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一、樹立服務(wù)民生的理念,建立“以人為本”的服務(wù)機(jī)制
(一)以人為本,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念。
樹立“人的檔案最重要”之治檔理念,改變過去重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)思想。重新認(rèn)識(shí)與普通百姓、民生相關(guān)的各種檔案的價(jià)值。把所有涉及人的檔案收集齊全,管好用好,真正把人的檔案工作的觸角延伸到民生的各個(gè)領(lǐng)域。改變過去重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用輕個(gè)人利用,重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)工作方式。建立方便廣大群眾的檔案利用體系。搭建更加開放,更加貼近人民群眾的檔案服務(wù)平臺(tái)。樹立服務(wù)民生與服務(wù)業(yè)務(wù)并重,服務(wù)群眾與服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)并重的觀念,將“以人為本”的服務(wù)理念貫穿于檔案工作的每一環(huán)節(jié)中。
(二)變換思路,改變傳統(tǒng)服務(wù)方式。
在做好日常查檔服務(wù)的基礎(chǔ)上,改變過去坐等上門,你查我供的被動(dòng)式接待服務(wù)傳統(tǒng)。豐富服務(wù)手段,采取開放服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等多種方式,簡化民生查檔手續(xù),對有特殊需求的群體或個(gè)人開辟利用檔案服務(wù)的“綠色通道”。在查檔工作中實(shí)行“五結(jié)合”:被動(dòng)接待與主動(dòng)服務(wù)相結(jié)合;現(xiàn)場查閱與來電來函代查相結(jié)合;實(shí)體查閱與網(wǎng)上查閱相結(jié)合;隨機(jī)回訪與跟蹤服務(wù)相結(jié)合;工作日查閱與休息開放日相結(jié)合等人性化服務(wù)方式,提高民生檔案的查準(zhǔn)率、查全率,為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(三)創(chuàng)新手段,提高服務(wù)效率。
加強(qiáng)檔案館數(shù)字化建設(shè),民生檔案優(yōu)先數(shù)字化,建立民生檔案信息中心,將與百姓生活密切相關(guān)、利用需求較高的民生檔案資源,如婚姻狀況、獨(dú)生子女、求學(xué)就業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、房屋拆遷、土地產(chǎn)權(quán)等優(yōu)先數(shù)字化,建成專題數(shù)據(jù)庫,通過計(jì)算機(jī)實(shí)施在線檢索利用,縮短查找檢索檔案時(shí)間,讓百姓迅速獲取所需信息,提高了查檔效率,優(yōu)化了服務(wù)民生的能力。充分利用檔案信息平臺(tái),擴(kuò)大了民生檔案服務(wù)的時(shí)空范圍。同時(shí),實(shí)現(xiàn)了各部門檔案資源共享,方便民生檔案資源集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)民生檔案編研工作,促進(jìn)民生檔案的深層次和系統(tǒng)化利用,將黨和政府改善民生方面的方針政策等匯編成冊,方便人民群眾查考利用。唐山市豐潤區(qū)檔案館編寫了《檔案館民生檔案利用指南》,介紹館藏民生檔案的內(nèi)容,使民眾快速了解館藏的民生檔案信息。
二、抓住源頭,強(qiáng)化指導(dǎo),努力建設(shè)適應(yīng)民生需求的檔案資源體系
(一)要重點(diǎn)加強(qiáng)與民生相關(guān)的檔案信息資源建設(shè)。
以民生需求為導(dǎo)向,結(jié)合貫徹《政府信息公開條例》,加大政府已公開現(xiàn)行文件的收集力度,改變檔案館單純接收黨政機(jī)關(guān)文書檔案的做法,建設(shè)面向民生的多元化館藏體系。積極調(diào)整檔案的接收范圍,切實(shí)加強(qiáng)婚姻登記、山林權(quán)證、土地、社會(huì)保障、計(jì)劃生育、房地產(chǎn)、復(fù)退安置等與老百姓利益密切相關(guān)的民生檔案接收進(jìn)館。另外,本著“先用先整、突出重點(diǎn)”的原則,深入挖掘現(xiàn)有館藏各類民生檔案資源,集中力量,優(yōu)先進(jìn)行研究、整理、編目、數(shù)字化及提供利用。使所有民生檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾。
(二)要加強(qiáng)管理,分類指導(dǎo)。
從源頭上抓好民生檔案的管理利用和監(jiān)督指導(dǎo)工作。目前,民生檔案管理水平雖呈上升態(tài)勢,但仍存在有些單位民生檔案整理不規(guī)范甚至未進(jìn)行整理,有的雖經(jīng)整理但不齊全,部分單位還采用傳統(tǒng)手工操作,其信息安全未引起足夠重視。因此,加強(qiáng)對檔案管理員的培訓(xùn)顯得尤其重要。唐山市豐潤區(qū)檔案局主動(dòng)與社保、醫(yī)保、就業(yè)、民政、司法等多部門協(xié)調(diào),采取集中培訓(xùn),以會(huì)代訓(xùn),現(xiàn)場指導(dǎo)、參觀交流等多種形式,培養(yǎng)出大量有理論、業(yè)務(wù)強(qiáng)的檔案管理人才。為民生檔案建檔和規(guī)范化管理提供了技術(shù)支持。確保涉民部門形成的民生檔案及時(shí)建檔、有效管理、齊全完整,不流失、不散落,為服務(wù)民生提供真實(shí)可靠的信息來源。隨著各項(xiàng)惠民政策的不斷深入開展,涉及到群眾的方方面面。為此,我們要對民生檔案進(jìn)行分類指導(dǎo)。一是抓好農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案,鞏固發(fā)展村級(jí)檔案,推廣建立村情檔案,將計(jì)劃生育檔案、土地承包檔案、土地流轉(zhuǎn)合同檔案、宅基地檔案、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、失地農(nóng)民檔案和農(nóng)村換屆選舉檔案等列為管理重點(diǎn)。二是切實(shí)抓好與群眾自身利益密切相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案、就業(yè)人員檔案、失業(yè)人員檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、城市拆遷檔案、公證檔案、學(xué)籍檔案和企業(yè)職工檔案等重點(diǎn)民生檔案的建設(shè),明確責(zé)任,規(guī)范管理。三是抓好社區(qū)檔案,建立完善的社區(qū)人口檔案、困難家庭和低保對象檔案、居民健康保健檔案、社會(huì)救助等方面的檔案建設(shè)和管理,穩(wěn)步推進(jìn)民生檔案管理工作。
(三)要健全制度,加強(qiáng)監(jiān)管。
民生檔案的法律法規(guī)建設(shè)可以為檔案服務(wù)民生提供法律保障。唐山市豐潤區(qū)檔案局以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)繩,建立健全檔案工作管理制度,加強(qiáng)對民生檔案的監(jiān)管工作,建立起行之有效的民生檔案監(jiān)管機(jī)制。如:將涉及民生檔案工作的單位納入年度檔案行政執(zhí)法檢查范圍,并對其建設(shè)情況定期組織專項(xiàng)檢查;對民生檔案管理部門遇到的問題加以協(xié)調(diào)溝通,及時(shí)解決。
三、加大檔案宣傳力度,提高民生檔案的利用意識(shí)
隨著我國社會(huì)基層建設(shè)的加快,加強(qiáng)村(居)委會(huì)的檔案管理是服務(wù)民生較為重要的部分。因此,檔案人員需要采取各種科學(xué)有效的措施,對村(居)委會(huì)的檔案加強(qiáng)管理;通過現(xiàn)代化和規(guī)范化的檔案管理模式,可以使檔案更好的服務(wù)民生,取得良好的社會(huì)信譽(yù)。檔案人員開展村(居)委會(huì)檔案建立工作,首先需要建立科學(xué)合理的方案,從而提高村(居)委會(huì)檔案建設(shè)水平。
對居住范圍內(nèi)各類檔案資源進(jìn)行整合
村(居)委會(huì)對村(居)民檔案資源的整合非常必要。這項(xiàng)工作需要建立在深入調(diào)研的基礎(chǔ)上,加以先進(jìn)的思想開展工作。檔案人員可以通過定期召開座談會(huì)和征集優(yōu)秀論文等形式深入調(diào)查和研究,對檔案工作加強(qiáng)探索,保證檔案工作更加貼近民生,更好地為群眾服務(wù)。檔案人員需要樹立檔案利用的思想,了解更多民生方面的檔案需求,整合各項(xiàng)民生檔案資源管理工作,擴(kuò)寬居住區(qū)域的檔案收集。對下崗職工檔案、低保檔案、農(nóng)戶檔案、代耕農(nóng)檔案、村(居)民檔案、計(jì)劃生育檔案和重大活動(dòng)檔案等關(guān)乎群眾利益的檔案收集歸檔,增強(qiáng)檔案人員開展工作的動(dòng)力和責(zé)任感,保證檔案服務(wù)于政府和群眾,讓檔案使民生得到改善。
通過專業(yè)化的指導(dǎo)促使檔案工作更加規(guī)范
檔案的規(guī)范化需要建立在加強(qiáng)指導(dǎo)和強(qiáng)化管理的基礎(chǔ)上。通過發(fā)送文件和業(yè)務(wù)培訓(xùn)班,可以對檔案管理起到推動(dòng)作用,檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案歸檔管理文件,確定民生檔案的歸檔范圍和期限。鎮(zhèn)檔案館要深入了解鎮(zhèn)區(qū)所有村(居)委會(huì)的檔案情況,收集各居住區(qū)域的檔案進(jìn)行規(guī)范歸檔,加強(qiáng)各項(xiàng)檔案的收集和保管方式,同時(shí),檔案收集范圍的擴(kuò)大也非常必要。檔案人員可以通過建章立制,明確檔案人員的職責(zé),保證檔案工作有可以遵循的規(guī)章制度。
通過妥善安排做好檔案利用工作
面向群眾可以更好地為村(居)民服務(wù),從而創(chuàng)建更加美好的生活環(huán)境。檔案人員要加強(qiáng)對檔案的管理和利用,充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值,使檔案真正服務(wù)群眾、改善民生。通過檔案可以了解民情、民意和民生,建立的檔案服務(wù)體系具有便民和利民的優(yōu)勢。同時(shí)計(jì)算機(jī)的檢索查閱也非常重要,村(居)委會(huì)可以根據(jù)現(xiàn)代化檔案的要求,通過數(shù)字化技術(shù)處理民生檔案,把各類檔案錄入到“中山文檔平臺(tái)”,完善檔案檢索查閱的利用體系。現(xiàn)階段,人們已經(jīng)非常認(rèn)可檔案的價(jià)值,檔案管理也是服務(wù)民生的重要組成部分,為保證人民群眾的檔案利用需求得到滿足,現(xiàn)代化管理檔案可以取得較好的社會(huì)效益。
提高檔案人員的綜合素質(zhì)
一、全面規(guī)劃專業(yè)發(fā)展,提升上海師大辦學(xué)層次
1994年在上海市檔案局的幫助下,上海師范大學(xué)歷史系辦起了檔案管理專科,上海市高校又多了一所培養(yǎng)檔案專科的學(xué)校。1995年開始招收第一屆學(xué)生,我開始講授《中國檔案事業(yè)史》,與檔案結(jié)緣。1998年,歷史系任命我擔(dān)任檔案教研室主任,負(fù)責(zé)規(guī)劃上海師范大學(xué)檔案專業(yè)的發(fā)展。
記得在一個(gè)寒冷的夜晚,我寫下了《可持續(xù)發(fā)展理論與上海檔案高等教育建設(shè)》一文,對建立一支高素質(zhì)、高學(xué)歷的師資隊(duì)伍和構(gòu)建高素質(zhì)、高層次的檔案人才隊(duì)伍大膽地做了規(guī)劃和設(shè)想。
隨后我們在歷史系副主任周春生帶領(lǐng)下,前往蘇州大學(xué)、南京大學(xué)和安徽大學(xué)的檔案系學(xué)習(xí)取經(jīng)。拜訪了三所檔案名校,取到了“真經(jīng)”后,2001年5月,我就開始動(dòng)手起草上海師范大學(xué)歷史系設(shè)置檔案學(xué)本科的論證報(bào)告。論證報(bào)告集中了大家的智慧,五易其稿,直接送往上海市教委審批。原歷史系主任蘇智良教授和我還前往上海市教委匯報(bào)。由于我們論證充分,在上海師范大學(xué)增設(shè)檔案學(xué)本科,符合市場發(fā)展的需要。2001年10月上海市教委批準(zhǔn)了我們的報(bào)告,同意我們從2002年7月開始招收本科。
二、增強(qiáng)科教興檔的意識(shí),轉(zhuǎn)變觀念迎接學(xué)科的挑戰(zhàn)
隨著信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應(yīng)用,我國檔案工作內(nèi)涵發(fā)生了深刻的變化。檔案已成為一種信息資源,它在社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)和實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化中起著與其他任何事物不可替代的作用。針對社會(huì)各界和各級(jí)檔案部門對檔案專業(yè)人才的需求的新變化,2003年上海師范大學(xué)建立了檔案學(xué)系(我任系主任),加快了檔案專業(yè)的學(xué)科建設(shè)。
為上海檔案事業(yè)服務(wù)是我們檔案學(xué)系教師的心愿,多少年來,只要是上海市檔案局需要和要求的,我們都會(huì)精心準(zhǔn)備,全力以赴。即便是新課題、新課程,我們會(huì)拓展自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力,做好為上海市檔案事業(yè)的服務(wù)。這些年來,我們服務(wù)于上海市檔案事業(yè)有以下方面的內(nèi)容:
一是為上海市各區(qū)縣檔案局培訓(xùn)兼職教師。自2003年以來,上海師范大學(xué)檔案學(xué)系承擔(dān)起上海各區(qū)縣兼職教師的進(jìn)修培訓(xùn)工作。由我們牽頭,聯(lián)合市檔案局科教處和上海師范大學(xué)高師培訓(xùn)中心,對來自上海市各區(qū)縣和市局的兼職教師進(jìn)行每期兩個(gè)月的培訓(xùn)。最后,由上海市高校師資培訓(xùn)中心發(fā)給結(jié)業(yè)證書。像這樣的培訓(xùn)已舉辦六期之多,受訓(xùn)人數(shù)超過200。
二是與上海市檔案局聯(lián)合,創(chuàng)辦“‘3+1’檔案論壇”。2007年初,由上海師范大學(xué)、上海大學(xué)、南京政治學(xué)院上海分院倡議和上海市檔案局(館)聯(lián)合創(chuàng)辦“‘3+1’檔案論壇”,四個(gè)單位輪流,每年承辦一次,論壇圍繞檔案學(xué)界共同關(guān)心的問題進(jìn)行深入討論和交流。
上海市檔案局吳辰局長給予論壇很高的評價(jià),他認(rèn)為舉辦“‘3+1’檔案論壇”具有以下幾方面的意義:
第一,大學(xué)不僅是培養(yǎng)人才的搖籃,也是學(xué)科研究和建設(shè)的基地。教研相長,容易出成果。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),近幾年來,本市幾所高校的檔案專業(yè)教師在檔案科研上成果累累,主持科研項(xiàng)目30余項(xiàng),獲得上海市檔案局及省部級(jí)以上科研成果獎(jiǎng)18項(xiàng),為本市檔案部門和檔案工作發(fā)展提供了智力支持。
第二,進(jìn)一步整合資源,提升本市檔案學(xué)術(shù)水平。他認(rèn)為,創(chuàng)辦“‘3+1’檔案論壇”的根本出發(fā)點(diǎn),是強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)手、資源整合?!?+1”論壇把我們之間的力量、優(yōu)勢和資源整合在一起,發(fā)揮出單一作戰(zhàn)無法替代的能量。
第三,樹立精品意識(shí),打造優(yōu)質(zhì)品牌,體現(xiàn)出了上海檔案工作的特點(diǎn)和學(xué)術(shù)研究水平。
三是我們與上海市檔案局共建電子政務(wù)研究中心。上海師范大學(xué)電子政務(wù)信息資源研究中心于2005年1月成立,中心主任由我擔(dān)任。中心主要整合人文與傳播學(xué)院檔案學(xué)系及上海市檔案局的研究力量,還聘請了上海市委辦公廳“公務(wù)網(wǎng)”網(wǎng)管中心、上海市政府信息技術(shù)處、上海市信息化委員會(huì)電子政務(wù)處等單位的研究人員。
目前,我們在電子政務(wù)信息資源管理研究方面已經(jīng)取得了一批成果。如:《基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息服務(wù)系統(tǒng)》、《基于多技術(shù)的電子政務(wù)信息系統(tǒng)》、《基于MobileAgent技術(shù)的信息網(wǎng)絡(luò)管理》、《電子政務(wù)信息資源的構(gòu)成和編研利用》、《電子政務(wù)信息資源開發(fā)和利用》等。
在創(chuàng)辦電子政務(wù)信息資源研究中心的同時(shí),我們還成功地向上海市自學(xué)考試委員會(huì)申報(bào)舉辦《電子政務(wù)自學(xué)考試》專科、本科段的學(xué)歷教育。2005年開始招生,這樣,既為上海地區(qū)培養(yǎng)了電子政務(wù)管理的人才,又緩解了青年教師初到上海帶來的經(jīng)濟(jì)壓力。
三、我的檔案教學(xué)與學(xué)術(shù)研究
我從1978年走上講臺(tái),至今已有30多年的教齡了。雖然我不是一位名師,但我一直努力當(dāng)一名好老師。我認(rèn)為:一名好的教師,要具有淵博的學(xué)識(shí)知識(shí)、高尚的師德風(fēng)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度、精湛的教學(xué)藝術(shù)和良好的課堂教學(xué)規(guī)范;一位好的老師,要以學(xué)生為本,成為受學(xué)生歡迎的學(xué)者和長者。
在我執(zhí)教的30多年中,遵循的原則是:首先,上課要鉆研教材和教學(xué)大綱,確定教學(xué)目標(biāo)。其次,要擬訂課時(shí)教學(xué)目的。第三,要確定教學(xué)重點(diǎn)和教學(xué)難點(diǎn)。第四,要選用適合學(xué)生的教學(xué)方法。好的教學(xué)方法有多種,你不能讓所有的學(xué)生都選擇一種方法,應(yīng)根據(jù)各班學(xué)生的特點(diǎn)選擇教學(xué)方法。
我在上海師范大學(xué)執(zhí)教30多年中,很榮幸,搞了兩個(gè)專業(yè),即歷史學(xué)和檔案學(xué)。我要感謝華東師范大學(xué)歷史系的老師,是他們教會(huì)了我治學(xué)的方法,使我受益匪淺。我撰寫了《歷史與檔案》、《長江文明的起源與再開發(fā)》著作兩本,主編了《信息時(shí)代檔案學(xué)理論研究與實(shí)踐》、《數(shù)字時(shí)代檔案學(xué)理論建設(shè)與功能研究》論文集兩本;另外,還主編和參加編寫了《中國古代史教程》、《電子文件與檔案管理》等教材多本。還先后在《學(xué)術(shù)月刊》、《檔案學(xué)研究》、《檔案學(xué)通訊》、《圖書情報(bào)知識(shí)》、《檔案管理》、《上海師范大學(xué)學(xué)報(bào)》等書刊雜志上發(fā)表學(xué)術(shù)論文60余篇。其中檔案學(xué)論文20多篇,內(nèi)容涉及檔案高等教育、民營企業(yè)檔案管理、公共檔案館建設(shè)、民生檔案建設(shè)、政務(wù)信息資源開發(fā)與利用、簡牘檔案研究等等,提出了一些頗有見地的觀點(diǎn),受到學(xué)術(shù)界的好評。
在與檔案教育結(jié)緣的這些日子里,我有成功的喜悅,也有遇事不成的困惑。令人高興的是:當(dāng)我們“專升本”成功的時(shí)候(在2004~2006年。我們還辦了三屆獨(dú)立本科段的招生,使59位同學(xué)獲得了檔案本科的文憑)、當(dāng)我們本科專業(yè)評估獲得教育部通過的時(shí)候、當(dāng)一期又一期兼職教師培訓(xùn)結(jié)業(yè)的時(shí)候、當(dāng)“‘3+1’檔案論壇”取得成功的時(shí)候,等等。特別是2003年以來,我?guī)缀醢阉械臉I(yè)余時(shí)間,投入到檔案學(xué)系的工作中去,什么辛苦和勞累都拋至九霄云外去了,唯一的感覺就是為檔案事業(yè)工作是快樂的。
記得在我當(dāng)系主任之初,曾經(jīng)想要做三件事:一是專升本,提高上海師范大學(xué)的辦學(xué)層次;二是創(chuàng)辦自學(xué)考試專業(yè),為檔案學(xué)系帶來經(jīng)濟(jì)效益,減輕青年教師生活上的壓力;三是引進(jìn)高職稱的學(xué)科帶頭人,建立結(jié)構(gòu)合理的學(xué)科梯隊(duì),完成檔案碩士點(diǎn)的建設(shè)。前面兩件事我們做成功了,第三件事經(jīng)過2005年、2007年、2009年三次申報(bào)碩士點(diǎn)都沒有成功,這也成為我最大的困惑和遺憾。
一、專業(yè)性
社保檔案管理工作涉及面較廣,環(huán)節(jié)較多,專業(yè)性強(qiáng),需要嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求開展工作,不允許管理出現(xiàn)隨心所欲,主觀妄為的現(xiàn)象,這就要求工作人員要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí),自覺提高社保工作的職業(yè)素質(zhì),同時(shí)要求完善社保檔案的具體管理制度和監(jiān)督機(jī)制,使社保檔案管理工作無處不體現(xiàn)出專業(yè)性。
我們?yōu)榱颂岣邔I(yè)性,注重業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),要求管理人員定期開會(huì)集體學(xué)習(xí),學(xué)完后要求發(fā)言闡述學(xué)習(xí)心得與體會(huì);每季度要撰寫相當(dāng)數(shù)量的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)筆記,并且要相互評比;鼓勵(lì)撰寫業(yè)務(wù)論文,如果發(fā)表則有獎(jiǎng)勵(lì);還派出人員到業(yè)務(wù)優(yōu)秀的兄弟單位去學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。由于重視社保工作的專業(yè)性,在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察工作中,我們的社保檔案管理工作屢獲肯定,也激發(fā)了我們繼續(xù)提高專業(yè)性的信心與決心。
二、嚴(yán)肅性
社保工作涉及到單位職工與群眾的切身利益,不允許有差錯(cuò)和問題,因此要保證檔案管理的嚴(yán)肅性,要抓好從采集信息到建檔入庫的各環(huán)節(jié),保證檔案信息的正確與規(guī)范,每項(xiàng)步驟只有驗(yàn)收合格,才能轉(zhuǎn)到下面的環(huán)節(jié)。同時(shí)要抓好平時(shí)的檔案維護(hù)工作,預(yù)防自然災(zāi)害,盡量減少人為因素造成的損失。
盡管單位資金并不寬裕,在領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,我們購買了采集、管理信息的專業(yè)設(shè)備,建立了高性能的硬件平臺(tái),選購了先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng),并且擴(kuò)建了儲(chǔ)藏檔案的庫房面積,防護(hù)要求也嚴(yán)格按照制度規(guī)定,加強(qiáng)了防范意外的預(yù)防措施??傊?,我們認(rèn)為不僅要強(qiáng)調(diào)嚴(yán)肅的制度化管理,更要抓好落實(shí)。
三、動(dòng)態(tài)性
社保工作是運(yùn)動(dòng)變化的,從而社保檔案也具有自己的生命周期,它的內(nèi)容、保存等方面不是靜止不動(dòng)的,需要管理人員根據(jù)實(shí)際情況,不斷調(diào)整,才能使社保檔案能夠以最科學(xué)合理的方式發(fā)揮作用,為社保事業(yè)提供基礎(chǔ)支持。
在檢查醫(yī)保檔案過程中,我們發(fā)現(xiàn)不少檔案內(nèi)容不規(guī)范、格式不嚴(yán)謹(jǐn)、存放不科學(xué),我們從嚴(yán)出發(fā),立刻決定組織員工,對于醫(yī)保檔案全部重新整理,該完善的完善,該調(diào)整的調(diào)整,該清理的清理,該補(bǔ)充的補(bǔ)充,雖然費(fèi)了不少力氣,但是保證了檔案的科學(xué)保存,提高了職工的敬業(yè)愛崗意識(shí)。流水不腐,戶樞不蠹,堅(jiān)持做好動(dòng)態(tài)監(jiān)管,是社保事業(yè)對我們的客觀要求,維護(hù)好社保檔案是我們管理工作的重要方面,不能掉以輕心。
四、服務(wù)性
社保工作是為人民服務(wù)的事業(yè),社保檔案不僅要為社保工作提供數(shù)據(jù)和信息,還要為人民群眾提供參保工作的咨詢、疑難問題的解答,因此,社保檔案的管理就要提高服務(wù)意識(shí)和水平,要根據(jù)工作要求和群眾的需要,想方設(shè)法,提供及時(shí)、高效的便利服務(wù);要做好社保政策的宣傳,要把業(yè)務(wù)術(shù)語轉(zhuǎn)換成通俗易懂的群眾語言,善于舉例說明,借助喜聞樂見的活動(dòng),闡明政策,解答疑惑,使群眾能夠了解和支持社保工作,自覺和我們建立聯(lián)系的橋梁。
我們主要通過建設(shè)信息查詢系統(tǒng)、熱線電話等方式,提供社保問題的解答;還建設(shè)了檔案閱覽室,方便群眾咨詢;在節(jié)假期間,組織管理人員,到街頭、廣場等繁華場所,發(fā)放宣傳資料,展覽工作圖片,現(xiàn)場答疑解惑,增加社保工作的社會(huì)影響。
五、信息性
社保工作需要搜集整理大量的數(shù)據(jù),才能開展工作,但是我們要認(rèn)識(shí)到,社保檔案儲(chǔ)存的龐大數(shù)據(jù)資料,不僅對于開展社會(huì)保障具體業(yè)務(wù)有直接的作用,還蘊(yùn)含著更多的社會(huì)歷史與發(fā)展信息,如果我們充分的利用這些信息資源,就可能發(fā)現(xiàn)許多社會(huì)問題存在的深層原因,就可能從中找到解決社會(huì)問題的線索與思路,甚至提出與常識(shí)迥異的解決方案。因?yàn)閿?shù)據(jù)反映了客觀事物之間的聯(lián)系,只要發(fā)現(xiàn)了聯(lián)系,就找到了規(guī)律,許多棘手的社保問題可能迎刃而解,就可能極大地促進(jìn)社保事業(yè)的發(fā)展,較為徹底的解決社會(huì)民生問題,惠及民生和社會(huì)。特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代,我們的信息意識(shí)要增強(qiáng),社保檔案天然的信息性提醒我們要把檔案數(shù)據(jù)的整理分析作為重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容,要向以研究信息為業(yè)務(wù)的科研單位、專業(yè)的數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)等學(xué)習(xí),掌握基本的分析本領(lǐng),學(xué)會(huì)建立模型。善于挖掘數(shù)據(jù)背后的信息,將會(huì)更好的促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高,也為政府的工作大局提供重要參考。
客觀的說,我們在這方面還做到很少,缺乏研究數(shù)據(jù)蘊(yùn)含著的信息的本領(lǐng),更嚴(yán)重的是缺乏研究的意識(shí),工作目標(biāo)還停留在基本的管理環(huán)節(jié)。時(shí)代形勢對于我們的工作已經(jīng)提出了要求,要看清業(yè)務(wù)發(fā)展的方向,提高工作水準(zhǔn),無愧于我們的職業(yè)責(zé)任。
六、系統(tǒng)性
社保檔案管理工作具有系統(tǒng)性,從工作流程看,分為宣傳、采集、整理、歸檔、維護(hù)等階段;從涉及到的方面看,有人、財(cái)、物、信息等,要想把管理工作做好,就要把工作看成系統(tǒng)工程,要具備整體的、宏觀的視野,高屋建瓴,全盤統(tǒng)籌,努力做到環(huán)節(jié)銜接合理,配合協(xié)調(diào)有序,工作才會(huì)出成績、效率高。
城建檔案包含大量的地形勘測數(shù)據(jù)、地形圖、城市規(guī)劃和布局方面的資料。這些檔案真實(shí)記錄了整個(gè)城市的地形、地貌以及城市建設(shè)的歷史與現(xiàn)狀。它為政府職能部門作出擴(kuò)建、改建、道路布局、環(huán)境綠化、基礎(chǔ)設(shè)施和公用設(shè)施建設(shè)等方面的決策提供了可靠的情報(bào),對城市的和諧發(fā)展可謂意義重大。廣東省中山市城建檔案館館藏有民國二十四年(1935年)由廣東陸地測量局編印的《廣東路線圖》,圖內(nèi)繪有廣東省境內(nèi)省會(huì)、縣治、墟市、鄉(xiāng)村、鐵路、公路、鄉(xiāng)村路;標(biāo)明了廣東省著名山脈、河流、池沼、砂地、海島等地貌。除此之外,還有許多珍貴的勘測檔案。中山市規(guī)劃局在制定城鄉(xiāng)建設(shè)的規(guī)劃策略時(shí)需參考這些地形、路線等檔案,它能有效規(guī)避城市建設(shè)過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn),保障工程實(shí)施的安全,還能在城市防震減災(zāi)、抗洪搶險(xiǎn)方面為政府提供決策依據(jù)。
二、對規(guī)范市場和服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)揮重要作用
城建檔案可以為調(diào)控管理市場提供重要依據(jù)。通過深入查找和研究城建檔案、房產(chǎn)檔案,可以找出城鄉(xiāng)規(guī)劃、勘察設(shè)計(jì)、土建施工、裝飾裝修、專業(yè)工程、房產(chǎn)開發(fā)、市政公用、招標(biāo)、工程監(jiān)理、項(xiàng)目管理、造價(jià)咨詢、房產(chǎn)中介企業(yè)以及相關(guān)執(zhí)業(yè)人員的優(yōu)良業(yè)績和不良行為,這樣主管部門就能精確制定措施,真正獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,有效凈化市場。城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也離不開城建檔案,房地產(chǎn)的開發(fā)、大型建筑工程的建設(shè)、招投標(biāo)項(xiàng)目管理等都需要利用相應(yīng)的房地產(chǎn)檔案、工程檔案??梢?,城建檔案對城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展也是必不可少的。
三、記錄城市發(fā)展歷史,保存城市記憶
城市的歷史需要被銘記,它是一個(gè)城市靈魂的象征、是城市文化的一種傳承,沒有歷史的城市是不完整的。城市記憶是傳承城市文化的接力棒,城市記憶信息資源在城市社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著重要的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等作用,是社會(huì)發(fā)展的重要支柱之一。城建檔案系統(tǒng)完整地記錄了一個(gè)城市的發(fā)展歷程,對維護(hù)城市歷史意義重大,而城建檔案工作在保存城市記憶方面的作用不容忽視。目前為止,為貫徹國家的方針政策,許多城市大力推進(jìn)城鎮(zhèn)化的建設(shè)速度和城市擴(kuò)建、改建的步伐,造成城市不可逆的改變。可以想象,如果不將城市歷史記錄下來,那么,人類在改造城市的過程中所形成的文化遺產(chǎn),將會(huì)隨著推土機(jī)湮沒在地底之下、永久地消逝。中山市規(guī)劃局和城建檔案館在維護(hù)中山市歷史方面發(fā)揮著帶頭作用,在全市歷史文化名城保護(hù)和監(jiān)督規(guī)劃等管理工作上業(yè)績突出。中山市城建檔案館于2014年10月在市歷史文化建筑保護(hù)管理中心的建議下,著手拍攝歷史文化街區(qū)。目前,已基本完成了對孫文西、西山寺、從善坊和沙涌共四個(gè)歷史文化街區(qū)的初步拍攝,并將拍攝成果在其官網(wǎng)上展覽。這種用聲像檔案定格城市歷史、保護(hù)歷史文化遺產(chǎn)的方式值得借鑒。
四、維護(hù)公民知情權(quán),解決經(jīng)濟(jì)糾紛
城建檔案與百姓生活息息相關(guān),因?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)關(guān)系到老百姓的生存環(huán)境,關(guān)系到人們的住和行。隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程加快,有些地區(qū)的農(nóng)村和郊區(qū)被劃歸到城市范圍,也就是對這些農(nóng)村和郊區(qū)進(jìn)行城市化改造。比如,拆遷舊房屋、鋪設(shè)道路和新建住宅區(qū)等等。而這個(gè)過程中所牽涉到的居民要進(jìn)行相應(yīng)的拆遷、搬遷新房等安置,安置的政策規(guī)定以及城市規(guī)劃的方案是要對百姓公開透明的,以便維護(hù)公民的知情權(quán)。除此之外,城市的基建檔案和公用基礎(chǔ)設(shè)施檔案也和公民生活密切相關(guān),檔案部門要做好對老百姓的檔案利用和服務(wù)工作,堅(jiān)持以人為本,便民利民。另外,城建檔案在解決經(jīng)濟(jì)糾紛中作用突出。例如,當(dāng)發(fā)生建筑物產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí),可去檔案館查閱產(chǎn)權(quán)人署名。檔案是真實(shí)的記錄,具有無可辯駁的憑證價(jià)值。因此,可有效解決糾紛問題。
五、對城市建設(shè)科學(xué)研究提供重要資料來源
對城市建設(shè)的科學(xué)研究能為政府職能部門提供可行的、科學(xué)的建議,避免錯(cuò)誤的決策。而城市建設(shè)科學(xué)研究需要大量地在城市建設(shè)和城市規(guī)劃中形成的數(shù)據(jù)、圖表和文字記錄,也就是城建檔案。這些原始記錄對檔案科研工作提供可靠的信息情報(bào),是城建檔案科研工作重要的資料來源。例如,中山市城建檔案館藏有1995年10月完成的《中山市城區(qū)地震危險(xiǎn)性分析及地震影響區(qū)劃綜合研究》以及歷時(shí)4年的《暴雨洪水對中山城市建設(shè)影響及減災(zāi)對策研究》課題成果和《中山市中心城區(qū)城市設(shè)計(jì)專題研究》課題。這些課題成果意義重大,為政府職能部門制定抗洪搶險(xiǎn)計(jì)劃、防震減災(zāi)規(guī)劃、城市總體規(guī)劃等提供了決策依據(jù)和基礎(chǔ)資料。而這些課題研究卻是一項(xiàng)龐大的工程,它需要調(diào)用館內(nèi)大量的城市地形、地貌、山川、河流、道路建設(shè)等方面的檔案材料,并加以分析研究,最終以論文或?qū)V男问秸故酒溲芯砍晒?/p>
六、有助于提高社會(huì)檔案意識(shí)