檔案室工作計劃
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檔案室工作計劃范文第1篇
一、指導思想
在學校班子的領導下，為促進學校檔案室事業的規范化現代化，本著為學校發展服務和為師生服務的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創建優秀檔案室而努力。
二、工作重點
圍繞學校中心工作、上級常規督導評估，堅持以服務為主題，以檔案規范化為重點，力爭在檔案管理業務和服務質量等各個方面都取得比較大的進展。
三、具體工作
（一）加強宣傳與學習，將檔案法規范制度落在實處
1、利用行政會議、教師會議等，宣傳檔案管理法規及檔案知識，增強管理干部及教師檔案意識；指導處室兼職檔案員的檔案業務管理，提高工作自覺性。
2、參加檔案業務學習，接受檔案專家指導，掌握檔案專業技能，提高檔案管理員的綜合素質，使檔案管理工作不斷推進。
（二）積極推進檔案管理規范化管理，提高工作效率
1、按照學校工作的實際需要立檔案櫥，即常規檔案、督導檔案、社會工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎工作統一標準，進行規范管理。
3、做好來文登記，及時、準確地傳達上級文件精神、工作安排等事項。
4、認真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門檔案管理檢索工具，建立數據庫。
5、利用檔案進行登記，使檔案利用規范用效。
（三）做好檔案實體基礎工作、利用服務工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、裝盒、入庫做到管理規范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學辦學水平評估檔案，分類歸入常規檔案，裝盒入庫，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒有使用價值的資料，經領導批準后銷毀。
4、學校合并時，他校（原中心小學和成教中心）移交的檔案進行鑒定，按嚴格的組織程序予以處理。
5、結合我校實際，對本學期新收文件材料進行統計。為了便于管理和運用分三類：職能處室類、小學類、中學類等進行統計，即便于迎查又利于查詢服務。
6、做好檔案的借閱工作。實行檔案借閱登記制度，按照各部門檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開展內部檢查、評估、評比工作，為迎接督導評估做好檔案工作方面的準備。
8、建立處室（級 部）活動與檔案室通制度，學校舉辦重大活動，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書文件資料，辦理登記備案。
9、開發利用檔案信息資源，廣開服務渠道。
10、配合學校的各項管理工作，以積極主動熱情的服務態度做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務形象。
（四）其他工作
1、開展檔案編輯工作。努力編纂好學校檔案工作中的大事雞、組織機構嚴格餓、文件匯編等常規性編演材料的同時，運用現代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動化。
2、向兄弟學校學習先進經驗，積極業務培訓、不斷提高檔案業務管理水平。
3、加強對庫房規范化管理，嚴格實現“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創造良好的環境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現代化建設。實現檔案管理思想現代化、管理手段現代化、管理人員現代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學校分管檔案工作領導、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領導、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學校的檔案管理工作。
范文二：
一、指導思想：
在學校計劃的指導下，按照本學期學校發展的思路對后勤工作的要求，完善規章制度，和運行機制，提高服務效率，使后勤工作制度嚴密化，思路創新化，形式多樣化，從而實現責任明確，運行規范力求創新，提高效率的工作目標。
二、具體目標：
1、建立健全財產管理使用制度，使學校財產物品保管合理，減少損失，及時保證教育教學工作的需要。
2、加強宿舍管理，注重對學生的教育。把學校學生宿舍建設成為校園文明的窗口，培養學生良好行為習慣的基地。
3、在后勤社會化運行的基礎上，加強對伙食管理，在控制飯菜價格上張的基礎上，對飲食衛生和質量進行監督，促進師生生活水平的提高。
4、加強學校園林化建設，在去年已經成為我市園林化建設合格單位的基礎上，今年要繼續闊的綠化面積，同時要協同政教處做好學生的愛校教育，教育學生愛護學校的一草一木。
5、加強教育教學設施建設，在設施建設方面:：（1）焊接專業的設施建設和其他新開專業的設施建設。（2）配合熱電聯產的取暖設施建設。
6、充分利用我校的專業班教室和學生人才優勢，把學校后勤建設成為專業學生實習的基地。從而達到一方面培養學生的專業技能，一方面減少學校的用工消費。
三、措施：
一、強化管理，提高素質。隨著本學期我校學習形式的多樣化，學校本學期增加了陽煤技工學校的崗位培訓班，和春季新生班。這樣在辦學形式多樣化和規模較前擴大的同時，學校后勤工作也增加了新的負擔，后勤的壓力也隨之增大。因此，加強隊伍建設，不斷整動后勤工作作風，已經成為較前更為迫切和加強的工作。鑒與此，我們要繼續堅持每周二的例會制度，通過例會總結成績，揭示問題，統一全體后勤人員的意志和行為。其次總務負責人要堅持不斷的深入班級，食堂，宿舍洞察了解情況，及時解決服務工作中存在的問題。
二、繼續完善有關制度。做好定崗定責，把后勤工作分解到每一個崗位，和崗位工作人員中。
1、楊世平，李衛東做為庶務管理人員，在及時保證教學供給需求的同時，要把節約放在首位，并做好上下協調，及時和學校財務溝通，做到帳物相符，帳帳相合，按有關要求履行好出庫和入庫手續和物品借領手續。
2、趙萬孩主要負責伙食管理，協助總務主任對食堂價格和質量的管理，配合衛生監督所協調加強食堂衛生管理。確保飯食的安全，做好學校客飯的登記和教師宿舍水費的報表上報。
3、蔡建忠，任志文，王拉明，張鳳嵩在蔡建忠統一協同下，做好宿舍管理，按學校相關要求，和政教處配合，加強對住宿學生的管理和教育。做到按時上班，不得脫崗，勇于負責，不得麻痹，循循善導，不得粗暴，講求效果，不得懈怠。
4、王莆書負責學校用電的管理和維修，和教師宿舍電費的上報。
5、醫療室，張愛花，程麗霞等，本學期主要工作ban證，做好醫療，藥品，衛生等工作。
三、加強設施建設，減少臨時用工。
1、隨著價格的上漲，社會用工工資也在不斷上浮，我校的社會用工工資也隨著大氣候的變化不斷變化，隨著我校焊接專業的開設，學校總務處計劃把該專業充分利用起來，建設一支學校義務修建隊伍，節省電等相關用工費用。
2、同時要帶動焊接專業的設施建設，擴大我校學生技能訓練的實踐性教學范圍。
3、同時 學校今年力爭實現灶房煤氣化和取暖的熱電聯產，提高師生生活質量。
四、建立健全學生生活委員會，通過生活委員會的形式，收集學生對后勤工作的意見和建議，把后勤工作的措施和意見傳達到全體師生中間。
五、設文明校園，優化育人環境。
今年，在我校新樓落成以后，校園綠化面積進一步擴大。許多校園的基礎設施也需要不斷優化，因此本學期在繼續加強對現有綠化范圍管理的同時，要把擴大綠化做為綠化方面的任務。
檔案室工作計劃范文第2篇
中國氣象局氣象檔案館（以下簡稱氣象檔案館）館藏的我國器測氣象觀測記錄始于19世紀40年代，而可利用的數字化氣象記錄檔案基本始于解放后。大量紙質氣象記錄檔案無論在實體所占空間還是在內容記錄時間跨度上都處于絕對優勢地位，這種檔案的實體狀況嚴重限制了其信息提供利用的時間范圍與空間范圍，降低了其信息利用的效率，亟待數字化。在此背景下，氣象檔案館于2007年2月正式啟動了氣象記錄檔案數字化項目。近期，氣象檔案館決定，在做好此次低溫雨雪冰凍災害災后重建階段檔案服務的同時，加快歷史氣象檔案數字化的步伐，加大檔案數字化的力度。
制定氣象記錄檔案數字化方案
為順利完成氣象記錄檔案數字化，氣象檔案館在項目啟動前制定了完整的方案，對氣象記錄檔案數字化的內涵、范圍、建設原則和組織實施方案等方面作出了明確的定義與說明，對什么是氣象記錄檔案數字化、如何開展氣象記錄檔案數字化等問題給出了詳細的闡釋。
參考現有氣象記錄電子文件格式，我館決定將TXT格式作為本次電子文本形態氣象記錄檔案的標準格式。
一、 對數字形態檔案信息進行科學管理
數字化氣象記錄檔案信息的編目是以傳統形態氣象記錄檔案目錄為基礎，結合新生成數字化形態氣象記錄檔案信息的組成形式及內容特點，以條目的形式對數字化形態氣象記錄檔案信息的內容種類、信息組織形式、記錄責任者、觀測要素、時空范圍等信息內容與形式屬性進行概括的工作。為規范該項工作，我館制定了《數字化氣象檔案案卷級和文件級目錄著錄格式》，對著錄內容與格式作出明確規定。
數字化形態氣象記錄檔案的整理是指按照相關檔案管理規定對新生成數字化氣象記錄檔案進行完整性檢查、質量和格式檢查及邏輯分類與排序的工作，它是數字形態氣象記錄檔案信息生成的基本環節，其工作質量直接影響到檔案歸檔后的管理與利用。氣象檔案館制定了《歷史氣象檔案掃描電子文件檢查方案》等技術規范來對數字化形態氣象記錄檔案的整理提供技術支撐。
數字化氣象記錄檔案的存儲是將整理完成的數字化形態氣象記錄檔案存儲在特定的磁帶、磁盤或光盤上的工作。根據現有電子檔案存儲設備及檔案管理和利用的需求，我館要求數字化氣象記錄檔案使用磁帶、光盤各存儲一套。歸檔存儲的各種技術指標，按照《電子文件歸檔與管理規范（GB/T 18894―2002）》等相關規定執行。
二、 對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用
對數字形態氣象記錄檔案信息進行有效利用是本次檔案數字化的最終目的，需要解決的主要問題是確定提供利用的范圍、對象及方式。根據中國氣象局《氣象資料共享管理辦法》規定，本次檔案數字化形成的所有數字形態氣象記錄檔案信息都應提供利用，提供利用的對象及其利用權限參照該辦法中的相關規定執行，提供利用的時間順序由數字化形態信息歸檔的先后順序決定。
檔案利用的方式可根據是否使用網絡分為在線與離線兩種。離線服務與傳統氣象記錄檔案的服務相同，按同一規章制度及程序執行。在線服務是通過建立網絡平臺來滿足用戶通過網絡調用檔案的需求。與離線服務相比，在線服務工作相對復雜，其主要任務是滿足檔案管理與利用需求的系統平臺建設。為建設系統平臺，我們制定了《歷史氣象檔案電子文件應用服務系統功能需求》，委托數字化加工企業據此開發。
三、 氣象記錄檔案數字化實施原則
氣象記錄檔案數字化實施原則是數字化工作必須遵循的強制性規則，是達到數字化總體目標的重要保證。根據檔案管理需求與數字化工作總體目標，氣象檔案館確定了四條原則：保證檔案的安全性：氣象記錄檔案的安全包括實體安全與內容信息安全兩方面；保證檔案的有序性：氣象記錄檔案的有序性包括紙質或縮微膠片氣象記錄檔案的有序性和數字化形態檔案信息的有序性；保證檔案信息的真實性：在檔案數字化實施過程中保證原始氣象記錄檔案內容信息的真實性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同對氣象記錄檔案信息組織形式要求也不同，檔案數字化產品的特點與形式必須兼顧檔案的管理需求與用戶的利用需求。
氣象記錄檔案數字化的經驗與不足
通過對氣象記錄檔案數字化方案的貫徹執行，氣象檔案館實現了館藏194萬頁氣象記錄檔案的掃描數字化，完成了數字化檔案應用服務系統的開發建設。在實現檔案數字化既定目標的同時，取得了寶貴的實踐經驗，為館藏其他檔案數字化及全國氣象記錄檔案數字化奠定了堅實基礎。
通過對氣象記錄檔案數字化工作實施情況的分析，總結出以下經驗：即只有對氣象記錄檔案數字化流程進行全程管理、規范管理、安全管理才能較好地完成數字化工作。
1.全程管理是氣象記錄檔案數字化成功的基本保證。根據氣象記錄檔案數字化方案的有關規定，本次檔案數字化工作實現了數字化流程的全程介入管理和全面細節管理，有效保證了傳統形態信息的安全、有序，較好地保證了數字化產品的質量與應用效果。
2. 規范管理是氣象記錄檔案數字化成功的關鍵。由于本次數字化的氣象記錄檔案數量巨大、種類眾多、格式復雜，使得數字化工作任務繁重、技術問題繁雜、工作流程復雜、產品質量控制困難。為此，必須制定詳盡的數字化操作流程及技術標準來規范具體的檔案數字化工作。
3. 安全管理是氣象記錄檔案數字化的基本要求。為做好數字化過程中的檔案安全保障工作，氣象檔案館采取了諸多措施，如提供專用的數字化加工場地、制定規范檔案移交與歸還的《歷史氣象檔案交接管理辦法》、制定響應突發安全事件的《氣象檔案館防火應急預案》、在數字化加工合同中明確規定檔案保密與保護條款等。
4. 檔案修復與數字化工作同步進行。由于檔案修復工作需翻閱全部檔案并進行破損情況鑒定，為節約時間和減少檔案原件調用次數，氣象檔案館將破損檔案鑒選與檔案整理編頁同時進行。
根據檔案數字化的具體情況，結合工作實踐，總結了以下三點不足：
1. 前期傳統載體檔案整理工作不足。由于歷史原因，在數字化工作開展初期許多需要數字化的氣象記錄檔案沒有編頁，氣象檔案館與數字化加工企業的檔案交接以冊而不是以頁為單位進行，一方面給檔案完整性檢查帶來不便，另一方面也給數字形態檔案信息文件排序造成了障礙。為解決該問題，氣象檔案館不得不對這些檔案以原檔案實體狀態及檔案內容的內在邏輯聯系作為數字化文件完整性檢查與文件排序的依據。
2.數字化加工進度控制不足。本次氣象記錄檔案數字化在進度控制方面有所欠缺，未按預定計劃完成數字化任務。原因主要在于氣象記錄檔案數字化是一項任務繁重、流程復雜的工作，在實際工作中存在很多無法預見的問題。
3.檔案信息安全管理不足。本次氣象記錄檔案數字化工作對檔案實體安全進行了有效的管理，但對檔案內容信息安全的管理在檔案內容接觸范圍及檔案傳輸控制方面略有不足。第一，數字化工作委托企業進行，在客觀上不可避免地擴大了檔案信息的接觸范圍。第二，數字化過程有質量檢查、格式檢查、信息復制等環節，無法實現掃描與存儲設備的全封閉管理，給檔案內容信息的外泄留下隱患。目前，我們正針對如何對檔案信息內容進行更嚴密的安全管理做深入研究。
檔案室工作計劃范文第3篇
關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；數字化管理
1 工程設計單位檔案工作的特點
檔案是機關、組織和個人在社會活動中形成的歷史記錄，科技檔案是其一個分支，是人們從事自然科學研究、生產技術管理、基本建設活動的產物。它在生產活動中形成，又為生產、管理、科研服務。不同領域形成的科技檔案內容、性質、記錄手段等都有自己的特性。
中煤科工集團沈陽設計研究院有限公司是一家以煤炭行業為主，同時擁有建筑、環保、民爆、路橋等多種行業甲級設計資質的綜合型工程設計單位。這樣一個歷史悠久、多學科、多專業的知識技術密集型的科研設計單位，其科技檔案管理工作是整個社會廣義的檔案工作的一個縮影。科技檔案內容涵蓋了建院以來幾十年的生產、設計等活動形成的所有文件，例如工程設計文件、圖紙等。這些工程技術資料直接記錄了設計人員的設計思想、設計理念與方法，是廣大設計人員智慧的結晶，真實地記錄了設計及生產實踐活動的整個歷史過程。
科研設計單位的生產活動具有創新與繼承并存的特點。一項完美的設計除需要有獨到的創造性外，更離不開對前人設計成果的借鑒的繼承，是在繼承的基礎上加以創新。這就決定了工程設計檔案有別于其他的檔案的特性：即通用性和利用頻繁性。工程設計的圖紙文件除了用于某一特定的工程建設項目外，還可用于其他工程項目的設計工作中，在其他設計中套用其中一部分甚至全部圖紙文件。而且一套圖紙在較長時間內可能被多次的利用。我院檔案閱覽室每天接待借閱查詢少則十幾人，多則幾十人次。
鑒于工程設計檔案的以上特性，如何提高檔案管理的工作效率，使檔案對工程設計工作發揮出更大的作用是我們專門從事檔案工作的管理人員應該考慮的問題。
2 做好基礎工作，加快檔案數字化管理進程
在過去的幾十年中，檔案管理以紙質載體保管，卡片手工檢索借閱的工作方式為主要管理模式，這種傳統的管理與借閱方式也為我院的歷史發展做出了不可磨滅的貢獻。但隨著社會的進步，科學的發展，原始的落后的工作方法已不再適應現代化的、快節奏的工作環境需要，必將退出歷史舞臺，被新的管理方式所取代。
隨著計算機技術的迅猛發展，計算機網絡技術已深入到社會的各個領域，信息化已成為社會發展的重要標志。科技檔案基礎業務建設的重心也開始向信息化、現代化轉移，科技檔案現代化管理和信息化建設，是新世紀檔案工作發展的必然趨勢。有局域網作依托，實現檔案的數字化、信息化管理是提高檔案管理工作效率，更好地服務于設計、施工、生產、管理工作的有效途徑。
實現檔案數字化、信息化管理，需要做好以下幾項基礎工作。
2.1 制度約束與部門合作
數字化檔案來自不同部門，頭緒繁多。其收集、歸檔工作需要有相關制度的約束，使歸檔工作成為一種自覺行動才能保證檔案歸檔的及時、完整。另外，做好數字檔案歸檔、管理工作不是檔案管理一個部門的事，必須有相關部門的通力合作。計算機管理部門是數字化文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理數字化信息的專業技術部門，在檔案數字化管理工作中處于舉足輕重的地位。我院在開始檔案信息化管理工作伊始首先重新調整組織機構，檔案管理、情報、計算機中心合并為信息中心，新的組織機構為檔案數字化及以后的信息化建設工作的發展提供了有力條件。
2.2 檢索目錄的數字化
實現檔案數字化管理是個循序漸進的過程，需要投入人力、物力和時間做大量的準備工作。完成檢索目錄的數字化轉換，實現微機檢索是第一步。我院的信息中心利用本部門的計算機人員優勢，自行開發了《電子檔案管理系統》，建立了檔案目錄數據庫，實現了檔案卡片手工檢索向現代化的電子檢索的飛躍。這一目標的實現，使檔案檢索工作更快捷、更準確，大大縮短了設計人員借閱檔案的時間，為我院檔案管理的數字化、信息化工作奠定了基礎。
2.3 檔案內容數字化及保管
科技檔案內容的數字化是實現檔案數字化管理的重要前提。具體包括兩部分：一是，由于辦公自動化的不斷深入，形成大量的電子文件。如我院設計人員利用計算機軟件繪制的CAD文件和設計文件等。二是，對已歸檔保存的紙質檔案進行掃描并進行文字識別及矢量化處理，使之變成電子版檔案。
紙質檔案的管理工作經過長期的實踐，已經總結出了一套工作流程及方法、原則，如歸檔制度、借閱制度等。而數字檔案的歸檔、保管等工作有與之截然不同的具體要求。在使用圖檔軟件的前主要做到以下幾點：一是，各部門指定一名負責人對該部門形成的數字檔案進行審核，統一歸檔，并嚴格履行驗收簽名手續，以確保檔案的完整與真實。二是，為保證數字檔案的安全，嚴防病毒、黑客的入侵，專機接收電子檔案，并采用防火墻技術和防入侵檢測技術。三是，用一次性寫入型光盤作為電子檔案的載體進行長期異地保存，并嚴格保證光盤保存環境要求。
2.4 加快檔案信息化管理進程
有了檔案數字化工作的基礎，繼之檔案信息化建設是檔案管理和發展的必然趨勢，只有在現代化的管理手段前提下，檔案才能真正發揮出其“信息”潛能，提高工作效率，才能更好地參與生產、服務生產，從而更好地為企業發展提供服務。建設檔案信息化管理，首先是基礎設施建設。我院投入人力物力建設了局域網，購置了電子檔案管理系統，構就了檔案信息化假設的核心。其次，必不可少的要進行員工培訓。檔案管理部門檔案外延的擴大，管理職能的改變，管理人員的素質也必須適應相應的變革。最后，進一步建設完善電子檔案管理制度，明確歸檔范圍，歸檔流程及方式，歸檔電子文件格式，力求從管理上和技術上保證電子文件的真實性、完整性、有效性。
檔案室工作計劃范文第4篇
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。 從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“j”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
檔案室工作計劃范文第5篇
1 文書檔案管理工作中存在的問題
（一）文書與檔案工作銜接不合理
在??前各行各業發展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關系，確保文書檔案管理工作的質量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。
（二）文書檔案管理工作人員素質有待提高
近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。但在當前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質都不高，不僅檔案管理人員專業技能有所欠缺，而且工作中存在較強的隨意性，缺乏標準性和規范性。在當前檔案管理現代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質，更好的促進文書檔案管理工作的持續發展。
（三）對文書檔案管理工作不重視
當前在各行業中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認識，因此在實際工作中，人力、物力和財力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質量和工作效率帶來了較大的影響，很難發揮出文書檔案的真正效率和價值。
2 提高文書檔案管理工作的強化措施
（一）重視文書與檔案工作的銜接效果
文書檔案管理水平的高低與文件的質量具有直接的關系，因此在實際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個深入的認知，準確對文書材料進行歸檔和立卷，實現文書與檔案工作的一體化發展。嚴格對文件進行審核，及時對文件材料進行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎。
（二）建立現代化的文書檔案管理制度
強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業單位應當摒棄過往傳統的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質檔案與電子檔案共存等。現代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。
（三）采用現代化的文書檔案管理技術
在文書檔案現代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網絡安全管理上可采取的現代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技?g的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數據信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統。可見，現代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規范化、信息化發展，還能切實提高文書檔案的開發利用價值，最終促進單位的可持續發展。
（四）打造高素質的文書檔案管理隊伍
在文書檔案現代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質提出了更高的要求，需要打造一支專業化和高素質的文書檔案管理隊伍。因此在實際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓工作，通過專技能、信息技術和現代管理方法等多項針對性的培訓有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質。同時還要重視計算機網絡信息技術人才的培養工作，努力提高文書檔案管理的現代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進行多種形式的學習和培訓活動，使檔案管理人員樹立良好的服務理念，增強檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現代化管理技術，全面推動文書檔案的現代化管理水平。
