資源共享下校園檔案數(shù)字化管理淺析

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摘要：校園檔案影響著學生未來的求職等各個方面，但目前校園檔案規(guī)范化管理水平與管理效率較低，導致校園檔案的管理和使用受到影響，為此，需要以資源共享作為研究背景進行數(shù)字化轉向。首先使用數(shù)字化技術，對接端口與OA端進行數(shù)據(jù)傳輸；再掃描檔案條目進行檔案資源的分類處理；最后構建中心數(shù)據(jù)庫，并將檔案信息進行存儲，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理。實驗表明，設計方法的耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高。

關鍵詞：資源共享；校園檔案；數(shù)字化管理；獲取數(shù)據(jù)；管理效率

校園檔案中包括學生個人信息檔案、教師檔案與教學檔案等，隨著我國素質教育工作的信息化變革，如何實現(xiàn)對校園檔案的數(shù)字化管理，成為地方高校與有關教育機構的重點關注問題[1]。在開展此方面的研究中，有關單位提出了針對此方面的大數(shù)據(jù)技術、數(shù)據(jù)挖掘技術，但現(xiàn)代化技術的集成未能在此過程中有效地解決檔案規(guī)范化或秩序化管理問題，甚至在一定程度上加劇了教育產(chǎn)業(yè)的經(jīng)濟支出。早期的校園檔案數(shù)字化管理工作，大多是圍繞檔案資源的針對性收集、集中性分類實施的，檔案管理部門對于此方面工作的認知仍局限在常規(guī)的檔案存儲方面。但基于此種形式的檔案管理工作已無法滿足資源共享視域下產(chǎn)業(yè)發(fā)展的需求，尤其是在信息化技術呈現(xiàn)普及化的趨勢下，使用計算機設備，輔助使用電子程序執(zhí)行管理工作，更是成為各學校突破現(xiàn)有工作模式的主要著手點[2]。為了落實此項工作，有關院校對其現(xiàn)有的管理方法進行了深度分析，并在進一步分析中發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存的管理方法在使用中存在管理手段滯后、管理水平失衡等方面問題。而此次研究的重點便是結合教育市場的現(xiàn)代化發(fā)展需求，以資源共享作為研究背景，提出一種針對校園檔案的全新數(shù)字化管理方法，以此種方式加速高校改革的進度，落實管理工作的現(xiàn)代化與前沿化。

一、資源共享視域下校園檔案數(shù)字化管理研究

1.資源共享視域下校園檔案信息的采集與分類。為了滿足資源共享視域下各大高校對其內(nèi)部檔案的規(guī)范化管理，需要在相關工作實施前使用數(shù)字化技術進行檔案信息的采集、獲取與專項分類[3]。此過程可用下述圖1表示。校園檔案影響著學生未來的求職等各個方面，但目前校園檔案規(guī)范化管理水平與管理效率較低，導致校園檔案的管理和使用受到影響，為此，需要以資源共享作為研究背景進行數(shù)字化轉向。首先使用數(shù)字化技術，對接端口與OA端進行數(shù)據(jù)傳輸；再掃描檔案條目進行檔案資源的分類處理；最后構建中心數(shù)據(jù)庫，并將檔案信息進行存儲，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化管理。實驗表明，設計方法的耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高。資源共享校園檔案數(shù)字化管理獲取數(shù)據(jù)管理效率資源共享視域下校園檔案數(shù)字化管理研究吳耿聰在進行校園檔案信息獲取時，為了避免數(shù)據(jù)量冗余對于獲取行為的實施造成負面干預，通常情況下，前端會采用開放接收端口的方式，將端口與OA端進行對接，形成一個跨終端獲取數(shù)據(jù)或傳輸數(shù)據(jù)的渠道，以此種方式解決數(shù)據(jù)資源在校內(nèi)共享中出現(xiàn)的問題[4]。在此基礎上，識別其中源端的異構類型數(shù)據(jù)，進行數(shù)據(jù)與端口的對接，提取數(shù)據(jù)集合中的屬性信息。將獲取的屬性信息作為檔案分類的標準或依據(jù)，對導入的信息直接進行屬性的識別，當識別到對應的屬性后，將不同屬性的檔案數(shù)據(jù)存儲或直接傳輸?shù)街付▍^(qū)域。完成上述相關操作與處理后，引進Web技術，進行檔案條目的掃描，對掃描過程中多次出現(xiàn)的信息進行標記。輸出標記數(shù)據(jù)，由管理員進行集中管理，以此種方式識別檔案信息中是否存在冗余數(shù)據(jù)。管理員可通過定位數(shù)據(jù)錄入源端的方式進行數(shù)據(jù)價值性的識別，當識別到數(shù)據(jù)來自同一源端時，可認定對應的數(shù)據(jù)為冗余數(shù)據(jù)，刪除冗余數(shù)據(jù)，保留一個源端數(shù)據(jù)即可。當識別到數(shù)據(jù)來自不同源端時，需要進行數(shù)據(jù)屬性分析，以此判斷對應的數(shù)據(jù)是否為價值數(shù)據(jù)。按照此種方式，保留有效數(shù)據(jù)，刪除冗余數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對校園檔案信息的采集與分類。

2.基于中心數(shù)據(jù)庫的校園檔案錄入與存儲。完成對校內(nèi)檔案信息的采集與分類處理后，建立校內(nèi)中心數(shù)據(jù)庫，進行校園檔案信息的錄入與存儲。構建中心數(shù)據(jù)庫是對檔案信息的實體化表達方式，因此也可將此過程稱之為檔案信息的實體描述，下述將對校內(nèi)中心數(shù)據(jù)庫進行設計，中心數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容如下表1所示。按照上述表1所示的內(nèi)容，構建校內(nèi)檔案中心數(shù)據(jù)庫，在進行檔案信息錄入時，需要根據(jù)前端對檔案信息的描述，判斷對應的信息是否為主鍵。當識別到信息為非主鍵信息后，將其導入數(shù)據(jù)表內(nèi)其他存儲空間中。在此過程中應注意，所有類型的信息在導入時均需要進行格式統(tǒng)一轉換[5]。完成數(shù)據(jù)的導入后，根據(jù)數(shù)據(jù)所屬類別，進行不同用戶的權限劃分，對應端登錄用戶可以在其所屬權限范圍內(nèi)，進行表格信息的編輯與處理。按照此種方式，實現(xiàn)對校園檔案的數(shù)字化管理。

二、對比實驗

上文對校園檔案數(shù)字化管理方法進行了理論設計與研究。考慮到此方法在高校內(nèi)投入使用可直接影響到校內(nèi)教學工作的持續(xù)化實施，因此需要在投入使用前對方法的有效性進行檢驗，只有證明了此方法可促進校園檔案管理工作的落實，才能將此方法正式投入校內(nèi)使用。為了確保實驗具有一定的真實性，此次實驗選擇某高校作為試點院校。選擇此高校當年招收學生的個人檔案作為實驗數(shù)據(jù)，實驗中部分數(shù)據(jù)如表2所示。按照上述表2所示的格式，進行學生個人檔案的整理。完成整理后，將紙質檔案按照標準化的格式導入終端管理設備中，確保檔案以電子文件的方式存儲在終端指定空間內(nèi)。為了檢驗設計的方法具有一定可行性，需要在設計實驗前對方法的操作性進行檢驗。檢驗過程中，由高校檔案管理單位內(nèi)的技術人員輸入某一名學生的姓名，點擊檢索界面中的確定操作按鈕，當操作界面自動彈窗顯示此名學生的個人檔案信息后，即可證明此方法在實驗中具有一定可行性。按照相同的操作步驟，對基于WebServices的檔案數(shù)字化管理方法進行檢驗，當檢驗后得出設計方法與傳統(tǒng)方法均具有可行性后，使用兩種管理方法進行學生檔案的批量錄入。根據(jù)終端設備的現(xiàn)有存儲空間，采用專業(yè)劃分的檔案信息錄入模式。錄入時，對接學生個人信息指定存儲空間與硬盤，先錄入電子工程系學生的個人檔案信息，完成第一個專業(yè)學生信息的錄入后，全選文件，進行錄入電子文件信息格式的轉換。完成上述所有操作后，錄入建筑工程系學生的個人檔案信息，按照上述操作進行錄入檔案信息的格式批量處理。在信息錄入時，使用終端設備自帶的計時器，記錄每次操作行為從開始到結束的時間，并將最終記錄的時間作為評價管理方法有效性的指標，即錄入與格式轉換處理的時間越短，證明設計的方法與校園檔案數(shù)字化管理需求的匹配度越高。按照此種方式，執(zhí)行此次對比實驗，完成實驗后，將對應的實驗結果整理成表格，如表3所示。綜合上述表3中的實驗結果可以看出，使用設計的管理方法進行不同專業(yè)學生個人檔案信息的錄入與格式轉換所需的時間均少于10.0s，而使用傳統(tǒng)管理方法進行不同專業(yè)學生個人檔案信息的錄入與格式轉換所需的時間均少于60.0s，即設計方法進行檔案管理的耗時較低，綜合管理水平較高，而傳統(tǒng)方法進行管理的耗時較高，部分信息在格式轉換中的耗時接近60.0s，可以認為在此種條件下，傳統(tǒng)方法的管理界面可能存在卡頓或運行不流暢等問題。綜上所述，得出此次對比實驗的最終結論：相比基于WebServices的檔案數(shù)字化管理方法，此次設計的檔案數(shù)字化管理方法在進行學生個人檔案處理時，操作相對耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高，適用性更強。

三、結束語

文章對校園檔案的數(shù)字化管理方法展開了設計研究，完成設計后，選擇某高校作為試點院校，選擇此高校當年招錄學生的個人檔案作為實驗數(shù)據(jù)，開展對比實驗。實驗證明，設計的檔案數(shù)字化管理方法在進行校園學生個人檔案處理時，操作相對耗時較低，整體過程較為流暢，即管理效率與綜合管理水平較高。但要真正將此方法在市場進行推廣，還需要后續(xù)更大量的實驗數(shù)據(jù)作為支撐。

作者:吳耿聰 單位:華僑大學華文學院