管理模式下的科研檔案管理管窺

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一、高校科研檔案管理的特點(diǎn)

1形成科研檔案的原因

某些科研課題的周期特別長，經(jīng)歷選題、開題、評審、實(shí)施、驗(yàn)收、鑒修等多個(gè)階段，而每個(gè)階段都必須建立科研檔案。但是，由于這些環(huán)節(jié)、階段并非來自同一部門，有時(shí)涉及多個(gè)高校部門、機(jī)構(gòu)，導(dǎo)致前來歸檔的機(jī)構(gòu)、單位非常多，且復(fù)雜，甚至歸檔儀員自身也難以了解檔案的歸屬問題。此時(shí)，就可能使得同一課題的檔案分散、缺少完整性。由于源頭眾多，單人甚至多人的科研檔案管理團(tuán)隊(duì)都很難對這些檔案進(jìn)行有效的管理，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)差錯(cuò)、漏項(xiàng)等不良清況。某些高?？蒲姓n題周期非常長，甚至能夠達(dá)到5一10年，同時(shí)涉及的單位、部門、機(jī)構(gòu)也眾多，人員更為復(fù)雜，而高校的檔案館不可能參與全校的科研課題中，因此，管理人員對于各項(xiàng)科研課題的復(fù)雜程度、進(jìn)展程度都難以完全了解。經(jīng)常出現(xiàn)管理儀員已經(jīng)劉某課題進(jìn)行結(jié)題歸檔，結(jié)果不久后技術(shù)人員又對該課題進(jìn)行歸檔，對管理儀員造成大量的反復(fù)工作量，且容易出現(xiàn)分割檔案、漏檔的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)張冠彗三戴等現(xiàn)象。

2檔案定級返工沒有約束

對于高校的科研檔案，一般都會(huì)對其進(jìn)行定級，如省級課題、市級課題、校級課題、院級課題等。但是，有時(shí)候這些檔案定級并非一成不變。由于科研檔案的特殊性，優(yōu)秀的校級課題可能會(huì)申報(bào)為市級、省級課題，此時(shí)，就需要對檔案歸檔定級工作進(jìn)行返。同時(shí)，由于課題申報(bào)定級后，仍然需要一段時(shí)間來對課題進(jìn)行深化研究修改等工作，再次對課題進(jìn)行歸檔時(shí)，可能距離課題申報(bào)高等級課題時(shí)間已經(jīng)過去數(shù)月，在統(tǒng)一管理模式下，科研檔案存在一定的滯后性。由于我國高校體制管理日不在缺陷、漏洞，科研檔案的管理沒有一定的約束力。根據(jù)我國已經(jīng)出臺的相關(guān)政策，凡是申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)的課題必項(xiàng)進(jìn)行歸檔工作。但是在實(shí)際操作過程中，科研檔案的歸檔工作經(jīng)常被人們忽視，沒有任何約束力，造成大量檔案遺失、流失等現(xiàn)象。

二、存在的問題

數(shù)十年以來，科研檔案的管理工作已經(jīng)有了初步的發(fā)展，無論是從技術(shù)管理上、儀員配備上、管理理念上都取得了很大的進(jìn)步。但是，實(shí)行統(tǒng)一管理模式的高校科研檔案管理僅是近幾年才興起的，在建立統(tǒng)一管理模式實(shí)踐時(shí)，由于缺乏相關(guān)的理論知識研究與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，劉科研檔案管〕蟹丈程中產(chǎn)生了許多無效管理，整洲莫式下存在一系列問題。例如，在統(tǒng)一管理模式下的管理理念，仍未擺脫傳統(tǒng)管理理念束縛，難以完全實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理的優(yōu)勢;在重建的高校科研檔案管理的統(tǒng)一機(jī)構(gòu)方面，由于工作職能分割太細(xì)，經(jīng)常出現(xiàn)部門機(jī)構(gòu)間的推誘扯皮等現(xiàn)象;由于統(tǒng)一管理模式是新型管理模式，科研檔案管理的技術(shù)人員學(xué)歷普遍較低，或者實(shí)踐技能仍然不熟練等現(xiàn)象，產(chǎn)生人才與管理互相矛盾的現(xiàn)象;相關(guān)的科研檔案的管理軟件未及時(shí)更新、升級、研發(fā)，導(dǎo)致技術(shù)水平與管理互才目矛盾的現(xiàn)象。

三、管理措施

根據(jù)統(tǒng)一管理模式下的科研檔案的特點(diǎn)，及目前應(yīng)用情況存在的問題，有針對性地提出了有效管理的措施，具體如下。思想決定理含，理念決定管理，一切的管理都應(yīng)從理念的樹立與改變開始。雖然高校的科研檔案管理在形式上已經(jīng)由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一管理模式，但是僅僅停留在形式層面上。高校科研檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層并未從思想上完全轉(zhuǎn)變，在實(shí)際管理過程中，僅僅是形式上的統(tǒng)一管理，實(shí)質(zhì)仍然是傳統(tǒng)管理。這種管理理念并非有效管理，是無效管理，只會(huì)浪費(fèi)高校管理資源。因此，高?？蒲袡n案方面的領(lǐng)導(dǎo)必須樹立有效管理的概念，這就刊領(lǐng)導(dǎo)層提出了更高的要求。首先領(lǐng)導(dǎo)層必須注意分析科研檔案管理的恃點(diǎn)，善于分析總結(jié);其次必須加強(qiáng)劉科研檔案管理工作者的重視，提高其業(yè)務(wù)水平與收人待遇。要求檔案管理儀員成為復(fù)合型人才，不僅需要管理檔案，還應(yīng)掌握檔案信息的開發(fā)與維護(hù)。從而，真正實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理模式下的有效管理，實(shí)現(xiàn)高?？蒲袡n案管壓卿瓢正的統(tǒng)一一體化管理。在統(tǒng)一管理模式下，科研檔案的工作機(jī)構(gòu)已經(jīng)進(jìn)行了改變，一般來說是由學(xué)校新成立一個(gè)單獨(dú)部門一一檔案館協(xié)會(huì)，負(fù)責(zé)所育科研檔案的歸檔、管理、整理工作;其次是設(shè)立監(jiān)督管理部門，負(fù)責(zé)對檔案館協(xié)會(huì)進(jìn)行監(jiān)督、檢查、考核與驗(yàn)收;最后是設(shè)定決策部門，負(fù)責(zé)對于檔案館重大事件的判斷與決策時(shí)的主持;還需要設(shè)置行政管理部門與刊外服務(wù)部門，負(fù)責(zé)日常對外服務(wù)工作。但是這樣一種模式下，也存在職能區(qū)分過細(xì)，容易導(dǎo)致在職能部門間產(chǎn)生業(yè)務(wù)盲點(diǎn)。例如，當(dāng)課題組人員需要?dú)w類某科研檔案時(shí)，首先去日常對外服務(wù)部門，可是檔案材料又不符合歸檔要求。而檔案館協(xié)會(huì)可能會(huì)劉此事不了解，被要求去監(jiān)督管理部門進(jìn)行核對，若他們同意歸檔，我們也同意歸檔。此類相互推誘的事情時(shí)育發(fā)生。因此，針對這.現(xiàn)象，應(yīng)在原工作機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)上進(jìn)行機(jī)構(gòu)優(yōu)化。例如合玲檔案館協(xié)會(huì)與決策部門，對外服務(wù)部門增加審核權(quán)限。這樣可以有效避免才目互推誘，盡量消除科研檔案工作過程中盲點(diǎn)區(qū)域，達(dá)到有效管理的效果?？蒲袡n案的工作優(yōu)劣，直接由檔案館工作人員的職業(yè)素質(zhì)與技能有關(guān)。要在統(tǒng)一管理模式下實(shí)王財(cái)斗研檔案的有效管理，離不開高素質(zhì)、高學(xué)歷、高技能的專業(yè)人才隊(duì)伍，健康有序的、可持續(xù)發(fā)展的人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)必須合理，老中青搭配，才能形成階梯形隊(duì)伍，避免因人才的流失、轉(zhuǎn)移等人力資源問題，劉科研檔案的管理帶來混亂。由于科研檔案涉及國家最高科研實(shí)力，因此其人才隊(duì)伍首‘先必項(xiàng)保證忠誠、保密、思想政治修養(yǎng)扎實(shí);其次，需要加強(qiáng)職業(yè)道德素質(zhì)教育，讓責(zé)任心深深扎人每一位檔案館工作人員的心中;第三，需要不斷培養(yǎng)和提升檔案館工作人員的業(yè)務(wù)水平，鼓勵(lì)工作人員工作之余進(jìn)修學(xué)歷、出國考察、學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識，提高隊(duì)伍的整體素質(zhì);最后，仍然需要不斷引進(jìn)新鮮血液，引進(jìn)高端管理人才，使人才隊(duì)伍保持積極向上的精神。只有保證了人力資源的健康發(fā)展，才能實(shí)王財(cái)斗研檔案的有效管理。現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，為高?？蒲袡n案的管理工作帶來了新的思路。在目前統(tǒng)一管理模式下，雖然已經(jīng)很少再有儀紙質(zhì)管理檔案的現(xiàn)象，計(jì)算機(jī)化已經(jīng)非常普及。但是，由于資金投人等方面的問題，科研檔案管理的應(yīng)用軟件仍然是傳統(tǒng)管理模式下的應(yīng)用軟件。因此，為了能夠真正實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理模式下的有效管理，而非僅限于形式上的統(tǒng)一，必須對既有軟件進(jìn)行研發(fā)、更新、換代、升級，以保記環(huán)斗研檔案管理的工具是育效的。高校每年都有大量的科研課題的研究，科研課題成果的檔案管〕酬人旱種程度曰是說，也標(biāo)志著高校的科研實(shí)力和管理實(shí)力。目前，科研檔案基本實(shí)行了統(tǒng)一管理模式，但由于實(shí)踐時(shí)間較短，仍然難以擺脫傳統(tǒng)模式的影響。使得僅僅停留在形式上的統(tǒng)一管理，并未實(shí)現(xiàn)有效管理。因此，本文對統(tǒng)一管理模式下的科研檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行了詳細(xì)分析，找出其衫不在的問題，詳細(xì)探析了高?？蒲袡n案有效管理的方式與方法。

作者：劉金亮單位：北京建筑大學(xué)