建設(shè)檔案管理

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建設(shè)檔案管理范文第1篇

[關(guān)鍵詞]檔案信息化建設(shè)；檔案管理

1.引言

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢，在企事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設(shè)作為檔案建設(shè)工作中重要的組成部分，如今已經(jīng)廣泛運用到了檔案管理工作之中，并且發(fā)揮著重要的作用。近幾年來，檔案管理建設(shè)由傳統(tǒng)模式逐漸過渡到現(xiàn)代模式，并逐步朝著信息化、數(shù)字化的方向不斷發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)在結(jié)合單位自身實際情況的同時，運用先進的現(xiàn)代信息技術(shù)統(tǒng)一對檔案信息資源進行科學有效的管理，這在一定程度上既提高了企事業(yè)單位的工作效率，也有利于檔案管理規(guī)模的不斷擴大和發(fā)展。但在檔案管理事業(yè)的具體發(fā)展轉(zhuǎn)型中，仍舊存在著部分問題尚待解決，只有徹底清除這些阻礙，才能夠不斷推動檔案信息化建設(shè)進程，使之在長期的信息化建設(shè)中得到充分的發(fā)展。

2.檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及意義

檔案管理信息化是指國家檔案行政管理部門結(jié)合單位自身的實際情況，運用現(xiàn)代化科學信息技術(shù)對在檔案工作中涉及的信息資源進行統(tǒng)一的組織和規(guī)劃，旨在實現(xiàn)檔案信息的傳遞、接受、利用及存儲，并逐步實現(xiàn)資源共享。檔案管理的信息化建設(shè)對現(xiàn)代檔案管理工作具有十分重要的意義。實際上，現(xiàn)代檔案管理工作中的檔案信息多以電子文件的形式保存，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比能夠有效避免檔案的原材料在長時期的保存過程中受到損壞，從而確保檔案資料的完整性和準確性。此外，檔案管理信息化還能夠一定程度上提高各單位檔案工作的辦事效率，在保證檔案信息傳輸速度的同時確保信息的安全性，從而實現(xiàn)信息資源的交流和保存。

3.檔案信息化建設(shè)及檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

3.1檔案管理的標準化水平較低。我國對檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，在具體實施過程中更是缺乏良好的規(guī)范性和準確性，部分企事業(yè)單位的檔案管理水平仍舊有待提高。此外，各個地區(qū)和單位檔案管理建設(shè)的進度各不相同，且對檔案的信息化建設(shè)缺乏足夠重視，部分地區(qū)甚至嚴重落后，這也導致各個地區(qū)和單位無法全面有效地開展檔案信息資源的統(tǒng)一建設(shè)，阻礙了檔案管理工作的完善和發(fā)展。

3.2缺乏資金支持。檔案管理信息化建設(shè)需要充足的資金支持來完善工作中的專業(yè)軟硬件設(shè)備，從而為檔案信息化建設(shè)提供相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施支持，也為檔案管理工作提供良好的環(huán)境條件。但從目前信息化建設(shè)發(fā)展過程中看，有關(guān)單位對檔案信息化管理的資金投入力度遠遠不夠，大都缺乏高性能的基礎(chǔ)設(shè)施，部分企業(yè)和單位在后期檔案的儲存和完善中，也未能對檔案進行及時有效的維修升級，從而影響了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.3對檔案信息化建設(shè)管理的重視程度不夠。部分企事業(yè)單位的檔案管理人員對檔案管理信息化建設(shè)的認識不夠全面，重視程度遠遠不夠，也對現(xiàn)代檔案管理模式信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進程缺少足夠的了解，部分單位內(nèi)部更是缺乏完整的質(zhì)量監(jiān)督體系，從而導致相關(guān)管理人員無法對檔案信息化管理的工作情況進行全面有效的掌握，致使檔案管理工作帶有一定程度的滯后性，這對檔案管理的發(fā)展進程造成了阻礙。

3.4缺少檔案管理信息化的專業(yè)人才。檔案管理的信息化建設(shè)工作對相關(guān)人員的專業(yè)知識和技術(shù)要求較高，不僅要求其掌握專業(yè)的檔案信息化科學技術(shù)和管理知識，還需要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗，在具體工作時結(jié)合實際情況對檔案進行數(shù)字化管理。但目前從事檔案管理信息化建設(shè)的專門人才數(shù)量較少且素質(zhì)不高，并且缺乏一定的管理和工作經(jīng)驗，不利于檔案管理及檔案信息化建設(shè)工作水平的提高。

4.加強檔案管理及檔案信息化建設(shè)的措施辦法

4.1推動檔案管理工作規(guī)范化及標準化進程。目前我國各地、各系統(tǒng)的檔案管理工作仍舊缺乏規(guī)范性，在具體檔案管理信息化建設(shè)過程中依舊存在著不少漏洞。對檔案管理及信息化建設(shè)的具體工作流程制定統(tǒng)一的工作標準，這不但有助于企事業(yè)單位提高辦事效率和資源利用率，還能從根本上確保檔案管理的工作質(zhì)量。實際上，技術(shù)人員在將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息的工作過程中，不僅要對檔案資料進行錄入、掃描等工作，還包括檔案歸檔、存儲等其他具體工作程序，這之中的每一步程序都需要具體詳細的行業(yè)規(guī)范來約束，只有這樣，才能將檔案管理和信息化建設(shè)工作落實到實處，以防止日后工作中出現(xiàn)一系列問題。

4.2增強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，首先應當加大對檔案管理工作的資金投入。只有各企事業(yè)單位將檔案管理工作的資金落實到位，全面了解和宣傳檔案信息化建設(shè)工作的重要性，才能確保有專門的資金購買質(zhì)量可靠的軟硬件設(shè)施，保證之后檔案管理工作的有序進行。另外，在保證軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施正常運行的同時，也要加強對計算機網(wǎng)絡平臺的建設(shè)完善，不斷運用先進的信息多媒體技術(shù)建立健全檔案管理網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的全面共享。

4.3提高對檔案管理信息化建設(shè)的認識水平。相關(guān)企事業(yè)單位應當定時定期對檔案管理及信息化建設(shè)的工作人員開展培訓教育工作，使之充分認識到檔案資料信息化管理的重要性，增強宣傳力度的同時不斷強化對檔案管理模式轉(zhuǎn)變的認識。此外，有關(guān)單位和部門管理階層及領(lǐng)導應當不斷提高自身的責任意識，運用有效措施和手段不斷建立健全檔案管理工作責任體系，使檔案信息化建設(shè)的工作合理有序進行。

5.加強對檔案管理信息化建設(shè)人才隊伍的培養(yǎng)

檔案管理的人才隊伍建設(shè)及培養(yǎng)是檔案信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，也影響著檔案信息化管理水平的高低。但就目前檔案管理工作的實際情況來說，從事檔案管理信息化建設(shè)的高級人才數(shù)量匱乏，技術(shù)人員的專業(yè)知識水平也有待提升。因此，各企事業(yè)單位應當積極引進檔案信息化管理專門人才，不斷壯大檔案信息化建設(shè)的工作隊伍，提高建設(shè)的工作能力和工作水平。另一方面，也要增強對現(xiàn)有檔案信息化建設(shè)工作人員的管理力度，強化其專業(yè)知識和技能的培養(yǎng)，不斷擴充檔案管理信息化建設(shè)的人才隊伍。

6.結(jié)束語

如今，信息化已經(jīng)成為當今社會發(fā)展的重要標志之一，檔案管理的信息化建設(shè)勢在必行，它不但影響著各企事業(yè)單位檔案管理工作水平和質(zhì)量，還對經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展有著重要意義。實際上，檔案管理的建設(shè)是一個長期且復雜的工作，需要多方面進行配合，只有不斷發(fā)現(xiàn)并及時解決檔案管理及檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的各類問題，才能更好的推動檔案管理工作的發(fā)展進程，實現(xiàn)資源的全面有效利用，不斷加快信息化建設(shè)的步伐。

參考文獻

[1]付野.試論檔案管理的信息化建設(shè)[J].機電兵船檔案，2012（6）

建設(shè)檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：案管理　信息化建設(shè)

隨著社會的現(xiàn)代化發(fā)展，檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。近年來檔案部門大力推進檔案管理信息化建設(shè)，力圖使檔案工作與社會發(fā)展同步。尤其現(xiàn)在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件，如何加強檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

1.社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2.檔案管理基礎(chǔ)工作標準化規(guī)范化仍需改進

檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

3.檔案管理的技術(shù)標準

組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應。

4.檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

實現(xiàn)檔案信息電于化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、加強檔案管理信息化建設(shè)

1.建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應用平臺。建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

2.1電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

2.2電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應用于相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

2.3做好檔案歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2.4解決好檔案電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件。需要定期進行復制，以防止信息損失。

三、檔案管理信息化建設(shè)應采取的措施

1.加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平

根據(jù)檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案(如：紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案)進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，并制訂電子檔案管理辦法。

2.從穩(wěn)定檔案隊伍，提高業(yè)務素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型

保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識的復合人才；提高整支隊伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對性適合不同工作崗位的學習進行知識更新，適應對外指導工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮入的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的場所；建立激勵機制，合理設(shè)置崗位。工作科學量化，體現(xiàn)一個單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮。

建設(shè)檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理

工程項目的建設(shè)是地方、國家的發(fā)展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴大。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項目應運而生。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目的寶貴財產(chǎn)，它記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項目檔案管理工作。

一、建設(shè)項目檔案

建設(shè)項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件。基建文件是由建設(shè)單位在上述項目建設(shè)全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案。竣工文件包括工程規(guī)劃驗收、消防驗收、人防驗收、環(huán)保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。

項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項目完整的成套性整體；（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項目檔案，還是國防性建設(shè)項目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成使用的全過程；（3）現(xiàn)實性。它具有較強的現(xiàn)實使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)。

二、如何加強建設(shè)項目檔案管理

建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)的客觀真實記錄，它不僅能靜態(tài)反映項目建設(shè)的全貌，而且能動態(tài)反映項目建設(shè)過程的變化和發(fā)展情況，它記錄了項目建設(shè)中間的每一個環(huán)節(jié)，這種客觀真實的記錄對單位的建設(shè)與發(fā)展，安全與生產(chǎn)科研，對總結(jié)建設(shè)項目工作經(jīng)驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案與項目施工和實施過程相符，保證建設(shè)項目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學管理建設(shè)項目檔案的基礎(chǔ)。

1、充分認識建設(shè)項目檔案的重要性

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。項目管理團隊要高度重視項目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。

2、制定符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度

首先要加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導。根據(jù)建設(shè)項目的規(guī)模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應的檔案工作人員網(wǎng)絡體系；其次是加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠建設(shè)項目檔案管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

3、對項目管理人員進行檔案知識業(yè)務培訓

一個單位建設(shè)項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規(guī)章制度健全與否，主管檔案領(lǐng)導的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經(jīng)辦人手中。項目建設(shè)單位應根據(jù)實際情況，定期對各有關(guān)人員進行檔案知識的業(yè)務培訓，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標準和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設(shè)單位應及時跟蹤項目建設(shè)進度，及早介入項目檔案工作，進行業(yè)務指導，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設(shè)項目的驗收打下基礎(chǔ)。

4、掌握建設(shè)項目檔案收集的方法

建設(shè)項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法應體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設(shè)單位來整理是不現(xiàn)實的。因此建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時, 要明確規(guī)定工程檔案應具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，或在工程招標合同中設(shè)專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。據(jù)以往經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數(shù)是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設(shè)項目檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié), 注重建設(shè)項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。

5、定期開展資料整理檢查與監(jiān)督

由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，建設(shè)項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如不認真進行督導檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設(shè)項目檔案工作會議，對建設(shè)項目中的各種資料應定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設(shè)單位應對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

6、嚴格把握竣工驗收的質(zhì)量

根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，建設(shè)項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。

三、對做好項目檔案管理的思考

一個項目的建設(shè)過程，凝集了設(shè)計者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的建設(shè)項目檔案。在現(xiàn)實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導或項目執(zhí)行者不重視建設(shè)項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務而放松了對建設(shè)項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎(chǔ)管理，注重過程控制, 要主動參與項目建設(shè)的全過程，健全建設(shè)項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。

加強建設(shè)項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳建設(shè)項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項目檔案的價值和作用。在領(lǐng)導支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設(shè)檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學習借鑒其他單位、其他項目的經(jīng)驗，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應發(fā)展與各種變化，才能更加科學地管理好建設(shè)項目檔案，提高專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產(chǎn)、管理服務。

參考文獻：

[1]白思俊. 現(xiàn)代項目管理（上、中、下）. 機械工業(yè)出版設(shè)，2002.

[2]GB/TS0328-2001建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范[S].

建設(shè)檔案管理范文第4篇

1.1參建單位檔案管理意識不強有一部分建設(shè)單位往往認為建設(shè)項目只需要關(guān)注建設(shè)工程的實體就行,項目檔案管理無所謂有或者沒有;一部分的監(jiān)理單位覺得,監(jiān)理單位最為主要的工作就是對整個工程的質(zhì)量進行監(jiān)督,至于項目檔案的收集和整理應該由檔案部門進行;還有一部分的施工人員則是認為施工單位就是關(guān)注施工,至于項目檔案完全可以等到整個工程竣工以后再整理。諸多錯誤的思想導致項目檔案工作無人負責,具體的制度沒有真正落實,項目檔案最終沒有人收集,也沒有人整理。

1.2檔案管理責任主體不明確現(xiàn)有體制是投資主體多元化,共同合資建造鐵路容易導致整個檔案產(chǎn)權(quán)關(guān)系模糊,無法理清楚具體的管理職責。很多的合資公司往往存在錯誤思想,認為項目檔案管理僅僅是上級檔案部門的工作,與他們無關(guān),也有的建設(shè)項目指揮部覺得建設(shè)項目一旦建設(shè),不管是建設(shè)、施工還是監(jiān)理人員都應該撤離轉(zhuǎn)移到其他項目當中,那么竣工部分的文件應該移交給接管維護單位。錯誤的思想導致合資公司當中沒有專門進行檔案管理的人員,相關(guān)的辦公設(shè)備和設(shè)施并不具備,如果將竣工文件隨意處理,那么可能存在一定的隱患。

1.3投資方檔案部門對項目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導不夠鐵路部門與其他地方的檔案管理工作有所差別,那么往往造成后續(xù)鐵路建設(shè)當中項目檔案驗收的標準有所差別,沒有統(tǒng)一的判斷標準。鐵路集團不能夠積極主動的對新建部分的合資公司進行檔案的全面檢查和監(jiān)督,整體上比較被動。作為地方檔案管理人員而言,很少過問新建鐵路建設(shè)項目,因此合資鐵路建設(shè)項目檔案管理可能會出現(xiàn)管理空白。

1.4建設(shè)、監(jiān)理和施工單位檔案人員素質(zhì)不高目前很多的建設(shè)項目單位沒有專人負責檔案管理,其檔案管理往往由不專業(yè)的人員來臨時幫忙完成。由于這些人員并沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理訓練,相對而言經(jīng)驗有限,會盲目照搬其他單位在檔案管理當中的做法,不專業(yè)的行為導致整個檔案資料的質(zhì)量不高,檔案的準確性和完整性難以得到保證。

2解決問題的措施和對策

2.1提高認識,加強檔案管理組織基礎(chǔ)建設(shè)各個參建單位需要對檔案管理工作引起一定的重視,明確國家在檔案工作當中具體的法律法規(guī),然后根據(jù)單位情況建立系統(tǒng)化的規(guī)章制度和管理體系。首先,需要明確檔案管理工作的領(lǐng)導責任制,合資公司作為整個檔案管理的主體,起著組織和協(xié)調(diào)作用。具體分管檔案的領(lǐng)導要明確,然后由項目的辦公室人員進行檔案工作,需要將檔案管理工作納入到日常的考核當中,定期進行全面的檢查;其次,檔案管理人員要合理配備,專職或者兼職的檔案人員要配備,完善整個檔案工作的體系。

2.2建立項目檔案管理約束機制,加強責任考核首先,建設(shè)項目合同當中需要設(shè)定一定的檔案工作具體工作開展的條款。條款當中需要對設(shè)計、施工以及監(jiān)理等各個單位關(guān)于檔案管理工作的具體責任予以明確。在整個建設(shè)項目的每一個階段,都需要明確設(shè)計、竣工圖的編制任務,包括項目文件的收集、整理和移交的具體責任。監(jiān)理單位對于項目的竣工文件是否完整和準確有一定的審核義務,然后提交有關(guān)報告;其次,檔案工作的開展和工程的全面建設(shè)要做到同步。工程計劃任務的下達和項目文件歸檔相互同步;工程項目進度的檢查與項目材料的形成同步;工程結(jié)果的驗收與驗收文件形成相互同步;獎勵項目的登記上報和檔案部門出具的資料歸檔相互同步;第三,項目檔案的驗收,需要與工程相關(guān)評選相互結(jié)合。為了保證整個工程檔案的質(zhì)量如何,可以讓相關(guān)單位領(lǐng)導對檔案工作進行督促,具體的督促可以通過以下幾個方面來實現(xiàn):如果檔案質(zhì)量未能達到,那么判定為施工任務沒有完成,后續(xù)的驗收也無法進行;如果沒有在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案歸檔,那么無法進行優(yōu)質(zhì)項目的評定;如果竣工文件不夠完整,那么整個建設(shè)項目無法進行后續(xù)的驗收;如果工程竣工檔案未達驗收標準,那么工程結(jié)算不能進行,相關(guān)的工程尾款也要扣留。

2.3實行檔案工作統(tǒng)一管理所有的合資公司或者建設(shè)單位當中,應該根據(jù)公司具體的情況制定合適的管理方法,將檔案工作小組和部門的職責予以明確,相關(guān)的部門應該建立健全項目檔案管理辦法、竣工文件編制規(guī)定、項目檔案分類方案、項目文件歸檔范圍及保管期限表、竣工檔案驗收辦法、項目檔案整理操作規(guī)程、檔案保管和文件歸檔制度、檔案庫房管理制度、檔案調(diào)閱和利用制度和檔案保密制度等,后續(xù)需要真正落實職責,做好定期考核。

建設(shè)檔案管理范文第5篇

檔案在社會各個領(lǐng)域發(fā)揮著舉足輕重的作用，主要記錄了個人和團隊的奮斗經(jīng)過，隨著我國進入信息化時代，創(chuàng)新檔案管理體系與實現(xiàn)數(shù)字化管理具有非常重要的作用。

【關(guān)鍵詞】

檔案；創(chuàng)新體系；數(shù)字化建設(shè)

檔案管理在檔案工作中處于重要地位，要想實現(xiàn)檔案管理的價值與檔案管理的科學化發(fā)展，則需改革當前的管理模式和服務思路，引進科學化管理措施才能發(fā)揮檔案管理工作的價值。

一、加強檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

（一）思路的創(chuàng)新。

1.管理觀念的創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變思想是非常重要的一環(huán)。只有首先轉(zhuǎn)變觀念才有利于推進檔案管理工作的創(chuàng)新，在開展管理創(chuàng)新過程中，觀念創(chuàng)新首當其沖，只在轉(zhuǎn)變管理觀念，實現(xiàn)了觀念的創(chuàng)新，管理工作才能實現(xiàn)創(chuàng)新，在人們的意識中，總以為檔案管理工作就是保存檔案資料，而沒有認識到檔案資料的重要性，導致檔案文獻不能發(fā)揮應有的價值。

2.管理內(nèi)容的創(chuàng)新。檔案室不能收藏所有的文獻，因此在利用館藏資源時會感到缺乏，不能滿足用戶查閱資料的需求，因此當前急需創(chuàng)新管理內(nèi)容，不能滿足于當前保存的資料，而應該有目的、有計劃地搜集檔案資源，檔案資源才能做到實時、豐富、高質(zhì)量，做到這些，檔案室才能發(fā)揮應有的作用。

3.管理方式的創(chuàng)新。管理質(zhì)量的優(yōu)劣決定著一種事物的成敗，因此要認真對待檔案管理工作。當前的社會要求在各個領(lǐng)域都實現(xiàn)創(chuàng)新，因此檔案管理方式也要實現(xiàn)創(chuàng)新和改革。改革就是改變傳統(tǒng)思想、傳統(tǒng)思路，創(chuàng)新就是依據(jù)當前的實際情況認真進行管理，發(fā)揮當前設(shè)備、資源、人員的最大作用，要利用現(xiàn)代的眼光看問題、謀發(fā)展。

4.人才資源的創(chuàng)新。不但包括上面的內(nèi)容，人才資源的創(chuàng)新在檔案管理當中也屬于非常重要的一環(huán)，在確定檔案管理人員時，不但要求具備較高的個人能力而且還需擁有較強的觀察力，同時開展培訓工作，一個優(yōu)秀的檔案管理人員不但要具備高超的專業(yè)技能而且還需具備較高的學習能力與靈敏的思維能力。

（二）手段的創(chuàng)新。

傳統(tǒng)檔案管理工作較多應用手工完成，隨著我國進入信息化時代，社會也得到了較快發(fā)展。如果依然應用傳統(tǒng)管理模式則會與當前社會脫節(jié)。利用自動化系統(tǒng)展示自己的要求和意見，發(fā)揮新時期計算機、網(wǎng)絡技術(shù)的作用，促進教研工作的順利發(fā)展，保證管理手段逐步實現(xiàn)社會化、多元化與優(yōu)質(zhì)化。

二、檔案管理創(chuàng)新與實踐

（一）引進以人為本的管理理念。

在檔案管理工作中要切實做到以人為本，管理人員在管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，工作人員的積極性和主動性是做好管理工作的根本，因此在檔案管理工作中要考慮到每一個工作人員的需求，真正做到以人為本，才能激發(fā)工作人員的工作熱情，檔案管理工作才能順利開展。

（二）加強信息資源建設(shè)，開展資源整合。

1.豐富室藏資源，優(yōu)化館藏資源，做到物盡其用，發(fā)揮館藏的價值。

2.強化信息技術(shù)利用，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，體現(xiàn)了現(xiàn)代化信息技術(shù)的快捷、高效性。

（三）人才資源管理。

1.要考慮到員工的發(fā)展?jié)摿Γ瑸榱诉M一步激發(fā)員工的工作熱情可以應用績效獎勵的做法，激勵員工創(chuàng)新。

2.在編排工作輪崗時要做到科學，保證員工有充足的學習時間，可以利用開展講座和討論會，吸引員工參與，有利于提高員工的專業(yè)知識技能。

3.利用員工的在職培訓與繼續(xù)教育，有利于提高員工的專業(yè)知識水平，開展適量的培訓課程，將當前的新技術(shù)傳授給員工，才能不斷提高工作效率。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題

（一）觀念問題。

不重視檔案管理工作，不進行設(shè)備的更新和新技術(shù)的引進，不能發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用，管理效率低下。雖然有的部門也另外設(shè)置了檔案管理部門，但檔案管理工作并沒有改變實質(zhì)，沒有認識到檔案管理工作的重要性，用于檔案管理的資金較為缺乏，投入不足，導致檔案管理工作流于形式，不能真正提高管理水平，工作效率得不到提高。

（二）技術(shù)層面的問題。

1.在數(shù)字檔案室保存著豐富的多媒體信息，而利用數(shù)據(jù)庫不能實現(xiàn)傳統(tǒng)文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系，因此要根據(jù)實際情況建立非結(jié)構(gòu)化多媒體數(shù)據(jù)庫。

2.互聯(lián)網(wǎng)不受地域的局限，可以保證檔案管理工作具有一定的靈活性，但當前的互聯(lián)網(wǎng)安全不能完全保障，傳輸速度也受到較大影響，這些現(xiàn)狀都嚴重制約著數(shù)字檔案室的順利發(fā)展。

3.要想建立規(guī)范的數(shù)字檔案室，首先要具備系統(tǒng)化的標準，但當前的標準還不完善，還存在一定的漏洞，不利于在實際中應用；

4.建立數(shù)字檔案就是為了保證讓更多的人享受資源，但當前網(wǎng)絡安全還不能達到人們的滿意。

四、檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題解決對策

（一）加快檔案標準化制定。

檔案管理工作要想實現(xiàn)數(shù)字化，首要問題就是制訂系統(tǒng)化的標準，只有具備規(guī)范的標準才有利于順利實施，因此制訂科學的標準才有利于實現(xiàn)檔案管理信息化工作的規(guī)范化。

（二）重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。

隨著計算機的出現(xiàn)，當前已進入信息化時代，在檔案管理工作中應用先進的管理軟件，才能保證數(shù)字化管理的實現(xiàn)，因此可以與軟件公司合作，也可以開展自主研發(fā)，從而確定自己的管理軟件。

（三）安全性方面的建議。

保證信息安全在數(shù)字化檔案管理中具有舉足輕重的作用，因此要提高信息安全意識，建立完善的管理制度，及時備份館藏資源，專門針對電子檔案中的盒音像檔案建立專庫，切實保障數(shù)字化管理的安全。

總之，隨著檔案管理工作的不斷發(fā)展，只有實現(xiàn)管理上的創(chuàng)新和數(shù)字化，才能與時展相適應，才能逐步實現(xiàn)創(chuàng)新與完善，才能促進檔案管理工作的健康發(fā)展，才能滿足人們的需要。

作者：董源 單位：白城市政府辦公自動化管理中心

【參考文獻】

[1]于明明.淺論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新[J].城建檔案,2013(01).