數(shù)字化檔案管理

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數(shù)字化檔案管理范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理

所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡的新興的檔案管理技術(shù)。

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現(xiàn)資源共享。辦公自動化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設始終保持以應用為導向，以數(shù)據(jù)為基礎，以網(wǎng)絡建設為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計算機的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進性， 社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

（二）辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計算機及網(wǎng)絡技術(shù)為基礎的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設計的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實施科學，有效地開發(fā)利用。二是加強檔案工作者對信息技術(shù)應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關(guān)的計算機應用基礎、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應檔案信息化的發(fā)展。三是強化檔案工作者訓練，加強培訓，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備進行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質(zhì)檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進設備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計劃，列入考核范圍；各級領(lǐng)導，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導，每年要定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實際存在的困難和問題；領(lǐng)導要重視和加強本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進帶動后進，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補短，共同提高；宏觀上要有總體的指導思路，實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

參考文獻：

[1] 葛紅.企業(yè)檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊，2011（1）.

[3] 彭容.檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案學通訊，2004.（1）.

數(shù)字化檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞:檔案管理 信息 數(shù)字化 網(wǎng)絡化

Abstract: the archives information essence is the digital and network is the use of the computer technology, the amount of files with the digital information to express, storage, again through the network to transmission communication, realize high share files resources of the era. The file information network construction of archives work is the only way of in the network era, deepening the archives of socialization service request inevitably.

Keywords: file management ,information, digital, network

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

作為檔案信息化,我認為就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃組織下,在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡技術(shù),對檔案信息資源進行處置、管理、開發(fā)和提供利用服務的過程。據(jù)報道,保存大量珍貴檔案文獻的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式,通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術(shù)進行傳遞與交流,以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國,利用網(wǎng)絡技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主;館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比,差距顯得尤為突出,這說明我國目前檔案信息服務的可獲得性水平還有待于提高。因此,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》明確提出將檔案信息化建設作為今后較長時間內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點之一。

一、檔案信息網(wǎng)絡化的必備條件

實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡是一項復雜的系統(tǒng)工程,必須具備一定的條件才能實現(xiàn)。其主要條件是,一要有儲存和傳輸信息把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案并傳輸上網(wǎng)的硬件設備;二要有檔案信息上網(wǎng)、利用、組織等系統(tǒng)的法律、法規(guī)和規(guī)章;三要有過硬的編輯和操作檔案信息的高技術(shù)人才。現(xiàn)在就對這三個條件分析如下:

1. 檔案信息網(wǎng)絡基礎設施的配置。檔案信息上網(wǎng),一要有輸入、輸出的終端設備計算機;二要有儲存、管理檔案信息的中央處理器;三要有編輯檔案信息的管理軟件;四要有將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息的掃描輸入器。這是四個基本設備。這四個設備的配置,關(guān)鍵就是領(lǐng)導的認識、重視和資金的投入。實現(xiàn)計算機的普及,互聯(lián)網(wǎng)的開通,從大環(huán)境上講,這些條件容易實現(xiàn)。但對于檔案界這個小環(huán)境而言,還擺不上席位,檔案工作的資金完全來源于財政,一些黨政領(lǐng)導對這項工作還沒有足夠的重視,因此,在本來財政資金就困難的情況下,投入就更少,根本就無法購置現(xiàn)代化設備。人為的因素和資金的短缺制約了高科技在檔案管理和利用中的運用,所以許多檔案管理還處于手檢檔案的低級階段。

2. 制定統(tǒng)一的檔案信息網(wǎng)絡化管理規(guī)范。第一,檔案信息是一個內(nèi)容十分豐富,形式極其復雜的信息源。要保證人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔,就必須在全國范圍內(nèi)統(tǒng)一上網(wǎng)目錄標準。否則,形式各異的檢索目錄,就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。第二,檔案具有保密性,必須建立一個完整的管理體系,對文件的產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期應進行全程管理,涉及到文件的流程、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,對重要的、保密的程序和數(shù)據(jù)要加密并備份,隨時進行病毒檢測、制定系統(tǒng)運行安全管理和電子文件管理制度,規(guī)范重要的場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則,制定保護政策、管理規(guī)劃、管理方法以及質(zhì)量要求,從而建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術(shù)方法體系。第三,檔案信息資源保管單位利益的保護,也應有一定的規(guī)則。因此檔案信息的編輯、保管、轉(zhuǎn)載等都需要大量的人力和物力的投入。由于網(wǎng)上用檔、利用者與管理者不直接接觸,該收取的一切費用,就只好在網(wǎng)上進行,這樣就應該建立檔案信息利用收費網(wǎng)站。國家制定統(tǒng)一的收費標準和自動計費軟件。對每次的訪問收費,都必須有一個系統(tǒng)而詳細的規(guī)定。這樣才能保證利用和管理人雙方利益均等或不受損失。

3. 建立一支會計算機編輯、會操作計算機網(wǎng)絡的高技術(shù)管理人才隊伍。檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作,信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作,也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的,它需要所有檔案人員的積極參與與配合,檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用,因此,檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。

二、實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化的對策

隨著網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上用檔的普及,檔案部門還有許多工作要做,針對網(wǎng)上用檔的條件,我們還必須做好以下幾方面工作,為檔案實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網(wǎng)上用檔管理理論研究。為了更好地開展網(wǎng)上工作,保證提供系統(tǒng)、完整、真實的電子文件信息給利用者,我們必須加強歸檔電子文件的理論研究,其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術(shù)形成的電子文件,歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網(wǎng)后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統(tǒng)編輯上網(wǎng)的理論研究等等。

2.加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進設備的配置。現(xiàn)階段檔案部門設備十分落后,現(xiàn)代化程度不高。因此,我們要加強宣傳,爭取社會的支持,爭取政府加大對檔案事業(yè)的投入。再就是要把檔案事業(yè)推向市場,讓檔案體現(xiàn)其經(jīng)濟價值,把檔案信息作為一種特殊商品經(jīng)營,增加社會對檔案事業(yè)的投入。總之,要采取多種方式來解決檔案資金的不足,以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養(yǎng)。人才確定事業(yè)成敗,檔案事業(yè)發(fā)展與否,關(guān)鍵在人才。網(wǎng)絡時代,檔案管理人才必須重新更新自己的知識,爭做檔案信息網(wǎng)絡管理軟件的編輯開發(fā)人才,爭做網(wǎng)絡檔案信息管理人才,爭做網(wǎng)絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網(wǎng)上用檔的法律、制度的制定。必須加強風上用檔工作立法和制度的建設,用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此,需要從以下幾方面進行規(guī)范:

(1)加強網(wǎng)上用檔的立法規(guī)定,對那些非授權(quán)訪問,冒充合法用戶破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運行、利用網(wǎng)絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子,要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃,進行安全檢查和審計,撰寫安全情況匯報的規(guī)定;(3)嚴格進行權(quán)限管理,包括授予完成工作所需最小特權(quán)、回收特權(quán)的規(guī)定。(4)網(wǎng)上查閱檔案信息目錄的規(guī)定。(5)定期進行安全評估,不斷改進、優(yōu)化系統(tǒng)的規(guī)定。

三、如何保障檔案信息資源網(wǎng)絡安全

作為開放的信息交流平臺,Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡環(huán)境下,影響檔案信息服務安全的主要因素有三個方面:操作系統(tǒng)因素、硬件設備因素以及“網(wǎng)絡黑客”因素。其中操作系統(tǒng)是計算機運行的最基本的要求,實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞,首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題;硬件設備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性,亦應引起我們的關(guān)注;“網(wǎng)絡黑客”則是專指非法制作與傳播計算機病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡技術(shù)對檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害:存儲于網(wǎng)絡的檔案信息,會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴重損毀。因此,利用網(wǎng)絡環(huán)境開展檔案信息服務的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施,保證檔案信息服務網(wǎng)絡的安全與正常運行。并根據(jù)檔案信息自身的特點與網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實際需要,健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN(虛擬專用網(wǎng))技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息資源備災基地建設等,以切實保障網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。

參考文獻：1.趙培慎;要想有地位必須有作為[J];檔案管理;1994年02期

數(shù)字化檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案；管理；問題；對策；

文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

進入數(shù)字時代，現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數(shù)字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰(zhàn)，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現(xiàn)狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質(zhì)，才能推進檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

一、數(shù)字時代對檔案管理工作的影響

（一）數(shù)字化電子檔案應運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷發(fā)展進步，檔案的物質(zhì)載體表現(xiàn)形式也發(fā)生了翻天覆地的變化，由原來的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發(fā)展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數(shù)字化檔案管理模式所取代，數(shù)字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數(shù)字化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（二）檔案館形態(tài)發(fā)生變化。檔案館形態(tài)由傳統(tǒng)型檔案館向數(shù)字型檔案館轉(zhuǎn)變， 這種轉(zhuǎn)變將傳統(tǒng)型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數(shù)字化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用，實現(xiàn)了數(shù)字化、空間虛擬化、傳播網(wǎng)絡化以及信息資源共享化。這種轉(zhuǎn)化帶來的還有檔案實體保管模式的轉(zhuǎn)變；之前的紙質(zhì)檔案管理是相對集中的，進入數(shù)字時代后，紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過渡。

二、數(shù)字化檔案的優(yōu)缺點

（一）數(shù)字化檔案的優(yōu)點：一是數(shù)字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數(shù)字化檔案歸檔的網(wǎng)絡化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡互聯(lián)和館際互借來建設虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。

（二）數(shù)字化檔案的缺點：一是數(shù)字化檔案容易失真。數(shù)字化檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質(zhì)，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數(shù)字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數(shù)字化檔案極易失真，這不是數(shù)字化文件本身的缺陷，而是在形成數(shù)字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯”的概率會高于傳統(tǒng)檔案。二是數(shù)字化檔案安全性有待提高。數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數(shù)字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電， 直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題 。三是數(shù)字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數(shù)字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數(shù)據(jù)保存長久性問題有時候相當脆弱。當網(wǎng)絡突然癱瘓或者電腦出現(xiàn)故障等問題時， 很容易導致文件數(shù)據(jù)丟失。

三、完善數(shù)字化檔案管理的措施

（一）建立健全適應數(shù)字時代要求的電子檔案真實和安全的法規(guī)。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關(guān)電子檔案保管和使用的行為規(guī)范下來，使有關(guān)部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。

（二）增強防寫技術(shù)措施。目前，在許多軟件中可將數(shù)字化文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從數(shù)字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數(shù)字化檔案。接入網(wǎng)絡的電腦應當注意使用防火墻，以防止網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網(wǎng)絡上非法輸出，保護網(wǎng)上數(shù)字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網(wǎng)絡的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全。

（三）加強對光盤、磁盤等存儲介質(zhì)的保護。一是要加強對磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，加強病毒防范，要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存數(shù)字化檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。二是要加強對光盤的保護。光盤要十分注意避光。保持良好的溫度、濕度環(huán)境至關(guān)重要。在使用過程中，應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。

數(shù)字化檔案管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：云計算 高校 數(shù)字化 檔案管理 實現(xiàn)和應用模式

1.高校數(shù)字化檔案管理發(fā)展過程中面臨的主要問題

高校數(shù)字化檔案管理的發(fā)展實踐面臨的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，高校數(shù)字化檔案資源日益增多與資源存儲空間有限和資源異構(gòu)的矛盾。目前，電子檔案資源已經(jīng)成為高校檔案文獻資源的重要組成部分。大量遞增的數(shù)字化檔案信息資源，給高校檔案管理過程中對海量數(shù)據(jù)的存儲帶來了持續(xù)的壓力，不但加重了高校檔案管理中對基礎設施建設的負擔，還使對海量數(shù)據(jù)信息進行可靠訪問這一問題也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。另外，隨著高校數(shù)字化檔案建設的不斷深入，不斷出現(xiàn)大量異構(gòu)的檔案信息資源，包括“信息孤島”、“信息煙囪”等信息資源分散、孤立的狀態(tài)比較嚴重。第二，高校數(shù)字化檔案資源建設與服務之間的矛盾。高校數(shù)字化檔案資源建設總的涉及到兩個方面的內(nèi)容：傳統(tǒng)形態(tài)的檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化以及數(shù)字化檔案的存儲和流通。目前高校數(shù)字化檔案資源建設和管理中重建設而輕服務的現(xiàn)象一定程度的存在。不同用戶在個性化信息檔案需求以及知識服務等方面的要求日益增長，而高校數(shù)字化檔案資源利用效率低下以及服務層次不高的現(xiàn)狀使檔案信息服務與用戶對檔案信息的需求這一矛盾日益加劇，一定程度的制約了高校數(shù)字化檔案建設的發(fā)展。第三，高校數(shù)字化檔案資源利用與檔案資源保護之間的矛盾。檔案資源具有特殊性，面臨著保密和著作權(quán)保護等問題。因此高校數(shù)字化檔案資源管理中，在用戶的權(quán)限設定、數(shù)字化資源加密以及數(shù)字化檔案資源復制制度等方面都面臨許多問題。上述問題必然會對高校數(shù)字化檔案管理中的資源共享、用戶服務以及檔案信息安全等方面帶來不利影響，制約高校數(shù)字檔案資源價值的發(fā)揮與利用。

2.云計算在高校數(shù)字化檔案管理中應用的優(yōu)勢

云計算在高校數(shù)字化檔案管理和應用中有以下優(yōu)勢：第一，云計算能夠提供完善的信息資源服務能力，有利于提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平。基于云計算構(gòu)建的數(shù)字化檔案服務平臺能夠有效利用各種數(shù)字化資源，使高校數(shù)字化檔案管理獲得更大程度的資源伸縮度，形成資源集成化。將高校數(shù)字化檔案的信息檢索、數(shù)字參考咨詢等業(yè)務訪問向云端遷移，實現(xiàn)一站式服務，大大的提高數(shù)字檔案館的管理和服務水平，并大大的降低服務成本。第二，云計算能夠提供多樣化和個性化的服務，促進數(shù)字檔案館職能不斷改變，實現(xiàn)以用戶為中心的服務模式，放大高校數(shù)字化檔案館的應用潛，提高數(shù)字檔案館的信息服務效率。第三，云計算有利于降低數(shù)字檔案館的工作成本，提供安全可靠的資源存儲能力。云計算對信息資源實施集中存儲的策略，檔案資源存儲于由“云”提供的由數(shù)量眾多的服務器組成的數(shù)據(jù)存儲中心，由數(shù)據(jù)中心對數(shù)字化檔案資源進行統(tǒng)一管理、資源分配、均衡負載和控制安全等等，能夠有效解決數(shù)字化檔案資源的存儲問題，還提供了低成本和高安全性的數(shù)字化檔案利用策略[1]。

3.基于云計算的高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式

云計算概念的提出給高校數(shù)字化檔案管理帶來了新的信息服務與管理模式。以下嘗試從三個方面論述云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案管理的主要實現(xiàn)和應用模式。

3.1基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源整合框架

云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合的出發(fā)點就是實現(xiàn)資源的有效共享。因此，在云計算背景下，高校數(shù)字化檔案館的構(gòu)建就是要為用戶提供靈活的部署和應用服務方式，對來自不同服務平臺和系統(tǒng)的服務進行整合，提供開放的API接口，實現(xiàn)統(tǒng)一的認證服務[2]。從邏輯結(jié)構(gòu)上看，把云計算環(huán)境下的高校數(shù)字化檔案資源整合框架分為四層，包括基礎設施層、資源層、平臺層、應用和服務層。

3.2基于云計算的高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制

針對高校數(shù)字化檔案的業(yè)務特點，云計算環(huán)境下高校數(shù)字化檔案用戶的業(yè)務實現(xiàn)機制可以采用“云+端”的形式。可描述如下：“云”端由分布的網(wǎng)絡、計算、存儲等基礎設施構(gòu)成，幾乎所有的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)和應用都可存儲在“云”里。云端作為服務端存在，對外提供接口供客戶端調(diào)用。包括PC、手機、PDA等統(tǒng)稱為數(shù)據(jù)終端，數(shù)據(jù)終端只需要擁有瀏覽器和操作系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡接入“云”，經(jīng)驗證授權(quán)后，即可使用云中的檔案資源。

3.3基于云計算的高校數(shù)字化檔案資源的虛擬存儲機制

大量數(shù)字化檔案資源，給數(shù)字檔案館的存儲帶來了巨大的壓力。云存儲可以將各種物理存儲單元通過軟、硬件技術(shù)轉(zhuǎn)化成為一個邏輯的虛擬存儲單元，并共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務訪問功能。在高校數(shù)字化檔案館的應用中，采用典型的網(wǎng)絡虛擬存儲作為云存儲的具體實現(xiàn)[3]。

4.結(jié)束語

高校應充分利用云計算提供的強大資源整合能力來提高高校數(shù)字檔案管理的整體業(yè)務能力和服務水平，論文的研究對于高校數(shù)字檔案館的資源建設、管理模式、應用服務方式等方面都具有一定的積極意義。

參考文獻：

[1] 胡亞南.云計算在檔案信息資源管理中的應用初探[J].蘭臺世界，2011，3月下

數(shù)字化檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 存儲數(shù)字化

人們對工作效率的要求隨著社會的不斷進步而隨之提高，如何利用先進的信息技術(shù)推動檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當前醫(yī)院檔案管理中亟待解決的重要問題。目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸應用于醫(yī)院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計算機網(wǎng)絡加以連接，構(gòu)成多種形式的存儲，并能夠?qū)崿F(xiàn)不同時空間的信息資源共享。

一、醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化中的問題

1.缺乏完善的信息化設施。當前由于許多醫(yī)院缺乏對檔案管理的重視，沒有足夠的資金投入到檔案的數(shù)字化管理中，致使相關(guān)信息化設施配置不夠完善。對數(shù)字化設備的更新工作醫(yī)院往往會忽視掉，經(jīng)常因為相關(guān)設施配套不夠完善而影響到檔案管理數(shù)字化的存儲建設工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫(yī)院數(shù)字化存儲設備主要包括計算機、存儲服務器、放像機以及打印機等設備。由于缺乏完善的配套設施，會出現(xiàn)局域網(wǎng)速過慢、計算機性能落后、檔案信息遺失等問題，對醫(yī)院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒有明確的檔案管理標準。當前一些醫(yī)院沒有制定相應的檔案管理標準，各種檔案信息自收集、整理到存儲等環(huán)節(jié)都沒有規(guī)范的參照依據(jù)，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜，包含各類人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數(shù)字化存儲的過程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態(tài)的信息，如果沒有明確的檔案管理規(guī)范和標準，檔案的數(shù)字化存儲工作也就無法正常開展。

3.檔案數(shù)字化的存儲安全性較差。很多醫(yī)院對于檔案信息的存儲缺乏安全預防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網(wǎng)絡上病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導致信息被篡改或泄露。

二、強化醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化的措施

1.健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范和完善醫(yī)院檔案管理制度，明確檔案管理存儲數(shù)字化的相關(guān)標準，從而為醫(yī)院管理決策與醫(yī)療護理等工作提供必要的參考依據(jù)。因此，要保障醫(yī)院檔案管理部門在進行檔案信息收集、整理與存儲時，各類信息資源的真實、有效，必須建立較為完整的、系統(tǒng)性較強的檔案歸檔制度和檔案目標管理考核機制。充分利用數(shù)字化存儲系統(tǒng)中的檢索和排序功能，對檔案的存儲情況加以實時監(jiān)控，對其中的存檔錯誤或歸檔不及時等問題，要采取有針對性的措施加以解決。同時，檔案管理工作中要加強合作，有序安排各項工作，以免導致工作混亂或工作重復的情況。

2.強化相關(guān)設施的建設工作。數(shù)字化的硬件設施是順利開展檔案數(shù)字化存儲工作的必要保障，采用先進的信息化、數(shù)字化技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院自身的檔案管理實際情況，建立靈活且全面的布線結(jié)構(gòu)以及先進的網(wǎng)絡信息系統(tǒng)。配備足夠的計算機、放像機及存儲服務器等設備，建立各個部門間局域網(wǎng)共享機制，使醫(yī)院內(nèi)部資源實現(xiàn)動態(tài)鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關(guān)數(shù)字化存儲軟件，進行檔案管理中的頁面設計、域名申請和維護、存儲空間以及后臺設計等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強檔案數(shù)字化存儲安全預防。檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現(xiàn)實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關(guān)安全保障制度，對內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應的責任機構(gòu)，安排專門的責任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統(tǒng)網(wǎng)絡安全的預防，包括IP地址安全、網(wǎng)關(guān)安全、服務器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認證、數(shù)字簽名等形式增強系統(tǒng)的安全等級，并對客戶端權(quán)限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關(guān)數(shù)據(jù)及時備份，確保系統(tǒng)在任何時候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫(yī)院要想更好地適應時展的需要，就必須加強檔案管理數(shù)字化應用。但在實際工作中存在著諸如存儲缺乏安全性、相關(guān)設施不完善等問題。通過對當前醫(yī)院檔案管理存儲數(shù)字化的研究，針對相關(guān)問題提出相應的解決措施，對推動醫(yī)院檔案管理工作的開展具有極大的現(xiàn)實意義。

參考文獻

[1]譚新.淺析電子文件對檔案工作的影響及對策[J].黑龍江史志，2009（2）

[2]李巍.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設的途徑[J].蘭臺內(nèi)外，2010（2）