檔案工作的服務性
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檔案工作的服務性范文第1篇
一、檔案用戶的調研
以用戶為核心的前提是了解用戶，否則檔案館傾力推出的各種服務也會收效甚微。這就需要對用戶的情況進行調研，然后實施有針對性地服務。
(一)調研的內容
首先，調研本館的主要用戶群體構成及變化趨勢。一般而言，一個檔案館的檔案用戶都具有相對的穩定性，即有一個或幾個核心用戶群，這些核心用戶群也是檔案館的主要服務對象，滿足了他們的信息需求即滿足了大部分的信息需求。另一方面，檔案用戶的構成不是一成不變的，由于某項國家政策的出臺，或是檔案用戶本身生存狀況的變化等原因都會影響檔案用戶的構成。對于檔案館而言，應及時了解和跟蹤檔案用戶的變化，預測變化趨勢，并據此調整檔案服務中某些不相適應的環節，將有利于開展優質高效的檔案服務。[1]
其次，調研檔案用戶的需求特點。不同的檔案用戶類型有不同的需求特點，檔案館應根據不同的需求，提供有針對性的服務。目前，檔案界對各類型用戶需求以及對需求的調查分析已經有了一定的研究成果，[2]檔案館可以借鑒這些研究成果并與自身的核心用戶群“對號入座”，提供相應的服務。但做到這些還不夠，在網絡迅猛發展的今天，人們對信息要求更高、方式也日新月異，檔案館如果不與時俱進、突出自己的優勢，就很難被選擇。
再次，調研檔案用戶的心理特征。檔案利用行為是檔案用戶內在心理和外部環境共同作用的結果，因此檔案館研究分析檔案用戶的利用心理，將對檔案工作起到積極的作用。比如檔案用戶在利用過程中存在維護自我形象的心理，檔案工作人員就要隨時觀察、研究不同用戶的特點，有針對性地采取適當服務態度和服務方式。
(二)調研的方式
調研的方式有館內、館外兩種。館內調研主要是做好登記記錄，也就是要利用好檔案登記表，這就要求檔案登記表要足夠詳細。不僅包括查檔人的姓名、單位、檔案名稱等基本項目，還要增加查檔人的具體聯系方式、查檔原因以及用后效果等項目，同時保證填寫做到認真負責。
館外調研絕不可少。在實際中，有不少人存在檔案需求，卻由于種種原因沒有來館查詢，也沒有通過其他方式利用檔案。對于這一部分人，我們稱之為檔案的潛在用戶。館外調研的主要目的就是挖掘潛在用戶，通過定期的問卷、訪談等調研方式可以幫助檔案館掌握社會中的潛在檔案需求，然后據此有目的的推出檔案信息，從而使潛在用戶向現實用戶轉化。調研的結果用于建立用戶聯系表或數據庫，這些聯系人可作為檔案館推出自我服務的主要對象。
二、檔案服務工作的改進
用戶調研不是目的，檔案館真正要做的是根據調研結果，有針對性地調整服務工作中不適合的環節。
(一)檔案資源的整合方面
在檔案資源的整合上，首先要在原有館藏的基礎上，加強對已開放檔案的集成化管理和開發。這里所說的“檔案集成化管理和開發”是指將聯系緊密或檔案用戶普遍需求的檔案以某種方式歸納、整合和組合，以整體的形式集中展現，并在必要的情況下對這些檔案信息進行深層次的編研和開發。這是因為現代檔案用戶對檔案的需求不再局限于檔案原件，而對經過編研、序化和深加工的檔案信息顯得更有興趣。[3]比如，對于政府信息、城市記憶和百姓證明等共享性的檔案信息資源就要進行有序的整合，實行集成化的管理。其次要建立館際互借系統。對于特定的檔案館而言，收集的范圍有限，收集到的檔案也不可能面面俱到。與其他的檔案館建立館際互借系統，能夠拓寬檔案館的服務范圍，也為用戶提供了便利條件。當然，對于用戶廣泛需求而本館又欠缺的檔案，在今后的收集過程中，要加強對相應檔案的收集。再次要突出特色，發揮自身優勢。檔案館在長期收集檔案過程中，一定在某一方面有自己突出的優勢。其實，一般的地方檔案館也都匯集著反映當地一定背景下特定事物興衰變遷的一些特色檔案。這些都應該成為檔案館吸引用戶的“招牌”，檔案館應積極發揮這些特色優勢使自身得到增值。
(二)檔案資源的配套服務方面
在配套服務上，首先要提供多樣化的查詢和利用方式，在以館內查詢為主體的情況下，開通網絡利用服務，提供代查、郵寄、傳真等服務，甚至在用戶不方便的情況下主動送檔上門。其次要提供多樣化的檢索系統，并盡量簡化檢索方式。當前全國各級檔案館的檢索方式都存在過于專業化、多樣化欠缺等問題，這些都難以滿足現代人查找信息的心理，因此，檔案館開發出一種適合于普通民眾的簡易化檢索系統顯得很有必要。再次要營造一個干凈、舒適、方便地利用環境。最后要提供細心、耐心以及專業化的咨詢服務，加強對用戶引導，努力消除在檔案利用過程中的障礙。
三、檔案信息的宣傳與“推送”
李揚新認為：“檔案利用者需求分為客觀需求、認識需求、表達需求三個層次。最佳的狀態是三者完全一致，而實際上這只是一種無法達到的完美極致。”[4]因此，檔案館不該僅僅坐等檔案用戶上門查檔，還應采取積極的措施“刺激”人們這種潛在的利用需求，使上面所說的三種需求盡可能地達到統一，即客觀需求能夠被認識并表達。而滿足這個目標的重要條件就是檔案館要對館藏檔案進行積極的宣傳甚至直接推送給用戶。
宣傳是檔案開放的窗戶，檔案館不必拘泥于形式，可利用多種媒介向公眾宣傳已開放的檔案或目錄，尤其要重點宣傳根據調研的用戶需求整合出來的目錄，也可以舉辦檔案展覽等。為了貼近人們生活，檔案館可以積極配合重要紀念日、重大歷史事件和活動等，利用檔案信息資源廣泛開展教育。[5]或者，將各種檔案的內容進行提取，并利用計算機技術開發出一種類似于知識尋寶的小游戲，這樣，公眾在娛樂 之中就學到了知識，檔案館也達到了傳播檔案信息的目的。
信息推送是一種信息管理技術，是通過一定的技術標準或協議，在互聯網上通過定期傳送用戶需要的信息來減少信息過載的一項技術。推送技術根據用戶的興趣來搜索、過濾信息，并將其定期推給用戶，幫助用戶高效率地發掘有價值的信息。檔案館可以借鑒推送技術及時將用戶可能感興趣的檔案信息傳送給用戶。不過，在當前情況下，由于我國檔案的數字化程度還不高，不能完全依賴互聯網。這就要求檔案館一方面加緊推進檔案的數字化，另一方面積極探索多樣化的方式將檔案信息推送給用戶。比如利用第一環節建立起的用戶聯系表，采用郵件或短信的方式將用戶可能感興趣的信息發給用戶，從而讓用戶及時了解并利用檔案。
四、檔案利用后的信息反饋
檔案利用后的信息反饋是檔案館提高和改善服務、提高檔案利用效果的保障。具體而言，包含以下幾個方面。
反饋信息的收集。收集內容主要包括兩方面：一是檔案用戶對檔案館提供的各項服務的評價。如檔案工作人員的態度如何，規章制度是否合理恰當以及提供的檢索工具是否方便易用等方面。二是檔案用戶利用檔案信息的效果評價，如是否解決了實際問題，是否產生了經濟效益和社會效益等。[6]收集的方式可通過建立檔案利用效果登記簿主要了解用戶利用時對各項服務的要求、評價和建議；利用檔案用戶聯系表定期調查利用后的效果；也可以建立利用信箱制度隨時接收檔案用戶的反饋。反饋信息的收集要盡量做到準確全面，爭取收集到每一個檔案用戶的反饋意見。
反饋信息的整理和分析。在實際的工作中，檔案用戶反饋回來的信息數量是龐大的，而且涉及的問題種類繁多。因此，檔案部門要對這些信息進行分門別類的整理、去粗取精獲得有用的反饋信息。然后對這些信息進行統計、分析和歸納，最終得到反映各方面問題的總結性的結論。
反饋信息的應用。對于用戶反饋回來的具有普遍性的問題，檔案館要真正落到檔案服務的各個環節，并加以改進和提高以滿足用戶的要求。對于那些取得較大現實效用的檔案實例加以匯編，從而為今后的檔案宣傳工作服務。而對于那些沒有達到現實效用的檔案利用行為，要積極找出原因，進行補救。
小結
檔案工作的服務性范文第2篇
[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。轉貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
[1]徐艷.試論檔案工作創新[J].赤峰學院學報，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文.檔案工作創新思路[J].科學與管理，2005，(02).
[3]王曉燕.全省檔案工作會議在長沙召開[J].檔案時空，2005，(02).
檔案工作的服務性范文第3篇
關鍵詞：學校；檔案管理；質量
一、學校檔案管理的重要意義
學校的一項重要管理工作就是檔案管理，檔案管理工作是一項基礎工作，關系到學校的整體管理效率。對檔案分類歸納和保管，體現了一個學校的整體管理水平。學校是一個教學機構，需要保管的檔案種類很多，具體為：一、一般類管理檔案，包括辦學條件檔案、學校管理檔案、教育教學檔案、學生檔案。二、教師業務檔案，三、基礎建設檔案，四、會計檔案，五、特殊載體檔案，包括實物檔案、照片檔案、多媒體檔案等。由于種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。那么如何有效提高學校檔案管理質量，就成為了每個學校檔案管理者面對的課題。由于學校檔案的特殊性和重要性，學校檔案管理要引起學校領導足夠的重視。學校領導對檔案管理的重視程度和投入程度，直接決定了學校檔案管理的質量。學校檔案包含學生、教師和學校本身的大量有價值的信息，保管好檔案對學校來講是十分必要的。因此，提高學校檔案管理質量具有重要的現實意義。學校檔案管理所搜集整理的檔案都是關系學生的基本信息、教學工作記錄、教育教學經驗和日常工作記錄，對歸納學校教學成果和掌握教學規律、開展教學科研工作都具有促進作用。
但僅僅對檔案管理重視還是不夠的，還需要在檔案管理上采取多種措施，多渠道多層面開闊思路，引進先進的管理經驗，強化學校檔案管理，使學校檔案管理質量和水平有一個整體的提高，更好的為學校管理服務。下面結合我多年的學校檔案管理工作的經驗，對如何提高學校檔案管理質量提一點我自己的看法。
二、提高學校檔案管理質量的具體措施
學校檔案管理工作是為了搜集學校日常管理的原始資料，記錄學校的發展歷史，記錄教師的教育教學成果，為學校今后的發展提供資料支持和幫助。學校應該認識到檔案的價值，并學會合理的利用檔案，開發檔案資源，使檔案為學校的管理工作服好務。所以，學校檔案管理工作質量急需提升。結合我多年的學校檔案管理工作經驗，我覺得要想提高學校檔案管理質量，要從以下兩個方面入手：
1、體現出學校檔案管理的服務性，創新檔案服務理念
學校檔案管理工作搜集匯總了學校發展歷史的資料，是學校各種信息的一個集合。現階段，不但要發揮檔案管理的信息平臺作用，還要讓檔案為我們服務。
（1）讓學校檔案管理為學校領導提供決策依據
學校的檔案信息匯集了學校每個發展階段的不同材料，包括國家政策、上級精神、學生信息和教學科研成果等，所有這些第一手的材料，都給學校未來發展提供了方向，使學校領導可以從過去的管理方法中汲取養分，搞好當今的學校管理工作。所以，要體現出學校檔案管理的服務性質，利用好學校檔案，為學校發展服務，為學校領導決策提供依據。
（2）讓學校檔案管理為學校教學科研工作提供理論支持
學校的檔案記錄了學校各個階段的教學成績和教學科研成果，是一個公用的教學科研信息庫。那么要想搞好教學科研工作，就要利用好學校檔案，從學校檔案中提取所需的教學科研成果信息，進行合理轉化并應用在當今的教學實踐中。所以，學校檔案管理要做好信息共享工作，使廣大教師能夠從檔案中獲取足夠的教育教學知識，從而推動教研工作有序進行。學校檔案管理也要轉變管理方式，變被動查找為主動提供，為學校的教學科研工作提供理論支持。
（3）讓學校檔案管理為資料查詢工作提供支持和服務
學校檔案收錄了學校、學生和老師基礎資料、個人信息和教育教學信息，這些信息都是常用信息，有些時候在學校管理和老師工作及學生學習中，需要查詢這些信息。例如學校基礎設施建設資料、教師的履歷、教師業務素質考核、學生學籍和畢業生報考及錄取信息等。因此，學校檔案管理應該方便老師、學生及家長對這些信息的查詢，要為資料查詢工作提供支持和服務。
學校檔案管理現階段應該從被動管理向主動服務轉變，多層次多角度創新管理方式，樹立服務理念，用優質的服務為學校管理工作作出貢獻。學校檔案管理的服務性要根據服務對象和服務內容的不同進行延伸，總之把握一個原則，就是要讓學校教師員工利用好檔案，發揮檔案的服務優勢，讓檔案服務變得更有針對性、更有實效性。
2、開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質
（1）創新檔案管理思想
由于檔案的特殊性，在相當長的時間內，檔案都給人以神秘的感覺，讓大家覺得檔案是高深莫測的，是不能輕易觸碰的。這種神秘感給人們帶來了畏懼心理，使人們不會也不敢有效使用檔案。使得檔案管理工作只進行了保存，卻忽視了檔案的服務性，沒有對檔案進行充分的利用。其實這是一種誤區。人們的畏懼心里源于不清楚檔案的分類，將普通檔案也視為機密檔案，認為利用檔案會泄漏機密。而實際上，檔案中蘊藏的知識量是相當豐富的。只要人們好好加以利用，定會對工作產生積極作用。正是源于這種誤區，所以學校檔案管理要創新檔案管理思想，變保存為有效利用，使檔案管理適應目前教育形勢的發展，有效開發檔案的服務性，讓學校檔案為學校建設和發展提供支持和服務，讓普通師生都能學會運用檔案，讓學校檔案管理從觀念上進行一個創新。
（2）轉變學校檔案管理模式
因為學校檔案具有服務性，所以在運用檔案服務的時候，就要轉變學校檔案管理模式，建立起完整的檔案使用制度，規范檔案的收集、整理、歸檔和使用等程序，對檔案管理實行科學化管理，保證使用程序的規范化和制度化。學校檔案管理應采取先進的多媒體管理手段，將電子計算機技術和現代傳媒有效融入學校檔案管理中來，提升學校檔案管理水平。在學校檔案管理中，加大學校信息化建設力度，將傳統的文本信息轉化成電子文本，節省了檔案的保管空間和保管難度。建立電子文本后，可以配套建設電子檔案查詢系統，實現真正意義上的檔案查詢，減輕檔案管理的難度。由于學校部門多，各部門的信息量很大，教師的教學科研資料都很重要，都需要及時進行歸檔，基于這種形勢，就要對學校的各類信息，轉變過去的管理模式，由等待存檔變成主動搜集信息，并對信息進行分類整理，使之達到存檔要求，簡而言之就是變被動為主動，實現檔案管理模式的轉變。
（3）提高檔案管理人員素質
檔案管理工作歸根到底是由人來進行管理和控制的，所以人是第一要素。檔案管理工作的好壞，主要在于檔案管理人員的素質高低。學校的檔案與其他單位的檔案不同，必須具備實用性和服務性，必須為廣大師生提供可靠的服務，所以，學校檔案管理人員必須具備很強的責任心和專業素質。提高檔案管理人員的素質可以從以下兩個當面入手：一是職業道德素質，二是專業技能素質。檔案管理人員的職業道德素質可以通過學校的思想政治教育來實現，通過對檔案管理人員的培訓和教育，使其認識到檔案管理的重要性，能主動提升自己的職業道德素質。檔案人員的專業技能素質，就要依靠專業的檔案管理培訓了。要定期對檔案管理人員進行拓展訓練和專業技能培訓，使其具有較強的業務素質，能夠獨立完成檔案管理工作，真正做到將檔案管理事業當作自己一生的事業來做。此外，還要在學校建立起檔案管理和查詢網絡，提高檔案管理的科技含量，減輕檔案管理人員的勞動強度，通過使用計算機和網絡技術，提升檔案管理品質，實現學校檔案管理的計算機化和網絡化，更好的為學校管理和教學科研服務。
（4）增加學校檔案搜集和整理信息的功能
原有的學校檔案管理工作只是被動式的等待將需要存檔的資料進行歸檔處理，現階段的學校檔案管理工作，由于要突出其服務性，就要增加檔案的搜集信息和整理信息的功能。學校檔案管理人員要根據學校整體形勢和教學動態，主動搜集各方面信息，并對信息進行歸納整理，將信息納入到檔案管理系統中來，更好的實現學校檔案管理的服務功能，為廣大師生服好務。
（5）對學校檔案管理工作作出合理規劃
學校檔案管理工作是一項基礎而繁雜的工作，涉及的信息面廣，搜集和整理信息的工作量很大。想要為廣大師生提供有效且實用的信息，并提高學校檔案管理的服務性，就要對學校檔案管理工作作出合理的規劃。規劃要包括：重點整理哪些實用信息、需要建立和完善哪些檔案管理制度、需要學校制定哪些具體政策來保障檔案管理等等。所以，要想搞好學校檔案管理工作，就要提前謀劃，具有一定的前瞻性，從制度上使檔案管理的服務渠道暢通，使廣大師生能夠多渠道、全方位的利用學校的檔案資源，搞好教研和學習。
三、總結
學校的檔案管理工作之所以重要，是因為這是一項基礎工作，最能體現學校的信息管理水平。學校檔案管理工作的質量，也能反映出一個學校的整體管理效率。一個學校的檔案管理井井有條，也就反映出了學校管理水平很上檔次。此外，通過上面的分析我們可以知道，學校檔案不但是學校管理效率的綜合體現，還具有很強的服務性，能夠為廣大師生提供可靠的信息查詢，為學校領導制定決策提供依據。所以，學校檔案管理工作意義重大。由于學校信息種類多項目雜，對檔案管理的要求就會提高。如何有效提高學校檔案管理質量，成了每個學校檔案管理者面對的課題。通過上面的分析我們可以知道，要想提高學校檔案管理的質量，就要從兩大方面入手，一是體現出學校檔案管理的服務性，創新檔案服務理念，二是開闊檔案管理思路，提升檔案管理人員素質。只有做到了這些，才能夠有效提高學校檔案管理質量，才能發揮學校檔案管理的作用。
本文結合了我多年的學校檔案管理工作經驗，對如何提高學校檔案管理質量提出了具體改進措施。希望對廣大學校檔案工作者提供有益的幫助。
參考文獻
檔案工作的服務性范文第4篇
[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
[1]徐艷. 試論檔案工作創新[j]. 赤峰學院學報，2005，(02).
[2]高德武，周愛東，李文. 檔案工作創新思路[j]. 科學與管理，2005，(02).
[3]王曉燕. 全省檔案工作會議在長沙召開[j]. 檔案時空，2005，(02).
檔案工作的服務性范文第5篇
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。
因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
