檔案管理員職責(zé)

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檔案管理員職責(zé)范文第1篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理　規(guī)章制度　開發(fā)檔案資源

公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設(shè)立，變更的申請，審批，登記和終止后清算等方面的內(nèi)容；公司的董事會、監(jiān)理會以及股東大會的會議資料；會計、財務(wù)等方面的文件報告；人力管理、法律事務(wù)等方面的文件資料；生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設(shè)備，科研，技術(shù)引進(jìn)等方面的文件資料；信息，情報和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進(jìn)行有效地管理是非常重要的。

首先我們先來了解一下企業(yè)檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要是由兩部分組成，一部分是企業(yè)檔案的行政管理工作內(nèi)容，另一部分便是企業(yè)檔案業(yè)務(wù)監(jiān)視工作內(nèi)容。前者一般是指對于企業(yè)的檔案工作實(shí)施統(tǒng)籌的規(guī)劃，統(tǒng)一制度，監(jiān)督，指導(dǎo)，組織協(xié)調(diào)等。后者一般是指對于企業(yè)文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監(jiān)督，和指導(dǎo)，以及企業(yè)檔案的收集，整理，保管，統(tǒng)計和鑒定以及對于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用等。其實(shí)用最簡潔的話概括，企業(yè)文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。

1.檔案收集歸檔

企業(yè)的檔案從材質(zhì)上主要分為兩類紙質(zhì)文檔以及聲像文檔。對于不同材質(zhì)的檔案進(jìn)行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應(yīng)當(dāng)區(qū)別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。

比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應(yīng)有主管部門的管理人員的簽字作為認(rèn)證，文件的處理手續(xù)必須是完備的，如果發(fā)生了遺漏現(xiàn)象應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門補(bǔ)齊；與本檔案無關(guān)的文件或者不應(yīng)該隨這次的檔案而歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)立即退回主管部門；貴重的物品應(yīng)當(dāng)退回經(jīng)辦部門，在經(jīng)過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應(yīng)當(dāng)積極采取措施，將檔案收集齊全。

除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當(dāng)所有的文檔以一定的規(guī)則進(jìn)行分門別類的才能夠方便以后進(jìn)行查閱。這種規(guī)則可以按照公司的規(guī)定或者管理者自身的習(xí)慣來進(jìn)行。在各個不同的類別之下再根據(jù)員工，時間，重要性等不同的小類來進(jìn)行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。

最后，檔案的清潔和維護(hù)也是一項很重要的內(nèi)容。管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質(zhì)文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。

2.檔案的借閱

公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業(yè)的公共資源，因此大家在借閱的時候都應(yīng)該注意愛護(hù)檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現(xiàn)，各部門的經(jīng)辦人因業(yè)務(wù)的需求要調(diào)用檔案的時候，應(yīng)當(dāng)填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)過該部門的部門經(jīng)理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進(jìn)行歸檔“調(diào)卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現(xiàn)了什么問題也有據(jù)可查。同時為了避免責(zé)任不清的問題，借閱者不能夠?qū)n案相互之間私自收受。

另外由于企業(yè)的檔案會涉及到商業(yè)秘密，因此對于外單位的借閱，應(yīng)該持有單位的介紹信，經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經(jīng)過總經(jīng)理的批準(zhǔn)之后才能夠?qū)⑺膬?nèi)容帶出。但是當(dāng)政府的有關(guān)部門依法執(zhí)行公務(wù)需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協(xié)助，這是作為公民的基本義務(wù)。

在企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，如何從儲存的檔案當(dāng)中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業(yè)的團(tuán)隊，能夠從歷年公司的存下來的數(shù)據(jù)當(dāng)中進(jìn)行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結(jié)判斷能力，能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事情的原因，影響因素進(jìn)行分析，從而指導(dǎo)以后的工作。

然而時代在進(jìn)步，隨著微電子技術(shù)，計算機(jī)技術(shù)，通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段在企業(yè)檔案管理中的逐步深入應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學(xué)更加先進(jìn)的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質(zhì)檔案徹底的數(shù)據(jù)化，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫方便查找，已經(jīng)不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。

3.信息化檔案管理

企業(yè)檔案信息化就是是指企業(yè)依據(jù)法律，依靠科學(xué)的思想和管理組織方法，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等高科技技術(shù)，對企業(yè)的檔案進(jìn)行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發(fā)掘，傳輸和應(yīng)用數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，從而實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源共享，這樣便提高了企業(yè)檔案資源的利用率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務(wù)。

數(shù)據(jù)共享是企業(yè)檔案信息化管理的一個重要的特點(diǎn)也是最大的優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理并不能做到這一點(diǎn)，而實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享便使得企業(yè)的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業(yè)檔案信息化管理的一個發(fā)展方向。如何使得生產(chǎn)活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業(yè)的信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無縫交接使我們在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化的過程當(dāng)中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業(yè)的其他組織活動聯(lián)系在一起才能真正的發(fā)揮信息化檔案的魅力。

4.總結(jié)

檔案管理工作一方面可以讓企業(yè)的高層管理人員及時的了解企業(yè)的整體情況，可以為企業(yè)的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業(yè)經(jīng)營的成果的認(rèn)同，為企業(yè)與其他有關(guān)方面進(jìn)行進(jìn)一步的合作提供讓人信服的證據(jù)。在我們國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創(chuàng)新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實(shí)的反應(yīng)企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果，對于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷地提高企業(yè)管理效率具有非常深遠(yuǎn)的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展，不斷地提高企業(yè)的市場經(jīng)濟(jì)力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)

檔案管理員職責(zé)范文第2篇

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

四、

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

檔案管理員職責(zé)范文第3篇

關(guān)鍵詞：項目檔案 歸檔 前期策劃

隨著企業(yè)的發(fā)展對檔案信息資源的需求日益增大，項目工程檔案歸檔完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性已迫在眉捷。因此，項目工程檔案歸檔前期策劃已形成趨勢。

一、工程項目檔案歸檔前期策劃的必要性

隨著公司的成立，輸變電工程不斷增加，工程竣工投運(yùn)后，大部分工程竣工資料不能保質(zhì)保量按時移交，主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是檔案管理與項目建設(shè)同步進(jìn)行落實(shí)不到位[1]。參建單位只抓工程建設(shè)進(jìn)度，資料編寫、收集不及時閉環(huán)與工程進(jìn)度未同步轉(zhuǎn)序，且80%以上工程投運(yùn)后三個月都未按時移交到檔案室，有的拖到投運(yùn)后一兩年才移交，甚至更久；二是移交到檔案室的工程資料無法保質(zhì)保量[2]。因大部分建設(shè)單位只抓工程進(jìn)度，等工程竣工驗收時才開始安排人員編寫、收集資料，以致資料無法及時、真實(shí)準(zhǔn)確、齊全移交；三是電子文件的收集難度大。大部分參建單位在資料形成過程中無收集電子版存檔的意識，以致移交檔案室時為滿足移交要求就掃描移交，無形中增加了檔案服務(wù)器的存儲量；四是由于設(shè)計、監(jiān)理、施工單位具有流動性的特點(diǎn)，資料員不固定，檔案管理員無法定向指導(dǎo)，以致資料員業(yè)務(wù)水平提升太慢，主要體現(xiàn)在對資料移交范圍不清晰和對檔案管理平臺系統(tǒng)的使用意識不到位和不熟悉兩方面。

為此，通過對公司檔案管理現(xiàn)狀分析，使公司檔案管理工作科學(xué)、有序、穩(wěn)健發(fā)展，又能達(dá)到事半功倍的效果，為規(guī)劃電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理，結(jié)合國家電網(wǎng)檔案信息管理平臺離線錄入軟件，項目工程檔案提前介入，前期歸檔尤為重要。

二、工程項目檔案歸檔前期策劃思路

首先，確定工程項目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據(jù)建設(shè)項目文件歸檔范圍，結(jié)合項目具體情況，提前制訂項目歸檔前期策劃，明確工程建設(shè)各階段、各類文件收集整理的責(zé)任人員、歸檔時間及整理標(biāo)準(zhǔn)，作為項目各參建單位項目檔案工作的依據(jù)和指導(dǎo)。

其次，確定歸檔范圍[3]。項目檔案是指電網(wǎng)建設(shè)項目在立項、審批、采購（含招投標(biāo)）、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理、竣工驗收及試運(yùn)行全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件材料。

再次，明確檔案形成進(jìn)度及要求。項目檔案管理工作要與項目建設(shè)同步進(jìn)行。項目申請立項時，即開始項目文件的形成、積累和整理工作，并建立健全項目檔案管理組織體系，明確責(zé)任，統(tǒng)一要求，按照項目文件形成的先后順序和項目建設(shè)階段性完成情況，進(jìn)行項目文件材料收集、整理、歸檔，做到有序收集、有效管理、同步驗收。項目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計劃、日常管理及合同管理[4]。在簽訂項目設(shè)計、施工、監(jiān)理、采購（招投標(biāo)）、調(diào)試等合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確合同相關(guān)方提交項目檔案的套數(shù)、案卷質(zhì)量、移交范圍、移交時間及電子文件等具體責(zé)任要求。

此外，明確參建單位各方職責(zé)?；ü芾聿块T（單位）落實(shí)工程檔案管理相關(guān)人員的責(zé)任。一是對資料從形成、保管、歸檔整個過程涉及的人員職責(zé)進(jìn)行明確劃分，根據(jù)國網(wǎng)公司檔案管理的規(guī)定落實(shí)人員的職責(zé)，形成獎懲激勵制度。項目檔案管理要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分工負(fù)責(zé)；統(tǒng)一驗收、分責(zé)任主體移交；明確期限，及時移交”的原則進(jìn)行。公司基建部為項目的建設(shè)管理單位，公司作為項目法人建設(shè)的項目，由公司基建部全權(quán)負(fù)責(zé)項目檔案的具體管理工作。項目檔案工作按照合同要求實(shí)行分工管理，建設(shè)管理單位、設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、采購（招標(biāo)機(jī)構(gòu)）及運(yùn)行單位均應(yīng)建立項目檔案管理組織體系，將項目檔案工作納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、相關(guān)人員的職責(zé)范圍，按照“誰形成，誰負(fù)責(zé)”的原則，配備專人完成各自職責(zé)范圍和合同規(guī)定的文件材料的收集、整理、立卷、審核、移交、歸檔工作。

最后，根據(jù)公司項目工程檔案的實(shí)際情況，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)以下薄弱問題。一是工程施工過程中，涉及的資料繁雜，同時數(shù)量比較多，要求資料人員在現(xiàn)場收集開箱資料，如合格證、說明書、出廠試驗報告等資料時，往往產(chǎn)生遺漏，特別要注意即時開箱即時收集，設(shè)備安裝借閱廠家資料嚴(yán)格執(zhí)行借用制度；二是對國網(wǎng)公司新要求收集的資料意識薄弱，如對工程數(shù)碼照片的收集、整理往往是各個工程參建單位的弱項，加強(qiáng)此項宣傳；三是重大建設(shè)項目工程意識淡薄，往往不能按相關(guān)辦法進(jìn)行資料的監(jiān)督編寫、收集、檢查，只按一般工程管理，要求資料員在確定工程資料歸檔范圍時守先要定位工程的規(guī)模；四是由于公司是近兩年才自行建設(shè)220kV電壓等級工程，對創(chuàng)優(yōu)工程檔案要求意識很淡薄，基礎(chǔ)薄弱，要求資料員加強(qiáng)創(chuàng)優(yōu)管理工程資料的學(xué)習(xí)。創(chuàng)優(yōu)工程必須提前策劃，提前要求各參建單位（基建部）組織檔案員定期且加強(qiáng)檢查次數(shù)，以保證各環(huán)節(jié)資料有序進(jìn)行。此培訓(xùn)方式實(shí)用性強(qiáng)，有效提高了工作效率。

三、系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式

國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺是檔案管理的綜合系統(tǒng)，具備管理各類檔案的功能，能將公司的各類檔案按照檔案的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行分類存儲、集中控制、統(tǒng)一查詢，做到對各類檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和充分利用。本系統(tǒng)的離線客戶端軟件，專門提供給工程項目參建單位檔案錄入人員進(jìn)行離線的檔案數(shù)據(jù)錄入整理工作需要的。系統(tǒng)對于普通用戶的機(jī)器環(huán)境要求建議為瀏覽器Microsoft Internet Explorer6.0以上，操作系統(tǒng)WINDOWS 2000＼ WINDOWS XP以上。

（一）首先由檔案管理員在檔案系統(tǒng)平臺中創(chuàng)建參與此項目的各參建單位，并給每個參建單位創(chuàng)建至少一名檔案數(shù)據(jù)的錄入員，即定義此錄入員的登陸用戶名和密碼。完成此步驟后如果在施工現(xiàn)場具備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則參建單位的錄入員可以用上述定義好的用戶名密碼直接登錄檔案系統(tǒng)平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入整理，如果不具備則需要用上述的用戶名和密碼登陸離線客戶端軟件進(jìn)行如下所述的操作。檔案管理員從檔案系統(tǒng)平臺中導(dǎo)出自己所需要的XML配置文件，此配置文件中包含相應(yīng)項目的所有配置信息（項目名稱、項目代號、此項目的全部參建單位、此項目所用的整個分類表或歸檔模版等）[5]。

（二）由檔案管理員從系統(tǒng)中導(dǎo)出各參建單位的XML配置文件（文件中包括項目名稱、項目代號、該參建單位對應(yīng)的分類表或歸檔模版節(jié)點(diǎn)、該參建單位登陸的用戶名和密碼等），并通過網(wǎng)絡(luò)或存儲介質(zhì)分別發(fā)送給各參建的檔案錄入員。

（三）各參建單位的檔案錄入員在項目施工現(xiàn)場用得到的用戶名和密碼登陸離線客戶端軟件進(jìn)行該項目本單位職責(zé)范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)收集整理工作，保證數(shù)據(jù)收集的完整性和準(zhǔn)確性。

（四）各參建單位的檔案錄入員在項目結(jié)束后陸續(xù)將本單位收集整理的項目歸檔數(shù)據(jù)導(dǎo)出成文件形式，通過網(wǎng)絡(luò)或存儲介質(zhì)移交給檔案管理員，由檔案員進(jìn)行項目歸檔數(shù)據(jù)的匯總整合。

（五）由檔案管理員將匯總整理好的項目歸檔數(shù)據(jù)通過離線客戶端軟件內(nèi)提供的功能導(dǎo)入檔案系統(tǒng)平臺中繼而歸檔進(jìn)入正式的檔案庫進(jìn)行保存。

四、增強(qiáng)資料審核環(huán)節(jié)

該環(huán)節(jié)主要增加了竣工檔案移交簽證書。共分四次審核，由基建部組織、督促各參建單位（部門）向公司辦公室（運(yùn)行單位）移交項目檔案和辦理移交手續(xù)。各參建單位編制移交清冊一式二份，交接雙方按照移交清冊認(rèn)真核對、逐項交接。交接完畢后，雙方在移交清冊上簽字蓋章，公司辦公室（運(yùn)行單位）、移交單位各存一份，以備查考。公司辦公室（運(yùn)行單位）匯總各參建單位的移交清冊形成一套本項目完整的檔案移交清冊存檔備查。

其次，要求基建部繼續(xù)加強(qiáng)落實(shí)工程項目檔案同步管理問題。一是提前策劃，及時執(zhí)行，采取定期與隨時抽查檔案相結(jié)合的檢查方式?；ú慷ㄆ诮M織人員對各項目部的資料進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的齊全性、準(zhǔn)確性。同時，根據(jù)工程實(shí)施推進(jìn)的具體情況，在工程轉(zhuǎn)序的各階段、竣工驗收階段，組織檔案人員對工程資料進(jìn)行檢查驗收。二是電子文件及時收集、歸檔?；ú亢娃k公室共同監(jiān)督各參建單位利用“國家電網(wǎng)檔案信息管理平臺”及“離線錄入系統(tǒng)”的使用情況。

檔案管理員職責(zé)范文第4篇

1．1檔案意識薄弱，缺乏責(zé)任意識

學(xué)籍檔案是歷史的原始記錄，它具有很強(qiáng)的原始性，為提高學(xué)籍管理質(zhì)量，應(yīng)該保證檔案材料的真實(shí)性和完整性。認(rèn)識不足，管理不到位，這是許多成人院校的共性不足。在市場經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動下，千方百計辦教育，一心一意謀發(fā)展，把招生作為工作重點(diǎn)，生源帶來發(fā)展，一切工作都以招生工作為核心，忽視學(xué)生學(xué)習(xí)發(fā)展工作，這是以往成人辦學(xué)的誤區(qū)。電大一年兩季的畢業(yè)辦證，工作量大，任務(wù)繁重。電大開放教育的學(xué)籍有效期為8年，跨度較長，管理人員流動性較大，使得學(xué)籍檔案管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象?；鶎与姶蠼虅?wù)工作人員往往身兼多職，涵蓋招生學(xué)籍考試各方面工作，有時無法兼顧。材料收集上存在殘缺遺漏現(xiàn)象，需要省級電大學(xué)籍管理員反復(fù)提醒催促，致使工作效率低下。由于電大學(xué)生多為社會人員，流動性較大，這就要求基層學(xué)籍檔案管理員要有較強(qiáng)責(zé)任心，對學(xué)生提出的各項學(xué)籍異動信息修改等要求追蹤管理。比如從近兩學(xué)期開始中央電大要求應(yīng)屆畢業(yè)生要提前一個學(xué)期申請辦理學(xué)生信息修改，畢業(yè)當(dāng)季不做受理。但是還是有小部分基層電大管理員未及時跟進(jìn)，以致學(xué)生推遲畢業(yè)時間，給學(xué)校辦學(xué)聲譽(yù)帶來負(fù)面影響。筆者近期接觸了較為典型的一個學(xué)籍管理案例。某縣電大一學(xué)生在畢業(yè)審核時發(fā)現(xiàn)所學(xué)專業(yè)和考試科目大相徑庭，經(jīng)核實(shí)，發(fā)現(xiàn)學(xué)生在學(xué)期間申請從行政管理轉(zhuǎn)到工商管理專業(yè)，但縣電大管理人員粗心大意，忘記幫其提交轉(zhuǎn)專業(yè)申請，卻在每學(xué)期末報考時幫學(xué)生報考了工商管理的科目，以致學(xué)生畢業(yè)審核出現(xiàn)異常，只能本學(xué)期先做轉(zhuǎn)專業(yè)異動操作，下學(xué)期再進(jìn)行畢業(yè)審核，延誤了學(xué)生畢業(yè)時間。

1．2在檔案整理過程中，管理不規(guī)范

學(xué)籍檔案整理就是將從下屬市縣電大收集的原始材料，進(jìn)行分類、排列。整理工作在整個學(xué)籍檔案工作中占有極其重要的地位。在整理檔案材料時，盡量做到分類準(zhǔn)確、編排有序。近年來，國家、省教育廳行政部門非常重視高校的教學(xué)評估工作，把檔案管理也列為評估范圍，通過評估來促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。電大教育具有自身特點(diǎn)，其學(xué)籍檔案形成過程時間跨度比較大，同時又缺乏統(tǒng)一性。目前中央開放生的學(xué)籍有效期為8年，從新生錄取，注冊到畢業(yè)發(fā)證，一般要經(jīng)歷三五年甚至更長的時間。休學(xué)、補(bǔ)考學(xué)生的學(xué)籍檔案跨度時間更大。但凡涉及學(xué)籍異動的，為防止日后產(chǎn)生糾紛，部分異動記錄甚至要保存直至學(xué)生畢業(yè)后的兩到三年。由于周期長，分級管理，導(dǎo)致管理困難，規(guī)章制度難以落實(shí)到位，系統(tǒng)學(xué)籍檔案管理存在多種問題。

1．2．1檔案收集不系統(tǒng)、不完整廣東電大分教點(diǎn)眾多，所以對下屬市縣電大的學(xué)籍管理只能采取以市電大為單位統(tǒng)一收取材料，再匯總上繳省電大相關(guān)負(fù)責(zé)的學(xué)籍管理員。但仍有小部分縣級電大教學(xué)點(diǎn)，由于跟市級電大存在管理分歧等問題，多次通知之下仍單獨(dú)上報材料給省電大學(xué)籍管理員，也不報給所屬市電大匯總，導(dǎo)致材料收集容易出現(xiàn)混亂遺漏的現(xiàn)象。

1．2．2學(xué)籍檔案填寫不規(guī)范目前廣東電大學(xué)籍管理小范圍內(nèi)選擇分模塊，專人管理。比如跨省轉(zhuǎn)學(xué)這一模塊，下級電大在填寫跨省轉(zhuǎn)學(xué)匯總表的時候，時常漏注明會計學(xué)、工商管理專業(yè)的專業(yè)方向。如果不在轉(zhuǎn)學(xué)審批表中詳細(xì)標(biāo)明轉(zhuǎn)入電大的專業(yè)方向，很可能出現(xiàn)轉(zhuǎn)錯專業(yè)等問題，給學(xué)生和轉(zhuǎn)入電大帶來不便。所以在匯總?cè)W(xué)生跨省轉(zhuǎn)學(xué)材料的時候，相關(guān)學(xué)籍管理人員都要多次單線聯(lián)系下屬電大確定學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)轉(zhuǎn)專業(yè)方向，造成工作效率低下，易出錯。

1．2．3學(xué)籍檔案材料準(zhǔn)備欠詳盡，沒有統(tǒng)一規(guī)格每學(xué)期的常規(guī)學(xué)生信息修改工作，包括在籍生和新生信息修改。經(jīng)過2012年初大批量在籍生信息核對清理，目前這一塊業(yè)務(wù)量相對較少。但是在提交關(guān)于學(xué)生更改名字或身份證號等身份信息的時候，經(jīng)常遺漏派出所證明;或者沒按要求將不是A4紙規(guī)格的證明貼在A4紙上，造成學(xué)籍檔案的缺失，不合格。

1．3對檔案的保存和利用重視不夠，檔案管理制度不健全，缺少系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

長期以來，基層電大的學(xué)籍檔案的保存條件較有限，保存方法落后，大多數(shù)的手工檔案材料因為年代久遠(yuǎn)缺乏保養(yǎng)，存在丟失或缺漏等現(xiàn)象，也未通過現(xiàn)代信息技術(shù)把手工檔案保存到電腦上。導(dǎo)致有時有些學(xué)生因為原始檔案丟失需要補(bǔ)辦錄取花名冊復(fù)印件和畢業(yè)生成績單，都要上省電大檔案室查詢，費(fèi)時費(fèi)力，給學(xué)生帶來不便。目前有關(guān)學(xué)籍材料的匯總表、審批表等常規(guī)表格都是隨著辦證文件下發(fā)，但是如補(bǔ)辦畢業(yè)證明書，中英文成績證明等其他利用率較低的表格，都是根據(jù)基層電大的需要再單獨(dú)發(fā)放，也為日常業(yè)務(wù)工作帶來不便。暫時沒有完備齊全的業(yè)務(wù)表格電子版和使用操作規(guī)范流程。基層電大學(xué)籍檔案管理一般都不配備專職人員，難以滿足工作需求。人員流動性大，造成業(yè)務(wù)不熟練，專業(yè)知識不足，這些都容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案質(zhì)次量少，工作不到位等現(xiàn)象。近五年來，省級電大教務(wù)部門都未曾組織過針對性的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，只能通過下發(fā)學(xué)籍辦證文件加以規(guī)范要求，也只是籠統(tǒng)到面，無法具體到點(diǎn)上。

2加強(qiáng)電大學(xué)籍檔案科學(xué)管理的對策

學(xué)籍檔案是成人高等教育檔案的重要組成部分，為學(xué)校有序管理、教育評估、學(xué)生就業(yè)等方面創(chuàng)造條件。隨著信息化步伐的加快，檔案管理方式也由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體化向檔案信息化轉(zhuǎn)變。學(xué)籍檔案更是首當(dāng)其沖。在這種背景下，我們更應(yīng)積極應(yīng)對，全面實(shí)現(xiàn)電大學(xué)籍檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。根據(jù)筆者五年來的學(xué)籍管理工作體會，提出幾點(diǎn)建議。

2．1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，更新觀念，提高檔案意識

“瑣碎、繁雜、枯燥”是學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)，要做好這項工作，首先應(yīng)該明確，學(xué)籍檔案管理的主體是學(xué)生，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理歸根到底是為了更好地為學(xué)生服務(wù)［3］。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理是教學(xué)管理的需要，學(xué)籍管理也可以對教學(xué)管理起到參謀的作用。比如教學(xué)資源科經(jīng)常都是根據(jù)學(xué)籍科提供的某科目課程注冊人數(shù)來分配教學(xué)資源。不能重資源，輕整理?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的基礎(chǔ)工作之一，各高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體規(guī)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”［4］可見，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校教務(wù)整體發(fā)展規(guī)劃，完善管理體制，堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，科學(xué)劃分層級管理。學(xué)籍檔案的歸納納入各主管人員的職責(zé)范圍，做到每學(xué)期每學(xué)年按時、完整、準(zhǔn)確歸檔。

2．2建章立制，健全網(wǎng)絡(luò)，落實(shí)職責(zé)，推進(jìn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化

建立和完善各項規(guī)章制度，比如制定學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等，做到有章可循，有據(jù)可依，按章辦理。制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，比如發(fā)放各類表格模板，規(guī)定材料的尺寸等。并且把相關(guān)制度要求整理成冊并發(fā)放電子文檔，方便基層電大管理人員查閱，使用，同時也使管理工作走向制度化、規(guī)范化。利用計算機(jī)進(jìn)行輔助管理，以便準(zhǔn)確、及時地提供大量的學(xué)生信息，促進(jìn)管理水平的提高。目前已將DOS系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫聯(lián)合，完成數(shù)據(jù)的整合，再用ASP做成前臺查詢界面，以便畢業(yè)生或用人單位有需要的時候，學(xué)籍管理員可以迅速查詢結(jié)果。電子學(xué)籍檔案是學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分。加大經(jīng)費(fèi)投入，進(jìn)行學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的研究，開發(fā)功能齊全的管理軟件，建立動態(tài)學(xué)籍檔案。利用電子學(xué)籍檔案可以提高管理效率，更好地利用、開發(fā)檔案資源，充分發(fā)揮電子學(xué)籍檔案的信息功能。

2．3重視培養(yǎng)并建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊伍

建立相對穩(wěn)定的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理工作隊伍是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。首先要保持學(xué)籍檔案管理員的相對穩(wěn)定，條件允許下優(yōu)化檔案管理人員配置。由于基層電大管理人員經(jīng)常身兼多職，因此在人員更換時，須先培訓(xùn)后上崗，完善交接工作，保證管理水平跟得上。其次是抓好對基層電大學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，使他們熟練掌握檔案管理的基本知識和專業(yè)技巧，熟知檔案材料上繳要求，在理論和實(shí)踐上成為本專業(yè)的行家里手，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的優(yōu)化管理。同時，可以建立學(xué)籍檔案管理的激勵機(jī)制，每學(xué)年評選優(yōu)秀基層學(xué)籍檔案管理員，通過對上繳材料的檢查和評估，樹立典型，表彰先進(jìn)，激發(fā)管理員們的責(zé)任意識和服務(wù)精神。

2．4檔案管理要有償利用

檔案管理員職責(zé)范文第5篇

關(guān)鍵詞：高校，保衛(wèi)檔案工作，建設(shè)

 

一、高校保衛(wèi)檔案工作現(xiàn)狀

高校保衛(wèi)部門是學(xué)校的行政職能部門，擔(dān)負(fù)著學(xué)校公共秩序、安全防范、消防和交通安全的管理工作。隨著社會治安形勢的日益嚴(yán)峻，高校保衛(wèi)部門的任務(wù)也相繼加重；保衛(wèi)干部編制少，任務(wù)重，平時加班加點(diǎn)超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)在高校保衛(wèi)部門普遍存在；保衛(wèi)部門領(lǐng)導(dǎo)在重視落實(shí)各項安全保衛(wèi)工作的同時，往往忽視了對保衛(wèi)檔案工作的管理。因此，從保衛(wèi)檔案工作的現(xiàn)狀來看，還存在許多問題。檔案意識淡薄。保衛(wèi)部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，把檔案工作作為一項簡單的服務(wù)性輔助工作，對檔案的日常管理工作過問太少，平時組織學(xué)習(xí)時也很少涉及檔案方面的內(nèi)容。因此，許多保衛(wèi)干部的檔案意識非常淡薄，檔案材料不會主動上交，時間長了往往造成檔案材料遺失等現(xiàn)象。

1、檔案管理人員缺乏檔案基本知識。為了適應(yīng)高校保衛(wèi)工作的新形勢，上級公安等部門經(jīng)常組織保衛(wèi)干部開展治安、消防管理方面的理論培訓(xùn)，而從未開展過保衛(wèi)檔案管理方面的理論培訓(xùn)。因此，保衛(wèi)檔案的管理人員普遍缺乏檔案管理的理論知識，為保衛(wèi)檔案管理的實(shí)際操作帶來了困難，不利于保衛(wèi)檔案的規(guī)范化管理。

2、檔案材料不規(guī)范。對檔案材料的收集不及時、不全面，許多檔案往往都置留在各科室或保衛(wèi)干部手中；對保衛(wèi)檔案的整理不科學(xué)，沒有嚴(yán)格按照《保衛(wèi)組織文件材料立卷歸檔管理辦法》操作；對檔案的存與毀不能做出正確的鑒定，給檔案的存放和保管帶來了許多問題。

3、管理設(shè)施不全，管理手段落后。高校保衛(wèi)部門普遍沒有檔案庫房，大多是辦公室兼庫房。同時，存放保衛(wèi)檔案的檔案柜也不多，造成檔案材料的堆積，不利于檔案的利用和保管?？萍颊撐摹？萍颊撐?。保衛(wèi)檔案的管理技術(shù)手段也相當(dāng)落后，缺乏計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理手段。

4、管理制度不健全。高校保衛(wèi)部門普遍沒有制訂檔案管理制度，對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及檔案的借閱等主要環(huán)節(jié)都沒有明確的管理規(guī)定，檔案管理缺乏有效的措施。

二、加強(qiáng)高校保衛(wèi)檔案建設(shè)的途徑

1、領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)保衛(wèi)檔案建設(shè)的關(guān)鍵。保衛(wèi)部門領(lǐng)導(dǎo)一定要意識到保衛(wèi)檔案工作的重要性，加強(qiáng)對保衛(wèi)檔案的建設(shè)，重視檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等各個環(huán)節(jié)的工作，組織協(xié)調(diào)好檔案管理員與各科室之間的關(guān)系，經(jīng)常督促、檢查各科室檔案的歸檔情況，保證保衛(wèi)檔案及時、完整地歸檔。

2、建立健全保衛(wèi)檔案工作的各項規(guī)章制度。加強(qiáng)保衛(wèi)檔案規(guī)范化、制度化建設(shè)，保衛(wèi)部門應(yīng)制定出檔案管理工作的各項規(guī)章制度。如在歸檔方面，制定出歸檔制度，規(guī)定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，避免檔案的遺失。保衛(wèi)檔案兼有公安檔案的性質(zhì)，政治性、保密性強(qiáng)，因此，在檔案的保管和利用方面，必須制定出檔案保管和借閱的規(guī)定，規(guī)定借閱不同級別的檔案需要辦理不同的審批或借閱手續(xù)，以確保檔案及時歸還和利用的保密性。

3、加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)?？萍颊撐?。檔案管理員是指直接從事檔案具體管理工作的人員，其基本職責(zé)是負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、提供利用、文獻(xiàn)編撰、統(tǒng)計等工作。根據(jù)《檔案法》的規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識。”因此，保衛(wèi)檔案的管理員，不僅要具備良好的思想素質(zhì)，而且要有一定的檔案專業(yè)知識。加強(qiáng)保衛(wèi)檔案的管理和建設(shè)，必須加強(qiáng)對檔案管理員有關(guān)檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高檔案管理員的理論水平。保衛(wèi)部門可以通過各種途徑，如由省高校保衛(wèi)工作研究學(xué)會牽頭，邀請檔案管理的專業(yè)人員，開展知識講座，組織檔案管理員實(shí)地參觀學(xué)習(xí)等，努力提高檔案管理員的業(yè)務(wù)能力。

4、加強(qiáng)對保衛(wèi)檔案法律、法規(guī)的宣傳教育，增強(qiáng)全體保衛(wèi)干部的檔案意識。保衛(wèi)部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員應(yīng)加強(qiáng)對《檔案法》、《保衛(wèi)組織文件材料立卷歸檔管理辦法》等法律、法規(guī)的宣傳教育。通過宣傳教育，一方面使廣大保衛(wèi)干部了解檔案管理的基本知識，懂得保衛(wèi)檔案收集、整理、立卷歸檔等的基本方法，在實(shí)際工作中加以應(yīng)用；另一方面使廣大保衛(wèi)干部充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案管理意識，形成人人參與管理的思想，從而對促進(jìn)檔案建設(shè)起到積極的作用。

5、加強(qiáng)對保衛(wèi)檔案現(xiàn)代化管理設(shè)施的投入。隨著現(xiàn)代化管理手段的不斷更新，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理手段在高校保衛(wèi)工作中的使用已成現(xiàn)實(shí)，如何將現(xiàn)代化管理手段運(yùn)用到保衛(wèi)檔案管理中，是當(dāng)今高校保衛(wèi)部門的一個新課題。保衛(wèi)部門領(lǐng)導(dǎo)一方面要加強(qiáng)對保衛(wèi)檔案建設(shè)的經(jīng)費(fèi)和現(xiàn)代化設(shè)施的投入，增加管理人員編制，更新管理設(shè)備，建立必要的庫房；另一方面要組織人員到兄弟檔案部門參觀學(xué)習(xí)，引進(jìn)和推廣各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，使保衛(wèi)檔案管理逐步趨于現(xiàn)代化。

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