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關(guān)鍵詞:合同; 管理風(fēng)險 ;形成原因; 控制措施
合同是市場經(jīng)濟主體通過協(xié)商就有關(guān)民事權(quán)利、義務(wù)達(dá)成的一致約定,是企業(yè)參與經(jīng)濟活動的外在表現(xiàn)形式。企業(yè)合同管理是企業(yè)以自身為當(dāng)事人依法簽訂、履行、變更、解除、審查、控制等合同行為規(guī)范的總稱。對企業(yè)來講,加強合同管理可以控制經(jīng)營風(fēng)險,優(yōu)化資源配置,提高經(jīng)濟效益,是企業(yè)內(nèi)部控制管理工作的重要內(nèi)容。
一、合同管理風(fēng)險形成原因
企業(yè)合同管理的風(fēng)險源來自兩方面:一是來自企業(yè)外部,如法律、政治、經(jīng)濟環(huán)境變化形成的風(fēng)險;二是來自企業(yè)內(nèi)部管理形成的風(fēng)險。本文重點就后者的成因進行分析,主要有以下幾方面:1.合同管理主體責(zé)任不明晰。合同管理主體責(zé)任不明晰是形成內(nèi)部合同管理風(fēng)險的主要原因。在現(xiàn)代企業(yè)管理中,明確部門、崗位職責(zé)劃分,才能做到責(zé)權(quán)利有機結(jié)合。企業(yè)沒有完善的合同管理制度,是造成責(zé)任劃分不清,出現(xiàn)問題無法追責(zé)的根源。2.未經(jīng)授權(quán)或超出授權(quán)簽訂合同。合同簽訂人出于自身或者他方利益需要,未經(jīng)授權(quán)或超出授權(quán)簽訂合同,這些合同企業(yè)不能及時發(fā)現(xiàn)并作出處理,可能會對企業(yè)不利,導(dǎo)致經(jīng)濟利益受損。3.當(dāng)事人對有關(guān)法律不熟悉或誤讀誤解。由于合同簽訂當(dāng)事人對《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)不熟悉,導(dǎo)致合同違反法律法規(guī)規(guī)定,形成無效合同,讓企業(yè)錯失良機,給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益損失;由于合同簽訂當(dāng)事人對合同條款誤讀誤解,造成合同條款遺漏或顯失公平,帶來履約違約風(fēng)險。4.合同簽訂前未做資信評估調(diào)查。企業(yè)在合同簽訂前,沒有對合同另一方進行了解、調(diào)查、評估,出現(xiàn)合同主體資格不合法,資信狀況差,履約能力弱。甚至出現(xiàn)不法分子利用客戶信息,編制虛假證照,進行合同詐騙。5.履約過程監(jiān)控不利。在合同履約階段,企業(yè)未關(guān)注合同的履約進度,對履約階段出現(xiàn)的問題不能及時調(diào)度、監(jiān)控,導(dǎo)致標(biāo)的物質(zhì)量、收發(fā)貨方式和時間等與合同約定不符,結(jié)算發(fā)票開具不規(guī)范,不符合稅法規(guī)定,雙方責(zé)任人溝通交流少,形成履約風(fēng)險。6.履約糾紛未能有效處理。企業(yè)因自身資源或外部環(huán)境變化不能履約時,未能通過溝通取得對方諒解,化解企業(yè)不利因素,減少違約賠償帶來的經(jīng)濟損失。出現(xiàn)履約糾紛,未能通過有效法律手段追究違約方責(zé)任,賠償企業(yè)經(jīng)濟損失。
二、合同管理風(fēng)險控制措施
眾所周知,如果企業(yè)對合同管理不善,會加大企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險,導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟利益受損,信譽下降,甚至有可能錯失發(fā)展良機。嚴(yán)重者,還會影響企業(yè)生存。為強化合同管理,筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下控制措施:1.制定嚴(yán)密的合同管理制度,實行責(zé)任追究制。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對合同管理應(yīng)予以高度重視,制定嚴(yán)密的合同管理流程,將合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門,責(zé)任明確,各司其職,全過程動態(tài)監(jiān)控,出現(xiàn)瀆職行為,追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.落實企業(yè)合同管理流程制度,實施事前預(yù)判、事中控制、事后分析全過程動態(tài)管理。2.1授權(quán)簽約。企業(yè)授權(quán)合同簽約部門、簽約人,明確授權(quán)范圍,便于授權(quán)責(zé)任人開展前期調(diào)研工作。授權(quán)簽約人接受授權(quán)后,分析企業(yè)自身資源分布、需求、時限等因素,進行市場調(diào)研,形成市場調(diào)查報告,以供決策者參考。2.2確定合同對方當(dāng)事人。確定前應(yīng)充分了解、調(diào)查并評估對方資質(zhì)、信用狀況,履約能力。具體包括:A審查對方提供的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明及其他經(jīng)營資質(zhì),委托人簽訂合同的,還需審查人的法定授權(quán)委托書、人身份證明,及其他足以證明主體資格有效的文件;B必要時進入現(xiàn)場,查看對方企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力,分析評估對方所處該行業(yè)的水平,預(yù)判其履約能力;C獲取對方經(jīng)審計的財務(wù)報告、銀行機構(gòu)出具的資信證明,也可以咨詢對方的上下游客戶,充分了解其履約能力和信用狀況。2.3合同簽訂。簽訂過程中,審查合同條款是否齊全,是否有漏項。合同內(nèi)容包括:當(dāng)事人的名稱和住所;標(biāo)的;數(shù)量;質(zhì)量;價款或報酬;履行期限、地點、方式;違約責(zé)任;解決爭議的方法。合同原稿經(jīng)過內(nèi)部部門流轉(zhuǎn)審核后,法人或授權(quán)人簽字,加蓋合同專用章和騎縫章。2.4合同履約。履約階段,注重標(biāo)的物質(zhì)量及收發(fā)貨情況,做到事中控制。合同履行過程中遇到一方違約,通過協(xié)商來追收合同權(quán)利,協(xié)商不成的,獲取足夠證據(jù),通過法律手段追收。2.5總結(jié)分析。合同履行結(jié)束后,及時進行總結(jié)分析,以便更好地維護企業(yè)權(quán)益。3.健全企業(yè)內(nèi)部激勵機制,落實責(zé)任獎懲制度。建立內(nèi)部考核責(zé)任制時,與合同管理流程制度對接,對企業(yè)合同管理中作出重大貢獻的人員,予以重獎;因責(zé)任人不當(dāng)行為引發(fā)的企業(yè)損失,按一定比例同工資、獎酬掛鉤,重大損失,還可通過法律程序追索償付責(zé)任。4.加強合同管理人員培訓(xùn)教育,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險識別能力。
企業(yè)應(yīng)加強對合同管理人員的培訓(xùn)教育,促進對《合同法》及相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。企業(yè)受自身培訓(xùn)資源限制,可適時參加一些外部培訓(xùn)。同時應(yīng)加大內(nèi)部宣教力度,必要時聘請專家到企業(yè)講課,強責(zé)任、增素質(zhì)、辨風(fēng)險,爭取以最小的風(fēng)險控制成本獲得最佳的風(fēng)險防范效果。
作者:辛崇花 單位:山東山水水泥集團有限公司日照分公司
參考文獻:
[1]劉寶發(fā).淺談企業(yè)合同管理中的風(fēng)險及防范措施.遼寧職工報,2012;11.