檔案管理工作的現狀與時代融合分析

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摘要：隨著社會經濟的持續發展，在新時期事業單位不斷進行深化改革的背景下，對檔案管理工作提出了更高的要求。于事業單位的發展而言，檔案管理是其重要內容組成，因此，需要結合當前信息社會的發展，不斷探索利用區塊鏈、大數據和云計算等信息手段，促進事業單位整體管理水平的提高。受到諸多因素的影響，事業單位的檔案管理還未能實現有效地與時代高度融合，部分單位檔案管理的質量和效率遲滯不前，在一定程度上制約了事業單位的高效、可持續發展。為此，本文將從事業單位檔案管理的概念入手，分析當前檔案管理工作出現的問題，進而提出實現時代融合的相關策略，以期促進事業單位檔案工作的高質量發展。

關鍵詞：事業單位檔案管理；現狀和問題；融合策略

研究近年來，伴隨信息技術的高速迭代，社會各領域實現高速發展。于事業單位的檔案管理工作而言，不斷利用信息時代的新技術，提高服務人民、服務社會、服務國家的能力，實現事業單位檔案管理與時代發展的高度融合是新形勢下的必然趨勢。為此，下面將對檔案管理問題和策略進行詳細分析，以期助力事業單位檔案管理與信息時代的高效融合。

一、時代融合背景下事業單位檔案管理工作的相關概述

事業單位是指國家為了公益目的設置的，主要從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織。大多數事業單位屬于知識密集型組織，是社會生產力的重要組成部分，在國家科技創新體系中居于核心地位。在事業單位的發展過程中，檔案管理工作既可以當作事業單位管理工作的基礎，不斷完成對事業單位優秀工作成果和發展歷程的記錄，也可以當作事業單位發展水平的衡量標準，不斷在人才培養效率和發展潛力的評判中充當重要的角色。伴隨信息時代的深入發展，事業單位持續做好檔案管理工作，進一步體現檔案的應用價值，才能更加有效地發揮單位自身的社會公益效能。

1.信息化檔案管理的概念

在事業單位檔案管理不斷與時代融合的過程中，事業單位的檔案管理必然逐步朝著信息化方向轉變。信息化檔案管理是指利用信息技術、信息平臺完成檔案數據的采集、分析整理和利用工作。簡單而言就是由傳統的記錄歸檔轉變為數字信息歸檔及應用。可以說，事業單位的健康、可持續發展離不開有效的信息化檔案管理。

2.信息化檔案管理的特點

隨著事業單位檔案管理不斷與時代相融合，信息化的檔案管理有著以下特點：首先，需要在科學合理的單位內控制度下進行，同時也要落實好國家在檔案管理方面的政策法規。其次，事業單位走向信息化發展的標志可以通過實物、紙質存檔轉變為電子存檔來體現。再次，在實現信息化的檔案管理后，可以有效提高檔案管理的質量和效率，滿足事業單位在新時代發展中的需求。最后，按照全面貫徹新發展理念的要求，信息化檔案管理符合碳達峰、碳中和目標要求，是事業單位保障國家重大戰略實施、構建現代治理體系的必經之路。

3.信息化檔案管理的建設內容

為加快信息化建設流程，保證檔案管理工作可以與時代更好地融合，首先，要求事業單位將檔案信息化事業納入本單位、本行業發展規劃，使檔案信息化建設依法依規開展。其次，深化“互聯網+電子政務”建設，從制度和執行兩方面促進電子文件、政務信息的歸檔工作。再次，完善檔案信息資源平臺建設，加快模塊齊全、功能完備、信息安全的綜合檔案信息系統建設，從共建、共享、共治的角度促進事業單位檔案管理質量和服務同步提升。

二、事業單位檔案管理工作與時代融合的必要性

1.節能降碳、綠色發展的需要

近兩年，碳達峰碳中和明確了我國經濟社會發展全面綠色轉型的戰略方向和目標要求，是推動國民經濟高質量發展的內在要求。而傳統的檔案管理模式對應的則是更大規模的人耗、物耗和碳消耗。伴隨著信息技術的不斷優化和升級，在事業單位積極將檔案管理工作和時代充分融合的過程中，檔案管理必然會沿著信息化、自動化、網絡化的方向不斷發展。既能在數字化的檔案管理中提高工作效率、降低各種成本的消耗，也可以安全高效地增強行業之間、單位之間、單位各部門之間的交流和合作，提高檔案管理工作的質量和效率，促進事業單位的健康綠色發展。

2.順應信息時代發展的體現

信息時代的高速發展使得信息技術不斷被各行業應用和普及，5G技術的研發和物聯網、云計算等技術的深入應用，促進社會工作方式、運轉流程不斷優化升級，更多的技術創新手段層出不窮。事業單位作為最重要的社會公益性服務機構，需要結合時代的發展完成對區塊鏈、云計算等前沿信息技術的利用，順應時代發展，促進檔案管理的信息化效能，提高為人民、為社會、為國家服務的能力。

3.事業單位改革發展的需要

伴隨社會主義市場經濟體制的不斷深入推進，事業單位作為國家機構的重要組成部分，在起到維持經濟社會發展穩定性的作用時，也面臨著各種機遇和改革。事業單位建立檔案信息化管理平臺，是事業單位加速時代融合、強化數字賦能、實現智慧應用體系建設、構建綜合信息管理“一張圖”的前提和先決要素。檔案基礎信息庫、數據庫的建設，不單純是數據的儲備，同時也為事業單位建立數據模型、數字模型，構建智慧化管理系統奠定了基礎。系統完備、安全可靠的城市智慧化管理系統，將持續促進事業單位在加快“放管服”改革及“服務型”政府建設方面走向深入。

三、事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

1.單位各層級對檔案工作的重要性認識不足

受傳統思想認識的影響，長久以來很多事業單位都將單位的工作重心、發展重點放在各類具體業務的發展管理上，缺乏對檔案管理工作的認識和重視。具體而言，一些單位的工作人員認為檔案管理工作只是簡單完成檔案的收集、整理和保存工作，技術性與難度不高，且不能為事業單位的發展提供更多的利益和價值，所以在日常工作中不太配合檔案管理人員的工作。部分事業單位管理者也對檔案管理工作認識不足、重視不夠，沒有深刻認識到檔案管理工作能夠發揮的真正價值，便不會在檔案管理中提供充足的人力、物力和財力支持，嚴重影響了檔案管理質量和效率的提升。另外，在事業單位的整體工作方式、工作模式朝著信息化的方向快速發展，進一步加快與時代進行融合的過程中，基于各層級對檔案管理工作的認識程度不足，缺乏先進的管理意識，單位內控方面的管理制度必然缺失或者流于形式；與之對應，檔案的信息化管理也必然會受到來自管理制度上的影響。傳統的檔案管理規章制度已不能滿足現狀和今后一段時期的管理需求，配套的信息化管理制度缺位，必然無法滿足檔案信息化管理工作的順利開展。

2.部分檔案管理人員綜合能力不強

信息時代的高速發展促使各行各業都面臨著激烈的行業競爭，從本質上講，行業與單位的競爭實質都屬于人才之間的競爭。針對事業單位的檔案管理而言，高層次檔案管理人才的匱乏，使得檔案管理工作與時代融合相對停滯或進展緩慢。有的事業單位為了節約資金上的支出，對檔案管理人員的專業技術性和從業要求沒有嚴格限制，沒有給員工創造專業崗位培訓的條件，對于員工的職業素養考核也缺乏重視；有的單位甚至將檔案管理崗位視為退休前養老的休閑港灣，放任自流。事業單位缺乏檔案管理專業技術人才，檔案管理工作便不能按照相關的標準規范和需求完成，更容易陷入分類不標準、工作效率低下和查閱無頭緒的惡性循環。另外，人員流動性大也是檔案管理中經常存在的問題，頻繁的工作交接以及交接過程的不規范，加劇了檔案系統管理的難度，進而也嚴重影響了檔案管理與時代的深入融合。

3.檔案管理信息化程度不均衡

檔案管理信息化是一項系統工程，其滯后的發展，必將影響到檔案管理資政效能的充分發揮。目前，我國中東部地區大部分檔案管理專業機構已經實現了檔案信息管理與時代發展的高速融合，檔案收集、管理、調閱自動化管理系統完善高效。但部分偏遠地區或行業受人員、經費和理念的限制，檔案管理信息化程度落后，整體發展不充分、不均衡現象比較突出；不同行業、領域和單位之間以及各類不同重點領域、重大活動、重大工程建設檔案的信息化管理水平也參差不齊。

四、事業單位檔案管理工作與時代融合的措施

1.提高思想認識，加強組織領導

“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業”。實現時代融合，必須進一步完善國家統籌、省、市、縣分層抓落實的系統管理機制。以檔案行業發展規劃為依據，突出事業單位檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產的價值，突出事業單位檔案工作對黨和國家各項事業的基礎性、支撐性作用。突出創新引領，以改革精神推動檔案實踐、理論、制度的不斷創新。結合新《檔案法》的實施，逐步構建系統完備的事業單位檔案工作規范化、法制化管理體系，提高行業依法行政、依法治檔效能。本著對歷史負責、對單位發展負責的原則，建立并完善事業單位檔案管理一把手負責制，在領導干部高度重視的前提下，完善單位內部檔案的管理制度、考核制度和責任追究制度等，高屋建瓴的規劃檔案工作與業務工作的有效銜接，從制度、管理、人才、設施等方面全方位謀劃檔案信息資源管理工作，才能充分實現事業單位檔案工作在推進國家治理體系和治理能力建設中的基礎效能作用。

2.完善管理模式，實現精細化目標任務

精細化管理以科學、理性、精準為基本特征，在績效目標引導下，通過科學設置組織機構、優化細化管理流程，推動治理思維和方式轉變，以實現檔案管理工作的科學化、標準化、規范化工作目標。各層級事業單位及檔案管理部門需要進一步完善對檔案工作的統籌協調工作機制，堅持與中心工作、重點工作同研究、同部署、同推進。針對檔案與時代融合任務，逐級分解、列出清單、長期堅持、確保實效。同時，全面落實依法依規管檔治檔責任，將檔案工作納入事業單位發展頂層設計規劃，按照適度超前的原則設定檔案同行業與具體業務的流程節點。不斷加強事業單位檔案集中統一管理，規范完善檔案資料收集范圍，將關系國家安全、國計民生、公共服務、科研文化等重點行業和領域的檔案納入規范化管理范疇，抓好事業單位全宗介紹、組織機構沿革、大事記等編制工作，健全重特大事件檔案應急處置檔案管理機制，責任到人、分工協作、共同發力。

3.創新管理模式，加快數字轉型

事業單位作為提供社會公益服務項目的部門，全面記錄了國家經濟社會發展的進程，是社會發展過程中形成的寶貴財富。事業單位領導干部應在重視檔案管理工作的基礎上，進一步更新觀念、創新理念，加快檔案資源數字轉型工作。將檔案管理工作完成時代融合的重要意義納入國家大數據戰略體系，納入數字經濟、數字社會、數字政府建設工作，納入現代基礎設施網絡建設。隨著社會智慧網絡管理體系的架設，應當逐步投入更多的人力、物力和財力，打破原有檔案管理模式，構建檔案高質量發展信息網絡管理體系。具體而言，就要參考事業單位發展規劃，強化電子文件、電子資料的歸檔工作，推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。配合5G技術、區塊鏈技術、“互聯網+監管”技術，實現城市管理智慧網絡體系與檔案管理部門的無縫融合。

4.加大開發利用，提升服務效能

多元化、專業化、信息化的經濟社會發展格局，為事業單位這類知識密集型組織的檔案開發利用工作提供了發揮的平臺。檔案數字治理新模式，使得檔案管理工作逐步融入事業單位工作全流程。做好檔案信息資源開發利用，憑借事業單位在教育、科技、文化、衛生等方面的權威性和不可替代性，可以實現事業單位為黨和國家發展大局服務、為社會經濟發展服務、為廣大人民群眾服務的根本目的。一方面，事業單位可以結合自身工作性質統籌考慮與檔案業務管理的相互關系，建立符合科研教育活動規律、分級分類型的經濟科技檔案管理體系，強化經濟科技檔案的管理和應用；另一方面，可以在檔案信息平臺建設過程中，提前謀劃布置，按照檔案管理工作與業務工作密不可分的原則，根據單位內部需求，適度超前設定檔案信息自動化檢索模塊，根據管理層級或者業務工作層級，設定不同的身份權限，使得檔案信息資源能夠被高效、合理的檢索和利用。同時，事業單位管理層也應當通過設立激勵措施，鼓勵檔案管理人員嘗試依托信息化管理平臺的功能，完善對檔案資源的深度開發利用，通過檔案資源的信息共享和綜合篩分，實現“反哺”單位主要業務事項的功能，使得事業單位沉淀多年的科研技術檔案能夠充分利用起來，促進與時代發展高效融合。

五、結語

事業單位為提高自身服務社會的能力，應當積極主動與社會時代發展相融合，堅持優化、協同、高效原則，從節能降碳、科學高效、有利于檔案事業全面可持續發展的角度出發，利用數字社會萬物互聯發展迅猛的契機，改變原有檔案管理模式，積極探索檔案工作與業務工作有機融合、檔案工作與數字管理有機融合、檔案管理與開發利用有機融合的有效機制和路徑，更好地統籌各方力量。加快推進檔案信息化戰略轉型，切實保障信息化建設的前瞻性、針對性、實效性，需要加強頂層設計，不斷完善檔案基礎設施，積極推動互聯網、云計算、大數據、人工智能、區塊鏈技術和檔案工作的深度融合。通過檔案信息資源共享服務平臺建設，拓展檔案工作數字化、網絡化、智能化的應用場景，形成做好檔案工作的整體合力，構建起上下貫通、執行有力、運行通暢的檔案工作體制機制，促進事業單位管理水平的提高，讓檔案工作在與時代融合過程中煥發新的活力與生機。

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作者:冉君宜