基建檔案管理論文

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基建檔案管理論文范文第1篇

1.1建立基建檔案意識不健全

由于過度聚焦于經濟利益，或受工期限制，工程建設人員往往太關注工程項目，而忽視建立全面的工程檔案，導致基建檔案在管理過程中出現了一系列問題，如有的工程檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時被隨手帶走或丟棄，還有圖物不符或缺少圖章簽字等，這些問題都導致了基建檔案的整理和歸檔工作大幅落后于工程建設的進度。加之電力企業各部門對基建檔案工作普遍重視不足、宣傳不夠，不能保證基建檔案建設工作的順利開展，制約了電力企業經濟及檔案管理工作的可持續發展。

1.2檔案人員業務素質有待提高

現如今，大部分電力基建單位的專業檔案管理人員極度匱乏，兼職檔案管理人員眾多，造成管理隊伍存在著業務素質差、操作不熟練、工作經驗欠缺、缺乏責任心等問題，管理人員內部總是存在著“交什么收什么，不交就不收”的思想。在繁重的工作任務面前，他們往往懷有較重的畏難情緒，解決問題的方法不多，導致基建檔案的收集和歸檔不規范、不及時、不健全；加之施工隊伍的流動性較大，人員很不穩定，工程人員與檔案人員相互生疏，彼此缺乏溝通，致使檔案資料管理工作出現脫節現象，或者檔案資料的去向不明情況，使各工程參建部門檔案管理工作無法真正落實。

1.3基建工程檔案管理模式相對陳舊

許多單位基建檔案管理還是陳舊的模式，沒有健全相關管理制度，不能采取合規的管理方法和操作流程；管理措施不完善，對現代管理方法缺少合理的利用；由于工程參建單位多，檔案工作標準長期得不到統一，使得基建檔案管理部門對檔案管理監督、檢查和指導工作不能及時實施，造成基建檔案質量參差不齊無法正常歸檔，或者格式和內容不標準，阻礙檔案管理工作的正常開展。

1.4基建檔案管理體制不夠完善

考慮到人員過多及經費支付等因素，許多電力企業內部對專門的檔案管理機構和管理人員設置不夠完善，往往在檔案工作場所設置上不夠健全。基建檔案管理不健全的網絡將會導致基建檔案質量、資料安全均無法保障的問題。甚至還有些基建部門由于不健全的檔案管理設施設備而無法滿足檔案管理的最基本的需要，比如檔案保管達不到“八防”要求，沒有相應的保管庫房等。某些基建檔案管理部門的現代化程度極度滯后，基建管理人員計算機應用水平僅僅處于能打字的水平，不能與當今工程建設快速發展的需要相適應。

2加強基建工程檔案管理的建議

2.1提高認識，完善制度，健全機制

基于基建檔案邁向社會化、市場化的大方向，檔案人員需要樹立可持續發展的科學理念，深刻重視基建工程檔案管理工作，真正落實檔案管理。要不斷健全基建工程檔案管理體制，從工程項目要求和檔案管理工作要求方面來加強檔案管理機構的建設，增加專職人員，排除兼職工作，將檔案管理人員與工程人員的溝通渠道暢通，實現基建檔案管理的體系化建設。此外，還要建立起一整套科學合理、適用性強的基建檔案管理制度，包括組織領導、管理體系、職權范圍、獎懲措施等都要條條細化，事事分明。對檔案材料的收集、歸檔、分類、整理以及竣工驗收、評優選優等工作均做出具體要求，進行標準化、制度化、規范化管理。

2.2抓好基建工程檔案的管理工作

各參建單位要狠抓檔案管理的“四同步”，實現基建檔案工作與基建工程立項工作、基建建設進度工作、基建檢查工作、基建工程竣工工作及基建工程驗收工作同步進行。要將基建檔案工作納入基建工程軌道中去，將檔案工作的每一個工作環節全程貫穿到基建工程規章制度當中，將項目檔案工作與項目建設同等對待，不可偏廢，甚至可以將檔案管理工作納入崗位責任制，嚴格執行基建檔案管理工作的內容。實施基建文件的收集、整理和審查工作要盡可能早，最好在項目籌劃、開工時就進行檔案管理的導入工作，并持續到項目竣工驗收，使基建工程檔案形成首尾相接、全程控制的完整記錄體系。

2.3加強基建檔案管理人員的業務培訓

加強檔案人員的業務培訓工作，提升其業務素質，是改善基建工程檔案管理現狀的有效途徑。參建單位要積極組織檔案人員進行檔案業務培訓，幫助員工掌握整理、歸檔等檔案管理基本工作內容，提高其業務能力；同時還要通過培訓，對有關程序和專業知識充分掌握和了解，通過不斷完善知識網絡，優化知識結構。此外，還要隨著時代的發展完善培訓課程，做到與時代同步，領導檔案管理人員學習管理的先進理論和方法以及網絡技術知識，培養適應現代企業需要的檔案管理人才。

3結語

基建檔案管理論文范文第2篇

關鍵詞：檔案管理；問題；對策

檔案管理工作主要是以行政機關產生之文書經歸檔后之管理和應用為范圍，以檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的為主要活動的工作。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好檔案，用好檔案，對資源開發起著重要作用。在一個單位中，檔案管理無疑是單位有序、協調、高效運行的有效保證。

一、什么是檔案管理工作？

檔案管理工作就是利用科學的原則與方法管理檔案。檔案管理工作主要包括：檔案的征集、整理、保管、鑒定、編目與檢索、編輯與研究、統計與利用的服務。具體解釋為以下幾點：

1、收集檔案工作

為了解決檔案的分散和檔案的集中利用之間的矛盾就形成了檔案管理中的收集工作。

2、整理檔案工作

為了解決檔案的零亂和管理、利用的系統化之間的矛盾，就形成了檔案的整理工作。

3、鑒定檔案工作

為了使有保存價值的檔案得到優先的保管，并能發揮出更大的作用，以滿足需求，就形成了檔案的鑒定工作。

4、保管檔案工作

根據社會利用的需要，為了解決檔案自然壽命的有限性和社會長遠利用需要之間的矛盾，就形成了檔案的保管工作。

5、編目檢索檔案工作

為了解決檔案排放的單向性排列和社會多樣需求之間的矛盾，以及提高檔案的查找，就形成了檔案的編目與檢索工作。

為了滿足社會多樣的和廣泛利用檔案的需要，需要對檔案進行研究，匯編出版各種檔案參考資料，這就形成了檔案的編輯與研究工作。

7、統計檔案工作

對檔案及檔案管理的狀態進行數量分析研究，這就形成了檔案的統計工作。

8、利用檔案工作

對檔案進行法人一系列的管理活動，目的就是為了發揮檔案的作用。通過各種方式，向用戶提供相應的檔案材料，這就形成了檔案的提供利用工作。

盡管檔案管理工作是一項機密性、政策性、專業性較強的工作，但是很多管理部門沒有充分的認識到該項工作的重要性。從目前來看在很多單位檔案管理工作還存在著很多的不足。

二、目前檔案管理工作中存在的問題

1、對檔案管理的工作不夠重視

長久以來，很大一部分人甚至是一些領導干部認為檔案管理工作就是看好檔案，不丟失，不泄密。認為檔案工作既不是單位的主要工作，還不能給單位創造經濟效益，僅僅就是簡單的檔案保管工作。以上這些輕視檔案工作的思想表明了目前還有很多人對檔案工作缺乏了解，并且忽視檔案工作重要作用。

2、檔案管理水平不高、力量薄弱、手段落后

在很多單位中，從事檔案管理工作的人員大部分都沒有經過專業的檔案管理知識的培訓，對檔案的管檔要求、重要性、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務都不是很了解，收集檔案的意識淡薄。特別是在很多單位中，檔案管理人員都是兼職人員，投入在檔案管理工作的精力不足，所謂的檔案管理工作就是將材料放入檔案盒中，沒有及時的整理歸檔，嚴重影響了單位的檔案管理水平。

3、檔案管理的硬件環境設施不齊全

現在，很多單位檔案管理的硬件環境設施不夠齊全，對檔案管理必須要的條件沒有解決落實，比如沒有專用的檔案室、檔案室狹窄、潮濕，檔案材料產生霉變、蟲蛀，影響了檔案的美觀整潔及保存，甚至有的管檔單位連必備的切刀很統一的檔案夾等都無法配備齊全。

三、如何解決檔案管理工作的現狀？

1、提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作的從事人員首先需要的是具有高水平的檔案管理專業知識人員，并且要作風正派，有責任心。要不間斷的對檔案管理人員進行教育和培養，充分發揮他們的工作積極性和創造性。單位要經常專門針對檔案管理人員進行專業水平培訓。讓檔案管理人員真正能掌握科學管理檔案的原則和方法，提高檔案質量和工作效率。使檔案工作更科學實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

2、健全檔案管理制度。

要想建立完善的檔案工作就必須遵照以下制度：

（1）檔案管理的規章制度要體現合理性、科學性。要結合單位的實際建立檔案管理規章制度，并能適應單位檔案管理的需求。

（2）簡明實用。制度必須是可操作的、簡便易行、方便實用、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的作用。

（3）堅持制度約束雙向性。既能約束領導又可以約束職工。因為領導將影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。

（4）堅持制度執行嚴肅性。檔案管理部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行中，要做到有功必賞、有過必罰。

3、改進與完善檔案管理功能。

在現代，應對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原來有的重要部分應予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位的需求，從而更好地為單位服務。

4、采用信息化管理手段。

信息化管理是當今社會發展的一大走向，這也對檔案管理工作提出了新的要求，那就是盡可能地利用新手段提高檔案工作的效率和水平，實現檔案信息化管理。可以利用現代信息技術進行檔案信息資源的采集、管理和提供服務。同時，還要注意系統輸出的檔案信息經過與外部環境作用后，輸出的效果回復到檔案信息化系統中，由此進行檔案管理中的各項工作內容和規章制度進行再次調整。很多單位計算機已經進入了檔案管理工作中，因此，實現檔案管理工作的計算機化理勢在必行。

綜上所述，檔案作為一種信息資源，是一種無形的資產，在各方面正積極地發揮應有的作用，規范化和科學化的檔案管理，是一項重要的基礎性的工作。在新的歷史條件下檔案管理工作必將緊緊聯系著時代的發展要求，從觀念上更新采取有效措施，積極探索現代檔案管理工作的模式，促進社會主義的和諧建設。■

參考文獻

1、李多，市場經濟下的信用檔案及其管理利用，安徽大學，2008年

2、吳寶康，檔案學研究中的一些想法，檔案學通訊，2006

3、何振，敢向路在何方與我國檔案學的危機與契機，北京檔案，2008

基建檔案管理論文范文第3篇

為了提升對高校檔案信息的利用率，就需要加強信息化建設和管理。信息化高校檔案管理和建設可以從軟件開發與硬件建設這兩個角度出發，加大人力和物力的投資，加大財力的投入。高校應該加大檔案信息化管理的資金投入，確保信息化基礎設施建設和管理的順利實現。第一、加大專項資金投入。高校信息化建設需要通過各種渠道，獲得資金支持，也可以從學校建設經費中劃撥一定資金進行信息化建設。加強軟硬件設施與設備建設。第二。加強軟件和硬件兩個方面的設備設施投入。硬件方面，精心規劃，選配符合實際需要的硬件設施。選配符合質量和參數要求的存儲設備、錄像機、掃描儀等，以便于硬件設備符合信息化檔案管理需要。軟件方面，應該根據學校實際需要和檔案管理需求，選擇真正適合檔案管理需求的軟件產品，尤其要選擇或者開發符合高校檔案管理需要的專門軟件產品，確保產品功能完善、操作簡單，確保檔案信息化管理的順利進行。

(二)加大信息化檔案管理人才隊伍建設

加大信息化檔案管理人才隊伍建設，是確保檔案管理順利落實的關鍵。檔案管理的處理對象是文字、圖像、數據或者影音形式的檔案，需要將大量分散的信息進行歸集和整理，使得檔案信息系統化、集中化，方便使用。檔案管理雖然是信息化操作，但是也需要檔案管理人員的實施。檔案管理人員的專業素質和管理實踐能力，決定了管理工作的落實質量。隨著信息化和科學技術的快速提升，需要不斷提升管理人員素質，強化他們的信息技術，加強管理人才隊伍建設，培養符合新形勢下技術發展的綜合管理人才。加強理論和業務培養，從理論和實際操作兩個方面加強檔案管理人員的綜合培訓，以提升其信息化前沿知識的儲備，提升實踐操作能力，使信息化檔案管理順利落實。

(三)完善信息化檔案管理安全保護機制

高校系統的檔案信息是一項重要的資源，也具有很重要的價值。在網絡技術快速發展的同時，網絡安全問題也層出不窮，信息安全受到了很大的威脅，其中包括信息的丟失、竊取等。需要建立完善的信息化檔案管理安全保護機制，保障高校檔案信息資源的安全性與完整性。其中，檔案管理工作人員要提升管理意識，完善網絡安全保護機制。第一、建立嚴密的監控與管理機制，要具有邏輯嚴謹的信息化管理流程，同時完善每個程序的具體操作，加強網絡安全技術應對措施。例如:查詢管理中設定訪問權限，確保查詢范圍內信息資源的安全性;數據相關措施的管理中，數據采集、整理、分析等都應該設定管理權限。第二、落實網絡管理安全輔助機制。對于檔案信息要進行備份管理，使得數據在丟失以后能夠快速恢復。第三、設定檔案信息交換管理權限。每個部分或者是校內的分支管理單位都會相互交換信息，而每個單位間的信息交換、查詢與使用等都應該設定一定權限，保障信息交換的安全性。

(四)完善信息化檔案管理建設規章制度

基建檔案管理論文范文第4篇

關鍵詞： 建筑設計公司檔案文件 管理方式

中圖分類號：S611文獻標識碼：A 文章編號：

一、建筑設計公司檔案管理的基本特點

1.1 歸檔內容繁雜，文檔數量多

眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環保、交通、衛生、供電、環衛、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。

1.2 時間跨度較長，材料變更快

建筑設計公司檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環境變化、資方后續資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。

1.3 用戶范圍廣泛，應用程度高

設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業主和城建、規劃、環保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業地產、住宅項目還需要為個體業主的裝修、維修等提供咨詢服務。

二、 建筑設計公司檔案管理方式的基本趨勢

2.1 檔案內容由多元化向數字化轉變

傳統的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。

2.2 管理手段由手工向計算機操作轉變

傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現建筑設計公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。

2.3 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變

傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。

三、 建筑設計公司檔案管理的創新策略

3.1大力推進觀念創新

一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業信息化整體規劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。

3.2大力推進管理創新

認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息，特別是與本司業務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發，根據建筑設計公司歷年形成的優秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。

3.3大力推進監管創新

高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。

3.4大力推進技術創新

按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。

3.5大力推進服務創新

創新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業化信息服務模式。按照管理職能和設計專業領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統，通過網絡向用戶提供個性化的信息服務同時開辟設計檔案寄存服務、個體業主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等項目。

四、結束語

以上是本人在工作中的經驗總結，僅供參考。

參考文獻：

[1]朱秀宇.淺析創新思考對現代檔案管理的重要意義[J].黑龍江科技信息，2009（20）：197.

基建檔案管理論文范文第5篇

關鍵詞：高校、房產檔案、信息化

高校房產管理是高等學校的房管部門對學校房屋財產、教職工住房以及與之相關一系列事務進行的管理工作，是高校管理機構的重要組成部分。而檔案是很重要的信息資源，在高校中，作為檔案眾多門類中的房產檔案，是學校房產管理部門在房產權屬登記、調查、測繪、產權轉移、房屋變更等房產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的房產歷史記錄，是房產權屬登記管理工作的真實記載和重要依據。隨著計算機在高校管理中的普遍應用，如何將現代信息處理技術與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的利用價值，已經成為目前迫切需要解決的問題。

1．在高校建立房產檔案信息化管理的困難

1．1領導重視不足

重視程度不足是目前影響我國高校房產檔案管理信息化進一步發展的最大問題。許多高校管理人員對高校檔案管理信息化的內涵和重要性認識不足，許多檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也并不習慣于在網上了解信息，不接受網絡辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。

1．2技術手段落后

目前很多高校房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施建設、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度等都遠低于其它行業。大多數高校的房產管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存儲入庫、查閱調卷，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式雖然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。

1．3檔案管理人員專業素質不高

目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷地辦公目的．但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享。這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。

2．如何建立高校房產檔案管理的信息化建設

2．1提高對檔案管理信息化建設的認識

要建立完善的檔案信息化管理，首先要充分認識加快房產檔案管理信息化建設的重要意義。科學技術的不斷發展，檔案內容的多樣化、檔案載體發生了很大的變化，計算機、多媒體、光盤以及縮微技術等的廣泛應用，使傳統的管理模式和管理手段已不適應時代的變革，我們應認識到，以計算機及檔案管理軟件等管理應用為主，利用計算機、縮微機、掃描儀甚至互聯網等對檔案進行檢索、存儲和管理，是檔案管理手段發展的必然趨勢。房產檔案信息化是現代社會進步發展的客觀要求，房產檔案作為社會信息業的組成部分也必須朝著現代化的方向發展，否則就不能適應社會發展的要求。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，促進房產檔案管理整體水平明顯提高。

2．2推進房產檔案館數字化進程

實現房產檔案館數字化是房產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字房地產檔案館，首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統服務還是遠程服務均可無償義務提供，但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應為有償服務，對于科技成果還應收取成果轉讓費。另外，關于檔案開放范圍和權限問題，要設立相應的訪問權限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網上查詢、利用，而只可對內部人員開放的檔案，只能通過上內部局域網查詢利用。開放數字房產檔案館的建立必將會進一步提升房產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。

2．3完善房產檔案信息歸集、檢索系統

為了全面、準確地收集信息，就要將房產檔案信息系統與房產交易系統有機地結合，將房產交易過程中產生的房屋產權信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統；原始檔案數據進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起完整準確的房地產檔案數據庫。由于房產產權頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。由于高校房產交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同，對房產檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務。

2．4建立準確的房地產檔案數據分析系統

房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，而且也應該為高校職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使學校房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。

2．5提高管理人員的綜合素質

檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。

3．小結

房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房地產業發展的必然趨勢。運用現代信息處理技術手段來開發房產檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發能力和利用效率，必將使房產檔案管理的各個方面發生深刻變化，使房產檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產管理工作人員的投入．降低了聯系渠道的費用支出，縮短了大量事務的處理時限，使高校房產管理人員在有限的時間內得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。

參考資料：

[1]玄藝蘭．論房產檔案室的數字化建設[J]．中華教育周刊，2003，(6)．

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