畢業(yè)生人事檔案管理研究
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檔案管理手段落后，合理利用程度不夠。目前在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，人事檔案工作普通存在著“重保密、輕利用”以及利用不足的現(xiàn)象，把保密當作封閉，長期實行封閉式管理，使它蒙上了一層神秘的色彩。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，現(xiàn)代檔案價值的提升，尤其是檔案對畢業(yè)生來說，一些檔案信息的公開和合理利用，具有更加積極的意義，使得他們能夠更為便捷地滿足工作生活中對檔案的需要。而事實上，我國人事檔案管理的現(xiàn)代化進程不夠，還難以充分將信息化手段應用到流動性強大的畢業(yè)生檔案管理中，對于以畢業(yè)生檔案管理為主要內(nèi)容來建立信息網(wǎng)絡以及提高檔案信息資源利用率等方面工作的重視程度不高，無法滿足現(xiàn)代環(huán)境下檔案信息的充分合理利用的需要。
二、針對畢業(yè)生人事檔案管理提出幾點對策
人事檔案就像是魚身邊的水人身邊的空氣，它在時體會不到它的好處甚至感覺不到它的存在，當失去了它問題就來了。為了使畢業(yè)生人事檔案在新形勢下發(fā)揮更大的作用，畢業(yè)生人事檔案管理部門應增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體實施方案如下：
2.1提高認識，強化畢業(yè)生的檔案意識。一是與高校合作，大力宣傳檔案作用，使大學生從進入大學開始就意識到檔案的重要性，并為美化檔案內(nèi)容，而為之努力奮斗。二是做好咨詢服務工作，利用電視媒體、新聞廣播、設置專欄、出板報等多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關人事的重要作用，并告知人事辦理程序，要讓畢業(yè)生充分認識到畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。三是通過市場調(diào)查分析或?qū)τ萌藛挝贿M行采訪，證明人事檔案是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2.2規(guī)范畢業(yè)生檔案管理工作，加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應用。一是大力加強檔案管理人才建設。要樹立人才戰(zhàn)略思想，培養(yǎng)有較強政治素質(zhì)和業(yè)務能力的人才隊伍，健全工作人員崗位責任制；加強檔案管理者的信息化繼續(xù)教育，搞好檔案業(yè)務培訓。二是規(guī)范檔案管理操作程序。接收畢業(yè)生檔案要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，對接收的畢業(yè)生檔案應重新整理，根據(jù)學習成績、品德情況、獎懲記錄、工作經(jīng)歷、培訓進修、技能證件等相關材料全部收集匯總，并且對材料內(nèi)容的真實性、完整性進行核對，分級負責，歸口收集。三是創(chuàng)新檔案管理模式，加強現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應用。通過運用計算機，把人事檔案資料進行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和掃描儲存等手段，將這些檔案資料轉(zhuǎn)換成電子信息，建立以姓名、出生年月、畢業(yè)院校、學歷專業(yè)、就業(yè)單位等多種檢索方式，體現(xiàn)出分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)檢驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織等功能，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術(shù)確保電子檔案信息的安全及合理利用。
2.3加大人事工作力度，業(yè)務創(chuàng)新，強化畢業(yè)生人事檔案的服務功能。隨著市場就業(yè)機制的實行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長，根據(jù)這種情況，需把人事檔案工作重點轉(zhuǎn)移到服務上來，主動進高校為畢業(yè)生提供就業(yè)指導、職業(yè)規(guī)劃、校園招聘、就業(yè)推薦和創(chuàng)業(yè)服務等，深入開發(fā)人事檔案信息資源，變“死”檔案為“活”信息，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺，增設網(wǎng)上服務、異地遠程服務功能，針對服務對象的不同需求，提供個性化的服務。加大畢業(yè)生人事力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是在繼續(xù)做好“個人”的基礎上，積極向各高校或企業(yè)聯(lián)系，宣傳人事政策，并制定對畢業(yè)生實行人事的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實行以學校或企業(yè)為單位的“集體”；二是人事的內(nèi)容進一步完善，對畢業(yè)生的就業(yè)審批、干部身份、轉(zhuǎn)正定級、落戶手續(xù)、職稱評定、養(yǎng)老保險等方面實行全方位，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。
2.4加強畢業(yè)生人事檔案信息資源的開發(fā)與利用，建立人才資源信息庫。通過對畢業(yè)生人事檔案內(nèi)容的審核整理，選出其中可反映畢業(yè)生知識水平、實踐能力、工作業(yè)績等方面的信息，并建立以姓名、學歷專業(yè)、工作簡歷等為多種檢索方式，建立專門的畢業(yè)生人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，作為人才資源信息庫。并將人才資源信息庫推向市場，利用多種渠道向社會宣傳，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。建立檔案遠程查閱系統(tǒng)，以個人查詢、企業(yè)查閱、授權(quán)單位閱檔分類建立相應網(wǎng)上查閱方法，探索實現(xiàn)檔案管理與服務的異地同城化，為流動畢業(yè)生和企業(yè)提供便捷的遠程服務。通過市場運作，將畢業(yè)生檔案信息、畢業(yè)生就業(yè)工作、人才機構(gòu)人事、用人單位招聘等多個板塊密切聯(lián)系起來，形成資源互用，利益互享，從而真正達到人力資源配置的科學化、合理化。
三、結(jié)束語
本文筆者對畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題進行粗淺的探討，并提出相應的解決對策，使我們更加清楚地認識到，要想更好的發(fā)揮人事檔案管理工作的最大作用，在實際工作中，不僅要從人事檔案管理制度上不斷進行更新，更應該根據(jù)人力資源的發(fā)展趨勢，在人事檔案管理觀念、服務項目上進行不斷創(chuàng)新，積極探索現(xiàn)代化檔案管理模式，從而為社會人力資源的合理配置作出有益貢獻。
作者：王小燕單位：中國海峽人才市場
