會計信息技術管理

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[摘要]信息技術的發展為會計信息系統發展創造了良好的技術條件,所以,會計信息系統從內容上講,應從根本上改變現有會計信息處理流程,建立全新的會計信息系統;從技術上講,應建立會計信息系統集成化模式。

[關鍵詞]會計信息系統;會計信息處理流程;會計信息系統集成化

一、信息技術時代對傳統會計信息系統的沖擊

(一)傳統會計信息系統面臨的挑戰傳統會計信息系統在工業社會向信息社會演變的過程中,正經受著日益嚴重的挑戰,主要表現在以下幾個方面:

1生產經營活動方面。在工業社會里,企業的生產經營活動主要集中于生產制造過程,企業內部控制系統也主要限于生產過程。而在信息社會,企業的更多精力則投放在人員培訓、研究和開發新產品(或新設備)、市場調查、計劃、設計、廣告營銷和內部溝通等信息活動上,這些信息活動價值在企業生產的產品(或提供的勞務)的總價值中所占的比重正日趨上升,幾乎所有的產品(或勞務),正逐漸由勞動或資本密集型向知識密集型演化。與此同時,信息技術產業也正以迅速發展的態勢替代加工制造業而躍升為第一大產業。

2企業管理對象方面。在工業社會里,企業管理的核心主要側重于兩個方面:一是對原材料、產品、廠房和機器設備等資產的管理;二是對相對比較固定的生產(成本)和分配活動進行管理。而在信息社會,企業財富創造的源泉主要來自于信息技術等無形資產,企業管理更多地集中于兩個方面:一是對信息技術資產的管理,這些信息技術資產包括人力資源、研究與開發、信息系統、顧客需求信息、企業創新能力信息、知識產權等;二是對人們靈活多變的信息技術活動進行管理。

3企業的組織機構方面。在工業社會里,企業組織結構是一種“金字塔”式的縱向的多層次等級管理結構,而且企業市場調查、工程、制造、銷售、會計和財務等功能是分離的(即嚴格的專業分工),加之信息傳遞和反饋手段的落后,導致其應變能力較差,管理成本高昂。而在信息社會,企業組織結構正在經歷一場“橫向革命”(扁平化結構),其特點是:①在通信系統足夠良好的情況下,傳統的作為上下級指令傳輸鏈條上的中間管理層將顯得不再像過去那樣重要,甚至也沒有必要再設立那么多管理層;②勞動分工出現非專業化分工趨向,企業各部門功能融合、交叉開始出現;③計算機的廣泛應用和信息處理能力的日益提高,使企業上下級之間、各功能部門之間及其環境之間的信息交流,變得十分便捷,從而有利于企業隨時根據環境的變化作出統一迅速的整體行動和應變策略。

(二)傳統會計信息系統的困惑

由信息社會的到來所產生的社會經濟環境和信息處理技術的巨大變化,當然要求會計對此作出相應的反應,否則將會阻礙社會經濟的發展和文明進步。然而我們知道,傳統的會計模型是工業社會的產物,是與工業社會的經濟環境和手工信息處理技術相適應的,它與信息社會對會計核算、管理、決策的要求相去甚遠。因此傳統會計信息系統在處理信息社會的經濟事項時所表現的困惑將在所難免。它主要表現在:①產品中信息成本的計價問題;②有形資產和無形資產的計價問題;③人力資源計價問題;④商譽價值問題;⑤財務信息與非財務信息反映問題。

二、對現有的電算化會計信息系統的再認識

(一)對國內會計軟件現狀的總體評價

1對總體模型的評價。目前商品化會計軟件的總體模型反映在以下幾個方面:①以財務部門為核心,主要以模仿、替代手工核算為主,帳務系統大多從記帳憑證輸入開始,經過計算機處理,完成記帳、算帳、報帳等工作,并局限于財務部門內部,僅僅是完成事后核算反映的功能,無法進行事中或事前的監督、控制和預測;由于是記帳憑證為輸入口,故只能反映貨幣信息,很難反映非貨幣信息。②材料、銷售、工資、固定資產、成本等各個核算子系統之間彼此分隔,缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性。③各核算子系統所提供的數據與信息,只能滿足財務部門的需要,而不能同時滿足與之相關的人事、倉儲、設備等職能部門的需要,這主要是受最初會計軟件開發中缺乏總體規劃的指導思想以及建立在工業社會分工論基礎上的傳統會計信息系統的制約。

2對會計軟件發展的評價。我國的會計軟件開發商往往比較注重會計軟件的使用平臺、開發工具、使用環境等計算機技術方面的提高,所說的版本升級也往往是計算機技術的版本提高。至于如何使會計功能更完善,更能符合現代企業管理對會計的需要,這方面沒有大的變化。

(二)對電算化會計信息系統的再認識

1基于現代信息技術和手工會計信息系統的現有電算化會計信息系統。以電子計算機為核心的現代信息技術,所具有的電子記憶、數據處理、通訊傳送的能力,很快便改變了人們對這個神奇機器的看法。當計算機慢慢地向經濟領域滲透時,它首先便在具有相對獨立和完整系統規程的會計信息系統內找到了用武之地。無論是在西方還是在中國,自計算機一開始進入會計領域,它便展開出一種廣闊的應用前景。

相對于手工會計信息系統而言,系統硬件以計算機這種新型的信息處理工具置換了傳統的紙張、筆墨加算盤。但這種置換并不是簡單地形式上的改變。而它所帶來的是整個會計信息系統功能質的改變。從理論上說,這一改變就從根本上消除了信息處理過程中諸多分類與再分類的技術環節,而利用同一基礎數據便可實現的多元重組,從而為會計數據的分類、匯總、重組、再分類、再匯總、再重組提供了無限的自由空間。恰恰相反,電算化會計信息系統的發展卻陷入了手工會計信息系統的泥潭。

2現有電算化會計信息系統的困惑。通過上述比較分析,我們發現,時下流行的電算化會計信息系統在表面上雖然已經與手工會計信息系統有了很大的不同,但究其本質而言,計算機只不過充當了傳統會計的工具,它僅僅只是會計信息處理手段的改變。電算化后的會計信息系統并沒有因為傳統的紙張、筆墨加算盤換成了電子屏幕和鍵盤而有絲毫改變,傳統會計信息系統的規程也并沒有因為計算機技術而有所改變。因此我們說,當前電算化會計信息系統是以現代信息技術來適應傳統(手工)會計信息系統的規則及其功能定位;而不是反過來,根據現代信息技術所提供的功能來改造傳統(手工)會計信息系統,它實際上是一種基于現代信息技術特征和手工會計信息系統的會計信息系統。它的表現形式即現有的會計軟件。

但是,為什么電算化會計信息系統的發展,會陷入傳統(手工)會計信息系統的泥潭泥?也許其中之過并不在于電算化會計信息系統發展的本身,而在于用以開發這些軟件的傳統(手工)會計信息系統的規則和處理程序,并沒有因為現代信息技術的發展,而有絲毫改變。既然如此,我們有理由相信這些規則或程序與現代信息技術的發展具有不適應性。而解決這一問題的根本癥結,還在于改造會計本身,而不單純是置換會計信息系統的挑戰。如果說紙張、文字、書寫等技術的發明,創造了復式簿記,那么,我們有理由相信,現代信息技術的誕生已經為傳統會計的革命準備了充分的條件。

三、對會計信息系統的思考

(一)會計信息處理流程的根本性再思考

我國加入WTO后,國有大中型企業正急待于進行運行機制的轉換,其中包括會計信息系統的變革。在人們尋求改革方法的歷程中,無論是優化會計核算和會計管理,還是精簡會計的組織機構;無論是提高會計人員的素質,還是投資高水平的計算機系統,雖然也或多或少在實際中發揮出一定的作用,但卻并未能從根本上建立一個全新的會計信息系統。究其原因,問題在于企業(會計)只是利用技術將現有過程(會計流程)予以快速化或自動化,而并不更改過程(會計流程)本身。因此,要想使企業績效(會計信息交易)的大幅度提高,必須打破舊有體制(傳統會計信息系統),重新開始,設計全新的會計信息系統。

(二)系統集成化思考

在信息社會中,信息將成為最重要的戰略資源。由信息進一步加工提煉成的知識智慧,將作為21世紀的企業生產和經營中的最強有力的一種智力工具和克敵致勝的武器,企業利用它,可在電子計算機的模擬中,運用虛擬現實的方法,準確而快速地求解企業所需的最優決策,在博奕中取勝。這將大大提高企業在激烈的市場競爭中的生存能力和競爭能力。同時,信息社會使世界進入一個科技發展高新化、信息傳遞高速化、商業競爭全球化、經濟決策科學化的嶄新時代。企業對市場變化的反應非常敏捷,要求能迅速、及時、正確地獲取所需信息,同時又要能對市場變化作出快速、準確的反應。要求企業管理高度市場化、信息化、集成化,通過一個完整、高效、可靠的會計系統把企業內外部信息經過綜合、提煉、創新、整理成系統的知識,由此提出科學的決策。

集成管理從本質上說是一種以系統論為指導的具體的整合性管理思想及方法,它圍繞高科技時代的企業特點,強調對技術、管理、組織等進行集成研究,從而使企業適應科技發展日新月異的環境要求,實現超速成長,并推動經濟增長方式的集約化。從理論上來看,集成管理可視為高科技時代各種具體管理思想、方法及先進工具的集成和綜合。

會計信息系統集成管理從形式上說是多維的、多方面的。

首先,它是企業管理應用信息技術的集成,它處于企業管理應用及信息技術結合的中介過程。

其次,從企業內部來看,它是面向數量的執行系統、面向價值的核算系統、報告及監控系統、分析及信息系統和規劃及決策系統的縱向集成和覆蓋生產、采購、銷售、成本監控等信息系統及企業規劃與決策等在不同層面上的橫向集成。

再次,從企業外部來看,InternetIntranet技術使企業管理全面實現計算機網絡化,它脫離了時間、地域及計算機本身束縛的交流方式,使企業內部及企業與市場間信息交流方式發生重大變革,為企業管理經營模式本身的重整和發展帶來新的機會。

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