學校辦公室會議紀要

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學校辦公室會議紀要范文第1篇

1、配合學校抓好本學期重點工作的組織安排，推進學校工作順利開展，確保學校工作政令暢通。

2、辦理上級及校外來的公文、函件等日常公文處理工作、來訪接待，完成各項臨時工作，構建協調和諧的運轉機制。

3、協助學校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。

4、安排好學校周工作日程，使全體教職工明確學校近期的工作和任務。

二、加大學校對外宣傳工作的力度、速度、寬度。

1、加大學校宣傳力度，選拔思想素質高，寫作能力強的教師進行培訓，組建信息宣傳員隊伍。建立信息上報制度，各級部、處室開展活動后及時上報信息，建設一支思想素質高，寫作能力強的信息員隊伍。

2、加大對宣傳的人力財力的投入，拓寬宣傳渠道，及時做好學校新聞的宣傳發送，讓社會了解學校，支持關注學校。積極宣傳學校的辦學經驗、辦學成果，提升學校的知名度和影響力。

三、認真做好各種會議的籌備工作。

組織好學校各類行政會議，做好會議材料的起草、打印和裝訂工作，安排好會場，及時記錄學校工作紀要，做好會議的記錄，認真整理會議紀要。

四、認真搞好檔案管理工作。

1、按照要求認真整理好各類檔案，對上級下發的文件要認真、規范、及時處理，做到文件傳送不拖延、無積壓、無遺漏和丟失，收集整理各項檔案資料并裝訂成冊。做好人事管理工作，掌握基礎數據，按要求及時上報信息。

2、做好學校文字材料的撰寫和整理工作，及時做好公文的處理，做好各種會議的記錄和整理存檔，加強學校檔案管理工作，及時完善、健全學校綜合檔案，確保學校檔案材料完整齊全。

五、認真做好校長辦公室的事務性工作。

1、健全學校有關規章制度，努力保障制度的落實。

2、積極反映師生的要求，當好校領導的參謀助手。

3、協助校領導搞好對外聯絡與接待來訪工作。

4、積極完成學校工作的計劃、總結，平時注重積累、提煉，積極推廣學校辦學經驗。

5、按照上級的部署認真完成各種報表材料的填報工作，及時為教職工辦理好各種上報工作，要做到及時、準確無誤。

6、處理好、服務好學校交辦的其他事務工作。

學校辦公室會議紀要范文第2篇

學校辦公室工作計劃范文

一、指導思想

辦公室不是學校的決策部門，而是學校的服務部門。它的服務對象是工作在第一線的教職員工和學校各部門。事務繁雜，時間又往往比較緊，這些特點決定了要做好辦公室工作，必須牢牢樹立耐心、細致、高效的工作作風。根據實際情況，進行合理分工，合理調度，認真落實崗位責任制，確保辦公室工作井然有序。

二、工作要求

1、科學規范地做好日常事務工作。學校辦公室承擔處理學校日常具體事務和重大活動;負責上傳下達工作，日常事務通知，進行行政會會議記錄。

2、搞好綜合協調，及時傳達貫徹學校決策，加強督辦檢查，促進學校各項決策的落實。

3、加強個人修養，練好基本功。辦公室工作光榮而辛苦，需要有強烈的事業心和責任感，需要有較強的工作能力。我將自覺地學習，多看多問。堅持原則，顧全大局，提高服務質量，提高服務效率，力爭在服務中顯示能力，在與人交往中凝聚合力。

三、主要的具體工作

1、宣傳工作

將宣傳工作作為本學期辦公室工作的突破口。通過各種途徑，廣泛宣傳學校，提高知名度，樹立學校良好形象。

2、擬訂辦公室工作計劃和總結。

3、做好通知、文件收發工作，負責通知、文件的接收和轉發工作。

4、做好學校各類迎檢檔案資料的收集整理、鑒定、保管等工作。

5、負責上傳下達工作，日常事務通知。

6、協助擬訂和下發學校“周工作安排”，讓全體教職工明確學校近期的工作和任務。

7、做好來人來訪接待工作。

四、各月工作安排

九月份

1、營造開學良好氛圍。

2、協助學校做好迎接上級領導開學工作檢查。

3、安排國慶值班及相關活動。

4、協助學校全力做好校園安全隱患排查工作。

5、做好來人來訪接待工作。

十月份

1、協助擬訂和下發學校“周工作安排。

2、協助學校做好“國慶節”慶祝系列活動。

3、聯系德育處做好校園環境衛生清潔工作。

十一月份

1、協助少先隊做好愛國主義教育活動的相關工作。

2、做好會議準備工作，準確地做好會議記錄，認真地整理會議紀要。

3、整理檔案資料。

4、做好來人來訪接待工作

十二月份

1、協助學校開展法制宣傳周活動。

2、做好檔案管理工作，掌握準確數據，按時上報信息。

3、繼續加強文明創建工作。

4、做好來人來訪接待工作。

一月份

1、進行學校財產檢查工作。

2、協助學校對周邊環境進行綜合治理工作。

3、繼續加強環境衛生管理。

4、繼續加強文明創建工作。

5、做好來人來訪接待工作。

6、辦公室工作總結。

7、安排寒假值班。

外語系辦公室工作計劃范文

(一)對內建設

(1)部門內部建設

我部門注重團結與合作，為加強交流，會不定期的召開部門內部會議，交流學習、工作心得，提高團隊合作精神。

(2)鍛煉新干

外系學生會辦公室本年度確定主任一名，副主任兩名，為使辦公室工作能夠到得好的延續和發展，根據以往慣例，我們部門仍在九月份進行了新一輪新生招干工作，為我們部門注入了新鮮血液。在日常工作中，我們將更加注重新干的培養，盡量多的讓新干參與辦公室日常實踐工作，以更快熟悉辦公室工作流程。

(3)規章等制度建設

為深入全面了解學生會工作情況，協助學生會與團委的各項工作，辦公室在往屆制定的團委學生會內部規章等制度的基礎上，針對工作中存在的問題，將進行進一步的規范和完善，嚴格規范財務報帳制度。同時，還會對團委學生會的章程進行修改。

(二)對外工作

(1)配合院系工作的開展

為更好的做好團委學生會的工作，真正起到上傳下達的中間橋梁的作用。辦公室將積極配合院系的工作。如財務帳目的清理、傳達上級的相關文件、提供學生資料、團委學生會和各班團干部的聯系表等。

(2)溝通協作工作

在對院內開展的各項工作活動、團委學生會內部的活動以及社團活動中，辦公室都將要起積極主動的溝通協作作用。同時，還要積極聽取同學的意見及時記錄處理，或向有關部門反映情況。

(3)對外監督工作

辦公室在協調各部門工作的同時，還要監督各部門工作的開展，并收集工作匯報情況。

(三)日常工作

(1)日常值班

根據團委學生會的實際工作的需要，協助老師處理日常事務，辦公室仍將堅持值班制度，以便時處理團委學生會內部的通知和聯絡工作。

(2)日常衛生管理

為了樹立團委學生會的良好形象，為各位提供一個更加整潔、舒適的工作環境。辦公室成員在值班時將對辦公室進行日常清掃，以保持內務整潔，并定期對辦公室進行徹底清掃。

(3)通知書寫

為了及時傳達學院的各相關文件和精神，提高團委學生會的工作效率。辦公室將實行通知預約制，從通知張貼的及時性和質量上嚴格把關，堅決杜絕通知的張貼不及時和內容錯誤的現象。另外，為了加強團委學生會與各班級的聯系，使各班班干部及時了解并協助團委學生會工作，辦公室還將繼續進行團委學生會的會議通知工作。

(4)會議記錄

為了便于反映和記載我院團委學生會工作的開展情況，同時在一定意義上有助于監督各部門的工作，能夠及時發現問題起查漏補缺、自我完善的作用。辦公室將會按時參加團委學生會召開的各種會議，并對會議的主要內容進行詳細的記載。特別是我系學生會團委每月召開的全體干部英語會議，將進行英語會議記錄。

學校辦公室會議紀要范文第3篇

【關鍵詞】數字化校園網；綜合管理信息平臺辦公自動化

一、實施背景

我校于2012年開始申報國家級示范學校。所謂的示范學校是指辦學特色鮮明、社會聲譽較高、辦學成績突出并在改革、發展和建設中起骨干示范作用，實施學歷教育的全日制中等職業學校。在示范學校建設中數字化校園項目是我校的特色項目之一。

數字化校園是指以網絡為基礎，利用先進的信息化手段和工具，實現從環境（包括設備、教室等）、資源（如課表、授課計劃、排課、圖書、課件、共享資源等）到活動（包括教、學、管理、服務、辦公等）全部數字化，在傳統校園的基礎上，構建一個數字空間，拓展現實校園的時間和空間維度，提升傳統校園的效率，擴展傳統校園的功能，最終實現教育過程的全面信息化，從而達到提高教學質量、科研和管理水平與效率的目的。

二、我校數字化校園的功能構成

1.學校網頁；

2.教務管理系統；

3.學生綜合管理系統；

4.辦公自動化；

5.網絡教學。

三、辦公自動化系統的構建

我校數字校園網的軟件是由有經驗的、成熟的軟件公司支持下建設的。網頁、教務管理、學生綜合管理、辦公自動化由湖南青果軟件公司建設。

在學校的數字化校園網構成中辦公自動化是其中的一個重要部分，它能夠實現高效、快捷的管理。《辦公自動化網絡管理系統》（以下簡稱“系統”），采用基于.NET技術的多層軟件構架設計，統一的身份認證以及基于XML的數據呈現；針對學校日常管理的實際運作，切實結合學校的具體要求，以校園網為載體，構建一個由信息結合工作流自動化技術構成的信息交換平臺。

系統依據學校的實際運行機制和工作流程，可實現公文的接收和發出、領導信息參閱、會議的申請安排和在線通告、各種事務通知的在線發送、辦公資料的統一管理、請示報告的在線起草和審批、辦公信息的直接傳遞與處理、公共信息（包括規章制度、機構設置、辦事流程等）的網上、管理、檔案管理、個人的輔助辦公管理、郵件的集中管理、用戶的自定義及權限設置等各項功能；為學校的工作流程管理、檔案管理、會議管理、督察督辦管理、管理、公共知識管理及其它行政事務管理等提供集成化協同管理平臺。

系統由系統框架模塊、基礎核心模塊、基本功能模塊、擴展模塊及增值模塊五大部分模塊構成；其中的基本功能模塊主要由日常辦公、行政事務、會議管理、活動管理、信息資訊、檔案管理、個人事務及系統維護等八個子模塊組成。

1.日常辦公是指圍繞決定、通知、請示、報告、通報、批復、信函、會議紀要及其它審批等日常工作流開展擬辦、待辦、在辦、轉發、委托及其流程監控等一系列工作。

2.行政事務：包含領導日程，報刊訂閱，值班安排，來訪接待，來電登記，工作，用章登記，車輛管理，用餐登記。

3.會議管理：會議管理涉及到會議安排、會議通知、會議紀要、會議反響和會議查詢。

4.活動管理：涉及到活動安排、活動通知、活動總結、活動反饋和活動查詢。

5.信息資訊：涉及到新聞公告、文件下載、辦公指南、規章制度、電子論壇、在線查詢、資訊管理。

6.檔案管理：涉及到案卷管理、文件管理、檔案檢索、檔案借閱、檔案移交、檔案銷毀與參數設置。

7.個人事務涉及到日程安排、通訊錄、聯系組管理、在線消息、修改個人密碼與查看登錄日志。

8.系統維護：為系統維護員（OAMASTER）提供實時監控系統運行的有效手段，涉及到參數設置、機構與崗位、用戶管理、工作組管理、登錄管理、表單模版、流程定制、文擋模版、論壇管理與個人事務。

四、實施條件

我校數字化校園現狀：

（1）硬件部分

已經具備了基本的局域網絡，大部分行政辦公室、部分教研室、圖書館、多媒體教室、直錄播間都可接入學校的校園網絡。學校為每位在職的教師提供了一臺筆記本電腦。

（2）軟件部分

由湖南青果軟件公司為主為我們構建了學校網頁、教務管理、學生綜合管理、辦公自動化、網上教學、圖書管理、公共數據交換、統一身份認證。數字化校園的基本構架已經形成。

教師可使用HUAWEI VPN Client_V100R00-1C02SPC701軟件在互聯網上進入學校局域網進行網上辦公、教學管理、學生管理等

五、實際成果

經過近兩年的建設、使用，辦公系統由無到有，由陌生到認可，由不接受到接受，系統本身也由不完善逐漸改進。使用的部門、老師、領導由個別到多個部門。

進入辦公系統可以瀏覽到學校最新的動態，實時的消息，會議通知，會議安排，值班安排信息，會議反響，會議查詢，新聞公告，文件下載，辦公指南，規章制度，網內信息查詢。

由于各行政部門的辦公習慣還停留在人工辦公，計算機應用能力不足，學校招生量大，各部門工作壓力超重人員嚴重不足等原因，使得本應高效快捷的辦公系統關鍵的辦公部分為一片空白，沒有體現辦公系統的優越性。

六、體會與思考

1.加強硬件建設，在所有辦公室和有條件的教室增加網絡接口。與電信等有關部門積極合作開通無線網絡，創造非常方便的接入校園網的條件。

2.增加熟悉網絡技術的專業人員，使得校園網絡安全，正常有效的運行。

3.由校領導牽頭組織各職能部門領導、職能管理人員、示范校項目組長、項目管理人員、職能部門計算機專業老師對校園網幾大模塊逐一研究，對那些與我校管理及申報國家級示范校不相適應的項目去除或停用。增加需要但沒有的項目。調整有些項目的位置。

4.各部門領導、項目負責人，示范校辦公室工作人員積極配合快速有效的將學校的宣傳資料、政策文件、管理條例、規章制度、教學資源、學生資源等接入網上。

5.從獎金中調出一部分與示范校建設、數字化校園網的工作掛鉤，定期檢查，多勞多得，少勞少得，不勞不得。

6.轉變認識找到共性和個性。數字化校園雖然是新鮮事物，是由計算機、服務器、路由器、網絡、應用軟件、共享資源構成的數字空間。但與傳統校園一樣也是在一定的框架內的教師與學生、管理人員的有序的活動。不外乎實體教室化為網絡，鍵盤、鼠標代替粉筆，老師、管理人員與學生之間不是面對面互動而是在網絡上互動，查閱學生信息不再進入學生科找管理人員，電腦上錄入學生成績替代了直接將記分冊交教務管理人員，顯示屏上電子書籍、宣傳資料替代了紙質等等。

7.克服畏難情緒。對一部分計算機知識不多的老師，難是難在不太懂計算機，但你先從簡單的部分入手、用鍵盤、鼠標總不難吧！錄入數字總會吧！查閱資料也可以吧！學校第一次要求在計算機上錄入成績時還是有相當一部分老師也有些擔心，可第二次錄入時基本沒有什么問題了。

8.人人參與校園網。每個教師都可在完善校園網中找到自己的位置，可以用校園網豐富教學，下載資源，上傳資源，查閱教學資料，將自己的教學計劃、教案，課件提供給大家共享。

學校辦公室會議紀要范文第4篇

【關鍵詞】職業院校；基建工作；信息化管理

近幾年，國家不斷加大對職業教育的資金投入與扶持力度，大力推動了我國職業教育事業的發展，各類職業院校普遍擴招，向社會各行各業輸入了大量職業技術人才。然而，隨著職業院校辦學年久，基礎設施老化，教學樓、實驗實訓基地、學生公寓等重要設施嚴重不足等問題不斷出現，面臨著擴建、改造、新建等基礎建設任務。職業院校基建工作是指圍繞與職業教學相關的基礎設施及相應配套設施，如教學樓、辦公樓、實訓樓、學生宿舍樓等建筑物的建設及零星土建、安裝、裝修、地面硬化、校園綠化，教學或生活用的水、暖、電、氣改造，應急工程搶修等工程，以及圍繞一些基建工程的配套附屬工程等開展的一系列工作，以確保職業院校辦學空間足夠、教學設施先進，吸納生源，促進職業院校健康發展。職業院校基礎建設管理工作是否科學規范，是保障職業院校發展壯大的重要支柱。

1職業院校基建工作信息化管理的作用

基建工作信息化管理，是指依靠現代化電子信息系統，對基建工作的全過程進行電子化綜合管理，包括工程經濟管理、工程質量控制、施工安全防護、人力資源調配、工程進度掌控等，把工程管理的全過程進行有機細化結合，提高工程管理效率。信息化管理手段的有效運用，可以實現基建工作包括資金、人員、進度、信息等管理在內的全局把控與管理，提高建設項目的透明度，優化資源配置，提高工作效率，防止資金流失，保證工程質量。基建檔案是基建工作信息化管理的重要內容。基建檔案作為處理突況、事故搶修、改建擴建、設施維修等的重要理論指導和參考依據，是學校重要的日常工作之一。基建檔案是學校基建管理工作順利開展的重要保障，是應對突況、突擊搶修的理論指導，為合理有效使用、管理基礎設施提供科學依據，也是了解學校發展歷史、把握全局和和體現學校辦學理念的重要資料。基礎建設工作告一段落后，需要留存大量的工程建設工作全過程資料存檔。在職業院校的建設發展過程中，往往面臨浩大的資料存檔工作。基建檔案實現信息化管理，可以有效促進信息存儲與共享，提高資源更新效率，滿足包括小型修繕、零星維修、應急搶修等學校日常基建管理工作的需要。

2職業院校基建工作在信息化管理方面存在的主要問題

1）職業院校由于其專業性、技術性較強的特點，基礎設施的行業標準要求相對較高。基建管理工作繁冗復雜，工程項目成本、質量、進度、數據信息的目標控制難度較高，需各項業務模塊聯合監控，各部門之間高效協調。在職業院校基建管理工作中，雖然電子信息技術在現場實際工作中有一定的應用，但大多只停留在信息查詢方面，在基建管理過程中的應用也只是局限于施工前期，沒有形成一個統一、高效的數據運行網絡。實際工作中，基建管理人員對工程施工的質量、成本、進度等控制依然采用傳統的管理模式，電子信息技術真正得到應用的范圍非常小。工程數據信息量大，所涉及的人員龐雜，粗放型的管理模式已不再適應日趨復雜的基建現場管理工作需要。有的學校內部設置了局域網，但是有關基建管理方面的信息流卻非常少，各部門之間以及學校和外界之間的信息流動相對閉塞，遠遠沒有實現有效資源共享。電子信息技術等先進管理手段的低效運用，極大降低了基建管理工作效率。2）由于傳統的基建維修等后勤管理職能對管理人員的技術水平要求不是很高，許多職業院校存在對基建維修等后勤管理部門重視不足的問題。學校重點抓教學、抓學管，對與學生、教師學習生活息息相關的基建、修繕、維護等后勤保障工作，往往缺乏科學、系統的管理，致使職業院校基建數字化網絡發展受阻。職業院校基建管理人員對先進的信息化管理思維模式重視不夠，運用先進的信息化管理軟件能力較低，信息化管理水平普遍不高，基建數據無法有效進入到學校數字化管理網絡，實現資源共享。3）職業院校基建檔案管理方面，電子信息技術的低效應用問題也尤為突出。從實際歸檔的情況來看，紙質版資料較多，與其相對應的電子版資料相對較少，竣工圖紙在基建檔案中占有相當大的比重，且后期使用頻繁。隨著時間的推移，大部分基礎設施都歷經維修、更換，詳細的運作過程特別是隱蔽工程只有通過查詢工程施工和管理過程中形成的圖紙、圖表、會議紀要、計算書、照片、影像資料、錄音等資料才能清晰明了。而在實際工作中，由于這部分資料比較繁雜零散，并不能得到及時歸檔，更不能形成有效的電子版資料歸檔，造成電子信息更新不及時，圖紙與實物不能完全相符，不能真實、準確地反映工程的實際情況。4）在職業院校的日常修繕、零星維修等管理過程中，也有對工程項目電子版資料收集管理重視不夠的問題。職業院校基礎建設的工程主體大都有竣工圖及建設全過程資料存檔，但學校配套的水、電、暖等附屬設施多沒有竣工圖存檔，電子版信息更是少之又少。學校后續施工的電氣改造、給排水管道維修、直埋的暖氣管線、各類預埋管等在施工后多沒有竣工圖存檔，電子信息系統也沒能有效記錄這一情況，致使學校最初建設的原始管網圖等資料與學校實際管網布置不一致，失去參考價值。一旦發生管網等設施破壞，如給水管道跑水等突況時，有時連閥門都找不到，無法根據檔案盡快組織搶修、在最短的時間內使之恢復正常。施工中造成地下光纜、電纜、管線挖斷破壞的事件時常發生，造成資金、人員浪費，給師生的正常生活、學習帶來不便，也為學校以后的發展建設埋下許多隱患。

3職業院校基建管理工作信息化對策

1）提高對基建信息化管理工作的認識，明確信息化管理工作目標。職業院校要充分認識到現代化信息技術對基建管理工作的重要作用，打破傳統粗放型基建管理模式，制定切實可行的方案并盡快運用到實踐工作中去。學校組織專業技術人員通過學習、會議傳達、培訓考試、參觀調研等形式形成更具創新性、更具現代化的信息管理思維模式，并定期進行考核。完善信息化管理制度，制定信息化管理工作目標，實現基建管理工作無紙化辦公。2）重視人才培養，大膽創新，加強對基建信息技術的應用。重視基建管理信息化人才培養，實現基建管理人員有能力高效運用信息技術辦公、處理各種基建信息技術難題、共享信息技術資料等，并經常進行專業化的信息技術培訓。引進先進的信息技術操作軟件，結合職業院校自身特點，發揮自身優勢，開發出更加適應學校實際工作需要的專業基建管理軟件。3）注重對學校建設過程中的工程竣工圖、變更簽證單、會議紀要、往來函件、工程結算書等各種施工全過程證明材料的收集整理。及時剔除已經作廢的資料，尤其是地下管網等復雜配套基礎設施，要做好資料更新。整理形成完整的合格資料應由專人管理，資料管理員應具有現代化信息管理思維模式，熟練運用信息化管理軟件，經過專業培訓并經考核合格后方能上崗。工程全過程資料應有相應的實體材料和電子材料。實體材料應一式二份，一份存入學校專門設立的檔案室，一份存入基建辦公室可隨時取用。電子材料上傳至學校基建信息化管理網絡數據庫，以供資源共享，方便應急搶修，提高工作效率。4）隨著職業院校建校時間越來越久，新建筑、新設施不斷增加，舊建筑不斷進行維修改造，學校的外貌會發生或大或小的變化；學校龐大復雜的地下管網等隱蔽工程也會因材料老化更換、線路改線等原因發生改變；原有工程全過程資料已不能正確反映學校的實際情況。職業院校綜合圖紙應定期進行現場實地勘測、重新修訂，原有過時資料應及時進行更新替換。基建管理部門應對這項工作高度重視，平時就要注重對相關資料的收集整理。尤其要重視對日常修繕、零星維修等工程項目電子版資料的收集整理，如平時利用率較高的水、電、暖、消防等地下管網圖，工程施工過程中的變更圖紙、修繕資料等要及時歸檔，做好資料更新與上傳。5）注重對信息系統的升級更新，并做好安全防護工作。信息系統應設專人定期維護管理，基建信息安全管理員不但要掌握與信息系統相關的工作，還要掌握基建管理相關的專業技術知識，熟練運用CAD等工程設計軟件，配合資料管理員充分利用光盤、移動硬盤等大容量存儲設備存儲管理重要基建數據，配合做好圖紙變更修改等工作，及時更新上傳數據并做好病毒查殺、系統維護升級等工作。

4結語

學校辦公室會議紀要范文第5篇

關鍵詞 辦公自動化系統 公共模板 Lotus Domino 工作流

中圖分類號：TP316 文獻標識碼：A

0引言

利用網絡通訊基礎及先進的網絡應用平臺，建設一個安全、可靠、開放、高效的信息網絡和辦公自動化、信息管理電子化系統，為管理部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現檔案管理自動化和辦公事務處理自動化，以提高辦公效率和管理水平，實現企業各部門日常業務工作的規范化、電子化、標準化，增強檔案部門文書檔案、人事檔案、科技檔案、 財務檔案等檔案的可管理性，實現信息的在線查詢、借閱，最終實現“無紙”辦公。

1需求分析

1.1功能需求

本系統是為某校辦公自動化的需要而開發的，該學校需要解決如下問題：創造一個集成化的辦公環境；支持信息傳遞；提供具有工作流性質的處理過程和監督功能；提供集成處理與信息的工作平臺；實現文檔管理的自動化；提供與其它管理信息系統（ MIS ）的信息交流。

1.2功能介紹

辦公自動化系統功能介紹

1.3 流程圖

公文流轉系統分為三個功能模塊。

（1）發文管理模塊：發文管理即各個部門提交報文，文件不指定路線，由發文的個人制定流程，報文以附件方式傳送，每個用戶只需要選擇“轉呈”下拉菜單中的下一轉呈人，該公文就會自動流轉到下一個處理人手中，由每個客戶端成員查看文件，履行相應動作，并繼續流轉。管理員進行最后的處理。

（2）收文管理模塊：收文管理模塊顯示了所有需要簽收的公文記錄，處理人只要點擊查看，并進行相應的動作，公文就會按照流轉路線向下一個處理人傳遞。

（3）公文跟蹤模塊：公文跟蹤管理功能提供對單位內部所有在流轉公文狀態的跟蹤、查詢，根據工作的實際需要可以對這些功能進行催辦、刪除和改變流程負責人等功能。

2辦公自動化系統設計

2.1系統設計目標

系統的總體設計目標是：基于計算機網絡，提供一個安全可靠的、方便實用的辦公平臺，在這個平臺上，該學校用戶可以高效地處理各種公文。根據前文的用戶需求和總體設計目標，我們將某校的辦公自動化系統的具體目標歸納為：（1） 切實可行的公文處理能力；（2） 穩定性、健壯性和安全性；（3） 可定制的流程控制；（4） 可監控的辦文痕跡；（5）良好的集成功能；（6） 快速的開發過程。

2.2系統框架及功能劃分

2.2.1系統框架

初步決定將系統劃分為五個部分：

（1）公文處理，包括發言、行文、通告、會議紀要；

（2）個人工作臺，包括個人郵箱、日程安排、修改密碼；

（3）公文監控，包括來文監控、查閱監控、公文痕跡；

（4）系統管理，包括編號管理、流程安排、權限管理；

（5）系統集成，包括與Word和Excel在集成。

2.2.2系統功能劃分

（1）公文處理模塊。公文處理模塊負責處理各類公文的辦理，各類公文從起草、審核到等這些過程都是在這個模塊完成的，在這個模塊里要為各種公文設置不同的外觀，每種公文的界面里有調用WORD和導出WORD的功能。

（2）個人工作臺。個人工作臺用于對本人各項工作進行統一管理。個人郵箱存放著屬于自己的各類公文，別的用戶無法進入，郵箱有提示功能，突出顯示未辦或未閱公文，郵箱里的草稿公文是由于是自己創建的，可以刪除，已經閱讀過的成文公文也可以刪除，待辦公文不能刪除；日程安排用來安排本人的日程和活動，起到提醒的作用；修改密碼用來更改用戶個人的密碼；公文查詢用來搜索查看自己有權限的公文。

（3）公文監控。公文監控提供公文從草稿到成文的辦文痕跡，記錄什么人什么時間對該公了什么事情。

（4）系統管理。系統管理員負責辦公自動化系統的公文字號管理，用戶權限管理和流程走向管理。

（5）信息集成。信息集成模塊負責向該學校門戶網站發送通知公告類的公文。在學校的網絡中已經實現了與門口網站的連接。

2.3系統詳細設計

2.3.1 公共模板的設計

柔性工作流著重強調系統的可重構性、可重用性和可擴展性，系統框架圖里公文處理模塊里面包括了多種公文處理子模塊，但這些公文處理子模塊其實有很多過程是相似的，如果我們把這些功能相似的部分做成可重用的模塊，即可以達到快速開發的目的又能使系統增加一定的柔性，再者，如果要修改各公文處理子模塊代碼時，只需更改模板的代碼，而由模板生成的其他子模塊則能夠自動更新。在本文中，我們把這個模塊稱為“公共模板”。

2.3.2 流程部分設計

在設計流轉機制時，本系統在處理時將所有待處理的公文進行分類，然后針對每一類公文和處理該公文的對象來確定相應的流轉規則，并在系統建模階段將該規則寫入數據庫中。

假設現有部門A、部門B和部門C，同時有公文a、公文b和公文c。針對這三個部門和三類公文，我們可以設計一個簡單的流轉規則。對于公文a，只能由部門C起草，部門 B和部門C可以接收、發送，而部門A只能回復；對于公文b ，部門B和部門C都能起草，但只有部門C能接收和發送，其它部門只能回復；對于公文c，所有部門都能起草、發送和接收。該規則可以用相應的狀態

2.3.3 權限管理的設計

一個OA系統中有很多參與者，而且一般也有多種公文；每一類公文針對不同的參與者又有不同的權限。為了解決這個問題，可以引入RBAC（Role-Based Access Control）技術，先將用戶按部門和職責分組，再根據需要定義一些角色（比如起草、審核、回復、簽發、等） ，然后將相應的組分配相應的角色。實現時要將角色設置游離出業務邏輯，設計可配置的單獨模塊，獨立于業務邏輯；而業務邏輯里判斷的只是角色，不涉及到具體用戶。這樣設計后，人員變動、權限更改就不會影響整個系統的應用邏輯。

3辦公自動化系統實現

3.1公共模板實現

（1）所有文檔：顯示所有文檔；

（2）草稿文檔：顯示起草后未提交審核但保存了的文檔；

（3）刪除的草稿文檔：從草稿文檔視圖內刪除了的文檔；

（4）已公文：已經成文并經過校辦公室成功的文檔；

（5）已回收公文：由于起草錯誤或發送錯誤而傳遞到用戶郵件數據庫里的已成為公文可以被回收，所有回收的公文被放入該視圖；

（6）預歸檔文檔：在前文已經介紹，歸檔部分要與該學校的另一個系統銜接，所以本系統里的歸檔只是預歸檔，僅僅將公文的狀態設置為歸檔；

（7）在審核文檔：所有起草完畢并已提交審核但未成文文檔。

3.2表單

我們采用了三種表單：草稿表單、審核表單和成文表單。

（1）輸入文本：公文草稿，當用戶起草時，使用該表單，它有“本部門審核”、 “校辦公室審核”、“校對”等操作，

（2）處理文本：審核公文表單，整個審核期間的文檔都用此表單，它有“獲取編號”、“提交部門領導審核”、“提交校領導審核”、“保存”、“回復”操作等。

（3）成文表單，當公文完成上述流程后，公文接收者看見的文檔就是以Doc表單打開的，它含有“關閉”和“打印”操作，除了這兩個操作外，還為秘書設計了錯發而設計的“收回”操作和因為漏發而設計的“補發”操作以及公文歸檔設計的。

3.3郵件模板的實現

3.3.1

為了自動或后臺運行一些任務，我們為郵件數據庫定義了一些，其中有個使用最頻繁的mailprocess，此的觸發條件設置為“郵件到達之前”，主要的功能是將收到的文檔按狀態分類，供不同的視圖使用。

3.3.2 應用與郵件的集成

在工作流的應用開發中，郵件和應用程序將集成在一起。當需要時，可以通過開發的應用程序向上級部門發送一個郵件，在郵件中將申請以及連接文檔以郵件的形式發送給相關領導。

3.4數據庫實現

本系統采用用戶-角色-模塊的三層安全模式，第一層為用戶，第二層為角色，第三層為系統模塊。用戶和角色之間建立關系，角色和模塊權限之間建立關系，而用戶和模塊權限之間沒有直接的關系。此模型將系統的模塊權限和用戶分開，使用角色作為一個中間層。用戶訪問模塊時，通過其所在的角色對模塊的訪問權限來獲得訪問該模塊的權限，通過這種分層的管理模式可以實現有效的權限管理。

3.5權限管理實現

Domino在實現時可以用ACL來完成，Domino是帶有RBAC技術的群件開發工具，它的Domino Admin可以進行用戶設置和群組劃分，它的Domino Designer除了可以進行正常的程序開發之外，還可以針對某個數據庫文件定義角色，并可以通過該數據庫文件的ACL將角色分配給相應的用戶組和用戶。具體實現時可以在某類公文數據庫的ACL里定義一些角色。