電子檔案管理論文
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電子檔案管理論文范文第1篇
隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行
二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。
2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全
1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
參考文獻：
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電子檔案管理論文范文第2篇
電子文件的歸檔是一項系統化的工作，在各個方面需要相關工作人員具備細心、嚴謹的態度。在電子文件的歸檔工作過程中，具體需要完善的工作如下：
（一）做好電子文件收集工作在電子文件的歸檔前期，做好電子文件收集工作是非常關鍵的。能夠反映出本機關的工作活動，并且具有利用價值的電子文件，均在收集的范圍以內。首先，對于需要保存底案的重要文件，在修改的時候需要將原文保留，在加版本號后進行積累，并把草稿與定稿同時進行歸檔。其次，對計算機輔助設計、檢測以及仿真實驗等技術進行充分利用，并形成擁有查考價值的數據文件。例如：圖形文件、模型文件以及數據庫文件等。再則，和機關制作的各類數據文件相關的各類命令文件，例如：計算程序、控制程序以及管理程序等。對于命令文件而言，有些是需要機關部門以實際需求為依據，進而進行自行編制，還有的是需要以購進的方式獲取。對于檔案室已經具備的命令文件，便不需要進行再次歸檔。最后，對于設備運行所需要的操作系統也需要歸檔。但是，檔案室已經具備的操作系統是不需要再次歸檔的。另外，和電子文件相關的各類紙質文件也需要進行歸檔。主要包括兩大類：其一是基于電子文件使用的計算機硬件說明文件，例如計算機技術說明書、圖紙以及操作手冊等。其二是電子文件在形成中所產生與之有關的紙質文件，包括系統設計說明、程序框架圖以及技術鑒定材料等。
（二）完善電子文件的歸檔要求電子文件的歸檔需符合的要求包括：首先，所歸檔的電子文件需具備完整性。對于具備查考價值的電子文件及支持軟件都應該及時歸檔，切不可以分散的方式進行保存。其次，確保歸檔電子文件的真實性與有效性。對于文本文件，應在最后定稿，若圖形文件發生了改動，那么便需要和當初產品的技術狀況相同的版本進行同時歸檔保存。對于有技術條件的機關，允許使用電子文件簽署技術，這樣能夠對電子文件的有效性進行確認。再則，對于載體形式與質量要求需實現統一性。檔案電子文件的載體規格、形式以及質量，均需要檔案室工作人員作出統一的規定，把帶有歸檔標識的電子文件進行集中，進而制定成歸檔數據集，通過拷貝的方式傳輸到具備耐久性的載體中，實行一式兩套、異地保存的模式。若是加密的電子文件，需在解密之后將上述工作完成。最后，歸檔電子文件許進行統一登記表，登記內容包括諸多項目，例如：硬件環境、軟件平臺、形成單位、應用軟件、形成時間以及信息類別等。之后，檔案部門還需要對歸檔后的電子文件進行全面的檢驗。電子文件是否存在病毒、電子文件載體情況以及相關材料是否完善等均在檢驗的范圍之內。
（三）加強電子檔案的鑒定工作，知道在電子檔案的鑒定方面，需要明確并完善三方面的內容，即：鑒定對象、鑒定目的以及鑒定內容。在電子檔案鑒定過程中，不但需要對文件內容與相關形式特征進行有效分析，而且還需要對相關文件進行技術分析。所以，對于電子文件而言，無論是技術情況，還是文件自身的真實性與可讀性，均與保存價值有著必然的聯系。由此可見，在鑒定工作當中，電子檔案管理的可讀性、可靠性以及完整性均需要全面體現出來，這樣才能充分體現出電子檔案的價值之所在。總體上分析，電子檔案的鑒定工作需分三步：首先，歸檔前，對歸檔文件進行確定，并對保管期限進行劃分。其次，在檔案室對歸檔文件進行接收時，需進行一次全面鑒定，包括內容鑒定與技術鑒定等。最后，對于不是永久保存的檔案，需在文件保管滿期之時再進行一次鑒定，對于確定已經沒有了保存價值的電子檔案采取刪除或銷毀等處理措施。
二、加強電子檔案管理的有效策略
探究電子檔案管理的流程遵循“電子文件收集鑒定文件、形成檔案整理檔案、形成檔案卷存儲案卷、編目”的原則及步驟。同時，在電子檔案逐漸增多的現狀之下，各級檔案管理部門便需要對電子檔案管理工作進行強化，這樣才能使檔案管理工作更具規范性與完善性。具體強化措施如下：
（一）做好電子檔案保管工作首先，電子檔案的存儲介質需具備性能穩定、檢索方便以及顯示還原性好等特點。對于軟磁盤，不可當作長期保存的電子檔案載體進行使用。其次，電子檔案管理需具備一定的條件，庫房溫度、濕度需穩定；庫房應保持通風、清潔及沒有腐蝕性氣體；地面無須鋪地毯與打蠟；裝具保持清潔無塵。最后，電子檔案歸檔需統一，并實行分庫保管。對于歸檔載體，需進行防寫處理，不可出現劃痕、觸摸記錄涂層等情況，以直立的方式存放。另外，對于一些非法軟件，檔案室中的計算機需杜絕使用，以此規避病毒感染。
（二）加強電子檔案的檢測及維護工作因電子檔案的載體性能尚且不具穩定性，而且磁信息還存在自然衰減情況，這樣加大了信息丟失及讀出錯誤等不良情況的發生率。所以，進行定期檢測及維護是非常有必要的。在對電子檔案進行檢測與維護過程中，需對諸多特點進行綜合考慮，包括環境、設備、技術以及電子檔案自身的特點等，進而制定出更具合理性與科學性的技術方案及維護工作方式。這樣才能夠使電子檔案的檢測及維護工作更具有效性。
（三）電子檔案在利用過程中需注意的問題，可知電子文件檔案利用管理包括了多項內容，同時電子檔案在利用過程中還需要充分注意一些較為明顯的問題。首先，提升電子檔案信息安全的意識。電子檔案在利用上具有便于傳輸、復用性以及系統依賴性等特點，在利用中其控制具有很大的難度，所以檔案工作人員需有謹慎的態度，在有必要的情況下對利用方式進行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的現象得以有效規避。其次，完善與電子檔案有關的利用制度，例如利用資格審查、利用權限控制等制度。最后，為了使電子檔案的利用更具發展前景，需全面開發檔案利用方面的系統功能，同時創造有利條件，使利用者能夠感受到更方便、更優質的服務。
三、結語
電子檔案管理論文范文第3篇
（一）建立“雙套制”模式
確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質檔案同時提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現代信息技術，熟練運用電腦及現代通訊技術，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應該實行“雙套制”，哪些不應該實行“雙套制”。只有根據各個檔案的內容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現對重要信息的完整保存。
（二）規范電子檔案利用方式
避免不可挽回損失。一是采用的利用方式應視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據電子檔案內容的密級層次進行有效地管理。一般情況下，對于內容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監控下進行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內容要進行加密處理，并對所使用的密鑰進行定期或不定期的更換。四是系統應對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動進行相關記錄，作為對利用工作查證的依據。
（三）加強檔案工作人員管理
提高檔案保護意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用工作的復雜化。因此，必須加強對檔案工作人員的管理，從思想上認識到電子案管理工作的重要性，從技術上確保電子檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護。
二、電子檔案管理工作中應注意的問題
（一）要重視電子文件的存放環境
電子文件的載體基本上是光盤和磁介質。由于介質的特殊性，電子文件的存放環境也十分關鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數據的讀取。磁介質包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩定性差，而硬磁盤穩定性還可以，但是要防磁，遠離磁場的干擾。為了保證介質存放的萬無一失，必須電子文件與紙質文件同進并存，以備有據可查。但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進現代化辦公設備，爭取采用自動化監控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術，使電子文件檔案管理的環境更加有利于檔案的存放。
（二）電子文件歸檔要及時
電子檔案管理論文范文第4篇
(一)檔案信息易更改
當前，許多企業建立了局域網，實現了相關會計信息的無紙化傳遞。這些雖然利于會計檔案資源共享，提高工作效率。但同時，會計工作人員只要獲得相關職責權限就可進行會計信息修改，沒有了紙質檔案的修改痕跡，使得篡改會計檔案簡單化。
(二)網絡系統存在安全隱患
目前通用網絡財務的功能主要包括:遠程報表、遠程審計、網上支付、網上催賬、網上報稅、網上銀行等。基于網絡技術，企業提高了會計文檔的多方位檢索速度，可以進行網上遠距離傳送，使會計工作變得簡單、快捷。但眾所周知，網絡病毒、黑客伺機而動，一旦計算機系統中病毒或被黑客攻擊，不僅會造成會計檔案的遺失、篡改，甚至會泄露企業的經濟信息。
(三)會計軟件升級與檔案讀取不兼容
在電子信息技術下，會計工作的錄入需要相應的電算化軟件予以支持。而會計軟件的使用，又對計算機的硬件配置提出了一定的要求，不滿足配置的計算機無法安裝或運行軟件。同時由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數據有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調閱。
二、完善會計檔案管理的幾點建議
(一)明確會計檔案保管路徑，設置會計檔案管理專崗
鑒于目前紙質和電子會計檔案并存的情況，企業應按會計期間、會計資料內容進行分類管理，明確保管路徑及保管形式，如電子檔案必須光盤和移動硬盤雙重存儲，以防損壞，不可讀。同時，設置會計檔案管理專崗并安排專人負責，建立會計檔案管理路徑查詢手冊，注明雙重歸檔下的存放、存儲路徑。
(二)明確會計工作權限，建立電子信息修改的備查簿
建立完善的內部控制制度，嚴格實行崗位責任制。建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電子會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限，如：普通數據，可較大范圍共享；機密的數據，僅供一定需要的人員使用。同時，要求會計軟件開發商，但凡登陸軟件進行操作，必留登陸痕跡，并選擇登陸任務，比如是完成新會計事項的錄入還是修改工作等。同時建立電子信息修改備查簿，對修改事項進行登記，以防私自篡改。
(三)建立內外網分級會計信息錄入機制
將局域網和外網分級使用錄入，分離授權。注重網絡的管理，建立內外網的使用準入機制。盡量不要在網絡上傳遞有關的財務數據。必須要通過網絡傳遞的，應通過添加密碼或其他加密措施保護數據的安全。
(四)注意會計軟件供應商的選擇，設置專門電子計算機維護崗
由于電子信息技術的不斷更新，經濟活動的高速發展，會計工作不是一成不變的，會計軟件也是不斷升級調整的。這就要企業在進行會計軟件供應商選擇的時候，要選擇售后完善的，技術過硬的公司，保證會計軟件在升級后，不僅能進行現有經濟業務的處理，也能對以往的會計檔案進行調取、讀取，以防電子會計檔案形同虛設，無法使用。
三、總結
電子檔案管理論文范文第5篇
隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲存空間，節約使用面積。也能便捷開展信息交流，實施信息快捷服務，能夠實現信息共享，具有十分重要的意義。但是在當前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問題，想要做到完整化、規范化，必須要找出當前電子檔案管理中較為突出的問題，采取針對性措施進行改善，實現電子檔案實施完整性目標，輔助公路工程的實施。
2、公路工程電子檔案管理中存在的問題
2.1檔案原件真實性問題。電子檔案有一個較為突出的問題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時，不存在擬稿者筆跡，相關負責人也無法在電子檔案上簽字，從而導致文件的權威性、真實性無法確保。一旦有人出于某種惡意，對電子文件中的內容惡心篡改，而且只是很細微的改動，難以發現，并且確定。在此方面，目前還沒有較好的辦法，能夠針對文件的保密性、真實性進行確保，做安全防護工作，給了有心之人可乘之機，導致文件真實性受疑。
2.2電子檔案內容保密性問題。使用網絡中任何一個終端設備，都能將存儲于網絡中另外一個設備的文件獲取。同時，一個終端中的文件，可同時發送到其他的多個終端服務設備。對于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來了極大的威脅。比如，工程的報價，工程的設計圖紙，工程的創新設計，工程合同內容等較為機密的信息，若未及時采取有效的保密措施進行儲存，很可能被有心之人獲取，從而讓對手企業獲悉，導致企業處于被動狀態。
2.3檔案管理軟件使用統一性問題。檔案所用的系統，在地區和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時，勢必會造成嚴重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現系統不兼容情況，甚至會導致文件自動攔截，或出現損害，導致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來極大的不便。
3、針對問題研究對策
針對當前電子文件中所存在的真實性、保密性、軟件使用統一性等問題，必須要采取有效措施進行改善，以免因網絡安全隱患，導致工程重要機密泄露，或文件被惡意篡改，因使用軟件差異，導致文件傳輸和查閱受阻。針對所存在的問題，采用以下對策進行處理。
3.1分散儲存。對于公路工程中的電子文檔，應該盡量避免使用集中儲存方式。對于重要資料，或者已經完工工程的資料，應該將其做備份后，儲存于電腦硬盤中。對于存儲的重要內容需要進行標注，或者將重要內容再儲存一份于U盤中，就算有人惡意篡改資料、數據，也可以使用另外一處的資料進行對比，馬上就能發現其中的變動之處。對于一些施工年限較長的工程，可以采取年度做期限，年底時將檔案全部進行備份，進行儲存。以此避免因資料年份雜亂，導致重要資料丟失，在工程驗收之時，工程檔案不全，對工程的資料造成嚴重的影響。
3.2及時殺毒，做保密措施。在文件傳輸，或者在文件儲存時，為減少因U盤的使用，導致文件受病毒感染，應該及時對U盤、電腦做殺毒處理，發現有系統漏洞、木馬威脅時，及時處理，不給病毒可乘之機。在工作中做文件傳輸，盡量采取郵箱傳輸方式，在滿足傳輸需求的同時，且有傳輸記錄，也能保護文件傳輸。在做在線文件傳輸之時，應該加強保護措施，做好文件傳輸的安全處理。對于企業的機密文件，或者是重要文件，應該避免使用網絡在線傳輸，以免遭網絡監視，或者黑客入侵，導致文件泄密，對企業造成嚴重的損失。
3.3電子文檔使用規范化。為將電子文檔歸檔處理規范化，確保其完整性，必須要定期對辦公室的電子文件進行分類處理，將有價值，重要的電子文檔進行分類處理，將所有文件進行收集，隨后進行整理、備份，再進行安全儲存，從而將電子文檔的管理歸檔工作安全實施。對于重要文件，可安裝安全性能較高的軟件，避免遭受病毒、木馬、黑客入侵，導致資料流失，對企業造成嚴重的經濟損失和名譽損失。特別是對于最新工程的報價、招投標方案等重要信息，必須要采取非常手段，積極處理，盡量避免在線傳輸，且應該做好相應的殺毒工作，為確保萬無一失，必要的備份必不可少。
3.4培養專業計算機技術人才。在實現全員計算機知識定期培訓的同時，也需要采取員工深造、招考等方式，為企業培養高、精、尖的計算機專業人才，在電子檔案的管理工作中，單靠基礎計算機知識顯然力不從心，必須要請專業人員，熟悉計算機的操作技術，并且對檔案管理中的業務流程熟悉，熱衷于檔案管理工作。在管理過程中，不僅要會用檔案軟件，還要會自己設計程序，自己做軟件開發，使得企業能夠有自己的網絡空間，并幫助企業加強網絡安全性。專業計算機技術人員，還需要使用軟件，將工程圖紙儲存于電子檔案，因此，運用自如的設計圖繪畫技巧，也必須要熟練操作。
3.5健全電子文件安全性與真實性法律條例。電子文件的歸檔、形成、處理、保管等事宜，中間的每一個環節中，都可能會導致檔案信息被篡改、丟失，甚至無從發覺。因此，必須要針對電子文檔管理真實性、安全性建立起相關的法律條例，以此成立相應的管理制度，并加強落實監督，從而對電子文件的真實性、原始性，以及安全性能進行保護，對電子文檔的保護具有積極意義。
3.6制定合理、科學的電子檔案規范與標準。電子文件的累積、形成、整理、分類、歸檔等處理事宜，使用規范、標準的進行確定，規范每一個流程，使得電子檔案能夠確保其科學性，能夠實現整體、規范的管理模式，也是目前必須要進行解決的基礎事宜。根據電子文件的管理需求，在全國的公路工程電子檔案管理中，開發一款適用性強，且使用安全性高的軟件，采取有效措施，使其工作重點與方式，形成大轉變，面對時代挑戰，依然可以愈戰愈勇。
4、結語
