人事檔案與醫療人力資源管理

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信息技術的發展使人力資源管理工作取得顯著成果，且技術的普及范圍越來越廣，特別是在醫療衛生事業中，依靠信息技術，實現了人事檔案與人力資源管理的信息化建設，進一步發揮人才的價值，推動人力資源管理水平顯著提升，從而增強服務質量，為醫院人才選拔與醫療水平提升提供了科學參考依據。

一、醫院人事檔案對于醫療人力資源管理的積極作用

（一）提升醫院核心競爭力

加強醫院人事檔案管理，對于提升人才管理效率有著重要意義，能夠最大程度上為人才提供施展空間。強化人事檔案管理工作，有利于吸引更多優秀的人才參與醫院日常運營，加強人力資源管理，提升醫院在整個行業中的競爭力。醫療行業內，醫院間競爭激烈，為突出競爭優勢，醫院必須擁有大量優秀人才。科學開展檔案管理，提高人事檔案信息利用程度，有利于強化醫療人才管理規范化，為人才帶來優質化工作條件，吸引其以更端正的態度和飽滿的情緒進行崗位工作，這對提高醫院競爭力意義重大。

（二）人事檔案可作為人才選拔的依據

人事檔案信息利用與管理為醫院選拔人才提供了科學參考依據。醫院在招聘人才的時候，需要全方位掌握人才以往工作經歷、文化水平等情況，所以人事檔案可以為人力資源提供詳細的人才資料，人力資源部門按照人才自身工作經歷展開評估分析，為其提供更加合適的崗位，盡可能地發揮人才的價值，為人才選拔的順利進行提供保障，為提高人才綜合素質創造條件。

（三）優化人力資源配置

合理地應用人事檔案信息，有利于實現醫院人力資源配置的最優化，提高資源利用率。當前，外部醫療環境已經發生了改變，面對整個醫療衛生行業內的競爭，要想提高醫院核心競爭力，促進醫院的可持續發展，就要加大對人事檔案信息管理的重視度，強化檔案管理和人力資源管理間的聯系，全方位掌握員工信息，以便更好地了解其專業能力，使崗位安排更加合理，也有利于后續的職稱評定。醫院在管理員工時，職稱評定是留住人才、激勵人才的重要方法，相關人員需掌握職工個人信息，保障評定工作的科學性，通過人事檔案管理，幫助人資部門高效完成職稱評定工作。

二、現階段醫院人事檔案管理工作存在的不足

（一）人事檔案管理者綜合能力欠缺

與醫院內其他工作相比，醫院人事管理是一項枯燥乏味卻又十分重要的工作，枯燥是因為檔案管理人員每日必須面對繁瑣的信息資料，如果自身責任意識不強，該項工作將難以勝任。人事檔案管理關系到醫院的發展，也關系到人力資源的優化配置，只有做好人才管理，才能留住人才，依此成為醫院發展的重要動力。由此可見，人事檔案管理工作的落實，要求管理人員必須保持足夠的耐心與注意力，可克服檔案整理與歸納的枯燥感，以高度注意力降低因操作不當而給醫院帶來的不利影響。但是檔案管理人員自身能力不足，尤其是不具備較強的專業能力，在工作中往往難以從復雜繁瑣的數據中找出問題的關鍵，從而影響人力資源管理效率。

（二）缺乏對人事檔案管理工作的重視

醫院工作有著明顯的特殊性，負責人應高度重視人員醫療技術，但這也會導致醫院忽略人事檔案管理的重要性，導致醫院在決策時容易將資金投向醫療設備更新與引進、醫療技術改革等方面，使人事檔案管理人才隊伍的建設有所缺失。這一情況下，醫院人事檔案管理部門沒有建立高質量信息化人才數據庫，也沒有應用先進的人事管理系統，導致檔案管理人員無法及時對檔案信息準確記錄整理，專業化管理人才的缺失導致人事檔案管理質量受到影響。部分醫院規模較小，無法為檔案管理與人力資源管理設置過多的崗位，有時檔案管理人員不得不身兼數職，這會影響檔案管理人員對于自己能力的提升，不利于充分發揮人事檔案在人力資源管理方面的積極作用。

（三）檔案信息沒有及時更新

要想充分發揮醫院人事檔案的積極作用，使其成為醫院現代化發展的助力，要求人資部門必須做到，及時更新人員檔案信息。只有這樣，才能從檔案信息中找出關鍵點，使醫院做出的決策更加合理。但是受到各方面因素的影響，很多醫院難以做到這一點，這是因為醫院現有的人事檔案管理系統還不夠完善，醫院對于職工的評價需要由不同部門負責，各部門間缺乏溝通，導致員工檔案出現了偏頗，而負責記錄人員信息的人事部門無法及時有效地記錄所有信息，也不能在第一時間發現員工的突出表現。檔案資料收集不夠規范，材料信息更新不及時。由于醫院人事檔案需要在人事管理中形成，這是經過審核的文件資料，其中包含了醫務人員個人工作經歷、醫德醫技等內容，所有信息以個人為單位，需要按照相應的原則與方式完成裝訂，同時組成專冊與專卷。但實際上，人事檔案管理常常只能關注建檔人員的工作經歷與工資職級等內容，無法將其成就業績、醫技水平、學術成就等資料匯總整理，也無法對人員做出最全面的了解與判斷。

（四）材料信息缺乏，信息化程度低

有的醫院人事檔案缺失了簡歷、學籍、職稱文件以及工資表等必要信息，或者缺失出生年月、畢業與工作時間等，這與醫務人員自身不了解人事檔案重要性有關。最初人們只填寫自己的簡歷，剩下的內容由工作人員負責填寫，而醫院的中心工作就屬于臨床醫療工作，即為廣大患者提供優質化醫療服務。但是在一些醫院管理工作中，有的醫院側重于臨床醫療，忽略了人事檔案的重要性，導致檔案管理在人力與物力方面受到約束，同時缺乏先進的設備與管理手段，不利于檔案管理工作的開展。受到“重管理、輕利用”的影響，人們認為只要將檔案管理好，保證檔案不丟失或者損壞就可以，卻沒有意識到檔案管理的目的在于為醫院現代化管理提供高質量服務。部分醫務人員缺乏檔案管理意識，也沒有認識到檔案信息的價值，有的人甚至將重要人事檔案數據存儲在自己的電腦中，最終造成了資料缺失與類別不全。隨著科技手段的更新與應用，醫院人事檔案管理系統被不斷推廣，人事檔案與人力資源管理的信息化水平逐漸提高。先進的手段沒有被開發利用，信息技術在檔案管理方面應用廣泛性不足，導致人事檔案管理效率受到影響，進而引發資源浪費。這一問題主要體現于檔案資料依然依賴于人工操作，無形中造成人力與物力的浪費。除此之外，人工整理的檔案資料檢索難度大，容易被破壞。

三、強化醫院人事檔案管理與醫療人力資源管理的有效途徑

（一）強化人員能力，發揮檔案管理在人力資源開發中的實踐應用

1.增強檔案管理人員綜合能力。提升檔案管理人員的綜合實力，強化醫療人事檔案管理實效性，這是發揮檔案管理作用、開發與利用人力資源的關鍵，醫院應采取相應的措施，提高人才隊伍的綜合能力。對此，以下建議可供參考：（1）科學界定職工工作規范，使其充分了解自己的職責權限范圍。針對檔案管理人員出現欠缺的問題，應為其制定培訓計劃，保證所有人員可以接觸到最先進人事檔案管理知識，學會利用知識技能解決檔案管理與人力資源管理的難題。（2）加強對醫院內各部門職工的教育，強化其法律意識，多方式強化人員責任心，使其在檔案管理工作中獲得成就感。對此，醫院有必要建立獎勵激勵機制，日常乏味的人事檔案管理工作容易讓人們失去熱情，合理的激勵制度能夠改善工作現狀，調動人員參與的積極性。因此，醫院可以提高從事檔案管理人員的個人薪資待遇，再將福利待遇劃分成幾個不同的級別，按照職工的工作成績為其分配相應的福利待遇。與此同時，醫院應完善崗位責任制度，明確不同人員的工作范圍，引導相應人員以高度的責任意識和工作態度，為人事檔案管理和醫療人力資源管理工作的開展奠定基礎。2.分析檔案信息，夯實人才建設基礎。全方位保障人力資源開發的有序性，可使人事檔案資源開發更有作用。醫院在進行醫療人力資源開發時，應當以人事檔案信息資源完整性為前提，檔案資源信息內主要包含醫務人員工作經歷、個人政績、醫德醫技等信息，這類信息不僅會存在于人事管理部門，同時也會體現于文書檔案、護理檔案、個人考核等資料中。對此，有必要遵循人事檔案與資源開發的整序性原則，多渠道采集人員資料，再將其分散到各部門當中，以便有效的反映人員工作經歷與個人業績，實現對信息的匯總與整合，從而形成更加有序且集中的個人檔案信息資料；整合醫務人員考核業績檔案與科研成果，經過有序的整理，在其間建立邏輯關系，從而將信息全方位的展示在檔案信息中，為接下來的人力資源的開發和利用提供更有價值的內容。以完善檔案管理工作為基礎，加強對相應信息資料的利用，可為醫院人才隊伍建設和人力資源開發提供推動力量；確立以人事檔案為前提條件的人力資源管理工作機制，將人事檔案信息作為人事調動與管理的重要參考，可突出檔案資料在人力資源管理中的地位，使人事工作的開展能夠以完善的資料信息為參考。與此同時，醫院應不斷做好檔案信息科學編制工作，定期總結與分析醫療人力資源內容，挖掘并總結其中的有效信息，為醫療人才建設提供參考。比如，除了檔案內人員姓名、學歷、專業以及工作經歷等信息，還應利用出勤情況、工作成果以及應變能力反映醫療人力資源現狀，加強對人事檔案信息的利用，深入挖掘檔案資料，對其未來發展潛力客觀分析，為各個科室的人才建設提供幫助，為人力資源開發與利用提供必要的人才保障。3.制定科學發展規劃，推進人力資源儲備。加強醫院人事檔案管理，這對醫院后續人才發展規劃意義重大。對此，有必要完成以下工作：（1）醫院應充分利用人事檔案，根據當前醫院發展現狀制定人才發展規劃，比如對過去幾年的醫院人力資源變動情況加以分析，掌握人才招聘與人員分配制度情況，了解人員流失信息，探究醫院需要的人才類型，為人才招聘計劃的完善提供足夠的資源儲備。（2）借助人事檔案完善醫療人力資源管理工作內容，比如分析人事檔案資料信息，分析醫院績效管理與激勵機制，并對職工個人能力提升與工作態度的轉變提供幫助，確立高效人才發展規劃。

（二）提高對人事檔案管理工作的重視度

醫院負責人應深刻意識到人事檔案管理的價值，強化對這項工作的重視，為人力資源管理部門提供更多支持。對此，以下建議可供參考：（1）加強宣傳，發揮領導的模范帶頭作用，從醫院內部開始普及人事檔案管理工作，讓除了人力資源部門以外的人意識到這項工作的重要性，進而營造良好的工作氛圍，以便積極轉變工作觀念。（2）各部門之間相互配合，充分認識到檔案信息在記錄與整理的同時會涉及各部門員工，如果所有人都能以積極的態度輔助人事檔案管理，該項工作的質量將會顯著提升。

（三）加強新科技的應用，及時更新檔案信息

1.依靠現代信息技術，建立人事管理系統。信息化時代下，人事檔案管理工作質量想要提升，就必須依賴于科技，只有不斷引進技術，才能改進人事信息更新不及時或者信息缺失的問題，使檔案管理工作逐漸朝著規范化與信息化的方向前進。利用現代化信息技術，確立醫院人事管理系統，相應建議如下：（1）醫院應當與當地軟件公司展開合作，致力于人事檔案數據庫的開發，技術人員可以在數據庫內標注各卷檔案的位置、使用現狀以及登記內容，以便人員在軟件管理能力缺失時也能盡快地掌握軟件操作技能，提高檔案管理工作效率。（2）檔案管理人員可以借助掃描設備錄入檔案信息，掃描原件后再將信息上傳到數據庫中，隨后對資源庫內存儲的資料圖片及時歸納整理，為日后人力資源管理部門查閱使用。（3）賦予醫院員工登錄系統的權利，過去會發生人事檔案資料登錄不及時的問題，這與員工和人事檔案管理、人力資源管理者溝通不足有關，員工十分清晰自己的履歷，但檔案管理者卻不夠了解，所以有必要賦予員工一定的權利，讓其自己登錄系統補全檔案信息。（4）利用信息化技術搭建人才管理系統，推動人力資源的有效開發。搭建人事檔案管理工作平臺，創建數據分析平臺，依靠大數據分析技術強化檔案數據收集與整理，可優化檔案歸檔流程，完成職工個人信息調查與記錄等工作，創建人員檔案數據庫，建立個人簡歷管理系統，及時更新員工信息，提高人力資源數據采集和收集效率。（5）加強大數據技術的使用，對檔案信息采用結構化與半結構化的處理，再科學分析醫院人力資源管理情況，對職工信息做出高效整合，突出大數據分析結果的重要性，使醫院人事決策更加科學，績效考核的效果更突出。2.及時更新檔案信息，構建醫院人才業績檔案數據庫。從知識管理角度出發，建立醫院人才業績檔案數據庫，從人力資源管理部門開始，加強其他部門的配合，主動采集醫院內各員工的人事檔案信息，通過對檔案信息的挖掘與開發，經過有效的整理與編研，實現隱性知識的顯性化，再將職工知識與信息提升成組織知識，整合醫院知識資源，為人才隊伍的創建提供高效配置的幫助，發揮人才潛力，促進人力資源在醫院內的高效流動，從而帶動醫院競爭實力的提升。

（四）完善檔案管理制度，提高人事檔案信息化程度

醫院應根據業務發展實際需求，以實際運營為基礎，迎合新醫改的需求，完善人事檔案管理制度，加強對檔案信息管理機制的優化升級，為人力資源管理工作的開展提供科學參考依據與理論基礎。醫院應當結合人力資源管理現狀，不斷加強人事檔案管理，完善資料采集、歸檔、系統啟用等內容，使人力資源管理更加有參考依據；不斷優化檔案信息數據庫，提高人事檔案信息化程度，把握資料采集寬度和信息分析深度，深層次地探究檔案信息，結合分析結果展開人力資源管理。如今，醫院發展規模逐漸擴大，所涉及的人事檔案內容增加，依靠信息技術管理檔案資料，建立數據庫，可在最大程度上提高檔案管理工作效率。

四、結語

總而言之，在醫院環境下，人事檔案管理與人力資源開發都屬于醫院人事管理的重點，要求相應人員加大重視程度，憑借人事檔案科學化管理，促進人力資源的開發與利用，推動人力資源高效流動，以創新意識推動醫院的可持續發展。

作者:郭慧嫻 何潁斐 單位:河南省人民醫院