研究辦公室文書與檔案管理

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一、目前醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

（一）文書檔案主要是以紙質(zhì)或其他載體

記錄發(fā)生的事件、過(guò)程記載、物品存檔、關(guān)鍵文件為管理對(duì)象文書檔案的管理重點(diǎn)主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應(yīng)放在收集、管理、編目編冊(cè)、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發(fā)展進(jìn)程中的真實(shí)反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案等都是文書檔案所涉及的內(nèi)容。由于文檔內(nèi)容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協(xié)議、合同、責(zé)任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯(lián)系

文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時(shí)歸檔等。文書工作可以說(shuō)是檔案工作的基礎(chǔ)和前提條件，文書工作的全過(guò)程也是辦公室文書檔案形成的過(guò)程。

二、關(guān)于醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫(yī)院文書檔案管理的投入過(guò)低

由于醫(yī)療用房的緊張，醫(yī)院存放檔案的地方也十分有限；醫(yī)院文書檔案職責(zé)不明,管理不完善，醫(yī)院文書檔案與醫(yī)療病歷檔案的存放于檔案庫(kù)房的存放相混合，與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。醫(yī)院文書管理的信息效率過(guò)低。

（二）醫(yī)院辦公室文書檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)久以來(lái)醫(yī)院多偏重病案檔案，醫(yī)院文書與文書檔案相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō),醫(yī)院文書檔案的相對(duì)重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認(rèn)為文書檔案沒有存在的價(jià)值,相關(guān)的科室對(duì)于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費(fèi)程度極其嚴(yán)重，不能達(dá)到預(yù)想的可觀狀況。

（三）醫(yī)院在文書與檔案工作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象現(xiàn)下的檔案管理模式下存在這許多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：版記不全、文件使用不當(dāng)、分類不明確、用紙不達(dá)標(biāo)、辦理程序不規(guī)范、原稿文件缺損、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象。

（四）醫(yī)院文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國(guó)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在理論水平、文化水平、專業(yè)素養(yǎng)等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業(yè)知識(shí)，責(zé)任心主人翁意識(shí)的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現(xiàn)象，不符合辦公室文書檔案管理的規(guī)范準(zhǔn)則。

三、針對(duì)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作的一些優(yōu)化措施

（一）強(qiáng)化醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范銜接實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。

（二）提高醫(yī)院文書檔案管理人員的專業(yè)技能和管理意識(shí)醫(yī)院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案管理專業(yè)知識(shí)。做到與時(shí)俱進(jìn)，辦公現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，信息社會(huì)必然導(dǎo)致大量的電子文件的出現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫(yī)院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。

（四）建立醫(yī)院文書歸檔的制度

具體到一個(gè)立檔單位，不僅要真實(shí)、客觀，要有歸檔的時(shí)間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內(nèi)容：檔案的系統(tǒng)化（檔案的分類、案卷的排列、檔號(hào)的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案也是文件工作的發(fā)展和延續(xù)。文書檔案既可以儲(chǔ)存記錄醫(yī)院現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)的狀況，也是醫(yī)院過(guò)去發(fā)展歷程的縮影。要想為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供有利的保證；提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作，提高醫(yī)院文書檔案工作的地位勢(shì)在必行。促進(jìn)文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

作者：李春蓉單位：成都市婦女兒童中心醫(yī)院