檔案管理制度細(xì)則

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檔案管理制度細(xì)則范文第1篇

關(guān)鍵詞 檔案管理 重點(diǎn)工程 角色定位

新時(shí)期企業(yè)發(fā)展速度加快，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目接二連三。企業(yè)檔案館在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案館檔案信息資源建設(shè)的重點(diǎn)，通常也是個(gè)難點(diǎn)。收集難、歸檔難、整編難、數(shù)字化難……

江西銅業(yè)集團(tuán)公司__冶煉廠（以下簡(jiǎn)稱貴冶）建廠以來的二十幾年間，一、二、三期和新30萬(wàn)噸銅冶煉等國(guó)家重點(diǎn)工程建設(shè)緊鑼密鼓,1542、富氧工程、亞砷酸工程、凈液挖潛、電爐廢渣回收銅資源循環(huán)再利用等多項(xiàng)技改工程穿插其間。貴冶工程建設(shè)檔案管理始終被作為一項(xiàng)重要工作，與工程建設(shè)同步進(jìn)行、同步發(fā)展，既建了一流工程，又創(chuàng)了一流檔案。這些成績(jī)的得來，有賴于該企業(yè)檔案部門在重點(diǎn)工程檔案管理中的準(zhǔn)確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的變革，引發(fā)主動(dòng)服務(wù)，開創(chuàng)出重點(diǎn)工程檔案管理的全新局面。

一、制度化管理的推動(dòng)者

制度是做好工程項(xiàng)目檔案管理的有力保證。在工程建設(shè)過程中應(yīng)該始終注重項(xiàng)目檔案管理制度的建立和完善。嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等國(guó)家檔案工作法律法規(guī)精神，建立文件材料歸檔制度、檔案人員崗位責(zé)任制及檔案收集、整理、保管、借閱、保密等一系列管理制度，為做好工程項(xiàng)目檔案管理工作提供制度保障。制度很必要。但誰(shuí)來制定、誰(shuí)來執(zhí)行、誰(shuí)來監(jiān)督呢？企業(yè)重點(diǎn)工程建設(shè)單位工作重點(diǎn)肯定在工程建設(shè)本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況依然或多或少存在，能在工程建設(shè)過程中主動(dòng)建立和完善檔案管理制度的還不多見，另外，在檔案專業(yè)知識(shí)方面一般不太豐富。企業(yè)檔案部門與重點(diǎn)工程建設(shè)單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業(yè)但一般沒有直接的隸屬關(guān)系。檔案部門單方面制定制度不具有約束力，也談不上執(zhí)行。企業(yè)檔案部門在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案制度化管理中就無所作為了嗎？答案當(dāng)然是否定的。貴冶檔案部門把自身定位為制度化管理的倡導(dǎo)者，從而推動(dòng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化。

《貴冶二期工程檔案管理辦法和要求》、《貴冶二期工程文件材料形成積累與歸檔審核責(zé)任制》、《關(guān)于做好二期工程隨機(jī)資料歸檔的通知》、《二期工程交工資料及編制竣工圖的質(zhì)量要求》、《貴冶三期工程檔案管理細(xì)則》、《三期項(xiàng)目經(jīng)理部工程項(xiàng)目建設(shè)檔案資料管理辦法》、《貴冶新30萬(wàn)噸銅冶煉工程檔案管理細(xì)則》等一系列具有較強(qiáng)針對(duì)性的項(xiàng)目檔案管理制度就是在貴冶檔案科的倡導(dǎo)和介入下得以及時(shí)制定、頒布執(zhí)行和發(fā)揮制度保證作用的。貴冶檔案部門在每項(xiàng)工程建設(shè)初期均及時(shí)與建設(shè)單位溝通，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)提出建議和指導(dǎo)，并積極參與項(xiàng)目檔案管理制度的制定和完善。建設(shè)初期檔案部門建議和指導(dǎo)檔案管理制度建設(shè)，避免了工程建設(shè)熱火朝天、檔案管理無人問津一頭冷一頭熱狀況出現(xiàn)。檔案部門參與制度的制定和完善，保證了制度的科學(xué)性、專業(yè)性和針對(duì)性，提高了執(zhí)行效果。

二、程序化管理的堅(jiān)持者

工程項(xiàng)目檔案管理是工程建設(shè)的重要組成部分，將檔案工作與建設(shè)程序有機(jī)地結(jié)合起來并與時(shí)俱進(jìn)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范管理起著重要作用。貴冶1996年曾全面推行程序化管理，對(duì)全廠38個(gè)機(jī)關(guān)科室258項(xiàng)管理制定了工作程序。__項(xiàng)目經(jīng)理部也制定了工程招標(biāo)、設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)變更管理、施工現(xiàn)場(chǎng)簽證管理、隱蔽工程驗(yàn)收管理、試車管理、工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理、文件資料管理等38個(gè)工作程序，涵蓋外事、辦公、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、設(shè)備、工程等建設(shè)領(lǐng)域所有工作環(huán)節(jié)。廠檔案部門要求這38項(xiàng)工作程序的最后一環(huán)均為“文件材料歸檔”。這些工作程序的建立和有效運(yùn)行為貴冶工程項(xiàng)目文件材料的形成積累和收集歸檔提供了程序化的操作指導(dǎo)。同時(shí)針對(duì)新情況，及時(shí)在相關(guān)程序中增加了工程監(jiān)理環(huán)節(jié)，并將工程監(jiān)理作為工程建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)加以強(qiáng)調(diào)，此舉為工程質(zhì)量和檔案的準(zhǔn)確性提供了有力的保證，取得了良好的效果。貴冶檔案館在文件材料歸檔工作程序和檔案整編工作程序的基礎(chǔ)上增加了檔案數(shù)字化管理工作程序，為工程檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理提供了有效的作業(yè)指導(dǎo)。工程檔案管理能有條不紊地順利開展是貴冶檔案部門長(zhǎng)期不懈地堅(jiān)持程序化管理并保持管理程序與時(shí)俱進(jìn)的努力結(jié)果。

三、數(shù)字化管理的耕耘者

檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代檔案工作的一個(gè)重要特點(diǎn)，工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化是工程檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。當(dāng)前，紙質(zhì)檔案依然是工程項(xiàng)目檔案的主體。貴冶工程項(xiàng)目檔案絕大部分為紙質(zhì)，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化絕大部分需要通過掃描或數(shù)碼成像等設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)化。貴冶工程項(xiàng)目檔案在建設(shè)單位只是短暫停留，貴冶檔案管理部門才是工程項(xiàng)目檔案的最終歸屬。指望工程項(xiàng)目建設(shè)單位開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換既不現(xiàn)實(shí)，也難以操作。貴冶檔案管理部門自然成了項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理的主力軍。

貴冶檔案部門在管理好工程建設(shè)項(xiàng)目紙質(zhì)檔案的同時(shí)，將工程項(xiàng)目檔案電子化作為檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作。1999年廠領(lǐng)導(dǎo)和工程建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理部大力支持檔案現(xiàn)代化管理，為檔案部門配置了部門級(jí)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)光盤庫(kù)、a0工程圖紙掃描儀和繪圖儀、多臺(tái)pc機(jī)網(wǎng)絡(luò)工作站、普通掃描儀、打印機(jī)等一系列網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置了thams20__檔案管理、圖紙?zhí)幚淼榷喾N軟件，建成了貴冶檔案信息系統(tǒng)。此后檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施和管理軟件得到不斷更新和升級(jí)。貴冶檔案管理信息系統(tǒng)通過fddi光纖環(huán)網(wǎng)接入貴冶主網(wǎng)，是貴冶主網(wǎng)的一個(gè)重要子網(wǎng)。在開展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的同時(shí)，不斷加強(qiáng)檔案管理。他們首先對(duì)工程紙質(zhì)檔案采取了一序列優(yōu)

化管理措施。工程建設(shè)過程中，檔案館工作人員多次深入建設(shè)單位檢查應(yīng)歸檔文件的完整、規(guī)范情況，對(duì)不規(guī)范或不耐久文件材料提出整改意見，對(duì)整改不合格的文件材料不予接收進(jìn)館。對(duì)已歸檔進(jìn)館的文件材料，嚴(yán)格按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》進(jìn)行科學(xué)分類、組卷。在分類組卷的同時(shí)完成案卷?xiàng)l目信息錄入和文件級(jí)條目信息錄入工作，并利用清華紫光檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及分類目錄等多種檢索工具并全部實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)打印。目前貴冶一、二、三期工程項(xiàng)目檔案都實(shí)現(xiàn)了案卷級(jí)和文件級(jí)條目錄入。對(duì)二期工程和三期工程全部竣工圖和部分設(shè)備檔案利用a0工程圖紙掃描儀將其掃描轉(zhuǎn)換成電子圖像，再經(jīng)工程圖紙?zhí)幚碥浖艋瘔嚎s后全文存入檔案管理網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器以備查詢和使用。全部電子文件都與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)成功掛接。貴冶工程檔案管理實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案整編與檔案網(wǎng)絡(luò)化管理有機(jī)結(jié)合，完全改變了人抄的傳統(tǒng)管理方式，工作效率大幅提高，紙質(zhì)檔案案卷質(zhì)量得到大幅度優(yōu)化。貴冶工程項(xiàng)目大部分檔案成功實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可多途徑檢索，廠內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)用戶均可網(wǎng)絡(luò)瀏覽檔案全文。四、關(guān)口前移式管理的創(chuàng)新者

按照da/t28-20__《國(guó)家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位負(fù)責(zé)工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項(xiàng)目經(jīng)國(guó)家驗(yàn)收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動(dòng)出擊對(duì)項(xiàng)目檔案管理具有非常重要的意義。鐵路警察各管一段，建設(shè)單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時(shí)發(fā)現(xiàn)，等發(fā)現(xiàn)后又錯(cuò)過了最佳補(bǔ)救時(shí)機(jī)，將會(huì)造成無法估量的損失。要做好工程項(xiàng)目檔案工作，工程使用單位檔案部門關(guān)口前移非常重要。所謂關(guān)口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動(dòng)介入工程建設(shè)全過程，將重點(diǎn)工程檔案意識(shí)強(qiáng)化、制度化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理、收集整編等質(zhì)量控制關(guān)口前移到工程設(shè)計(jì)、施工、建設(shè)、監(jiān)理等工程建設(shè)整個(gè)過程之中。

檔案管理制度細(xì)則范文第2篇

一、培訓(xùn)教學(xué)檔案的含義

培訓(xùn)教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體材料的總稱。一方面，它真實(shí)地記錄了培訓(xùn)教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過程，反映了培訓(xùn)教學(xué)的主要職能和歷史面貌，對(duì)今后的教學(xué)與研究，包括教學(xué)方式和方法的改進(jìn)，教學(xué)計(jì)劃的制定和實(shí)施等，都是不可缺少的重要信息資源。另一方面，它記載了城市規(guī)劃、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和城市管理體制改革等方面理論發(fā)展的過程，開發(fā)、利用好培訓(xùn)教學(xué)檔案，對(duì)于進(jìn)行城市科學(xué)研究和城市規(guī)劃建設(shè)管理都具有重要意義。

二、培訓(xùn)教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)

在日常教學(xué)管理工作中，許多同志檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為他們的主要任務(wù)是教學(xué)和管理，檔案的收集、管理是檔案部門的事，與已無關(guān)。各部門兼職檔案管理人員對(duì)檔案也僅僅是收集，對(duì)過程材料的積累意識(shí)不強(qiáng)。另一方面，教學(xué)檔案管理部門服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理人員只進(jìn)行一些日常的接收、分類、歸檔等常規(guī)性的工作，很少深入到教學(xué)部門，去宣傳檔案工作的重要性。

2.收集材料困難

由于忙于教學(xué)和其他事務(wù)，有的部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員對(duì)檔案收集管理工作不重視。還有少數(shù)兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀理由，或者找借口拖延，不認(rèn)真對(duì)待，導(dǎo)致收集的檔案雜亂無章，材料殘缺不全，致使檔案有正件缺附件，有批復(fù)無請(qǐng)示，甚至同一份材料重復(fù)收集。有的部門因?yàn)闅w檔立卷不及時(shí)而造成材料積壓，有些文件因保管不善而殘缺不全。還有的只圖自己使用文件方便，將應(yīng)歸檔的文件長(zhǎng)期積壓在自己的手里，等等。總之，教學(xué)檔案管理部門在收集材料方面，始終處于被動(dòng)地位，缺少主動(dòng)性。

3.管理制度不健全

從目前教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀看，雖然不少單位制定了檔案管理辦法，但其仍缺乏有效的制約機(jī)制，未建立規(guī)范的部門檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則、兼職檔案管理人員崗位責(zé)任制度，也沒有制訂詳細(xì)的教學(xué)歸檔范圍等。

4.教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低

目前計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理僅局限在目錄檢索上，利用率較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動(dòng)，且不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔，但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化要盡快提到工作日程上。

三、對(duì)培訓(xùn)教學(xué)檔案管理的探討

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)

檔案意識(shí)，是指人們?cè)趯?shí)際工作中對(duì)檔案資料的認(rèn)知及反應(yīng)度，包括對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的積極主動(dòng)意識(shí)和嚴(yán)格保密意識(shí)。培訓(xùn)教學(xué)檔案是培訓(xùn)教學(xué)工作的歷史記錄，首先，要增強(qiáng)教學(xué)相關(guān)部門教職員工的教學(xué)檔案意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案是單位重要的信息資源，是單位教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)之一。其次，檔案部門應(yīng)積極做好宣傳工作，增強(qiáng)全體教職工的檔案意識(shí)，并在其檔案查閱過程中，盡可能給他們提供方便快捷的服務(wù)，促使他們關(guān)心參與檔案工作，主動(dòng)完成檔案資料的移交歸檔工作。第三，加強(qiáng)檔案利用工作的宣傳，引導(dǎo)單位教職工正確使用教學(xué)檔案，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的效用，為教學(xué)管理、教學(xué)改革服務(wù)。

2.建立健全教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案資料的收集、管理與其他工作一樣，也必須要有完善的管理制度。筆者認(rèn)為，應(yīng)根據(jù)單位各部門的具體業(yè)務(wù)職責(zé)，確定相應(yīng)的檔案工作基本原則和檔案歸檔范圍，從而制定與之相配套的檔案工作規(guī)范。如《教學(xué)檔案工作規(guī)范》、《教學(xué)檔案工作實(shí)施細(xì)則》、《外事類檔案工作規(guī)范》等制度都是做好教學(xué)檔案工作的保障。各部門應(yīng)明確一人專門負(fù)責(zé)其教學(xué)檔案的管理工作，并主動(dòng)接受檔案管理業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，使教學(xué)檔案管理工作不斷得到提高，確保教學(xué)檔案管理的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的管理制度化、正規(guī)化。

3.提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

人是關(guān)鍵因素。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。一方面，單位要根據(jù)實(shí)際構(gòu)建一個(gè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的同志牽頭，各部門一名兼職檔案員組成。建議選拔年青、懂電腦、熟悉管理專業(yè)，且具有責(zé)任感、熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任各部門的兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)對(duì)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的教學(xué)檔案進(jìn)行收集、分類和整理。另一方面，要通過在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)、函授學(xué)習(xí)等多種渠道有目的地對(duì)教學(xué)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)教育，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，提高他們的整體素質(zhì)和工作能力。

4.注重教學(xué)材料的收集

教學(xué)文件材料的收集是教學(xué)檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)，文件材料收集不齊全，就會(huì)影響教學(xué)檔案的質(zhì)量。要加強(qiáng)教學(xué)檔案收集工作，教學(xué)檔案管理人員工作的主動(dòng)性十分重要，而主動(dòng)性來自于愛崗敬業(yè)的精神。由于教學(xué)工作煩瑣、零碎，要注重日常分散形成的教學(xué)檔案的收集，每個(gè)班次結(jié)束后，一定要進(jìn)行材料的收集和整理，否則一些產(chǎn)生于日常教學(xué)中珍貴的第一手資料就會(huì)流失，要想彌補(bǔ)就會(huì)非常困難，而且也會(huì)失去檔案的真正意義了。因此，檔案資料收集齊全與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感。

5.科學(xué)分類、系統(tǒng)地整理檔案

科學(xué)分類、系統(tǒng)地整理教學(xué)檔案是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案規(guī)范化管理的中心環(huán)節(jié)。因此，分管教學(xué)檔案的工作人員，在及時(shí)、認(rèn)真收集各類教學(xué)檔案材料的基礎(chǔ)上，要依據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類、編目和系統(tǒng)排列，以便為開發(fā)利用教學(xué)檔案信息資源做好準(zhǔn)備。

檔案管理制度細(xì)則范文第3篇

1.有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)療人員德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個(gè)重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進(jìn)行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實(shí)現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。

2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實(shí)國(guó)家用人政策，確定和澄清個(gè)人有關(guān)問題，及進(jìn)行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個(gè)人不同的發(fā)展時(shí)期，其材料上留有公章和個(gè)人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時(shí)期的個(gè)人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動(dòng)的主觀性。

3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競(jìng)爭(zhēng)力。人事檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理活動(dòng)，在組織人才引進(jìn)方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場(chǎng)，或者需支付一定管理費(fèi)的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時(shí)的調(diào)閱、更新個(gè)人檔案信息，而且可能會(huì)發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴(yán)重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看不但增加了成本，甚至?xí)斐扇瞬诺膰?yán)重流失。因此，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對(duì)人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績(jī)，它不像醫(yī)院的業(yè)務(wù)創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理存有認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為“人事檔案管理只是簡(jiǎn)單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員。”為此，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時(shí)的為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)，嚴(yán)重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時(shí)做好檔案的核查和修復(fù)工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴(yán)格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動(dòng)的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負(fù)荷，容易使其對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會(huì)無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護(hù)人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)院的重要前提。同時(shí)，給予人事檔案管理人力、物力和財(cái)力的支持，也是加強(qiáng)和推動(dòng)人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實(shí)解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦小T工要切實(shí)配合檔案管理工作，對(duì)該補(bǔ)充的檔案材料要及時(shí)補(bǔ)充與更新，對(duì)要求準(zhǔn)確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準(zhǔn)確精練、檔案邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。

2.完善醫(yī)院人事檔案管理制度。要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，嚴(yán)格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出流程，對(duì)新進(jìn)的人事檔案材料要嚴(yán)格審核鑒定關(guān)，不接受不規(guī)范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。另外要進(jìn)一步完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷整理工作更加科學(xué)、全面和完整。還有，要進(jìn)一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對(duì)和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按規(guī)章和程序辦理各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)與手續(xù)。

檔案管理制度細(xì)則范文第4篇

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位 人事檔案管理 問題 建議

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，對(duì)我國(guó)的各項(xiàng)建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全等方面作出了重要貢獻(xiàn)。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位的人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的利用水平。

1.人事檔案管理存在的問題

1.1檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確。現(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如：“三齡一歷”記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒有說明。甚至有個(gè)別干部的出生年月前后相差較大，參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間前后不一致，基礎(chǔ)學(xué)歷越來越高。

1.2檔案材料不齊全。一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料仍在個(gè)人手中而未能及時(shí)收集歸檔。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數(shù)職，有時(shí)只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時(shí)歸檔，這也是導(dǎo)致個(gè)人檔案中材料不齊全的一個(gè)重要因素。

1.3人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后，運(yùn)行效率較低。管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)事業(yè)單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低。

1.4人事檔案利用范圍狹窄。提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小，頻率低。但隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，以及企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，這就要求人事檔案要更加符合社會(huì)需求，擴(kuò)大利用范圍，提高利用頻率。

2.人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

2.2注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集工作提出了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

2.3采用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫(kù)，為合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，可通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。人事檔案管理的質(zhì)量在很大程度上取決于檔案工作人員的素質(zhì)。人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。提高自身的政治素質(zhì)，加強(qiáng)責(zé)任感，把人事檔案工作看作是一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，才能堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。有了責(zé)任心，才能不厭其煩地去收集材料，認(rèn)真鑒別材料的真?zhèn)危凑找髮⒉牧霞皶r(shí)歸檔、整理成冊(cè)，將人事檔案材料當(dāng)作一種資源。人事檔案工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，尤其是對(duì)材料的鑒別、分類，更是要了如指掌；要努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量；還要積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的人事資源。

參考文獻(xiàn)：

［1］潘姝.人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.麗水學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（3）：119.

檔案管理制度細(xì)則范文第5篇

在當(dāng)前我國(guó)人員的管理模式仍處于一個(gè)基于檔案管理為基礎(chǔ)和核心的前提下，人事檔案仍是一個(gè)人身份和經(jīng)歷的見證。人事管理工作仍是一個(gè)單位人事工作的重點(diǎn)。作為一個(gè)管轄十二家子公司的大中型企業(yè)的人事工作者，筆者從事多年的人事檔案管理工作，深知人事檔案管理工作對(duì)一個(gè)企業(yè)人事工作的重要性，甚至對(duì)每一個(gè)被管理對(duì)象來說都是至關(guān)重要的，下面筆者僅就自己對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、存在的問題及對(duì)策談幾點(diǎn)看法：

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。作為人事檔案管理的對(duì)象，人事檔案有著區(qū)別于普通檔案的特殊性，它是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個(gè)重要依據(jù)。

(一)人事檔案是一個(gè)人成長(zhǎng)的重要見證。是跟隨人一生的資源

人事檔案記錄著一個(gè)人從學(xué)習(xí)到工作直至死亡的全部過程，是人員流轉(zhuǎn)、待遇薪酬、干部提拔、榮譽(yù)獎(jiǎng)懲的重要見證，可以說是關(guān)乎一個(gè)人命運(yùn)的“生死簿”。筆者就曾碰到過下屬單位的一名退休職工，是上個(gè)世紀(jì)五六十年代年被市委市政府評(píng)定的市級(jí)勞模，由于職業(yè)生涯中單位調(diào)換了多次，最初評(píng)定的基礎(chǔ)信息表已經(jīng)丟失。如果想重新找回記錄非常困難。我就和幾個(gè)同事一起查歷年的勞模榮譽(yù)冊(cè)，根據(jù)勞模榮譽(yù)冊(cè)對(duì)照檔案查個(gè)人的工資調(diào)整變化(因?yàn)橐郧笆莿谀４鱿鄳?yīng)在工資上有所增加)，終于找到了調(diào)資表，找到了“歷史見證”。人事檔案在人員流轉(zhuǎn)時(shí)候尤為重要。一般來說，用人單位在接受一個(gè)人時(shí)候會(huì)認(rèn)真審閱人事檔案。看看有無污點(diǎn)和瑕疵，找找個(gè)人發(fā)展的特長(zhǎng)和優(yōu)點(diǎn)。如果檔案管理不慎，丟掉或者弄錯(cuò)個(gè)人信息，那么對(duì)個(gè)人的影響很大。因此人事檔案是事關(guān)一個(gè)人命運(yùn)的大事，不允許有絲毫的大意和馬虎。

(二)人事檔案是干部選拔任用、人事調(diào)整的重要依據(jù)

作為人事工作者，要遵循基本的職業(yè)道德，尤其是在涉及干部選拔任用、領(lǐng)導(dǎo)咨詢意見時(shí)候。要根據(jù)人事檔案對(duì)一個(gè)人的綜合表現(xiàn)作客觀的評(píng)價(jià)，否則就有悖人事勞資工作者的職業(yè)素養(yǎng)。筆者遇到過這樣一種情況，在干部公示中有個(gè)擬提拔干部其參加工作時(shí)間按其年齡推算還不足14周歲。公示的時(shí)候，就有很多職工反映懷疑信息的真實(shí)性。為了解決職工心中的疑惑，我們專程到該職工原單位調(diào)查取證，證實(shí)確有其事，才消除了誤會(huì)。如果我們?nèi)耸鹿ぷ髡卟皇菍?shí)事求是地按照檔案加強(qiáng)管理。就會(huì)對(duì)干部任用的威信度和公信度帶來影響，進(jìn)而影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。

(三)人事檔案更是個(gè)人聯(lián)系社會(huì)的真實(shí)反映

每個(gè)人都是社會(huì)的產(chǎn)物，都會(huì)或多或少與社會(huì)形成各種各樣的社會(huì)聯(lián)系，會(huì)編織一張社會(huì)關(guān)系網(wǎng)。而人事檔案就是這張關(guān)系網(wǎng)的記載。記錄了一個(gè)人從上小學(xué)、中學(xué)、甚至是大學(xué)、直至每個(gè)單位、每個(gè)崗位，是一個(gè)人聯(lián)系社會(huì)的真實(shí)反映。如果檔案丟失。就意味著人們找不到存在的證明。

二、人事檔案管理主要存在的問題

(一)人事檔案管理重視程度不夠

相當(dāng)一部分人認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此忽視人事檔案管理工作。最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。有些工作者利用職務(wù)之便。隨意篡改檔案，給人事管理和單位造成較大的負(fù)面影響：有的對(duì)人員的自然情況以及工作現(xiàn)狀不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影響到員工的崗位調(diào)整和薪酬的變化等。有的領(lǐng)導(dǎo)涉及具體人具體事的時(shí)候沒有原則性。人事檔案工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，難以高質(zhì)量地為干部隊(duì)伍建設(shè)服務(wù)。

(二)人事檔案管理工作缺乏力度

一是少數(shù)管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，建立了制度也存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。二是收集歸檔的材料不全面、不真實(shí)準(zhǔn)確，人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料大都是套話，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況。

(三)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于機(jī)構(gòu)調(diào)整、科室重組、人員競(jìng)聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動(dòng)。接任的管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解。日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

三、做好新時(shí)期的人事檔案管理工作

(一)重視人事檔案管理工作

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把人事檔案管理工作作為一項(xiàng)重要工作，在人力物力上給予高度重視，要設(shè)專人負(fù)責(zé)，有專門的檔案室，上現(xiàn)代化的檔案管理項(xiàng)目，確保人事檔案管理工作跟得上時(shí)展的步伐。

(二)加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

首先，人事檔案管理工作者要樹立干一行愛一行的愛崗敬業(yè)精神，本著對(duì)工作、對(duì)檔案涉及的每個(gè)對(duì)象負(fù)責(zé)的精神從事相關(guān)的工作。其次，要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。“不能多一點(diǎn)也不能少一點(diǎn)”，一定要本著忠于事實(shí)的原則，把設(shè)計(jì)到個(gè)人的該歸檔材料的全部歸檔。每一年做一次檔案的重新完善和檢查工作。再次要有組織紀(jì)律性。人事檔案管理工作者要有一定的組織紀(jì)律性和原則感。嚴(yán)格檔案查閱登記制度，嚴(yán)格建檔備案制度，確保每個(gè)人檔案的真實(shí)性。

(三)提高人事檔案管理工作水平

首先，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，狠抓落實(shí)。要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案整理工作細(xì)則，使人事檔案的整理更加科學(xué)、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備。

(四)注重人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)