英語信函
前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇英語信函范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。
英語信函范文第1篇
一、引言
如今,由于經濟全球化的影響已深入各國,國際貿易對一國經濟的發展越發起著至關重要的作用。在國際貿易往來中,貿易雙方主要聯系方式為外貿函電,通俗來講即為商務英語信函。雖然由于電腦和網絡的快速發展使E-mail交流不斷增多,但這一趨勢亦不能撼動商務英語信函在雙方聯系過程中的重要地位,因為商務信函可以作為法律依據而存在,同時可以把問題闡釋的更為透徹詳細,從而促進合作,可以說每一筆交易的促成都需要商務信函的輔助。因此,對于每個需要進行對外商務往來的公司來說,商務信函的作用便不可小視,因為好的商務信函可以增加公司的經濟效益。因此,目前社會對商務信函的關注愈加明顯。本文將初步從語言學的角度探索商務信函的總體特征,并分析具體商務英語信函中語言(包括詞匯、語法、語氣)的使用,同時與中文信函進行對比,從而提出翻譯商務信函的原則及注意事項。
二、從語言學的角度看商務信函的總體特征
1.商務信函的語場
語場即話題,即言語交際的范圍。對我們日常生活來說,交談的語場可能涉及科技、宗教、法律等各個方面,具體到商務信函方面即為商務活動的整個流程,包括詢盤、發盤、下單、付款方式、裝運、保險、代辦、申訴、仲裁等等環節。
2.商務信函的語旨
語旨即為言語交際中所涉及到的人及其關系以及交際意圖?？蛇M一步分為個人語旨與交際語旨。個人語旨牽扯交際的參與者及其社會關系,決定著交際的正式程度、熟悉程度及專業程度。功能語旨是用來描述在某一情境下使用的是何種語言的一種范疇。
商務信函的語旨即為交易雙方,也稱交易伙伴。要注意他們的關系不像親朋好友而是生意之交。故寫商務信函時多用語嚴肅、禮貌正式。
3.商務信函的語式
語式是指語言是如何在互動交流中發揮作用的,即語言的傳遞媒介,如書面或口頭。商務信函為書面文體,語法結構完整,且措辭與句式皆十分準確。
三、商務信函語言特征及翻譯注意事項
1.商務信函詞匯特征
雖然隨著網絡的普及,商務信函有口語化和非正式化的趨勢,但目前無論漢語還是英語在用詞方面依然是莊重規范。在商務信函中,選詞用語有如下特征:
(1)選詞禮貌客氣,多用書面語、謙辭、敬語。充分體現商務信函規范正式、公事公辦的特點。例:Please kindly let us know whether you would like additional brochures or any of the materials that were handed out at the convention.
(2)商務信函中多用here、there和where加上after、by、under、to、with、from、in等復合副詞及古體詞。這些古體詞雖在日常閱讀及生活中很少使用,但因具有濃厚的法律語體和正式語體色彩,常在外貿信函中出現,從而顯示其嚴肅性和法律意味。
(3)用詞準確專業。英語詞匯中同義詞較多,在書寫商務信函時要注意根據語境要求語義差別達到選詞精確、用詞得當。
例1:We shall cover TPND on your order.(TPND為Theft, Pilferage and Non-Delivery的縮寫)。
例2:The credit shall be payable against presentation of draft drawn on the opening bank and the shipping documents specified in Article 13 hereof.中credit、draft、opening bank、shipping documents都是商貿術語,在漢語中要根據語境譯為“信用證”、“匯票”、“開戶行”和“裝運單據”。如下表:
2.商務信函句式特征
(1)句式完整,多用復雜句。需要注意的是,英語句法為“葡萄型”,而漢語多為“竹竿型”,意思是英語修飾語多,多在主句之上附加從句,而漢語語句短小,用逗號相連,表意簡潔。在翻譯過程中,要注意兩種語言的不同特點,分析英語句子結構,進行拆譯,并調整語序使之符合漢語邏輯。
例:With the increase of the prices which becomes conspicuous this year, the next consignment will be much dearer, so we recommend you to take prompt advantage of this offer.隨著今年價格明顯上漲,下一批貨品價格會更高,因此本公司建議貴方盡早利用這次報價。
(2)多用肯定句,少用否定句?？隙ň涫剐藕杏X更委婉,而否定句難免給人以生硬之感。在商務貿易中使收函方見信后心情愉悅可以很大程度上促進交易的進行。
例:
句1:We can’t fill your order because you failed to send your check.
句2:We shall be glad to fill your order as soon as we receive your check.
句2比句1語氣更委婉,更符合商務信函的標準。因而在商務信函寫作中要多使用肯定句。
(3)多用套語,固定表達。在商務信函的寫作中,有寫套語可以應用到不同信函之中,這一方面顯示出信函的正式性,另一方面也不失禮貌。
例:We are pleased to inform you……
Regarding your letter of +date……
Referring to your letter of ……
As stated below.
3.商務信函語氣特征
商務信函的語氣要客氣、禮貌、委婉,從而樹立來函方的企業形象,員工素質,以達到促進貿易的效果。在書寫商務信函時應盡量使用情態動詞、被動語態和虛擬語氣。
例:Would you please kindly advise us when our order will be shipped?
譯:能否告知我方訂貨的發貨時間?
相對于英語來說,漢語的客氣禮貌語更多的表現在措辭上,如用“貴、尊、高、雅、惠、大”等詞稱呼對方公司,用“敝、賤、鄙、小”稱呼自己的公司,還有“謹告、敬請、欣聞”等,在此多贅述。
四、商務信函翻譯原則
商務信函翻譯不同于散文翻譯,其最大的區別即為不可借題發揮,應講求精確。切不可望文生義,應對詞的含義高度敏感,同時需要掌握一定的商務貿易知識。在翻譯過程中應注意商務信函的7C原則,即courtesy禮貌、consideration體諒、conciseness簡潔、concreteness明確、completeness完整、clarity清楚、correctness正確。
本文為全文原貌 未安裝PDF瀏覽器用戶請先下載安裝 原版全文
同時要謹記,英語是結構性語言,而漢語是功能性語言,所以對信函中常出現的長句要尤其注意。通過以上對商務信函總體及語言的分析,得出翻譯商務信函時必要遵循的四項原則。
1.使用書面語言,語言簡潔規范,采用公文文體。因為商務信函是交易雙方的聯系渠道與成交依據,語言應當相對正式,不可過于日常。
同時要注意翻譯時格式的變化,目前國際普遍采用的齊頭式商務信函居多。
例:
注意在此案例中,譯者并沒有采用商務英語信函的常用齊頭格式,而是采用了普通中文信函的格式,符合既目標語的閱信,又遵循了格式原則。
2.使用地道的商業用語,體現信函的商業風格。這就要求譯者對專業術語有一定掌握,并了解商業的習慣表達。
例:Upon receipt of the seller’s delivery advice, the buyers shall, 15-20 days prior to the delivery date, open a transferable, irrevocable letter of credit in favor of the seller for an amount equivalent to the total amount of the shipment.
譯:受到賣方的交貨通知,買方應在交貨期15～20天前,開具一個以賣方作為收益人的可轉讓的不可撤銷的信用證,金額與原發票總額等值。
3.精確翻譯事實細節,避免漏譯。商務信函的目的在于建立商務關系或達成一定的需求,故在翻譯過程中要對日期、數量、金額給予足夠的重視,萬不可錯譯或漏譯。
例:before April 4th,應譯成“在4月4日之前(含4月4日)”
4.語氣誠懇禮貌。商務信函的翻譯同寫作相同,要考慮收函人的閱信心情,故在翻譯時務必要留心原文的語氣,對原文進行再現,萬不可任憑自己的意思改造原文。
例:We should be obliged if you would give us a quotation per metric ton CFR Lagos, Nigeria.
譯:如能報給我方每公噸尼日利亞拉格斯成本加運費價,當十分感謝。
五、結語
本文首先從語言學的角度出發,初步分析了商務信函的特點及其翻譯,特別強調了中、英信函中不對等的語言現象,并提出了一些翻譯的建議及注意事項。但是商務信函的寫作與翻譯不是一朝一夕便可熟練掌握的,需要閱讀大量的商務信函以了解其不同格式,及不同情況下的變體。商務翻譯難度則更高,不僅要求譯者有良好的雙語轉換能力,同時還要熟練掌握貿易知識,要求譯者不僅要注重語言因素,還要注重非語言因素,從而使信函的寫作與翻譯更加得體。
參考文獻:
[1]彭萍.實用商務文體翻譯.北京:中央編譯出版社,2008.
[2]李明清.商務翻譯標準多元論.長沙:湖南人民出版社,2009.
英語信函范文第2篇
[關鍵詞]商業信件語言描述語境因素
隨著中國的改革開放及中國加入世界貿易組織的成功，國際貿易受到人們越來越多的重視。在國際貿易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采納的一種形式。即使在人們成功地使用電報、電傳之后，信件仍用于確認是否收到了電報、電傳?，F在，傳真、E-mail比信件、電報、電傳受到更多人的歡迎，而傳真、E-mail通常采納信件的形式，因此，傳真、E-mail也可看成是商業信件的一種變體。從這一意義上來說，信件仍然是現代交際的主要方式。英語，作為一種全世界通用的工作語言，自然也就成為商業信件的主要語言。所以，本文討論的將是英語商業信件。
為便于分析，也為了增加分析的真實性，我們選了美國一家公司的經理發給河北某企業集團的五封信。本文擬從兩個角度對所選信件進行文體分析：語言描述和語境因素分析。在語言描述當中，我們采用文體標記系統給語言特征進行分類。在文體學中一般把語言特征分為四個層面：音系、字位、詞匯、句法，商業信件是一種書面語言，音系文體標記不具有文體意義。我們只分析字位、詞匯、句法三個方面。對一語篇的徹底理解也取決于它所存在的語境。語境可分為兩類：語言語境（linguisticcontext或co-text）和情景語境（extralinguisticcontext或contextofsituation）。在討論商業信件時，我們將從情景語境的組成部分，即語言使用者的特點，語言使用的目的，主題，交流媒介，角色關系五個方面對商業信件的語境因素進行分析。
一、語言描述
字位文體標記：英語商業信件采用的是書面語言，目的是為了讓收信人獲取某種信息，或采取某種行動，無意于達到音系的效果。因此，音系文體特征在這里并不顯著。我們將從字位文體標記開始，著重討論以下幾個方面。標點:逗號和句號是人們最常用的兩種標點，它們的用法因而常被忽略。但在英語商業信件中，它們的用法很值得討論，因為多數語體常使用各種各樣的標點以達到自己獨特的文體風格，而商業信件經常采用逗號和句號。逗號，在商業信件中，主要用于把狀語從句與主句分開，或者把表示過渡性的短語與句子其他部分分開。大寫：是英語商業信件的又一重要文體特征。與其他語體中的大寫不同，商業信件中的大寫字母主要用于專門術語或固定詞組的縮略。隨著經濟步伐的加快，為了節約時間和金錢，更多的表示縮略語的大寫字母將出現在商業信件中。段落：在文學作品中，意義相關的句子常組成一個段落。而在商業信件中，段落是作為一種使信息更易讀懂的方法而存在的。因此，商業信件的段落很短，以留出更多的空白來吸引讀者。
詞匯文體標記：商業信件受其特定的目的、主題和讀者的影響，詞匯的選擇有下面幾個典型的文體標記。簡單、專門、具體的詞匯：鑒于商業信件的目的、主題和讀者的影響，許多商人提出了商業信件的寫作標準，即七個C：完整（completeness），簡潔（conciseness），體諒（consideration），具體（concreteness），清楚（clearness），禮貌（courtesy），正確（correctness）。在七個C當中，簡潔、具體、清楚、正確要求詞匯表達準確無誤，這對商業信件的獨特風格的形成有重要影響。借詞：商業信件從普通詞匯中借用大量詞匯，再賦予新的特殊的含義，這種特殊詞匯已經成為商業信件的典型特點。動態動詞：動態動詞與狀態動詞不同，它能夠賦予句子生命，使讀者注意該動詞表達的動作，從而說服讀者采取某種行動。因此，商業信件盡可能地大量使用動態動詞以達到其目的。數詞：為便于讀懂，商人遵循“新聞工作者的十原則”，即10以及10以下的數字用英語單詞拼寫，10以上的數字用阿拉伯數字寫出。用這種方式來寫數字，便于校對是否符合要求。這一原則的例外是日期的寫法，日期通常采用基數詞（1，2，3等），而不用序數詞（1st，2nd,3rd，等）。另一特點是數字的大量使用，這與商業信件的主題有關，因為商業信件經常談到價格、規格、貨物的數量、日期。縮略詞和簡寫：在商業信件中，普遍使用縮略語來代替商業術語。特有詞匯：商業信件有其獨特的使用頻率極高的詞匯，這已成為這一語體的典型特征。
句法/語法文體標記：從句法角度分析，商業信件的文體特征主要有以下幾個方面。陳述句和祈使句比例較高：商業信件的主要目的是通知、勸說和否定，通知與否定的目的決定了事實性的敘述——陳述句。這是由于商業信件的勸說目的所決定的，因為祈使句可表達命令、請求、建議，它的使用可影響讀者的行動。祈使句可用于第一人稱、第三人稱，也可用于省略主語的第二人稱。商業信件多使用省略主語“you”的祈使句。簡單句占據多數：由于商業信件的寫作要求清楚、準確，所以信件中的句子通常很完整、簡單。在私人信件中，簡潔會被認為粗魯無禮，但在商業信件中，簡潔才像商人。但是，一系列較短的簡單句在結構上平行，沒有一個觀點能引人注目。使用相對較短的句子：根據Dr.RudolphFlesch的TheArtofplainTalk，長度為17個詞的句子具有較強的可讀性。為使商業信件易懂，作者應在頻繁使用短句的同時，注意變換句子的長度。這一現象表明商業信件的句子比其它語體的句子較短，而且句長也變化多端。句子結構的復雜程度能反映該語體的正式程度。短句的頻繁使用說明該語體不太正式。
二、語境因素分析
語言使用者的特點：語言使用者的特點可以從他的年齡、性別、社會區域、種族、所受的教育反映出來。所有這些因素都會對語言的文體風格產生直接的影響。年齡對商業信件的影響并不明顯。性別主要反映在稱呼上，社會區域或種族背景對語言風格也有一定的影響。
語言使用的目的：根據WilliamJacksonLord，Jr.JessamonDawe的觀點，商業信件的目的主要有三個：通知，勸說與否定。通知是為了讓讀者了解某事。為達到這一目的，作者使用了陳述句。勸說的目的是為了說服讀者采取某種行動，因此作者會用大量的包含動態動詞的祈使句。否定的目的是轉達否定的信息，這種信息常會使讀者失望，甚至會惹惱他。
主題：不同的主題需要不同的詞匯。商業信件的話題是談判雙方為成交而就商品進行的討論。這種話題可以是詢盤、報盤、還盤、支付、裝運，甚至索賠。正如前面所分析的，這種話題需要商業信件采用具體的詞匯，動態動詞，數詞與商業術語等，簡短的句子與段落。但是，同樣的主題，由于其目的不同，語言也會有差異。因此，商業信件是因主題及目的而產生的變體。這兩個因素與其他方面結合起來才能決定詞匯，句法以及其他的文體特征。
英語信函范文第3篇
關鍵詞：禮貌原則，商務英語信函
一、商務英語信函的寫作原則
寫作商務信函并不需要華麗優美的詞句，只需用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，并讓對方得以清楚了解即可。
一般地，寫作商務信函除了要堅持體諒原則(consideration)、完整原則(completeness)、清楚原則(clarity)、簡潔原則(conciseness)、具體原則(concreteness)以及正確原則(correctness)外，極為重要的當屬要堅持禮貌原則(courtesy)。
禮貌原則并不僅僅是指有禮而已，并不是簡單用一些禮貌用語就可以，而是在寫作商務英語信函時應當從“以您為重”(You-attitude)的角度考慮問題，做到用語得當，形式得體，善意體諒。
二、禮貌原則在商務英語信函中的具體應用
1、運用禮貌語言
在商務英語書信交際中，經常使用的尊稱語、親昵語、祝頌語乃至含蓄委婉語等都體現了禮貌原則。
試比較：
a) Your order NO. 85 for l00, 000 yards of CottonPrints Art. NO. 1002 is rejected.
b) We regret to inform you that we have been unable toaccept your order NO. 85 for 100, 000 yards of Cotton Prints Art. NO. 1002.
通過比較，會發現后一句比前一句得當，因為后一句比較含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語。
另外，我們還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。
試比較：
a) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.
b) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received should occur, it would be very embarrassing.
相比之下，第二個句子更婉轉，因此，它就符合禮貌原則。
2、突出對方本位(You-attitude)
在商務英語信函中，無論是給誰寫信，都應從對方的角度來看問題，考慮對方的處境，明白對方的難處。站在對方的立場上，采用以對方為重的態度（You-attitude）寫信，說明我們理解對方、體諒對方。因此，為了體現禮貌原則，在商務英語信函寫作中，人稱盡量不使用“I”或“we”開頭而應采用第二人稱“you”或其物主代詞“your”，以突出“You-attitude”。英譯漢時多使用謙辭，稱對方為“貴方”，而稱自己為“本公司”或“我方”等。
例如：
(1) If you are interested in any of the items, pleasedon't hesitate to tell us.
(2) To meet your requirement, we are willing to makesome concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individualpurchase is not less than 50 tons.
從以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動對方的人稱就是“you”和“your”。
3、使用委婉的語氣
在商務交流中，雙方難免會有分歧。為了不因話語太直而冒犯他人，在商務英文信函寫作中就得盡量使用溫和、委婉的語氣，也可以適當使用語義模糊的詞匯如“I'm afraid”，“Ithink”，“I believe”或運用虛擬語氣、疑問句等形式。
例如：
(1) I'm afraid we can't accept 'Cash AgainstDocument on arrival of goods at destination'.
(2) Could you make payment by irrevocable L/C?
除了以上幾種表達方式以外，情態動詞、條件句、被動語態過去時的使用也可以起到緩和語氣的作用。論文參考網。委婉的語氣可以避免讓對方產生接受命令或指責的感覺，易被對方接受，對商務溝通會起到良好推動作用。
4、展示人情味
人類總是重感情的，人們互相關心，互相理解。尤其當對方發生了不幸或不愉快的事情時往往會向對方表達慰問或同情之意，并且會表示一定的理解和美好的祝福。這種寫信人向收信人表達關心、理解或同情的方式被稱作“展示人情味”策略。
例：
We acknowledge receipt of your letter dated the 3rdthis month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret foryour loss.
這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受損失的同情與關心，充分體現了寫信人富有人情味的一面。論文參考網。
5、避免不和
避免不和在商務信函寫作中，主要表現為當寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求或請求時，為了照顧對方的面子，不至于會造成對對方的直接否定，在回信時寫信人要避免直陳不同的意見。
例(1)：
We sincerely recommend you to accept our proposal asour stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shallbe unable to meet your requirements if you fail to let us have yourconfirmation by return.
在此句中，如果把“recommend”改為“advise”的話，就會不妥。因為“advise”有一種居高臨下的涵義，好像要讓對方非接受建議不可，其實對方接不接受得由他們自己做主，別人無權干涉。
例(2)：
According to our records, you have not yet settledyour account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year.
寫信人用“Accordingto our records”這個模糊限制語來緩和對方未付款的事實。論文參考網。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，應首先理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對己方的指責不公平時，可以據理力爭，說明己方的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。
三、結語
在商務交往中，商務信函不僅是用來溝通的媒介，更是建立友誼、吸引客戶的手段。商務信函的特點和功能決定了商務信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。因此，在日常的商務信函交往中，應特別注意禮貌原則的運用，以更好的促進商務合作順利進行。
參考文獻
[1]曹菱：商務英語信函[M]. 北京：外語教學與研究出版社，2000.
[2]方春祥：外貿函電[M]. 北京：中國人民大學出版社，2005.
[3]何維湘：商務英語應用文寫作[M]. 廣州：中山大學出版社，1997.
英語信函范文第4篇
在當今日益頻繁的國際交流，尤其是貿易活動中，書信交流非常重要。盡管現代化的通信技術非常發達，有電報(telegram)、電傳(telex)、傳真(facsimile)和電子郵件(e-mail)，但是商務書信仍為現代商務交流中經常使用的一種重要手段。一次貿易從建立商務關系到交易成功，這期間的磋商工作大多是通過英文商務書信進行的。尤為重要的是，商務書信具有法律責任。同時，商務書信也是商務英語教學的一個重要內容。但是現在許多英語商務書信存在著許多問題，措辭方面尤為突出。主要表現為:11信件冗長累贅而不著要點;21表達模棱兩可;31信函中充滿陳詞濫調、晦澀的行話和難懂的專業術語:41措辭粗魯無理、空洞無物;51拼寫及語法錯誤?！癠sing the right word at the right time”(Fowler)，這句話對于商務書信選詞仍有指導意義。商務信函講究實效，能準確無誤、及時地傳達信息，這就要求在草擬時做到用詞簡單易懂，平實簡潔，使閱信人一目了然。應用文體有其特點和要求，而措辭更有自己的原則。為求達到有效交際的效果，本人想就以下四個方面談一談商務書信措辭原則。一、簡潔原則簡潔并非僅僅就是簡單。寫信時要做到簡明扼要，短小精悍，切中要點。John Woods在《商務信函》一書中提出“7C”(clear，complete，concise，concrete，constructive，conversational，correct)方法，對我們很有借鑒之處。我門應注意以下幾方面:1.用簡單詞，避免使用累贅詞。如下面例子:a number of
some/manyin order to
totake into consideration
considerduring t he course of
duringprior to
before左邊用詞明顯沒有右邊用詞簡潔。此外在英語詞匯搭配上也有一些累贅現象。如“free gift”，gift不言而喻就是免費的，是饋贈的。再如“foreign import”，import本身就是從國外進口。再如下面左邊的就要用右邊的替代:small in size
smallabsolutely perfect
perfectpast history
historytuition fees
tuition2.使用小詞。要熟悉和善于使用小詞，用簡單的言辭來交流思想，使人感到親切。試比較下面兩個句子:11 We will order all t he materials on t his list you furnished.21 We will order all t he materials on t his list you sent.現代商務英語的詞語日趨簡練，平易和直率。長詞，大詞(pompous words)日漸不受歡迎。如Perspiration遠不如用sweat簡潔。3.使用具體的詞語。商業書信要力求具體，言之有物。要求對方做出明確回答，或是答復對方的要求，都要寫得具體，避免籠統。多用能夠得到的數字、比例和事實，而不是散文式的詞語來替代。英語中有些詞，如highly，soon，fair，good等都比較抽象，應少用。如下面左邊詞應用右邊的換掉:most
80percent;often
37 time out of;fruit
banana4.避免使用過時的、陳腐的用語。商業書信中遺留著較多的陳腐用語，如，As per your request，Enclosed please find。Pursuant to our conversation，在措辭上應盡量用現代的、日常常用的語言來代替。如“This will acknowledge your recent letter”就不如“Thank you foryour recent letter”，讓人看了舒服。5.慎用專業術語。術語又稱行話(jargon)，是一種隱語，私下的只有一部分人懂的語言，如OAG，VIP等等?，F代商務書信中也有許多涉及進出口、金融和經濟管理等方面的專業術語。如L/C(Letter of credit);B/L(Bill of Lading);M/T(Metric ton);S.S.(steam ship)等。在現代商業書信中，應使用大眾的，大部分人都懂的語言。這是草擬書信應當遵循的一個重要原則。但也并不是說不用術語，合理的使用會使行文更加簡潔明了。如果雙方都熟悉術語，用了效果會好些，如果對方不了解術語，還是盡量少用，以免產生誤解。二、生動原則書信的文字生動，能夠吸引對方的注意(attention)、興趣(interest)和欲望(desire)，從而達到發信人預期的目的。1.信要寫得生動活潑，就要求撰稿人多在文字修養上下工夫。試比較下列詞組:t hin
bonyworry
fretinvestigate
snoop右邊的詞組較為生動、形象。英語中的表意動詞可增添信文的生氣。如:Planning is significant part of t he managerial process.Planning contributes significantly to t he managerial process.同時，主動和被動語態的巧用也會使信函有生氣。如:The final decision must be made by me.I must make t he final decision.2.現代商務英語的趨勢是日漸口語化，生動活潑，而非生意腔和官員腔。非正式的、交談式的和生動活潑的語言更讓人容易理解。信函中的責任和限制有時是無法避免的，但隨意的文風會產生更有效的溝通效果。試比較下面兩組句子:Upon receipt of your check，furt her attention will be givento your request.When we receive your check，we’ll begin work on your re2quest.很明顯下面的句子要比上面的更讓人容易接受?？谡Z化也不是說要俚語化，而是使用簡單(simple)、自然(natural)，和直截了當(straightforward)的詞語來表達。多選用口語化和非正式(informal)的語言。文縐縐的，咬文嚼字的正式語言(formal language)，就會使信文缺少生氣。3.寫作上應采用正面的，積極的詞語，避免使用消極的詞語。因為消極的詞語會使人有怒氣或者是無知，要勸說對方，使用積極的語言更有效。
三、周到原則寫商務書信時，要考慮對方，體諒對方，注意對方的要求、愿望和感情，措辭應做到以下幾點:1.信文多用禮節性詞匯。要注意禮貌，不要盛氣凌人，更不要以命令的口氣待人。如可多用以下詞組:please/thankyou/may I/if you can等等。2.要做到有禮有節，又要不卑不亢。3.用詞上盡量避免使用容易造成種族、殘疾(handicap)、年齡、性別、宗教及偏見等使人產生不愉覺的詞語。如下面左邊詞應用右邊的來代替:actress
actorwaitress
waitermay girl
may secretaryboy
mancleaning woman
domestic housekeeperadolescents
young peoplelame
disabled再如，在造句時，要避免使用一些有歧視的詞語。例如:The manager will call a meeting wit h his staff.此句明顯表明這位是“男性”，為避免這種感覺，應對此做出修改:The manage will call a staff meeting.四、正確原則準確無誤是書信寫作中的最重要的原則。正確不僅要求用詞、造句、語法、拼寫、和標點符號規范而合乎習慣，更要求書信措辭的正確，恰如其分。1.要注意常出錯的詞語的用法。在商業書信中，有些詞語與其他詞語由于發音或拼寫上類似，容易混淆，導致錯誤。如hopefully是抱有希望，并不是“希望”和“盼望”的意思。Hopefully t he situation will improve.其中的hopefully被當成hope來用，就是誤用。2.有些詞是非正式和不常用的，如irregardless，而常用regardless。在這種情況下。應選用常用的，以免費解。
參考文獻:
[1]John Woods.商務信函(中譯本)[M].上海:上海人民出版社，2002.
英語信函范文第5篇
隨著目前全球經濟一體化進程的加快，各國之間的商務往來也日益頻繁，而且借助現代互聯網技術的支持和發展，商務英語信函就成為了國際貿易中客戶之間進行溝通和交流的最重要的一種方式，隨著市場競爭的日益激烈，人們現在往往更注重時間、速度和效率的觀念，這就必然會給商務信函帶來風格和語言上的變化，簡潔明了、風格明快，用最簡潔的語言描述出最重要的信息內容，讓閱讀者一目了然，做到心中有數，就成為了眼下人們對商務信函的最基本的要求，所以加強對商務信函，尤其是商務英語信函特征和翻譯上的水平，就顯得尤為必要了。
一、商務英語信函的定義
商務英語指的就是在對外貿易中所用的專業英語，它與日常大家所熟知的或者是使用的英語不同，它有自己鮮明的特點和獨特的風格。在商務英語中，主要應該包含以下內容：信函往來、商務信息、商品信息、商務談判以及貿易合同等。而信函往來，作為貫穿整個貿易活動的載體，它不僅可以讓雙方了解到最新的貿易信息，而且對促成貿易的達成更是起到了直接的作用，作為世界通用語言之一的英語，早已被許多國家認可和接受，并成為了國際商貿活動中最重要的一門語言，而且現在商務英語信本文由收集整理函已經成為了國際間相互貿易與談判、交易的最重要的工具，但同時，限于各國文化背景、地域差異以及交流習慣與方式等方面的不同，難免會造成雙方在交易的過程中會產生分歧，影響正常的國際貿易，從而導致貿易的失敗，因此，建立規范的商務英語信函就成為了一項緊迫的工作。
二、商務英語的基本特征
隨著目前各國在國際貿易往來上力度的不斷加大，商務英語信函日益扮演著重要的角色，從雙方開始進行貿易洽談開始，到達成協議，再到簽訂合同，所有的環節都離不開商務英語信函。與普通信函不同的是，商務英語信函主要用于在貿易的商務活動中，在書寫要求上強調簡潔性，內容要明確，以達到高效率的信息交流，為實現貿易的成功打下基礎?？傮w來說，商務英語信函的基本特征包括以下幾點：
（一）商務英語信函問題務必準確規范。商務英語信函往往牽扯到諸如海關、銀行、物流以及法律等等許多方面，涉及到很多部門，很多專業知識，所以這就要求我們在商務英語信函的書寫上，就需要我們用專業的格式，規范書寫。在信函的具體內容上，要注意禮貌用語的使用，用規范的語言準確敘述內容，不可以在用語上含糊不清，顛三倒四等。同時要注意圍繞以對方的貿易需要來展開描述，關注對方的觀點和意見，讓對方能夠切實感受到你的誠意，給彼此留下好印象，為雙方的貿易活動打下良好的基礎。
（二）商務英語信函要注意語言的簡潔、清晰。我們在具體的內容表達上，力求以最簡潔、最完整的語言來描述清楚貿易的具體內容，在用詞上務必做到準確，格式上要完整。在內容的具體描述上，如涉及到專業部門，就要注意多用專業術語，體現簡潔性，開門見山，直奔主題，避免落于俗套，寒暄客套等。商務英語信函在語言的使用上，要體現出用詞規范、內容有序、簡潔明了等特點。
（三）注意禮貌原則。商人之間的交往，不管是在現實中門對門，還是通過書信、郵件等方式，首先都應該做到的是禮貌、客氣。對于英語信函來講，就要讓對方在閱讀的過程中能夠真切的感受你的誠意，就會心情舒暢，自然而然的產生了對你的好感，這將對貿易的達成起到很大的促進作用。
三、商務英語信函的翻譯的方法
通過以上的論述，我們能夠感受到商務英語信函在國際貿易
往來活動中的重要作用，但同時鑒于商務英語信函的特點以及英漢兩種語言的差異性，這就要求我們在進行商務英語信函的翻譯時，要遵循準確規范、功能對等等方面的原則，要理解各種術語、套語及習慣表達的含義和固定譯法，盡量保留原文的正式用語，使我們的譯文在語言準確度和規范化等方面與原文保持一致。
（一）詞義選擇。在翻譯商務英語信函時，我們首先要把握好詞義的選擇，商務英語信函的翻譯，不像文學作品的翻譯，不需要華麗的語言進行裝飾，而是最簡潔明了，以準確為目標，在翻譯時要先看該詞語所屬的句法范疇，再結合具體的語境準確選擇詞義。
（二）增減法。這里的增減法也就是我們在翻譯學中所說的增譯和減譯，因為畢竟英漢兩種語言在省略習慣和結構形式上有差異，所以這就要求我們在翻譯時應注意適當的增加或刪減相應的語句和內容，以便能夠更好的忠于原文所想要表達的意思，比如：we take this opportunity inform you that we are now in apposition to make prompt shipment of merchandise.譯文：茲奉告，該商品可即期裝運。我們在此例句當中，運用了增減法，就使得譯文非常的簡潔明了。
（三）還原成原文后意譯。為了在交流的時候，體現出簡捷和快速的特點，絕大多數的商務英語信函都會出現大量的縮略術語，所以作為我們的經貿工作者，就一定要必須了解這些縮略術語的構成方式，將其還原成原文后再進行翻譯，就可以使我們的翻譯規范化、標準化。
（四）省略法。在商務英語的翻譯中，詞的重負不可避免，這就要求我們在翻譯的時候，根據英、漢兩種語言的文字特點進行藝術化的加工和處理，盡量通過我們的翻譯將原本枯燥、呆板的文字變得有趣、生動起來，并使之符合本國語言的習慣。
