量和效率，需要學校及人事檔案管理人員提高現代化意識，利用現代信息技術，如計算機技術、數據庫技術、信息儲存技術、多媒體技術、安全保護技術、網絡通訊技術等對人事檔案進行信息化管理；用信息管理的理念創新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發，進一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數據庫建設成為學校組織、人事等相關部門的信息庫和參謀部，并實現信息資源共享。

3.2培養檔案業務和信息技術復合型人才，加大軟硬件設施的投入

要實現人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質和扎實的業務知識，更需要掌握現代信息技術、熟練運用信息化設備的能力。醫學院校要重視復合型檔案人員的培養，這是推進醫學院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設的關鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設施投入，營造現代化檔案管理平臺，把傳統的手工保管模式轉變到服務現代人事管理和助力學校各項事業發展的重點上來，實現人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數據庫，提高資源利用率，同時加強保密安全

人事檔案信息化管理系統的最重要的部分是建立人事檔案信息數據庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務和職稱情況，學習培訓情況、表現情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎數據，利用率高，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫學院校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。但是，人事檔案信息一旦實現了資源共享肯定存在著一定的風險，常發生在傳輸、錄入、存儲、調用等等過程中。因此，進行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護、傳輸以及利用要制定統一嚴格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權限的控制，采用授權驗證入庫制度，防止無關人員的隨意進入；按照相應訪問者的身份，設置對人事檔案資料相應的訪問權限。另一方面，要加強安全技術和開發安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應的網絡技術，加大了人事檔案信息泄密的風險，所以必須采用相應的安全技術，例如加密技術、防火墻技術、VPN技術、跟蹤監測技術、網絡病毒防治技術、數據資源備份等對資源數據進行安全保護，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫學院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現人事檔案信息化管理的目標，為學校的發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現狀和發展策略[D].沙洲職業工學院學報，2007.

學校人事檔案范文第5篇

【論文摘要】中小學檔案管理工作是學校的重點工作之一，是一所學校科學管理水平的重要標志。學校檔案真實記錄了學校教育教學、學校管理、建設和發展等各方面的工作。建立健全學校檔案，不僅能確保學校管理與建設、改革與發展等方面的工作業績，而且是學校工作決策的重要依據。加強學校檔案建設是時代的需要，是發展的需要，是社會的需要。本文談談中小學檔案管理工作中的幾點認識。 

 

中小學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校各項工作規范化、科學化的重要載體。筆者根據檔案管理的有關要求，結合自身的學習和工作體會，就中小學校檔案管理談幾點粗淺的認識。 

 

一、中小學校檔案管理工作存在的問題 

 

就目前中小學校檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：: 

1、檔案管理人員缺乏。據了解，多數學校沒有專職的檔案管理人員，現有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業務水平低下； 

2、大部分學校的領導對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用； 

3、管理條件不合格。不少學校沒有專門的檔案室(柜)，不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著學校檔案的保管和使用效果。 

4、檔案收集很不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多； 

5、檔案載體結構單一。受條件和設備等方面的制約，許多中小學校的原始檔案多為紙質打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質的檔案卻很少； 

 

二、做好中小學校檔案管理工作的幾點認識 

 

1、建立檔案要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學生獲獎通知，即使本校學生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應引入待整理檔案袋小憩。 

隨著教育標準化建設的全面展開，檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現檔案管理工作的規范化、現代化，筆者認為:首先，觀念要現代化，即要樹立中小學校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展中小學校檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。

第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。四是中小學校要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開發應用，建立校園網或學校網站，與周邊學校或名校建立長期的網絡合作關系，逐步實現資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發揮學校檔案的重要作用。 

2、確立現代化管理意識。提高中小學校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學校檔案工作的前提。為此，教育主管部門要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義做法，扎扎實實地抓好學校檔案工作。必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。根據“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足社會家長和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值趨向，以現念和創新思維來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，設立專職(或指定專人)負責此項工作。 

3.規范檔案建設工作。不管學校規模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律和較強業務能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養檔案管理方面的專業人才，逐步中小學校檔案管理人員專業化、固定化。因此，各中小學校一方面要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事。另一方面要專門設立檔案室，所有檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。 

4.相關檔案要建立聯系，分類歸檔。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的文件資料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料等方面的材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔。同時，要根據教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創造條件，使學校的檔案管理工作更加完善。 

加強中小學校檔案管理工作，逐步建立健全學校檔案，有利于對學校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學校進行實施科學管理。事實證明，只要努力把學校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發揮檔案不可替代有應有作用。 

 

參考文獻： 

1：《中國檔案事業簡史》，中國人民大學出版社