單位檔案管理基本情況

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單位檔案管理基本情況范文第1篇

依據《中華人民共和國消防法》、《機關、團體、企業、事業單位消防安全管理規定》規定，消防安全重點單位應當建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書檔案，建立健全消防檔案是機關、團體、企業、事業單位消防實行安全規范管理的一項基礎性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎中的基礎，它是貫徹落實《規定》要求的各項工作的具體表現形式。認真制定符合本單位實際的消防檔案內容，規范單位的消防安全管理，對及時消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。

2.適應范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。

3.職責

3.1消防管理員負責制定檔案的相關內容，并每年一次對檔案規定的內容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應告知經公司領導或審批，及時更新。

3.2辦公室負責審閱，并監督各相關部門依規程執行。同時負責對文件、表單、檔案內容統一保管和立卷歸檔工作。

3.3各部門經理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質量審核人；監督本部門檔案管理的實施工作。

3.4管理部檔案員職責

3.4.1熟悉公司檔案管理操作規程，掌握檔案規定的具體內容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內容清楚，便于查找和利用；

3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應辦好移交手續；

3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續，并將案卷目錄一同移交；

3.4.4做到文件材料年年清，無積存；

3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。

4.消防管理記錄

4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規范單位消防安全管理有重要的意義。填表應該客觀屬實，并要作為消防檔案內容，統一保管、備查

4.2檔案管理員應根椐以下提供的消防檔案樣式和內容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。

4.2.1 單位基本概況

4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖

4.2.1.3消防安全重點部位確定表

4.2.1.4消防管理組織機構和各級消防安全責任人

4.2.1.5主要消防設施

4.2.1.6專職（義務）消防隊隊員名冊

4.2.1.7專職（義務）消防隊消防裝備配備情況

4.2.1.8與消防安全有關的重點工種人員情況

4.2.1.9消防安全協議

4.2.2 培訓與考核

4.2.2.1培訓記錄表

4.2.2.2考評細則

4.2.2.3會議記錄

4.2.2.4消防獎懲情況記錄

4.2.3日常運行管理與檢查

4.2.3.1火災情況記錄

4.2.3.2消防日運行值班表

4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表

4.2.3.4消防季檢登記表

4.2.3.5消防年檢登記表

4.2.3.6節前消防安全常規檢查表

4.2.3.7消防設施維修保養記錄

4.2.3.8消防設施檢測記錄

4.2.3.9消防安全隱患整改通知書

4.2.3.10臨時動火作業申請表

4.2.4演練與演習

4.2.4.1滅火預案登記表

4.2.4.2消防技能演練記錄表

4.2.4.3消防演習記錄表

4.2.5消防器材管理

4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表

4.2.5.2消防器材設備臺帳

4.2.5.3設備維修申請報告

5.檔案袋（技術檔案袋、資料袋）用于保管技術圖紙、業主資料、協議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應有卷內目錄和備考表，目錄中的內容必須與袋中的檔案相對應。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應擬寫案卷標題。

5.1 立卷歸檔

5.1.1部門經理和消防管理員應支持檔案員的資料收集工作，

5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。

5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應注意文件材料的規范和書寫字跡的牢固持久，一般應采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應盡可能索要原件，索要不到應將傳真件復印，用復印件存檔。

5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。

5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘等）必須拆除。

5.1.6檔案大部分為紙質載體檔案，若為證照、聲像或數碼電子檔案，應在 “備注”欄別注明。

5.2照片說明的編寫方法和要求：

文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

事由：照片影像所反映事件、事物的情由；

時間：事件發生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；

地點：被攝物所在的具體地點；

人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；

背景：照片影像所反映的場景；

攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

5.3 錄像內容應加注文字說明。

5.4 嚴禁將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為已有，不得拒絕向公司移交檔案。

單位檔案管理基本情況范文第2篇

關鍵詞:醫院;人事檔案管理;適應新形勢

中圖分類號:C93文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)19-0192-01

1.加強人事檔案收集與創新檔案內容:人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎,也是豐富人事檔案內容和開展提供利用工作的根本前提。在收集干部基本情況的基礎上,做好經常性、定期的材料收集和補充工作,及時與各部門聯系,要求他們定期送交檔案材料。對缺少的材料要善于聯系溝通,變被動為主動,及時追補和不斷充實新的資料。

2.變“被動保管”為“主動服務”:圍繞醫院人事工作的需要,堅持“以人為本”的人力資源管理理念,樹立檔案工作的服務觀念、時效觀念、價值觀念,拓展服務領域,積極主動提供利用人事檔案。服務觀念即從被動坐等上門的接待方式,逐步走向主動開發檔案信息資源,努力開拓檔案利用的新途徑。時效觀念即醫院參與醫療衛生市場競爭,歸根結底就是人才的競爭,檔案人員要樹立效率觀念,在檔案提供利用工作中,及時、準確地為利用者提供檔案,為醫院競爭服務。價值觀念即醫院人事檔案人員要充分認識人事檔案的作用,特別是人才就是潛在的生產力,一旦發揮作用,就能為醫院創造效益。

3.管理方式由靜態管理轉向全面動態管理:醫院人事檔案管理工作應及時補充體現個人特色和時展的新內容,增加一些反映個人特色的內容,可以是誠信材料,如病人滿意度,也可以是德、能、勤、績的考核材料,還應將涉及本人的學歷材料、專業技術職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔,實現真正意義上的全面動態管理,即通過查閱檔案,能夠準確反映當事人所有的信息,并能查到當事人某一階段的真實情況。

4.實現檔案管理信息化:近年來,隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高,傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管、輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院人事檔案管理工作的需要。醫院人事檔案管理信息化程度的高低,直接影響到檔案資源開發利用的水平。這就要求將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中,利用計算機將干部檔案資料整理、分類、排序輸入電腦,使檔案據化、信息化,在檔案的借閱、查閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。使人事檔案的管理實現數字化,充分發揮軟件的查詢、搜索、評價等功能,不斷擴大人事檔案信息的內涵,為醫院發現人才、培養人才和使用人才奠定信息基礎。

(1)建立干部人事檔案數據庫系統,實施干部人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將干部檔案資料整理輸入微機,通過相應的技術處理,將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料,使干部檔案數據化、信息化,在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。同時,檔案的數據系統建成后,不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息,而且可以記錄干部職級、學歷、工資、崗位變動等動態信息,一旦干部基本情況發生變化時,可以隨時準確地將最新信息錄入微機,保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。(2)建立干部個人電子檔案系統,實施干部人事檔案自動化管理。適應人才流動的需求,為便于檔案的查閱流轉,可以將干部個人中能夠公開部分的內容制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責維護更改,由個人持有,用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立,可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現象。

單位檔案管理基本情況范文第3篇

關鍵詞：基本情況；發展導則；辦法；強化結合

1發展人事檔案工作的基本情況

在管理人事的行為中產生的數據記載稱為人事檔案，從古至今，人事檔案一直是關乎著人才信息的重要依據，并隨著歷史的不斷發展逐漸細致化、實用化。演變至今它的存在已經與人們日常的工作、社會行為密不可分。在當下的時局中，伴隨著工作特殊崗位的出現、以及各種保險待遇的出現還有人才流通加速、人才調度和高科技管理手段的誕生，人事檔案工作已經得到了大部分單位及各部門的重視，其發展速度也隨之加快。（1）本著深入以人為本的原則，要想做好人事檔案管理工作其過程是非常繁瑣的，若要將人事檔案工作成效提成到更佳完美的程度也是一項耗時久、任務重的艱難旅程，本項工作不但要具備主觀的整體模式，同時也要將細部繁瑣的內容整理的越加完善。從而讓人事檔案發揮其基本存在的意義，能夠更好的服務社會，服務人民。（2）現如今一批高素質、高業務水平的管理人員加入到了檔案管理工作當中來，他們在人事檔案管理工作中起到了關鍵性的作用。這些從業人員不但擁有嫻熟的業務知識、良好的崗位責任心，同時還能利用靈活的頭腦和高科技產品的結合創新出更加適合檔案管理工作的工作手段。這樣就體現了若要在一項工作中若要由突飛猛進的成績，就要注重以人為本的理念，從而通過團隊的每一份自完美的發揮來給團體遞增更多的效益成果。通過改革的洗禮，現如今大部分從事人事檔案管理工作人員，皆可擁有良好的職業道德、國強的業務素質、以及熱情的愛崗精神。這些需要具備的素質與認識檔案管理工作的發展前景是密不可分的。（3）隨著高科技管理辦法的誕生，人事檔案管理工作成效已經得到了更佳的結果。高科技計算機及因特網的誕生，促進了人事檔案管理工作的效率質量同時提升，其能夠讓人事檔案的相關信息已網絡的形式進行傳遞、備案等，加強了檔案保存的安全性、和互相傳遞的方便性。

單位檔案管理基本情況范文第4篇

關鍵詞：醫院檔案；信息化；管理；創新

隨著網絡信息技術不斷發展進步，眾多行業領域中已經廣泛應用了信息管理技術。信息時代背景下，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化發展的實際需求。醫院檔案管理工作內容復雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統的檔案管理工作效率比較低。因此，醫院的檔案管理工作需要通過信息化技術提高效率，同時還能夠促進醫院檔案管理更加規范，達到檔案管理標準化以及高效化。

一、在信息化時代下檔案管理創新與發展的必要性

在信息時代背景下，信息管理技術不斷更新，傳統檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫院檔案管理能夠更加規范化。因此，研究檔案管理的創新與發展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現創新與發展才能夠適應信息時代新時期的社會需求。信息技術更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而醫院檔案管理的創新與發展十分關鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫院只有做好檔案管理的創新與發展，才能夠滿足信息化發展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創新與發展能有助于醫療衛生事業不斷發展。醫療衛生事業的發展進步，需要大量的優秀人才引進。人事檔案相關材料管理工作實現規范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優化分配，實現優秀學科人才能力能夠充分發揮，促進醫院進一步可持續發展。通過利用信息化，實現檔案管理的創新與發展，可以引進和培養更多的優秀學科人才加入到醫療隊伍中，還可以實現檔案管理的信息更加充分的開發，充分發揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創新與發展能夠進一步提高醫院管理水平。目前來看，多數的醫院在檔案管理創新與發展方面確實有所關注，但是實際上效果并不十分理想，醫院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進一步進行改善和創新。除了要引進更加先進的技術設備，還要增強檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前醫院檔案信息化管理的基本情況

(一)缺乏檔案管理的專業技術人才，檔案管理基礎設施較弱

信息化背景下檔案管理與傳統的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎知識以外，還需要熟練掌握和應用網絡信息處理能力。醫院大部分檔案管理人員是由傳統紙質檔案管理轉換而來，對網絡信息處理缺乏專業技術能力，專業性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數醫院實行企業化管理事業單位性質。醫院的檔案管理既有企業內容，也有事業單位相關內容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導致檔案管理基礎設施弱，檔案管理的創新與發展受到一定程度的影響。

(二)缺少規范的檔案管理體系

檔案管理實現信息化，也就是通過利用網絡信息技術，將檔案信息材料進行數據化處理，進一步整理分析，實現檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫院檔案管理一體化。標準規范制度有利于檔案管理制度的落實和執行。

三、信息時代背景下檔案管理創新發展的措施

(一)加大對檔案管理專業人才的培養

在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機應用和網絡信息處理能力。因此，要加強對檔案管理人才的培養，才能使檔案管理的優勢得到有效發揮，才能夠適應信息化社會飛速發展需求。

(二)完善相關管理制度、法規政策

檔案管理的創新發展需要有統一的管理制度以及法規政策作為規范化發展依據。如果出現了問題，就可以以此為依據進行處理。在醫院檔案管理工作中，統一規范的制度標準、法規，為檔案管理工作創新發展提供了規范的法律依據，有助于促進信息化檔案管理的創新發展。因此，在醫院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關的管理制度和法規政策。

(三)更新檔案管理觀念

在醫院主體醫療管理業務中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫院管理工作在做相關決策時都需要以檔案資源為重要參考依據，它是現代化醫院管理的重要組成部分。因此，醫院管理觀念需要更新，逐步傳統檔案管理模式，實現檔案管理從單純紙質資料的收集整理向計算機網絡化檔案管理的轉變。從而，充分發揮檔案管理在整體信息化建設與醫院領導科學決策中的作用。只有領導管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現檔案管理的創新和發展。

四、小結

信息時代背景下，面臨互聯網+與大數據發展，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化需求。醫院的檔案管理需要更多的應用信息技術，更加有助于醫院檔案管理更加科學化，提高醫院檔案管理水平。從而有效提升醫院的市場競爭能力，提高醫院的服務質量，為醫院發展奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014(03)：183.

[2]謝少云，李博.信息化時代醫院檔案工作的管理與創新思路[J].河北企業，2014(5)：21-22.

單位檔案管理基本情況范文第5篇

1. 社區計劃生育檔案管理的內容

1.1社區內常住人口計劃生育資料的填寫

社區內常住人口的資料包括基本情況、婚姻情況、懷孕信息等，這些信息都要按照要求進行填寫，不能夠涂改，也不能缺漏某些信息。在每一年的年初，發生變動的信息都要重新填寫，每一年的年末都要將變動的信息進行采集、核查，保證其準確性。社區每一年都要將常住人口計劃生育檔案進行上報，包括社區內的總人口數、居民組的名稱等，并上報上年末本社區的計劃生育基本情況。社區生育指標的審批要具有完備的手續與資料，夫婦申報的第一個孩子要在街道具備一套完整的資料，社區內有一份申請表以及相關資料，申報的第二個孩子同樣也要在街道有一套完整的資料，除此之外，還要有能證明生育情況的材料和相關的特殊情況說明材料，以證明夫婦符合申請二胎指標的條件。社區工作人員要對常住人口進行隨訪，并做好資料的記錄和存檔，資料整理之后要按照時間的先后順序做好標記。

1.2社區內流動人口的計劃生育檔案填寫

社區內流動人口的計劃生育檔案包括社區內流入人口資料、 流出人口計劃生育檔案資料。社區內的流入人口登記簿有三類，包括流入的已婚育齡婦女、流入的未婚女性、流入的育齡男性，流入的已婚育齡婦女要具有婚姻證明，持有準生證的已婚育齡婦女，其準生證每半年要驗證一次并做好記錄。社區內流入人口離開時要在備注欄內寫明離開的時間，資料上報時要及時進行變更。流入人口的婚育情況發生變化時，要由本街道進行變更，并加蓋街道計生辦的公章。社區內的流出人口登記簿有三類，包括流出的已婚育齡婦女、未婚女性、育齡男性，填寫內容包括其基本情況、懷孕、生產等信息。這些內容都不能用鉛筆填寫，而且不能存在缺漏與涂改。

2. 做好社區計劃生育檔案動態管理的有效措施

2.1增強工作人員的責任感和使命感

計劃生育是關系到我國人口素質和經濟社會進步的大事，社區的工作人員必須要深刻認識到計劃生育作為我國長期國策的重要性，認識到計劃生育工作的緊迫性。作為一名計劃生育工作者，必須要充分認識到自己的責任和使命，努力學習國家相關的法律法規，不斷提高自身素質和業務水平，在基層的社區工作中總結經驗與教訓，認真做好計劃生育工作。社區計劃生育檔案動態管理水平的提高離不開工作人員的辛勤勞動，只有堅守崗位，才能夠促進我國計劃生育工作的順利開展。

2.2 配置先進的硬件設備和軟件管理系統

計劃生育檔案對于計劃生育工作的開展十分重要，因此，檔案必須要實現完整、準確、完好的保存。隨著科學技術的發展，計算機與網絡技術已經在各個領域中得到了十分廣泛的應用，為社區配置相關的信息管理系統，利用先進的管理系統實現計劃生育檔案的動態管理，可以保證社區計劃生育檔案管理工作的順利開展。在配備硬件系統和軟件系統的同時，社區還要選拔高素質的檔案管理人員工作，以實現計劃生育檔案的及時更新，保證檔案信息的準確性，并讓檔案信息通過軟件系統實現共享。

2.3 提高對計劃生育檔案動態管理工作的重視程度

社區計劃生育檔案動態管理工作的順利開展離不開領導的重視，在基層社區中，領導必須要高度重視計劃生育檔案管理工作，將檔案管理工作與計劃生育工作的重要性等同起來，加大人力、物力以及財力的支持。社區是我國計劃生育最小的基層單位，只有先搞好社區計劃生育檔案的動態管理工作，才能夠不斷積累經驗，做好全國的計劃生育檔案管理工作。

2.4 做好資料錄入和檔案建立保存工作

計劃生育的資料記錄以及信息建檔必須要保證真實性和可靠性，必須要有理有據，并進行反復核對，避免出現缺漏。計劃生育檔案管理人員要認真負責，提高自身的責任感，認真做好每一項計劃生育資料記錄和信息建檔工作，使計劃生育檔案真實可靠，準確詳實。同時，社區計劃生育檔案管理要加強內部監督，實行責任制，將責任落實到個人。

2.5 認真做好上報工作

在計劃生育檔案建立的同時，還要進行檔案資料的上報，上報時要保證資料的準確與詳盡，上報資料應當與檔案資料保持一致，動態數據也要準確無誤。進行資料上報時，計劃生育的資料信息要進行及時變更，上報材料不能弄虛作假，如果出現漏報的情況，在下次上報時要對資料進行說明。