會計電算化控制制度管理

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在會計電算化下,內(nèi)部控制的基本目標(biāo)與傳統(tǒng)的手工會計一樣,沒有發(fā)生變化,但內(nèi)部控制的方法與技術(shù)卻發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制,著重于責(zé)任分工以及書面憑證文件的相互驗證等。在會計電算化下,內(nèi)部控制除了一些規(guī)章制度以外,大部分的控制措施都是以程序的形式建立在計算機(jī)系統(tǒng)中。因此,內(nèi)部控制的功能是否恰當(dāng)有效,直接影響系統(tǒng)輸出信息的真實性、正確性。另外,由于會計電算化系統(tǒng)運(yùn)行的高效性、處理的重復(fù)與連續(xù)性,如果程序中的控制不當(dāng)、無效,將會比手工會計系統(tǒng)產(chǎn)生更為嚴(yán)重的后果。因此,必須對會計電算化下的內(nèi)部控制特別是程序化控制進(jìn)行審計。

一、會計電算化下內(nèi)部控制的含義

內(nèi)部控制包含兩個方面:內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。會計電算化下的內(nèi)部控制是內(nèi)部會計控制的一種特殊形式。財政部頒布的《內(nèi)部會計控制規(guī)范一一基本規(guī)范(試行)》中指出“電子信息技術(shù)控制要求運(yùn)用電子信息技術(shù)建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng),減少和消除人為操縱因素,確保內(nèi)部會計的有效實施。”隨著電子技術(shù)特別是以萬維網(wǎng)為代表網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展并廣泛運(yùn)用,會計電算化既給企業(yè)帶來了巨大的效益,也使內(nèi)部會計控制出現(xiàn)了一些新的問題和挑戰(zhàn)。

二、會計電算化下內(nèi)部控制的分類

按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制加以分類,有助于對其理解、審計與評價。依據(jù)控制的范圍,可分為一般控制和應(yīng)用控制。應(yīng)用控制是針對具體的功能模塊及業(yè)務(wù)處理過程各環(huán)節(jié)的控制。一般控制是應(yīng)用控制的基礎(chǔ),應(yīng)用控制是一般控制的深化。依據(jù)控制的預(yù)定意圖,可分為:預(yù)防性控制,檢查性控制和糾正性控制。預(yù)防發(fā)現(xiàn)已發(fā)生的損失和影響而設(shè)置的控制。依據(jù)控制所采取的工具或手段,可分為手工控制和計算機(jī)程序控制。一般控制大部分是手工控制,應(yīng)用控制大部分是程序化控制。由于會計電算化系統(tǒng)是一個人機(jī)系統(tǒng),因此,內(nèi)部控制既有手工控制,也有程序化控制。依據(jù)控制實施部門的不同,可分為電算化部門控制和用戶控制。電算化部門控制是指由電算化部門人員或計算機(jī)程序?qū)嵤┑目刂?用戶控制是指會計數(shù)據(jù)使用部門對計算機(jī)數(shù)據(jù)實施的控制。

在利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行審計方面,審計機(jī)構(gòu)和審計人員已開發(fā)出了計算機(jī)輔助審計技術(shù)。在電算化系統(tǒng)中,許多數(shù)據(jù)資料是人眼無法直接審查的,因為它們大都存在于磁性介質(zhì)中,只有通過計算機(jī)才能讀出。另外,會計電算化下,會計人員由核算型向管理型轉(zhuǎn)變,如不加強(qiáng)內(nèi)部控制,將會大大增加出現(xiàn)錯弊和舞弊的可能性。

三、會計電算化下內(nèi)部控制制度審計方法和步驟

(一)對內(nèi)部控制進(jìn)行描述記錄和描述

記錄和描述電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的方法有三種:

1.書面說明法

書面說明法是將調(diào)查得到的內(nèi)部控制制度記錄下來,并用文字詳細(xì)敘述的方法。運(yùn)用這種方法時,審計人員往往是按著主要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的運(yùn)行順序,或每一經(jīng)濟(jì)活動的流程環(huán)節(jié)向有關(guān)人員一一詢問并予以記錄,最后整理結(jié)合,形成文字說明材料。書面說明法的優(yōu)點是可以根據(jù)實際情況靈活地選擇內(nèi)容,并且能做出較深入和具體的描述。但這種方法也有局限性,針對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)復(fù)雜、經(jīng)濟(jì)活動環(huán)節(jié)較多的企業(yè),用書面說明難免冗長。

2.調(diào)查表法

調(diào)查表法是指審計人員將那些與保證會計記錄的正確性和可靠性以及保證資產(chǎn)的完整性有密切關(guān)系的事項列作調(diào)查對象,設(shè)計成標(biāo)準(zhǔn)化的調(diào)查表,交由企業(yè)有關(guān)人員填寫,由審計人員根據(jù)調(diào)查結(jié)果自行填寫,然后統(tǒng)一將問題歸納整理。調(diào)查表的優(yōu)點是調(diào)查范圍明確,省時省力,可以提高審計工作效率;審計人員通過調(diào)查表可以抓住企業(yè)內(nèi)部控制中的強(qiáng)點和薄弱環(huán)節(jié)。但這種方法也有局限性,如果調(diào)查表的問題設(shè)置不當(dāng),就不能客觀全面地反映內(nèi)部控制制度的情況。

3.流程圖法

流程圖是指用特定的符號和圖形來描述某項業(yè)務(wù)的整個處理過程,用圖解的形式將主要經(jīng)營環(huán)節(jié)和憑證,記錄傳遞關(guān)系直觀地表達(dá)出來的一種方法。流程圖的優(yōu)點是,可以把文字?jǐn)⑹鰷p少到最低程度,形象直觀,能幫助審計人員較快地發(fā)現(xiàn)控制系統(tǒng)的薄弱環(huán)節(jié)。其缺點是,繪制流程圖技術(shù)不過關(guān),就不能準(zhǔn)確地反映被審計單位的內(nèi)部控制制度,就會影響審計工作質(zhì)量。

(二)對內(nèi)部控制進(jìn)行初步評價

審計人員在完成內(nèi)部控制制度的描述之后,應(yīng)根據(jù)取得的資料對被審計單位的內(nèi)部控制制度進(jìn)行評價。

首先,要評價內(nèi)部控制的健全性。評價內(nèi)部控制的健全性既要從總體的一般控制來評價,又要從具體的應(yīng)用控制來評價。一般控制是會計電算化系統(tǒng)有可能安全可靠地運(yùn)行和處理的前提。如果沒有恰當(dāng)?shù)目刂骗h(huán)境,沒有強(qiáng)有利的制度保證,不管系統(tǒng)設(shè)計的如何好,程序和數(shù)據(jù)也會被篡改,整個系統(tǒng)的安全就沒有保證。因此,一般控制如有缺陷,將對整個電算化系統(tǒng)產(chǎn)生普遍的影響,即使應(yīng)用控制很強(qiáng),也難以發(fā)揮其功能。同樣,如果應(yīng)用控制有缺陷,則會直接影響到數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出的正確性。

其次,要評價內(nèi)部控制的合理性。評價會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的合理性,主要考慮的布局是否合理,有沒有不必要的控制,評價時要特別注意會計電算化系統(tǒng)應(yīng)用控制中的程序化控制。

(三)對內(nèi)部控制的執(zhí)行進(jìn)行符合性測試

即使再健全的的內(nèi)部控制,在實際會計業(yè)務(wù)處理過程中也不一定被認(rèn)真執(zhí)行,所以,對其實際執(zhí)行情況還要進(jìn)行符合性測試。符合性測試的幾種方法:

1.檢查證據(jù)法

通過對有關(guān)會計資料和文件的審查,來確定內(nèi)部控制制度是否被遵循以及遵循的程度。

2.重新測試法

審計人員選擇某一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),按照內(nèi)部控制制度規(guī)定的業(yè)務(wù)處理程序重新實做一遍,來審查被審計單位進(jìn)行的業(yè)務(wù)處理程序是否達(dá)到理想的效果。

3.實地觀察法

審計人員到業(yè)務(wù)處理現(xiàn)場實地觀察,來考核內(nèi)部控制的執(zhí)行是否良好。

(四)對內(nèi)部控制進(jìn)行總評

主要是指,在初評的基礎(chǔ)上,根據(jù)符合性測試的結(jié)果,評價內(nèi)部控制系統(tǒng)的可靠性,主要內(nèi)容有:

一一經(jīng)過初步評價,內(nèi)部控制中有哪些滿意或不滿意的控制?

一一經(jīng)過符合性測試,各項控制是否按規(guī)定發(fā)揮作用,其符合程度如何?

一一各項控制是否仍然可以依賴?其可靠性如何?

一一最后,審計人員作完總評工作后,要編制內(nèi)部控制總評表。

(五)內(nèi)部控制坪審結(jié)果報告

對于內(nèi)部控制評價和測試情況,審計人員要撰寫內(nèi)部控制報告,表達(dá)審計意見,并對存在的問題和錯弊,提出改進(jìn)意見和建議。