提升高校干部人事檔案服務水平的策略

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摘要：在新的時代背景下，高校干部人事檔案服務工作呈現(xiàn)出服務需求增多、服務范圍擴大、服務意識增強、服務手段先進等特點。基于此，本文分析了高校干部人事檔案服務存在的問題，并提出相應對策。

關(guān)鍵詞：新時代高校；干部人事檔案；服務高校

干部人事檔案是高校干部人才管理的基礎(chǔ)，是高校干部選拔任用、薪酬分配、職稱評聘、教育培訓、離退休辦理、管理監(jiān)督和評鑒人才的重要依據(jù)。隨著《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）和《黨政領(lǐng)導干部選拔任用工作條例》相繼出臺，高校組織人事制度改革的不斷深化，高校干部人事檔案工作迎來了新的機遇，同時也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。檔案服務是檔案工作的出發(fā)點和落腳點，是衡量檔案工作質(zhì)量的重要標準[1]。在新時代背景下，如何進一步提升干部人事檔案服務水平，充分發(fā)揮干部人事檔案在高校組織人事工作中的重要作用，是高校干部人事檔案管理工作者值得思考的問題。

一、新時代高校干部人事檔案服務呈現(xiàn)出的特點

（一）服務需求增多

查借閱服務是高校干部人事檔案服務的重要內(nèi)容，在新的時代背景下，查借閱服務需求呈上升趨勢，主要表現(xiàn)為：一是個人查閱檔案需求增多。2014年10月至2016年6月，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作。作為管檔數(shù)量龐大的高校，嚴格依照各地組織部門的統(tǒng)一安排和部署開展人事檔案專項審核工作，該項工作的有效開展，打開了干部本人參與本人對其個人人事檔案治理的大門，激發(fā)了大家的檔案意識。隨后，2018年11月出臺的《干部人事檔案工作條例》第三十一條規(guī)定干部本人及其親屬辦理公證、訴訟取證等有關(guān)個人合法權(quán)益保障的事項，可以按照有關(guān)規(guī)定提請相應的組織人事等部門查閱檔案[2]。從而打破了過去個人不得查閱本人檔案的規(guī)定，在一定程度上釋放了個人查檔需求。二是組織人事部門查閱檔案需求增多。檔案的價值在于“用”，用好了就是“活檔案”，用不好或者不用就是“死材料”。新時代背景下，為了全面了解和評鑒干部，更好地服務高素質(zhì)專業(yè)化干部人才隊伍建設(shè)，組織人事部門必須“常查檔、勤用檔”方能做好組織人事工作。

（二）服務范圍擴大

《條例》明確要求，組織人事部門應堅持“凡提必審”“凡進必審”，干部管理權(quán)限發(fā)生變化的“凡轉(zhuǎn)必審”[2]，在干部動議、考察、任前公示、錄用、聘用、調(diào)動、人才引進、軍轉(zhuǎn)業(yè)（安置）、檔案轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)必須審查干部人事檔案，前置干部人事檔案審核關(guān)，大大拓寬了干部人事檔案的服務范圍。

（三）服務意識增強

服務意識是指自覺主動做好服務工作的一種觀念和愿望，它發(fā)自服務人員的內(nèi)心，是服務人員的一種本能和習慣。在新的時代背景下，作為提供服務的干部人事檔案管理人員都清楚，要做好干部人事檔案服務工作，及時收集反映干部的檔案材料并對收集的材料進行鑒別歸檔至關(guān)重要，過去坐等材料移交的被動服務方式明顯已經(jīng)不適應新時代干部人事檔案工作的需要，干部人事檔案管理人員必須樹立主動服務意識，把握人事檔案材料形成規(guī)律，及時、主動、全面地收集相關(guān)材料，方能滿足新時代干部人事檔案工作需求。

（四）服務手段先進

隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)廣泛運用于高校各項工作，如工資系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、社保系統(tǒng)等。隨著查閱人事檔案需求的不斷增多，傳統(tǒng)的手工服務方式已經(jīng)無法滿足高校組織人事工作需要，高校正加快推進干部人事檔案信息化建設(shè)，將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，并通過干部檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理的自動化，積極推進干部人事檔案信息資源互聯(lián)互通、共建共享，逐步實現(xiàn)組織人事部門聯(lián)網(wǎng)查檔，改變過去傳統(tǒng)查閱檔案效率低下的局面，使查閱檔案操作方便、查詢快捷、安全保密。

二、新時代高校干部人事檔案服務存在的問題

（一）檔案材料不完整、不規(guī)范

鮮活及時、真實準確、全面規(guī)范的人事檔案材料是開展檔案查借閱服務的基礎(chǔ)，也是構(gòu)建檔案信息資源的基礎(chǔ)。近年來各高校根據(jù)上級有關(guān)安排和部署開展了干部人事檔案專項審核工作，通過該項工作的開展補充完善了不少材料，但補充的材料大多是形成時間久遠的材料，或者是復印材料。有的復印件存在復印不全、不規(guī)范等問題，甚至有的材料由于時間久遠無從查找，尤其是關(guān)鍵材料的缺失，這種情況會嚴重影響干部人事檔案效用發(fā)揮。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

在干部人事檔案服務工作中，干部人事檔案管理人員是服務的主體，直接決定服務的好壞。在新時代背景下，干部人事檔案管理人員不僅要政治素質(zhì)好，還要有精湛的專業(yè)知識與熟練的業(yè)務技能。干部人事檔案管理工作涉及的政策法規(guī)多、專業(yè)性強，而且很多高校并未按要求配備專職檔案管理人員，即使配備專職檔案人員，也沒有落實相應的激勵機制，導致干部人事檔案管理人員流動性較大，整體素質(zhì)不高。

（三）信息化建設(shè)相對滯后

干部人事檔案信息化建設(shè)需要投入大量的資金，不僅需要對硬軟件進行投入，還需要投入大量的資金對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，方能建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，沒有這些基本的投入，干部人事檔案信息化建設(shè)就無從談起。但往往因為缺乏足夠的資金，從而使很多高校對干部人事檔案信息化建設(shè)望而卻步，或是只能分步實施，導致干部人事檔案服務無法跟上組織人事工作的需要。

三、新時代提升高校干部檔案服務水平的建議

（一）做好檔案審核

無論紙質(zhì)檔案查借閱服務還是檔案信息服務，一切服務的基礎(chǔ)都是檔案材料本身，全面及時、真實準確、規(guī)范完整的檔案材料是提升服務質(zhì)量的源動力，因而要提升服務質(zhì)量就要從每卷干部檔案材料入手，而檔案審核是保證檔案材料齊全完整、信息真實準確的關(guān)鍵。因此，可以從兩個方面入手做好檔案審核工作，一是嚴把材料入口審核關(guān)。需要干部人事檔案管理人員嚴格按照真實準確、完整規(guī)范的原則，突出預防在先，從嚴審核歸檔材料，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，方能從源頭上防止假信息歸檔入庫。二是充分利用干部選拔、職稱評聘、評先選優(yōu)、工齡認定等關(guān)鍵節(jié)點認真審核檔案，這些節(jié)點領(lǐng)導最重視，個人對本人檔案的關(guān)切度最高，配合最積極，對審核出的問題整改力度最大，對完善個人檔案材料非常有效。

（二）加強高校干部人事檔案管理人才隊伍建設(shè)

新時代對干部人事檔案管理隊伍也提出了新的要求，只有政治素質(zhì)好、作風正派、專業(yè)能力強的檔案管理人才方能適應新時代的發(fā)展需要，從而更好地為高校組織人事工作服務。同時，大力支持干部人事檔案管理人員參加相關(guān)部門組織的業(yè)務培訓，或者參與在線培訓課程，切實提高業(yè)務素質(zhì)。

（三）加快推進干部人事檔案信息化建設(shè)

面對日益增長的干部人事檔案服務需求，傳統(tǒng)手工服務方式已經(jīng)不能滿足干部人事檔案服務需要。加大資金投入，加快推進人事檔案數(shù)字化建設(shè)。按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》國家標準，嚴格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、安全管控等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性。建立安全有效的人事檔案信息庫，通過干部檔案信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)干部人事檔案自動化管理。

參考文獻：

[1]張光明,苗洪麗.高校干部人事檔案服務水平提升路徑探索[J].蘭臺世界.2019(05):113-115.

[2]張愛紅.班主任服務模式探析[D].山東:山東師范大學,2010.

作者：安明彩  單位：貴州開放大學