研討人事檔案的問題
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1.人事檔案材料記載不連續(xù)、缺乏完整性
獨立學院聘用的大多數(shù)是青年教職工，有些教職工畢業(yè)后到外企、私企等沒有人事檔案管理權的單位工作了幾年，由于這些企業(yè)本身人事檔案意識就非常的薄弱，存在“人檔分離”的現(xiàn)象，沒有對職工相關材料進行歸檔，造成了檔案里沒有對其畢業(yè)后工作的工齡、業(yè)績、職務、職稱等經(jīng)歷進行延續(xù)的記載，無法體現(xiàn)其工作業(yè)績和技能水平，致使其到學院工作后工資福利待遇、職務聘任或職稱評定等人事管理工作受到影響。
2.人事部門對人事檔案收集、鑒定等日常管理不到位獨立學院人事部門一般不配備專職的人事檔案管理人員，兼職的檔案管理人員對檔案工作精力投入不足，大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案的鑒別特別是檔案價值的鑒別缺乏專業(yè)的檔案知識，致使該歸檔的材料沒有歸檔，不該歸檔的卻歸檔，導致人事檔案比較混亂，材料缺失或不夠準確。獨立學院廣大教職工對人事檔案歸檔內(nèi)容、管理范圍更是缺乏了解，不會主動向人事部門提供個人材料，導致符合歸檔范圍的人事檔案材料收集不全，常造成教職工在校工作期間形成諸如年度考核、職務提拔材料、取得專業(yè)技術職稱資格材料、工資調(diào)整材料、后續(xù)教育取得的學歷學位材料、入黨材料、科研成果、著作、論文、與用人單位簽訂的勞動合同等體現(xiàn)個人經(jīng)歷和水平的重要人事信息檔案材料缺失。由于收集、歸檔工作不扎實，反映教職工教學工作、科研成就和個人專業(yè)特點的原始材料不全或遺失，將導致教職工部分歷史經(jīng)歷產(chǎn)生空白的嚴重后果。
3、獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）之間的矛盾
獨立學院（托管單位）與人才交流服務中心檔案管理部門（管理單位）在空間上有一定的距離，空間上的距離使兩者之間產(chǎn)生了矛盾。其一，獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門是人事檔案的管理機構(gòu)，應對獨立學院的檔案工作進行指導和檢查，但由于在空間上有一定的距離，單位之間的聯(lián)系非常少，缺乏協(xié)調(diào)溝通。人才交流服務中心檔案管理部門被動地等待獨立學院上交檔案，由于沒有建立完善的檔案材料移交制度，獨立學院有許多應當及時歸檔的材料比如學歷的變化等，往往不能及時歸檔，甚至不能保證一年歸一次檔，不利于人事檔案的及時更新。其二，檔案管理與利用產(chǎn)生矛盾。由于空間的距離和檔案管理技術的落后，人才交流服務中心檔案管理部門無法為獨立學院提供及時、方便的檔案利用。人事檔案的最終目的在于利用，而人才交流服務中心目前開展人事檔案的服務只限于收集、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、開具檔案證明等，并且是原始的手工管理，對信息的查詢依舊是人工查找檔案實體，沒有應用現(xiàn)代化的信息技術管理，工作量大，效率低。獨立學院需要利用教職工檔案時，憑單位聯(lián)系函到人才交流服務中心檔案部門辦理，遠距離的、頻繁的來回查詢，對學院來說既低效又花太多的精力。人才交流服務中心檔案管理部門只是被動的存檔管理，不能對委托的獨立學院提獨立學院人事檔案管理中的幾個問題的探討李青青廣西大學行健文理學院供主動的、個性化的服務，在人才選拔、培養(yǎng)、開發(fā)及預測上無法為獨立學院提供高質(zhì)量的服務。
二、改進的意見和措施
1.獨立學院人事檔案科學化、制度化、規(guī)范化建設
獨立學院領導要重視人事檔案工作，人事檔案是人才開發(fā)的重要資源，是個人經(jīng)歷、思想品德、工作能力、職務、職稱等方面的真實再現(xiàn)，是發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才的重要依據(jù)，在獨立學院發(fā)展中處于基礎性的地位。獨立學院要做好教職工人事檔案工作，可根據(jù)獨立學院自身的情況，以《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作細則》、《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》及《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》等法律法規(guī)為依據(jù)，制定出適應獨立學院特征的、具有可操作性的、科學合理的、規(guī)范的人事檔案管理制度，使檔案管理部門和管理人員的工作職責明確，這樣人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用等工作就能做到有章可循、有規(guī)可依，既維護了檔案工作的真實性和嚴肅性，又讓獨立學院的人事檔案工作走上科學化、制度化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的軌道。
2.加強人事檔案宣傳力度,提高教職工的檔案意識
獨立學院人事部門應在每年的工作計劃中把加強檔案建設放在重要的位置，充分利用宣傳櫥窗、學院刊物、網(wǎng)站等多種媒體對教職工進行檔案知識的宣傳，提高教職工的檔案意識，了解人事檔案制度及條例，了解哪些材料應歸檔，使教職工自覺地配合人事部門及時做好檔案材料的收集、歸檔工作。經(jīng)過不斷的宣傳教育，使檔案意識深入教職工心中，化為自覺的行為，為人事檔案工作打下堅實的群眾基礎，使檔案工作走上良性發(fā)展軌道。
3.加強獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門的聯(lián)系與溝通
人事檔案工作需要依靠獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同協(xié)作才能做好。筆者從事多年的獨立學院人事檔案工作，人才交流服務中心檔案管理部門從來沒有聯(lián)系過獨立學院，沒有就檔案工作進行過交流、討論，只是坐等獨立學院上交檔案。獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門每年應定期聯(lián)系，召開工作會議，就人事檔案工作中出現(xiàn)的問題進行研究與探討，互相交流經(jīng)驗，共同把檔案工作做好。
4.加強人事檔案管理隊伍的建設
檔案管理人員的素質(zhì)、專業(yè)水平的高低，直接關系到獨立學院檔案事業(yè)的發(fā)展前景，因此，建立一支高水平的管理隊伍就顯得十分重要。由于獨立學院的人事檔案托管在人才交流服務中心，所以檔案管理隊伍的建設必須包括人才交流服務中心和獨立學院二支隊伍。人才交流服務中心檔案管理專業(yè)隊伍建設，必須高起點、高要求。這支隊伍應具有較高的綜合素質(zhì)，精通檔案學知識，熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，樹立全心全意為獨立學院檔案托管人員服務的思想。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案管理人員必須加強信息技術的培訓，使他們成為既掌握檔案管理專業(yè)知識又懂得信息技術的復合型檔案管理專業(yè)人員。另一支隊伍建設是獨立學院人事部門檔案管理人員。首先，獨立學院應充分重視這支隊伍的建設，在人員配備上，最好配有專職的檔案人員。即使是兼職的檔案管理人員，也應保證他們有充足的精力放在檔案管理工作上。其次，應加強檔案法律法規(guī)和檔案業(yè)務知識的培訓，提高他們的業(yè)務水平，才能保證檔案收集、整理的質(zhì)量。這兩支隊伍的建設是相輔相成的，人才交流服務中心檔案管理人員應主動地深入到各獨立學院檔案管理工作中去，做好業(yè)務指導工作，一方面使獨立學院檔案歸檔工作做到正確、完整、規(guī)范；另一方面，人才交流服務中心檔案管理人員在業(yè)務指導的過程中會發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，在解決問題的過程中促使他們不斷地提高自己的業(yè)務水平；第三方面，這給雙方提供了一個思想溝通、工作協(xié)商、信息反饋的平臺，通過雙方的互動協(xié)作把檔案工作做得更好。
5.加強人事檔案信息化建設
獨立學院在人事管理工作中隨時需要查閱、利用教職工檔案信息，以便對教職工作出及時、正確的評價。若人才交流服務中心檔案管理部門仍然使用傳統(tǒng)的服務方式，需要獨立學院派人前來查閱檔案，則費力費時，很難滿足獨立學院人事管理的需要，這也使人事檔案的利用價值受到限制。檔案管理部門應當與時俱進，采用現(xiàn)代化的管理手段和技術，利用信息技術，把傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案，制作成數(shù)字化的人事檔案信息庫，使人才交流服務中心、獨立學院可以通過網(wǎng)絡對人事檔案信息庫進行及時更新、查閱，實現(xiàn)遠距離地對人事檔案信息庫進行動態(tài)管理和維護，省時省力，這樣可極大提高人事檔案利用價值。因此，加強人事檔案信息化建設，開發(fā)人事檔案管理軟件，建立人事檔案信息庫，將是獨立學院與人才交流服務中心檔案管理部門共同努力的方向和目標。
作者：李青青單位：廣西大學行健文理學院
