檔案管理系統建設方案
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檔案管理系統建設方案范文第1篇
關鍵詞 檔案管理 自動化 信息倉儲 網絡存儲
在網絡環境日益廣泛化、復雜化的今天，如何有效地應用信息倉儲技術為高校檔案管理服務是一個值得研究的課題。信息倉儲擁有數字化資源、網絡化存取和分布式管理三個基本要素，應該說正好和高校檔案管理自動化的要求相吻合。高校檔案管理系統自動化的特點是：實現與網絡及各種通訊系統的完美聯結；存儲具有數據安全性、響應速度及擴充性；滿足數據的可訪問性需求。鑒于篇幅，本文主要談談檔案管理系統中的信息倉儲技術以及相關建設和應用問題。
一、用于高校檔案管理系統中的信息倉儲技術
信息倉儲技術主要涉及到數據網絡存儲技術和數據倉庫等。根據檔案管理系統的規模，這里主要介紹數據網絡存儲技術。依據其出現時間的先后，大致可將數據存儲技術的發展分為4個階段：直接附屬存儲(DAS)、網絡附屬存儲(NAS)、存儲區域網(SAN)和IP存儲(IPS)。
1、DAS。20世紀90年代以前，存儲產品大多作為服務器的附屬設備通過電纜直接連接到各種服務器，這種形式即是DAS。DAS完全以服務器為中心，不帶有任何存儲操作系統。DAS方式是長期以來大多數服務器采取的方式。主機通過專用接口與存儲設備相連接，透過RAID技術將這些單個硬盤，按RAID level組合成更大的硬盤。當主機需要訪問存儲設備時，主機發出指令給存儲設備，存儲設備根據指令進行相應操作，將數據返回給主機，或者將主機傳輸過來的數據寫入到磁盤。DAS中存儲設備可以是磁盤驅動器，也可以是RAID子系統，或是其他存儲設備。
DAS技術的數據安全性差，難以備份/恢復；性能一般，可擴充性差，容量有限；數據被存放在多臺不同的服務器上，難于訪問，不支持不同操作系統的訪問。DAS技術成本低廉，易于安裝，但需停止用戶現有系統，且難以維護，存儲利用率低。
2、NAS。20世紀90年代出現了NAS技術。NAS包括存儲部件和集成在一起的簡易服務器管理軟件。NAS是一種將分布、獨立的數據整合為大型、集中化管理的數據中心。NAS通常在一個局域網上占有自己的節點。在這種配置中，一臺NAS服務器處理網絡上的所有數據，將負載從應用或企業服務器上卸載下來。集成在NAS設備中的定制服務器系統可以將有關存儲的功能與應用服務器執行的其他功能分隔開。NAS設備的物理位置靈活，通過物理鏈路與網絡連接。NAS無需應用服務器的干預，允許用戶在網絡上存取數據。
NAS的特點是，易于備份/恢復；性能高，可擴充性強，即插即用，容量無限制，數據被整合并存放在相同的存儲器上，易于訪問，支持不同操作系統訪問。NAS技術成本低廉，易于安裝和維護，存儲利用率較高。
3、SAN。SAN是允許在存儲設備和處理器（服務器）之間建立直接的高速網絡連接，通過這種連接實現只受光纖線路長度限制的集中式存儲。SAN可以被看作是存儲總路線概念的一個擴展，它使用局域網和廣域網中類似的單元，實現存儲設備和服務器之間的互聯。SAN具有高傳輸速度、遠傳輸距離和支持數量眾多的設備等優點。采用了專用的拓撲結構，不能直接使用通用的IP網絡連接各個SAN存儲網絡。目前，多數供應商的SAN解決方案大多采用光纖通道技術，即FC—SAN。
SAN技術的特點是，易于備份/恢復；性能極高，可擴充性強，即插即用，容量無極限；數據被整合并存放在相同或不同的存儲器上，提供統一的用戶訪問界面，易于訪問，但不支持不同操作系統的訪問。SAN技術成本昂貴，需要長時間的設計和安裝，且難以維護，存儲利用率很高。
4、IP存儲。IP存儲技術就是以高速以太網連接為基礎，通過IP協議進行數據交換的存儲技術。它將SCSI協議映射到TCP/IP協議上，使得SCSI的命令、數據和狀態可以在傳統的IP網上傳輸，其支持數據塊形式的I/O訪問和共享存儲。它采用IFCP和iSCSI協議，由于光纖通道已經包含了SCSI協議，這種方法無需重大技術改造，就能滿足協議的要求。
IP技術的特點是，易于備份/恢復；性能高，可擴充性強，即插即用，容量無極限；數據被整合并存放在相同或不同的存儲器上，提供統一的用戶訪問視圖，易于訪問，支持不同操作系統訪問。IP技術成本低廉，易于安裝和維護，存儲利用率最高。轉貼于
二、基于IP存儲的高校檔案管理系統建設
在網絡存儲中，FC—SAN在某些方面具有無可比擬的優勢，如性能極高，可擴充性強等，使其能夠滿足高校檔案管理系統大規模數據存儲的需要，但光纖通道存在著成本昂貴和互操作性問題，這是一般高校檔案管理系統所不能承受的。而NAS技術雖然成本低廉，但卻受到帶寬消耗的限制，無法完成大容量存儲的應用，而且系統難以滿足開放性的要求。針對以上技術的缺陷和不足，根據國際上基于IP的存儲設備已日漸成熟的情況，業內提出了一種既有NAS和SAN技術的優點，又能克服兩者缺點的存儲網方案，即基于IP的SAN。它由兩部分構成，第一部分是利用IP互連設備構成存儲區域網SAN，第二部分是通過SAN中的交換機多路接入局域網LAN回路，形成一種廣義的附網存儲NAS，存儲設備都是商用的NAS設備以及iSCSIi設備，或通過轉換橋將SCSI和FC設備轉換為IP接口，接入基于IP協議SAN中。它采用最廣泛的TCP/IP作為網絡協議，既具有NAS易于訪問的特點，又有專用的存儲網絡架構。因此，基于IP的存儲網絡可以利用以太網技術和設備來構建專用的存儲網絡，由于使用了以太網設備，其成本大大低于使用光纖交換機的SAN網絡，而且保持了SAN的傳輸速率高且穩定的優點。用戶在這一技術中，面對的是非常熟悉的技術內容，即IP協議和以太網，而且各種IP通用設備保證了用戶可以具有非常廣泛的選擇空間。事實上，由于IP存儲技術的設計目標，就是充分利用現有設備，使傳統的SCSI存儲設備和光纖存儲設備都可以在IP—SAN中利用起來。隨著帶有IP標準接口的存儲設備的出現，我們可以單純使用本地IP存儲技術，來擴展已有的存儲網絡，或構建新的存儲網絡。以千兆甚至萬兆以太網為骨干的網絡連接，保證了本地IP存儲網絡。由于采用的是IP協議，與LAN和互聯網的連接是無縫的，遠程備份十分方便，效率工作很高。基于IP的SAN在性能及功能上都具有突出的優勢，是目前高校檔案管理系統建設中存儲區域方案設計的首選方案。
三、高校檔案管理信息倉儲系統建設中若干問題分析
推進高校檔案管理系統自動化的目的在于開發應用，離開促進應用水平的提高，就脫離了實際。筆者以為，推進高校檔案管理系統自動化的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與檔案管理自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。總體來說，應該注意以下幾點。
1、檔案信息倉儲建設首先必須提高檔案標準化、規范化水平。當前，高校檔案管理系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案管理系統自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、檔案信息倉儲建設要著眼于提高系統的整體水平。根據系統論思想和集成化要求，檔案管理系統自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、檔案信息倉儲建設要有重點地抓好數據庫建設。目前檔案管理自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
4、檔案信息倉儲建設必須慎重選定技術路線。在信息技術發展日新月異的條件下，選擇檔案管理自動化系統的技術路線是十分重要的，應當推行成熟的、適應的先進技術，使經濟效益的合理性和技術的先進性相統一，技術路線的選擇要符合學校的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現實的需求又往往跟不上，宏觀監測需要的信息量和使用頻率同微觀經濟需求有很大差別，因此不斷發生買了設備不能充分利用，建了網絡而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現狀，充分考慮先進技術的發展，再進行每一項具體的決策。
檔案管理系統建設方案范文第2篇
當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰，任重道遠。
創新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統的設計復雜化。采取管理創新和合理技術是檔案管理與其它信息系統整合的可行的解決方案。
標準化、法制化的挑戰
在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:
一是管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
二是在具體管理細節上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協調機制，使本來能夠實現標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協共用的、相對統一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術飛速發展造成的應用技術體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經數字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數據的兩難境地。
四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。
電子政務的更高要求
當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應用早已有之，亦發揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現在兩個方面。
一方面電子政務系統構建在國際互聯網平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務，履行政府職能。這改變了以往的OA系統，由于建立在政府專用網絡上，只能為自身業務服務的應用目標，使政府實現了直接通過計算機網絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。
另一方面應用于互聯網上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術得到廣泛應用。這構建了在互聯網上的最基本的電子信任體系，在網上進行有關社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。
推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設上確實需要創新。
從跨國企業人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經實現了信息網絡化。美國9.11事件發生后，不少大公司的資料、檔案信息系統雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數據備份系統和災難恢復系統的支持下，業務全面恢復。說明當前檔案管理系統已經發展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰地建設，不從中總結經驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。
電子政務建設中的檔案管理系統必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發，構建檔案管理系統。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是應用信息安全基礎設施——PKI/CA，建立可信任和可授權的應用系統。在互聯網條件下，電子檔案的應用和管理需要電子證書以規范權限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數據備份、事故應急響應和災難恢復系統的建立。電子文檔和數據是所有信息化建設投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數據資源。我們應該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學的方法，從建設之初就構建電子檔案堅固的安全屏障。
新形勢下的基本策略
必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現只有各種電子政務建設共同發展才能真正實現電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策絡。實踐經驗表明以下策略十分重要。
1、積極納入國家信息化領導、協調機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統一領導、協調下構建和應用。
2、與時俱進，觀念創新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創新才能解決這些問題。例如政府文檔數據備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構信息系統中還幾乎沒有符合嚴格意義的數據備份系統，數據安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數據備份系統是不可能的。采用市場的方法可以解決企業和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發，轉變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創新。
信息化產生的一些問題，可能現行各有關部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業務工作的范圍出發，主動承擔起新職能。或者在國家有關主管部門協調下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數據備份中心，在電子政務建設中發揮重大作用。
3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經驗管理檔案的方法，連續數十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。
采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創造條件，早日實現。這是檔案管理信息化建設健康發展的根本保證。
檔案管理系統建設方案范文第3篇
檔案信息化就是應用現代信息技術管理檔案信息，方便管理及檢索利用。它使檔案管理工作真正走向規范化、數字化、網絡化、社會化，從而極大的提高檔案管理水平。
一、檔案信息化建設必須遵循的原則。1.文檔一體化原則：檔案管理與辦公自動化同步發展，融為一體。2.歸檔雙軌制原則：電子文件與紙質文件并存。3.確保網絡安全的原則：遵循保密原則，與互聯網物理隔離。
二、檔案信息化建設的內容與主要任務。1.制度、標準等規范化體系的建立。以研制和指引電子文件歸檔管理的標準為重點，加快檔案信息資源標準規范、管理制度的制定和推行。檔案標準規范建設主要內容包括管理、業務、技術三個方面。它類似信息高速公路上的“交通規則”。2.軟硬件基礎設施建設。加強檔案信息化的軟硬件基礎設施建設，滿足檔案工作網絡化的需求。具體包括：硬件設施、軟件設施、網絡建設。3.檔案管理應用系統建設。以檔案信息管理系統的推廣應用為基礎，以“數字檔案館”和“電子文件管理系統”為重點，加強檔案管理應用系統的建設。主要內容包括檔案信息的收集、數字化加工、管理、利用、安全等方面。具體包括：數字檔案館應用系統和檔案業務管理系統。4.檔案信息資源建設。以館藏檔案的數字化為基礎，以電子文件的歸檔管理為重點，加強檔案信息資源的建設。主要內容除了包括館藏檔案的數字化，還有對電子文件的采集、加工、存儲、提供利用服務，以及對行業專題信息采集接收。館藏檔案數字化形成信息資源的具體形式為：檔案目錄信息數據庫、檔案全文數據庫、照片/音像檔案數據庫、縮微膠片數據庫等。5.人才隊伍建設。檔案信息化建設人才是關鍵。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。
三、檔案信息化建設的措施。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個環節都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。深圳市水務（集團）有限公司領導一直非常重視檔案工作，早已把檔案信息化建設列入了公司的發展規劃。經過不斷的努力，檔案信息化建設初見成效。我們的做法是：1.制定檔案信息化管理的相關制度，規范檔案管理工作。我們遵照國家相關規定，結合我們的行業特點，制定了《深圳市水務（集團）有限公司檔案管理規定》《集團及下屬單位檔案分類方案》《歸檔范圍及保管期限表》《檔號規則及上架排列方法》《電子文件歸檔與管理規范》《電子檔案管理技術標準》等。制度的完善使我們的各項工作有章可循、循序漸進。2.建設辦公自動化系統與檔案管理系統的接口開發，實現電子文件自動采集元數據、自動歸檔。這樣集團的文件材料可以實現自動流轉，避免了檔案員重復勞動，同時也實現了實時歸檔。3.對集團及下屬單位全部檔案的整理歸檔和條目著錄共十五大類，實行檔案信息統一管理，達到形散而神不散。具體包括：黨群、行政、經營、基建、科研、設備、人事、聲像、會計、審計、物業、榮譽、生產業務、用戶檔案、報刊等。4.升級BS版檔案管理系統，建立全集團統一的檔案管理信息系統，為本部及各二級企業提供統一的檔案管理平臺，實現數據的統一管理、集中存儲、統一利用。該系統以集團檔案信息資源數據庫為基礎，以集團局域網為平臺，建設完成后，通過設置權限可向用戶提供不受時間、地域和數量限制的檔案信息，實現檔案信息資源的海量存儲，快速傳遞和最大共享，同時也能保證檔案信息的安全。5.實現全文上傳、檢索：在庫存檔案數字化加工資源庫的基礎上，正在實施全文錄入、上傳、檢索。通過OCR技術實現針對檔案內容的全文檢索，是檔案信息化建設的深入。6.實現檔案網上借閱利用。我們與深圳市世紀科怡科技發展有限公司共同開發的《深圳市水務集團檔案管理系統》采用BS架構，可以實現全文閱讀。所以通過借閱審批流程，可在網上借閱利用館藏檔案，調閱更加方便、快捷，提高檔案利用的效率。無特殊要求的檔案可實現不再需查閱檔案實體，只通過系統利用計算機進行查詢，便利調閱，提高利用效率。
（作者單位：深圳市水務（集團）有限公司）
檔案管理系統建設方案范文第4篇
關鍵詞：信息化；檔案；醫院1醫院檔案管理包含的內容
相比一般企業的檔案，醫院檔案除了醫院工作人員的檔案資料、日常會議記錄、設備清單等，還包括患者病歷這一特殊內容。患者病歷是醫院的重要資源，是用于科研研究、提升醫療技術和服務水平的第一手資料，也是日常醫生診斷患者的依據。因此需要隨時隨地快速調閱，以保證日常工作能夠正常開展。
其次，對于醫院內部資料信息的妥善保管，也是醫院適應市場化競爭之必須，如設備采購清單、醫護人員檔案等，與醫院財務管理、人才管理息息相關，也為醫院能夠實現服務社會和盈利的雙贏打下基礎。
2檔案管理信息化的作用
2.1彌補傳統檔案管理的不足，提升檔案管理效率傳統的檔案管理方法繁瑣、費工費時，且調閱起來非常麻煩。采用計算機技術，將檔案信息輸入電腦，實現快速編目、分類和保管，并可以使用檢索等功能能快速定位、調閱，以及編輯錄入，易于調閱和更新。
2.2減少成本投入隨著醫院規模的擴大，檔案資源越來越多，傳統管理方法需要不斷增加投入來擴大管理面積、增加管理人員，運費成本逐年提高。電子化檔案資源不存在紙張發黃變脆等癥結，儲存在電腦中也解決了過多的檔案資料占地、后期持續投入成本的問題。
2.3實現資源共享，提高服務效率良好的檔案管理，有利于醫護人員快速調閱患者病歷，提升診斷效率；資源共享至各個部門也使得患者能夠方便掛號、就醫、取藥，提高對醫院的滿意度；同時，醫院能夠根據患者的病歷有針對性的進行醫學研究，有利于進一步提升醫療服務質量，使醫院發展邁入良性軌道。
3檔案管理信息化建設存在的問題
盡管在信息化大潮的推動下，各醫院都已經或多或少開展檔案管理的信息化建設，并取得了一些成就[1]。但是在建設過程中仍有不少問題暴露出來，具體可以歸納為以下幾個方面。
3.1醫院領導缺乏足夠重視醫院管理層雖然推動了信息化的改造，但沒有充分意識到信息化建設在醫院發展中的重要性，因此缺乏長遠眼光，僅停留在向無紙化轉變的層面。在檔案管理系統開發上缺乏足夠的設計和投入，容易導致后期升級困難，管理僵化等問題。
3.2資金支持不到位毋庸置疑，一套完善的檔案管理系統的開發，需要足夠的資金投入，甚至需要后期的追加來更新系統版本，但醫院管理層沒有意識到系統開發難度和所需維護力度，導致成本投入有限。
其次，許多醫院認為檔案管理是清閑活，給檔案管理人員的工資較低，這一方面導致無法找到合適的人才，也不易于提高檔案管理工作的積極性。
3.3管理人員信息化水平落后很多醫院的檔案管理人員還沿用傳統的檔案管理方法，缺乏信息化思維，對計算機技術掌握程度較低，導致不能夠提出切實有效的信息化建設方案。在實施過程中，既缺乏系統培訓，也沒有足夠的知識支撐，導致工作開展處在被動狀態，創新意識不強。
4信息化環境下醫院檔案管理建設的幾點建議
應對我們上述探討的信息化建設中存在的問題，結合醫院的實際情況和當代信息技術發展狀況，作者有以下幾點建設建議。
4.1轉變思想觀念，對信息化建設給予充分重視醫院領導應該充分重視檔案管理的信息化建設，將其納入醫院信息化建設的框架之中。在開發初期就將檔案管理系統和日常出診、科研系統打通，實現全院數據庫相通，既方便了信息的統一管理，同時也有利于日后的維護。
同時，制定詳細的檔案管理規章制度，明確檔案管理人員的職責。設立考核機制，監督檔案管理工作的開展[2]。使信息化系統的功能得到充分的發揮。
4.2充分規劃，打造檔案管理信息系統一套行使有效、符合用戶使用習慣的信息系統需要經過充分的論證、設計和開發，并考慮到后期的完善需求，需要具備足夠的開放性。因此，信息系統建設不能盲目上馬，檔案管理人員需要認真調研需求，同時針對醫院已有的信息化系統，進行功能匹配。也需要有專業的技術人員進行軟件開發和運維。
對內系統如針對醫生的病例查閱系統，可以采用桌面虛擬化技術，為醫生配備iPad移動終端，通過統一的后臺管理設備，醫生可以隨時隨地調閱病例，方便診斷，統一的管控也有利于信息安全和管理。
4.3確保檔案信息安全檔案信息安全是信息化建設的關鍵。對于內容，需要設置防火墻，防止黑客攻擊。完善的容災機制也是必須，否則一旦遭遇突發的災害或者系統宕機，造成數據丟失無法恢復，后果將不堪設想。
4.4對檔案管理人員進行培訓，提升信息化管理水平管理人員分為兩部分，一部分是檔案內容的管理者，對他們需要進行系統使用方法和管理條例培訓，統一檔案歸檔制度，保證信息得到正確、有效地整理和錄入[3]。
另一部分是系統運維人員，對此需要進行安全意識培訓、技術培訓等，讓運維人員認識到檔案信息安全的重要性，并理解醫院檔案管理的需求，做好系統升級和運維工作，成為檔案管理的堅實后盾。
5結語
醫院檔案信息化管理具有重要的現實意義，只有充分認識到這一點，才能切實有效地開展工作。醫院也需對信息化建設中可能出現的問題有充分的準備，才能應對挑戰，促進醫療衛生事業的發展。
參考文獻：
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檔案管理系統建設方案范文第5篇
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