文件管理系統

前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇文件管理系統范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

文件管理系統范文第1篇

【關鍵詞】php技術 網絡文件管理 系統設計

一、文件管理現狀

就目前的文件管理來說，主要有三種方式，比較傳統的兩種就是將文件存儲在個人的電腦硬盤上以及將文件存在移動存儲介質上，如移動硬盤等容易攜帶的介質。之所以說這兩種方式比較傳統，是因為相對于目前的發展狀況和用戶需求來說，它們已經趨于落后，這主要體現在兩者各自的弊端上。對第一種方式來說，它的弊端就在于不易攜帶，不辯解；而相對于第二種方法來說，雖然便于攜帶，卻有著容量小、已損壞的缺點。而來那個著共同的缺陷就是無法實現有效的共享，數據信息間的交流度不夠。那么第三種方法就是比較便捷且擁有高共享度的方式，就是將文件存于網絡服務器上，構建一個安全便捷的文件管理系統。

二、PHP技術的網絡文件管理系統的特點與優勢

（一）具有靈活性。網絡文件管理系統不僅可以在單機上供個人使用，也可以在網絡上供多人使用，具有靈活性，同時，文件的分類匯總工作做得很好，用戶在進行文件管理時可以盡情享受管理系統所帶來的靈活與便捷。

（二）管理便捷。在文件查找方面，文件可以通過錄入關鍵詞、標題、作者、摘 要等一些信息進行查找，大大提高了文件查找的速度，這是基于網絡文件資源的豐富性，同時，查找好的文件也包含了文件的許多具體信息，為文件的使用提供了便利。

（三）安全性高。首先，文件管理系統的安全性體現在權限的認證上，需要通過密碼和口令才能夠進入系統，同時，管理員和用戶的權限也不同，這就很好的阻擋了攻擊分子對文件的攻擊和對信息的泄露。另外，網絡文件管理系統是建立在網頁瀏覽的基礎上的，這就與傳統電腦存儲文件不同，它避免了文件存儲于個人電腦上的一些列不可預見的危險，如電腦病毒、黑客攻擊等，這就避免了文件和信息的泄露，提高了安全性。

（四）功能齊全。網絡文件管理系統就文件管理來說是功能完善的，用戶不僅可以對文件進行一些常規的管理如文件的查找、瀏覽、下載、共享等，同時網站對文件的管理也是非常到位的，不僅實現了文件管理的便捷，更提高了文件的安全度。這與傳統的文件管理形式相比起來，更加便捷與智能化，大大提高了人們的工作效率。

三、文件管理系統的設計追求的目標

（一）滿足用戶需求。文件系統的設計必須要以滿足用戶需求為根本出發點，在操作界面方面，一定要保證簡單明了，易操作，實現用戶操作的便捷性。

（二）保證系統安全。系統的安全對于文件信息和用戶跟人來說，都是及其重要的，這也是文件管理系統設計的基本要求。在安全性反方面，系統設計時要保證登錄界面的安全性。在用戶登錄時，要設置密碼進行驗證，并且在系統加密方面，也要采用最先進的加密技術增強系統的保密性。

四、文件管理系統的設計

（一）系統設計的基本要素。系統的 WEB 服務器為 Apache，開發語言是 PHP，所謂PHP是一種運行在服務器端的嵌于HTML的腳本語言，具有安全性高、運行穩定等優點。系統的管理模塊主要包括用戶認證、用戶的記錄包括信息記錄與操作記錄、用戶權限判斷和系統安全管理等。這在我們下面的文章中將會介紹到。系統的存儲空間包括個人與公共兩個存儲空間，個人用戶空間是具有私密性的，存儲著用戶的私人信息并保證著這些文件的安全性，當然，注冊用戶可以對個人的文件進行管理；而公共空間則是向用戶開放的，用戶可以對公共文件信息進行瀏覽，并下載使用，為用戶提供大量的文件與信息。

（二）系統主要功能模塊

1.用戶登錄界面。用戶登錄是進入系統的第一步，也是系統設計的第一步，用戶登錄界面主要包括用戶名和用戶登錄密碼的信息。

2.權限設置與認證。在用戶登錄后，服務器需要對用戶進行權限的驗證，這里是針對普通用戶和管理員的權限進行設置的，普通用戶對個人存儲文件具有查閱、刪除、移動、分享等權利，并且能夠瀏覽和下載公共文件，但不能對公共文件進行移動、刪除、編輯，這是只有管理員才能進行的操作。用戶權限的認證對于整個文件管理系統的安全也有著重要的意義，是文件管理的一道安全屏障。

3.用戶注冊。用戶注冊也是一個重要的功能模塊，注冊后的用戶能夠在普通用戶的操作權限基礎上對個人文件進行編輯、移動、刪除等操作。

4.文件管理功能模塊。系統的核心模塊就是文件管理，主要功能包括文件資源的搜索、文件資源瀏覽功能、文件的上傳與下載、文件分類管理等。文件資源信息都在網頁中顯示，而且文件自身信息完整，用戶在對文件資源進行搜索時可以通過文件標題、關鍵詞詞、上傳時間、作者等多方信息快速搜索到文件，方便快捷，并且網上文件資源本身信息量巨大，且分類齊全，對于用戶來說是強大的信息資源庫。文件的上傳是基于PHP技術的，是文件的上傳更加快捷智能，文件下載顧名思義就是為用戶提供文件資源下載的功能，在這個過程中，文件的路徑、服務器信息等都是被隱藏和保密的，具有極高的安全性。而文件的分類管理則包括對公共文件好個人文件的分類管理。另外，文件管理也包括文件刪除、編輯的功能，這是針對用戶對于私人文件的管理來說。

五、結語

文件管理系統范文第2篇

關鍵詞 ：電子文件管理系統；通用功能要求；IS0 16175；比較

中圖分類號：G271文獻標識碼：A

蔣術

一，引言

“與紙質文件相比，電子文件管理最大的特點就是化載體控制為系統控制。也就是說系統將取代載體成為電子文件管理方法體系的核心”…。電子文件從生成到銷毀或永久保存，一般流經三個信息系統，分別是形威電子文件、支持單位工作開展的業務系統，我們稱之為電子文件形成系統( Electronic DocumentsManagement System，以下簡稱EDMS)；從EDMS中識別、捕獲電子文件，維護電子文件與業務、電子文件與電子文件間的各種聯系，提供利用和對電子文件進行處置的電子文件管理系統( Electronic RecordsManagement System．以下簡稱ERMS)；負責維護電子文件和長期保存利用的數字檔案館系統（又稱可信數字倉庫，Trusted Digital Repository，以下簡稱TDR)。這三個系統之間的關系如“圖1”所示。本文所比較的兩個標準主要針對的就是ERMS的功能要求，它們都是指導開發合規的ERMS的最新綱領性規范。在現代辦公環境下，對電子文件的有效管理主要靠ERMS，維護電子文件的真實性、可靠性、完整性、長期保管和利用電子文件也是依靠ERMS。可以說開發的ERMS是否合規、功能是否完善決定了電子文件管理的成敗。世界各國都很重視ERMS的開發，紛紛制定相關標準，明確ERMS功能需求，規范其開發過程，比如：歐盟的《電子文件管理范例要求》( Model Requirements for the Management of Electro-nic Records 2，簡稱MoReq2)、美國國防部的《電子文件管理軟件應用系統設計評價標準》( Design Cri-teria Standard for Electronic Records Management So-ftware Application，簡稱DoD5015.2-STD）、ISO16175等。由于文件管理工作、科技發展水平、文化傳統等方面不同，各國指導ERMS開發的標準規范既有一定的相同之處，又有各自特色。本文擬就我國與ISO規范ERMS開發的兩個標準（《電子文件管理系統通用功能要求》和IS0 16175）的異同點進行比較研究，以期對我國ERMS開發部門、文檔管理部門了解和認識國際標準，推動我國ERMS的合規性建設有所裨益。

二，標準簡介

2013年6月1日實施的《電子文件管理系統通用功能要求》（下文簡稱《要求》）是目前我國唯一一部電子文件管理系統功能需求標準。此前，由于我國沒有相關標準，各部門開發出的ERMS功能很不完善（見下文調研結果），難以對各部門生成的電子文件進行有效管理。該國標的出臺，旨在規范我國ERMS開發，提高我國電子文件管理水平，保證電子文件的真實、可靠、完整。國標分為六個部分：范圍、規范性引用文件、術語和定義、總則、基本功能要求和可選功能要求。IS0 16175共三個單元，均是國際標準化組織采標自2008年7月第十六屆國際檔案大會頒布的《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》( Principles and Functional Requirement for Recordsin Electronic Office Environments，下文簡稱ICA-Req)。“2010年12月，ICA-Req第一、第三單元被國際標準化組織采用。201 1年4月，ICA-Req第二單元被國際標準化組織采標為國際標準IS0 16175的第二部分。至此，ICA-Req的三個單元悉數成為國際標準《信息與文獻一一電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》(IS0 16175)的三個部分。第一單元是概述與原則綜述，第二單元是ERMS指南與功能要求，第三單元是EDMS指南與功能要求。”本文主要比較《要求》和IS0 16175:2-2011即與ERMS功能需求相關的部分。這兩部標準都是集大成之作，在各自領域都很有影響力，具有很強的時代特性，通過對比了解其異同，對我國ERMS開發部門了解國際前沿大有裨益。

三．基本信息

通過“表1”我們發現：《要求》和IS0 16175：2—2011適用范圍基本一致，即適用于機構ERMS的設計、審核和實施；它們都詳細的對相關術語進行了界定，以便標準能更好地被使用者理解；它們都引用了相關標準和規范，都是集大威之作；從書寫形式上看，《要求》和IS0 16175:2-2011都是先寫功能要求概述，后文均以表格的形式對概述內容展開分塊進行條分縷析的羅列，不同的是，對羅列的每一項ERMS功能要求條款，《要求》給出了“必選”（必須采用）和“可選”（可根據用戶需要選用或不選用）兩種，而IS0 16175:2-2011給出了三種，分別是“Must”（必須的、絕對的要求，必須選用）、“Should”（不使用這條規則的理由有說服力時可不予考慮）和“May”（真正的可選項，可以忽略或采納），更加的細致；《要求》與IS0 16175:2-2011的不同點還體現在ISO16175的起草者有具體實踐部門如軟件經銷商的參與，而《要求》則是政府機構和高校合作的產物；《要求》可以看做是一個整體，主要論述ERMS的通用功能要求，而IS0 16175三個單元即相互獨立又相互聯系，要了解ERMS的功能要求僅僅看IS016175:2-2011是不夠的，還必須參考IS0 16175:1-2010概述與原則綜述，它是IS0 16175綱領性部分；由于是國際標準，IS0 16175參考的文獻涉及到全球具有影Ⅱ向力的項目如InterpARES和各國國家標準，而《要求》主要引用自身體系內的標準規范，這可能是由各自的服務對象不同所決定的。

四，標準相關內容

“圖2”和“圖3”分別給出了《要求》和ISO16175:2-2011對ERMS功能要求的框架圖。

《要求》的基本功能四個模塊大體對應ISO16175:2-2011功能要求中的四個模塊（設計模塊ISO16175:2-2011未予詳述），它們之間的對應關系見“圖4”。《要求》和IS0 16175:2-2011中都規定ERMS應該根據機構自身實際情況建立分類方案，并賦予其唯一的識別符，均強調只有授權用戶才能創建分類方案等。《要求》為了保證分類方案的質量和穩定性，還規定了維護分類方案的條款，包括對類目進行拆分、刪除、復制、合并等。它們對元數據的捕獲均貫穿整個電子文件生命周期，在文件流轉的每一個環節，在對文件進行操作的每一個過程，元數據都不斷地生成，像滾雪球一樣越來越多，并且都要求ERMS對元數據必須集中存儲、管理和維護。具有獨特性的是《要求》中規定了ERMS應該支持管理員定義和維護不同的文件類型模板，這樣就極大地簡化了機構文件管理的復雜度。如機構只需要提供必要的信息如發文機關、文種、正文等，系統就可自動套用模板生成完整的文件。IS0 16175:2-2011的附錄中提供了一張《審核現有電子文件管理系統是否符合規范要求的對照檢查表樣表》，很值得《要求》學習，這張表使評價ERMS是否符合規范具有可操作性。關于安全方面，IS0 16175:2-2011主要使用訪問控制（根據基本工具，它是用來描述網上信息資源，加強對網絡資源搜集、開發、組織與利用的數據集合”。文件管理元數據包括識別、認證文件和文件背景關聯等信息，以及生成、管理、維護和使用文件的人員、流程和系統信息，文件管理政策等。只有具有關鍵特征的元數據文件才是真實有效的文件。元數據在文件的流轉過程中不斷增加，無處不在，有效地保障了文件的真實、可靠、可用和完整。

2在操作層面上特別強調通過權限控制等保證文件的真實可靠。比如只有獲得相關權限，才能定義和維護分類方案、保管期限表等。

3最大限度地保證電子文件的真實性、可靠性和完整性。系統盡量減少人的操作，如相關數據系統自動捕獲，制定文件類型模板、統計模板等。不得不由人進行操作時，要用元數據記錄其操作過程。

五．開發合規性軟件的建議

中國人民大學信息資源管理學院“電子文件管理機制研究”課題組采取實地調查和問卷調查相結合的方式，于2007年6-12月間對我國153家中央直屬機關、省級檔案機構、企事業單位的電子文件狀況進行了調查，結果顯示： “已使用電子文件管理系統( ERMS)的機構占79.6%；僅有25.6%的電子文件管理系統能夠接收和管理機構內部形成的所有的電子文件．74.4%的電子文件管理系統（或模塊）不能接收和管理數據庫、電子郵件、多媒體文件、網站文件等；只有2%的機構的電子文件管理系統（或模塊）具有元數據捕獲和對電子文件真實性的認證功能。不能進行元數據統一管理的系統，我們認為是不合格的系統；37家單位的系統聲稱具有歸檔功能，卻沒有一家有規范的功能需求；11家單位的系統聲稱具有鑒定功能，卻沒有一家有電子文件保管期限表；22家單位的系統聲稱具有元數據捕獲的功能，卻沒有一家執行元數據規范；34家單位的系統具有長期保管功能，卻有21%已經出現了電子文件無法讀取的情況；17家單位的系統具有遷移功能，卻有仍有24%已經出現了電子文件無法讀取的情況”。

從上述的調查數據中，我們不難發現，所調查的153家機構的電子文件管理系統功能很不完善，開發很不規范，難以保證電子文件的真實、可靠、完整和長期保存。因此，按照最新《要求》開發合規的ERMS刻不容緩！

1 基于前沿，遵從規范

“將現實中保障電子文件質量的管理元素（管理方法、相關制度、功能需求）技術化于ERMS功能中，通過該系統的運行達到理想的電子文件管理，已成為全球IT界和文件管理領域的共識”。上述的調查是在《要求》實施之前，當時的ERMS開發尚無統一指導標準，質量參差不齊在所難免。但是，作者近期通過網絡調研，試用我國科技公司開發的ERMS發現，它們仍然沒有參照最新標準開發系統，沒有元數據捕獲功能，如“華天動力協同OA辦公系統”等。筆者認為，ERMS的開發必須遵照最新標準。當然，由于我國標準制定的滯后性，開發部門可以參考相關國際標準。從前文的比較中我們可以發現，IS0 16175:2-2011中對ERMS的功能需求大體涵蓋了《要求》的基本功能模塊。當然，在沒有國內標準而引進國際標準時，一定要根據引進單位具體情況進行“改造”。

2基于業務，實用適用

“ERMS未來的發展方向必須緊密聯系政務業務和過程，支持基于證據的善治和協同服務”。因此，以部門的具體業務為基礎，打造實用、適用的系統，合適的才是最好的。比如，檔案鑒定工作完全可以依靠ERMS提前到文件形成階段，由文件起草者根據系統提供的檔案保管期限表進行鑒定，因為檔案的鑒定理應由最熟悉文件的人決定。對文件的著錄信息，應該存儲到數據庫中，當文件到達歸檔階段時，大量著錄信息已經具備，這樣就極大地減輕了檔案部門的壓力，也就是要做好ERMS與TDR的銜接工作。

3基于元數據，確保真實可靠

電子文件管理最大的挑戰在于如何確保文件的真實可靠與長期保管，而元數據為保證電子文件的真實可靠提供了證據。 “ERMS的開發全程應該以元數據為基礎，實施抓取、保管、維護元數據，盡量避免人為的元數據操作。對于不得不進行人為錄入的描述性元數據應該做好權限的控制和監督審核工作，使元數據需求越來越趨于細化和規范”。元數據是ERMS開發的主線，貫穿系統開發的每個環節，做好元數據管理工作可以說是開發合規ERMS的關鍵所在。

4基于前端，全程管理

業務系統、電子文件管理管理系統和數字檔案館系統是緊密聯系在一起的，絕不能孤立地對待。因此，要把握全程，統籌兼顧，做好各系統之間的銜接工作、數據共享工作等。ERMS管理的是業務活動中產生的文件，假如沒有合規操作，比如起草的公文不符合最新的《黨政機關公文格式》( GBIT 9704-2012)，那么這份文件的真實性、有效性則無從談起，后續的分類、歸檔、處置等工作將變得毫無意義。因此，ERMS的開發一定是基于前端的（指文件的形威階段），必須做好前端控制，它是后續工作的基礎。

參考文獻

[1]劉越男，提升電子文件管理系統質量的路徑分析[J]檔案學研究，2010(5)：82-86.

[2]國際檔案理事會．電子辦公環境中文件管理原則與功能要求[M]．王健，譯．北京：中國人民大學出版社．2012:1．

[3]國家電子文件管理部際聯席會議辦公室，等．GB/T29194-2012電子文件管理系統通用功能要求[S]．北京：中國標準出版社，2012:1．

[4]姜曉曦，孫坦．2007年國外元數據研究進展[J]圖書館建設，2009 (4)：107-112．

[5]張寧．我國電子文件管理現狀調查與思考【J】檔案學通訊，2008 (6)：15-19．

[6]劉家真．電子文件管理一一電子文件與證據保留[M]．武漢：武漢大學出版社，2009: 35．

[7]安小米，張維，孫舒揚．電子文件管理的國際進展、發展趨勢與未來方向[J]檔案學研究2012(3):82-86．

文件管理系統范文第3篇

信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質文檔相比，電子檔案的應用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學性。盡管使用電子文件檔案管理系統對檔案進行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統的普遍應用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。

一. 電子文件檔案的概念及特點

根據2002年國家質量監督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規范》，可以得知電子文件是指“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。

電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯網等發生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。

電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。

電子文件檔案信息依賴于設備及環境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現，沒有這些計算機系統的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統，所以計算機系統所處的環境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。

電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統，所以互聯網的存在使得電子文件檔案信息可以實現世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統的電子文件檔案信息也會受到計算機系統漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。

二. 我國目前電子檔案文件管理系統存在的問題

隨著電子文件檔案管理系統在企事業單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統隨著科學技術的發展而得到了一定的發展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。

電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。

電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環境的安全性，網絡環境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數據更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環境等影響，載體理化性質的改變會造成數據的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優勢甚至吸引網絡駭客的關注。

電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監管，仍然不能很好的發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。

三. 電子文件檔案管理系統的優勢

電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現對聲音、圖像、影像的存儲和處理。

電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規整，并且根據文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規整，可以避免文件的缺漏。

有利于信息整合和開發利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統，有利于實現信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。

四. 意見及建議

加快電子文檔工作的現代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優化配置現代化的電子文件檔案管理系統，配備優良的硬軟件工作環境，最大程度上確保電子文檔現代化的可實施性

確保電子文件檔案可長期使用。由于網絡安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應該定期對電子文檔進行復制和保存，并定期更新網絡安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進行歸整的同時也進行紙質版歸檔，以保證數據的有效性并實現數據來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質版進行保存。

文件管理系統范文第4篇

[關鍵詞]電子辦公系統　電子文檔管理系統　電子文件管理系統　信息生命周期管理　業務信息集成管理系統

[分類號]C931

2009年，課題組對珠江三角洲地區、湖南株洲以及天津開發區的250余個政府信息中心進行了問卷調查，并對南方電網下屬的多個公司進行了實地調研與訪談，發現不少省市級政府部門、央企的電子辦公系統基礎設施建設已經基本完成，正在探索如何將機構內的電子文檔管理系統、電子文件管理系統集成起來，在遵從法規的基礎上協同工作。但更多的機構和組織尚未認識業務信息系統集成管理的重要性，仍然沿用傳統的文檔、文件分離的管理模式管理電子文檔，使被保留的業務信息面臨多種風險。

1　電子業務信息集成管理的必要性

電子業務信息集成管理是指采用IT手段將同一機構內的電子文檔管理系統、電子文件管理系統整合為電子文檔與文件管理系統，使其集電子文檔創建、保存、流轉、利用和歸檔于一體。這個問題的提出是基于以下幾個原因：

1.1　文檔與文件分離的管理模式不適于電子環境

長期以來，機構的業務信息是分由業務管理部門與檔案管理部門分別管理的。業務部門僅對文檔進行管理，檔案部門則專門管理歸檔后的文檔(即檔案)，如圖1所示：

同一機構內的文檔與文件相離散的管理模式，在電子環境下是難以滿足文件歸檔要求的。文檔管理與文件管理的管理目標的差異，造成沿用傳統管理思想設計的電子文檔管理系統(EDMS)與電子文件管理系統(ERMS)的離散狀況。

EDMS與ERMS盡管都要捕獲元數據，但前者是為便于文檔檢索、版本與存取控制，并不考慮捕獲文件管理元數據(如文件來源的詳細信息、文檔產生的技術環境描述信息、文檔管理過程的痕跡等)，其后果是無效歸檔產生。所謂無效歸檔，即缺乏來源與過程信息的電子文件失去歸檔價值。只有在EDMS內置人文件管理需求，才能將電子文檔管理與電子文件管理邏輯地關聯起來，無效歸檔問題才可能解決。如圖2所示：

20世紀初，隨著辦公自動化的普及，很多國家更新或擴充了原有的文件管理系統功能需求規范，使其順應信息技術變化對文檔管理的要求。如歐盟在2008年了電子文件管理功能需求更新擴展版(MoReq2)，在整個規范中都擴充了文檔管理與文件管理相互關聯的功能需求，“10.3文檔管理與協同工作”對文檔管理系統明確地提出了文件管理需求。此外，聯合國與其他國家也都有整合文檔管理與文件管理的系統功能需求規范的出臺。

1.2　滿足法規遵從要求

隨著人們對數字信息認識的加深以及電子辦公中問題的凸顯，國家與一些行業組織要求機構在法律框架下管理電子數據，保證其真實、完整與可用，特別是一些關系民生的企業(如金融、財務、醫藥、食品等系統等)，其電子辦公系統必須具有文件管理功能，保證生成的電子文檔具備可說明其來源、管理過程、保存痕跡及生成環境的說明性數據，以便隨時接受審計與調查，保障客戶、合作伙伴和其他股東等的利益。

在電子辦公環境下，必須依靠集成和可認證的業務信息管理系統才可能滿足以上法規遵從要求，保障電子辦公系統中生成的重要文檔可防止變更、利于檢索、便于審計與應對可能的訴訟，保障歸檔的文件可傳承這些數據的信息價值、管理價值與歷史價值。美國新墨西哥州EDMS／ERMS應用標準項目組指出，業務信息集成管理系統要求EDMS與ERMS有關聯的部分必須覆蓋，相關功能必須集成，使整個機構的工作流程、業務信息管理無縫連接與整合，全面、系統地控制業務信息的精確度、完整性以及可利用性；將重要的電子文檔與電子文件都存儲在處于日志管理嚴密監控與授權存取的檔案環境中，以滿足法規遵從要求并實現直接成本的節約。

1.3　優化存儲環境與信息共享

長期以來，文檔、文件與資料都由機構的不同部門分別管理，要使用這些信息，必須到不同部門去獲取。若是按照傳統的離散管理方式，很多正在業務流程內流轉的文檔，是無法在文件管理系統中獲取的。整合后的業務信息集成管理系統，可通過機構內的同一檢索平臺，搜索引擎就可能全方位地提供所需的當前業務活動信息與累積的歷史文件信息，以達到集腋成裘的最佳效果。如圖3所示：

業務信息集成管理系統整合了存儲環境，便于使用不同的存儲管理工具，有效處理已存儲信息，使信息存儲及管理隨信息價值的變化而改變。在電子辦公環境中，管理與利用信息變得日益復雜，更多地依靠將現代管理理念融入IT技術，利用軟件管理替代手動管理流程。業務信息集成管理系統的實質是將文檔管理、文件管理和信息提供有機結合起來，構建一個高度智能化的人機交互系統，實現文檔與文件管理的整合，提高機構和組織的工作效率與應對社會需求的能力。

2　機構業務信息集成管理框架設計

盡管我國從文檔一體化的角度討論業務信息集成管理系統架構的理論文章不多，但我國不少大型企事業機構與政府部門已經開始建造這類系統。圖4是在對這類集成系統調研基礎上，經過歸納、總結與提煉后勾畫的業務信息集成管理系統框架。

可見，機構業務信息集成管理系統主要由電子辦公系統、電子文件管理系統與電子文檔交換平臺及數據交換中心構成。與傳統管理方式不同的是，以上4個部分盡管各司其責，但卻以業務流程為主線，利用信息技術與管理制度相互關聯為一整體，以保障業務數據的有效性、可用性和可理解性。為達到該目的，以上4個部分須具備的基本功能如下：

2.1　電子辦公系統

電子辦公系統主要是支持日常辦公與事務管理，便于機構和組織的工作流管理與協同工作，并維護重要文檔安全與將其傳入電子文件管理系統。為滿足業務信息集成管理需要，原電子辦公系統的功能需要重構。除保留已有的控制、捕獲、訪問和安全、處置、查找與檢索功能外，還必須補充的功能有：標記重要文檔，文件管理元素據的添加與捕獲，多版本管理，輸出與脫機保存等。

?標記重要文檔。重要文檔是待歸檔的文檔與遵從法規必須保留一段時期的文檔。對重要文檔標記的目的是便于電子文件管理系統對重要文檔的識別與捕獲以及分類保存與嚴格管理。

?文件管理元素據的添加與捕獲。重要的電子文檔必須攜帶與文檔保持緊密聯系的描述性數據(即文件管理元數據)，用以說明重要文檔的內容、產生的背景、結構及其管理過程等，因此，系統必須具備保障文件管理元素據捕獲的功能。

?多版本管理。對于同一文檔的多個版本，系統必須進行標記并建立它們之間的聯系，支持文檔草稿

的使用，并維護各版本的電子文檔的完整性。

?輸出。電子辦公系統的輸出功能，應不僅能使電子文檔與其相關的元數據一并完整輸出并保持聯系，還要求與電子文檔及其所在文件夾相關的審計跟蹤日志也能一并輸出。

?可脫機保存完整的業務信息。利用移動存儲設備可同時保存電子文檔與其關聯的元數據，并保持文檔與元數據的原有聯系。

2.2　電子文檔交換平臺

電子文檔交換平臺的主要作用是接受電子辦公系統的重要文檔并導人電子文件管理系統，它是電子辦公系統與電子文件管理系統的接入平臺或接口，是通過IT技術整合文件管理與文檔管理的重要橋梁。為了實現電子文檔管理系統與電子文件管理系統無縫連接與整合，電子文檔交換平臺必須具有以下基本功能。

?接受各類重要數據。由于電子辦公系統的應用工具種類繁多，電子文檔交換平臺需具有強大數據接口，可在線或離線接收不同類型的重要電子文檔。

?平穩地在電子文件管理系統與電子文檔管理系統間移動數據。所謂平穩移動是指當數據在文檔管理系統與文件管理系統流動時，可保持文檔與其元數據原有的關聯不變。

?數據比對。對電子辦公系統傳來或導入的重要文檔的文件管理元數據是否齊全完備進行數據比對，對不合格者不予傳人。如圖5所示：

2.3　電子文件管理系統

電子文件管理系統的主要功能是捕獲重要文檔、登記文件，并對保存其中的文件和文檔進行有效控制、維護與處置等，保證其完整與安全。為適應業務信息集成管理需要，電子文件管理系統需要增加以下功能：前端捕獲文檔，多版本文檔的管理，標識文檔與文件，安全控制，分層存儲、統一管理功能。

?前端捕獲是指電子文件管理系統在電子辦公系統捕獲文檔，并在捕獲后視情況給予其唯一標識符并宣布其成為文件的行為。

?多版本文檔的管理是指電子文件管理系統應具有對電子文檔多個版本的辨別與管理能力，可將同一內容的多個版本捕獲并指定其中某一文檔作為文件歸檔，將不同版本的所有文檔分散存儲并保持關聯，版本編號清晰可見以供檢索或搜索。

?系統應對捕獲的重要文檔進行分類與標識，以便文件與保留文檔清晰可辨。

?安全控制功能要求系統通過權限控制與日志管理等功能，保護歸檔文件與保留文檔的真實與完整。

?系統能夠在統一存儲空間內，將電子文件與重要電子文檔分層存儲、統一管理。

2.4　數據交換中心

數據交換中心應是機構對內提供利用的公共平臺，也是向專業檔案館或公共檔案館提供移交的橋梁，其主要功能有數據移交、存儲與檢索等。在該公共平臺上，應具有與電子文件管理系統內設資源庫相分離的數據資源檢索庫，為機構內職工提供電子文檔與電子文件的綜合查詢。

3　機構業務信息集成管理系統實例

在我國，政府與一些大型的企事業單位已經建立了本系統或本單位的業務信息集成管理系統，圖6是這些集成系統文檔形成、捕獲與管理的示意圖：

可見，電子文檔的生成、流轉過程基本一致，只是電子文檔歸檔捕獲方式不一致。以下通過實例說明集成后的新增功能。

3.1　電子文檔的元數據捕獲

為防止無效歸檔發生，電子辦公系統均具有文件管理元數據捕獲功能，圖7是元數據捕獲的解決方案的實例：

為保證電子文檔管理系統對文件管理元數據捕獲并建立與其文檔的關聯，該系統采用了兩種措施：①文檔的元數據信息表單前置；②系統嵌入必須捕獲的元數據，以便選擇性捕獲。

圖7顯示了兩份元數據信息表單。接到文檔保存命令后，系統首先提出該文檔的元數據信息表單并要求文檔形成責任人填寫，只有填寫完畢才可添加擬保存的電子文檔(見該圖左下部)進行保存。一旦點擊保存，電子文檔與元數據表單就捆綁一體存入系統，持久保存元數據與文檔的關系。

圖7還顯示，為了方便與準確捕獲元數據，系統事先嵌入了必須捕獲的元數據并以下拉框方式提供捕獲選擇。這要求電子辦公系統支持常見電子文檔元數據模板的定義，并可為不同類型的文檔模板(如表格、報告、信函等)設定不同的文件管理元素據集。

接口平臺上的數據比對功能為元數據錄入質量把關，可降低歸檔前文檔元數據捕獲不全的風險，如圖8所示：

圖8左圖是必要元數據填寫不全退回文件形成者(見左圖上方的不可歸檔字樣)，右圖是經過數據比對后被電子文件管理系統接收的文檔元數據表單。

可見，IT管理在整個元數據的產生與捕獲過程中起到強制、協調、監督與審查作用，不僅提高了工作效率，也減少了不同部門間的責任推諉帶來的摩擦。

3.2　電子文檔的歸檔捕獲

由圖6可見，集成管理系統可提供兩種不同的捕獲方案，分別適于不同類別的電子文檔的在線歸檔捕獲。圖6的歸檔接口可提供行政公文的實時歸檔捕獲，而預歸檔平臺是為捕獲形成周期長的文檔準備的。

實時在線歸檔捕獲較為簡單。滿足歸檔要求的電子文檔通過系統接口傳人或導人電子文件管理系統后，系統會在導人工作完成后傳出歸檔日志以顯示導入是否成功(見圖9左)；系統也可自動生成某段時期內歸檔移交成功的統計表(見圖9右)，以便定期比對移交紙質紅頭文件。

對于需要積累一段時期方可在線導入電子文件管理系統的重要文檔，必須建立預歸檔平臺，指定個人文檔積累空問。預歸檔平臺可以設置在電子辦公系統內，也可設置在電子文件管理系統。無論位于業務信息集成管理系統的那個部位，其管理過程都是一樣的。預歸檔平臺的文檔積累也必須配置相關的元數據，并與電子文檔保持緊密聯系。

圖10是在預歸檔平臺上積累電子文檔的實例。當用戶點擊目錄樹的節點時，系統首先呈給用戶的就是該文檔的描述信息(元數據)，填寫完畢點擊“添加”，被積累的文檔添加到系統的同時，該文檔的描述信息也與文檔聯系在一起。待文檔積累齊全完整，滿足歸檔條件后，選擇待歸檔的文檔條目并點擊“歸檔”，被積累的電子文檔便傳人電子文件管理系統。

4　結論與討論

業務信息集成管理系統不僅能整合電子文檔管理與電子文件管理，還可以數字檔案館為資源提供平臺，將與業務相關的當前信息資源(在線文檔)、歷史信息(歸檔后的文件)與資訊集成為一體形成機構業務知識庫，通過搜索引擎提供網頁快照和詳簡可選的業務信息服務。因此，業務信息集成管理系統將是機構內電子資源管理的發展趨勢。

文件管理系統范文第5篇

一、設置操作員

1、出現的問題及原因

許多初學者注冊進入系統管理模塊后，直接就建立新賬套。在按照建賬向導提示，進入到第三步時，系統提示確定賬套主管。而建賬向導中只能在賬套主管下拉菜單中選擇，不能輸入，由于還沒有設置操作員，因此就沒有可選擇的操作員而無法繼續操作下去。

2、解決方法

建立新賬套之前，應先進行操作員的設置，以便建立會計核算賬套后指定會計主管，及為操作員進行權限分配。正確的操作步驟應是：啟動系統管理模塊并進行注冊設置操作員建立新賬套。

二、給操作員賦權

1、出現的問題及原因

按照會計制度規定，憑證的填制與審核不能是同一個人，因此，在進行審核之前，需先更換操作員。有的初學者在填制完憑證后，要進行審核憑證操作時，發現沒有其他的操作員可以更換，即在【文件】菜單中的【重新注冊】功能中，可供選擇的用戶名只有制單人一個。出現這種情況的原因是，在給操作員賦權時，沒有選中自己的賬套。因為在一個單位的財務部門，可能需要對下屬多個獨立核算的單位設賬，每一個單位需建立一個賬套，這樣可能導致同一臺計算機中存在多個賬套。而初學者在進行操作員賦權時，往往直接選中界面左側的操作員行，沒有注意界面右側上面的賬套號和賬套名稱。

2、解決方法

回到系統管理的【權限】菜單，選擇正確的賬套號、賬套名稱和正確的操作員，再對其賦權即可。

三、會計數據備份

1、出現的問題及原因

由于計算機在運行時經常會受到來自各方面因素的干擾，有時會造成會計數據被破壞。因此，為了保證會計數據的安全，必須經常對會計數據進行備份。有的初學者可能已通過賬套輸出功能進行了賬套備份，但打開目標文件夾卻發現是空的。造成這種情況的原因是，在備份時，只是選中了目標文件夾沒有將文件夾雙擊打開，備份數據并沒有裝入目標文件夾內，而是存放在上一級文件夾中。

2、解決方法

方法一：在原備份目標文件夾的上級目錄下尋找，可以找到丟失的備份文件，然后將其復制到目標文件夾中；

方法二：可以重新備份一次。只是在賬套備份時要注意：要選定并雙擊打開目標文件夾，再點擊“確定”。

四、關閉系統管理

1、出現的問題及原因

在設置操作員、建立新賬套、給操作員賦權等操作完成后，就可以退出系統管理，進入系統控制臺錄入單位的基礎信息了。但在這個時候，有的初學者發現無法關閉系統管理模塊窗口。或者，有的初學者由于其他原因進入系統管理模塊，想關閉時也無法退出。在這種情況下，操作員肯定是除admin以外的其他操作員。因為只有系統管理員admin才能執行退出系統管理的功能。

2、解決方法

點擊【系統】菜單下的【注銷】功能，把操作員換成系統管理員admin即可關閉【系統管理】系統。

五、修改賬套信息

1、出現的問題及原因

有的初學者在建立完新賬套后，發現單位信息錄入錯誤，或沒有對供應商進行分類，或科目編碼級次確定的不合理等等問題，想對建賬信息進行修改，否則沒有辦法進行下面的操作。可是，又不知道怎么修改，一籌莫展。

2、解決方法

這時，可以賬套主管的身份進入【系統管理】系統，在【賬套】菜單下選擇【修改】功能，進行相應的增添、修改、刪除即可。

六、系統鎖定

1、出現的問題及原因

在操作過程中，有時系統會提示“＊＊人＊＊操作被系統鎖定”，可能是誤操作導致出現這種狀況。

2、解決方法

進入【系統管理】模塊，以系統管理員admin的身份注冊，選擇【視圖】菜單下面的【清除所有鎖定】命令，在打開的界面中選中相應鎖定，單擊“確定”就可以解除鎖定了。

七、賬套路徑的調整

1、出現的問題及原因

用友ERP－U8系統默認賬套路徑在c：＼windows＼system＼ufsystem下，大部分操作者建立賬套時使用的是系統默認路徑，既影響了系統的運行效率，又增加了維護的難度。