人事檔案材料收集與鑒別工作中問題及建議
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人事檔案材料收集與鑒別是人事檔案管理的重點(diǎn)工作，只有及時(shí)全面地收集有關(guān)個(gè)人的細(xì)節(jié)材料，才能真實(shí)的反應(yīng)出個(gè)人的歷史情況。為了保障企業(yè)可以選拔出有用人才，需要加強(qiáng)人事檔案管理工作，確保人事檔案管理的真實(shí)性和完整性。
1.人事檔案材料收集與鑒別的重要性
人事檔案材料收集工作是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)工作，也是一項(xiàng)保密性高、涉及廣泛的工作、在材料的收集過程中，要保證人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。這對于公司任用員工和選拔員工具有重要作用，只有全面了解員工，才能針對員工的素質(zhì)去培養(yǎng)和提拔。了解一個(gè)員工最好的辦法就是通過人事檔案。所以說只有全面的收集人事檔案材料，才能讓人事檔案管理合理應(yīng)用在企業(yè)對人才的選拔上。鑒別工作也是人事檔案管理的基礎(chǔ)工作，其對人事檔案的管理有一定的重要性，如果收集的材料不規(guī)范，檔案材料得不到及時(shí)清理，歸檔的材料不全面就會(huì)給人事檔案的使用帶來麻煩，影響人事檔案的正常作用。
目前，人事檔案管理一般都采用了集中式的管理方法,設(shè)立專門的材料崗位和檔案整理崗位。主要是幫助公司人事收集材料，移交材料。目前各個(gè)單位人事信息管理崗位收集材料后，均移交給人事處進(jìn)行管理。這種工作方式會(huì)存在一些問題。比如說材料收集不及時(shí)，不能將聘用人員的相關(guān)審批材料進(jìn)行收集。公司在職的職員人事活動(dòng)發(fā)生了很大的變化，相關(guān)材料需要重新收集，但是沒有能夠?qū)υ诼殕T工得到及時(shí)的關(guān)注。這些問題都是在人事檔案材料收集工作中經(jīng)常發(fā)生的。人事檔案材料的規(guī)范不足，檔案材料的手續(xù)不齊全。或者業(yè)務(wù)人員的操作不熟練，都會(huì)導(dǎo)致人事檔案材料收集工作存在問題。人事檔案材料工作中存在著很多不足，完善人事檔案材料收集工作，針對工作中的存在的不足進(jìn)行分析，完善人事檔案材料的收集工作。人事檔案材料工作的主要建議有幾點(diǎn)。首先，人事檔案管理制度的工作內(nèi)容要明確，使其真正發(fā)揮對公司人事檔案進(jìn)行管理的作用，了解最終要完善的人事檔案材料收集網(wǎng)的目的，疏通收集渠道來收集更多的資源，同時(shí)，加強(qiáng)各崗位人員情況的了解，重視各崗位人員對人事檔案材料收集的重視。其次，提高人事檔案材料管理人員的素質(zhì)，讓管理人員能夠熟練掌握人事檔案材料收集工作。第三，加強(qiáng)人事檔案材料收集工作，要求人事檔案管理人員加大力度收集材料，所移交的材料必須完整，不能出現(xiàn)缺頭少尾的現(xiàn)象，并按照人事檔案材料移交流程進(jìn)行材料的移交工作。第四，根據(jù)人事檔案材料的收集和管理情況，建立適合企業(yè)的人事檔案材料收集制度。并對材料的收集進(jìn)行嚴(yán)格的要求，完善材料的登記制度和移交制度。第五，人事檔案工作中需要對管理人員進(jìn)行統(tǒng)一的考核，提高人員的工作效率。加強(qiáng)人事檔案審核機(jī)制的完善，材料的收集過程中確保材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。重視人事檔案材料的移交工作和人事檔案材料追繳工作。
3.人事檔案材料鑒別工作中存在的問題及建議
在人事大難材料鑒別工作中也會(huì)存在很多問題，需要引起我們的注意，針對問題給出合理的建議。在人事檔案鑒別的過程中，主要的問題出現(xiàn)在移交材料錯(cuò)誤，檔案管理出現(xiàn)漏洞，和材料手續(xù)不完整等。鑒別過程中，把不屬于人事檔案歸檔范圍的相關(guān)材料移交就屬于移交材料錯(cuò)誤。如果移交材料正確，但是出現(xiàn)存檔人員同名的現(xiàn)象，也是鑒別工作中出現(xiàn)的問題，說明把同姓名的兩個(gè)人的材料混淆了，沒有能夠鑒別出材料的重復(fù)。鑒別工作中，沒有鑒別出材料手續(xù)不完全、缺少個(gè)人簽名或蓋章等現(xiàn)象。這些問題一般都是人事檔案材料鑒別工作人員的疏忽所造成的。針對檔案材料鑒別工作存在的問題提出建議，首先，加強(qiáng)人事信息管理崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高其業(yè)務(wù)水平。其次公司給員工錄入管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)會(huì)有員工編號(hào)，編號(hào)是唯一自增的，保證每個(gè)人員檔案不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)混檔的現(xiàn)象。第三，認(rèn)真核查每個(gè)人員檔案的基本信息，防止人員檔案錄入相同姓名，但是資料確不是同一個(gè)人的現(xiàn)象發(fā)生。第四，收集的人事檔案材料鑒別是否進(jìn)行完畢，確保手續(xù)完整，才能將材料歸檔。認(rèn)真對檔案材料進(jìn)行審閱，提高鑒別工作的質(zhì)量。總之，要做好人事檔案材料收集與鑒別工作，需要對人事檔案材料工作中存在的問題進(jìn)行預(yù)防和分析，嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)范進(jìn)行管理工作，材料的收集需細(xì)致，全面，不同材料要進(jìn)行分類處理，嚴(yán)格做好材料的歸檔、移交等工作。
4.總結(jié)
人事檔案材料管理工作需要各單位人事信息管理部門高度重視，針對人事材料收集和鑒別工作中存在的不足進(jìn)行分析，并對分析出的問題進(jìn)行歸納和總結(jié)，預(yù)防問題的再次發(fā)生。同時(shí)，加大人事檔案管理的管理力度，特別是人事檔案的材料和鑒別工作，只有重視所做的工作，才能保證檔案管理工作真正作用的發(fā)揮。
作者：謝虹 單位：黑龍江省婦女研究所
