檔案現代化管理

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檔案現代化管理范文第1篇

【關鍵詞】檔案管理；信息化；數字化；管理效率

0.前言

檔案管理信息化對檔案工作者提出了新的技能要求，檔案信息數字化、網絡化是時展的要求。數字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時間、空間的限制，在任何地點、時間只需有一網的電腦，就可以進入檔案管理系統查閱所需要的檔案信息。檔案信息數字化、網絡化不僅是提高檔案利用率非常有效的手段，而且還能提高檔案的管理效率。

1.檔案工作的信息化

一是隨著社會的發展，公民的知情權在很大程度上得到提高。檔案信息的開發更多地關注現實和大眾需求，檔案工作者要有信息意識，應具備對信息真偽進行準確鑒別、區別對待的能力。二是現代傳媒技術的發展使檔案信息的傳播形式呈現出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應高速的信息傳播和應用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術條件下對信息的有效檢索、評價、使用和傳播的能力。三是現代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網絡黑客技術、病毒、木馬等安全隱患一直存在。檔案工作者必須樹立信息安全意識，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免丟失信息造成信息遺漏。四是隨著公眾的檔案意識和信息意識的增強，利用檔案信息的用戶不再局限于專業人員和政務系統工作人員，因此信息傳播內容要具備廣泛性與實用性。

2.檔案信息的數字化

檔案信息化建設作為一個系統工程，而檔案信息的數字化則是這個系統工程中的基礎部分，沒有檔案信息的數字化，檔案信息化建設就無從談起。

對紙質檔案進行數字化處理主要有三種方式：第一種是通過計算機人工錄入；第二種是通過掃描儀掃描由字符識別軟件（OCR）識別，制成文本文件；第三種是將檔案文件的每一頁看成是一張圖片，不管上面具體是什么內容，由數碼照相機或掃描儀按頁拍照或掃入計算機制成圖形文件。前兩種方式占據空間小，是一種真正意義上的全文數字化，但紙質檔案信息的記錄方式是多種多樣的，有的是手寫體、繁體字，有的字跡褪化及非文字形式等，此時采用前兩種方式就會暴露出如下致命弱點：采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項工作，差錯率大且核對困難，投入大，收效慢；用OCR字符識別的準確率低，尤其對于手寫體字跡或印刷質量稍差的字跡；而第三種方式實現容易，一般檔案工作人員只要稍加培訓，即可操作機器，且工作可以定量化，差錯率相對較低，即便有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發現。如果能采用先進的高速掃描機，那么對檔案信息數字化無疑是如虎添翼。另外，還因為圖像掃描保持了檔案原件本來面目，可以使利用者在看到文字內容的同時，也能看到紙質檔案的其它一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的線索，開展一些更深入的研究。對于實物檔案則可以通過用數碼相機對實物進行拍照， 以數字圖像的形式存儲到計算機存儲設備中。

對于聲像檔案的數字化主要包含兩方面內容：一是將普通攝像機拍攝的模擬視頻信號可以通過專門的視頻采集設備將之數字化，并加工成數字視頻檔案；二是指通過數碼攝像機拍攝下來的錄像，本身就是數字視頻，輸入到計算機直接就可以通過視頻編輯軟件加工成數字化視頻檔案。

通過運用計算機技術與多媒體技術，所有的檔案信息都能以數字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化；而且更有前景的是數字化后的檔案信息能隨心所欲地從一種媒介轉換到另一種媒介，給長期以來沉悶、形式單一的檔案信息貼上吸引人的“標簽”。

3.數字化檔案信息的管理

我國各級各類企業檔案部門開展檔案管理數字化的實踐與探索始于20世紀90年代，隨著計算機、信息網絡技術的發展，檔案管理信息化的應用技術和水平也隨之不斷發展和提高，大致可以歸納為三方面的發展方向。第一、檔案文件目錄信息檢索系統的建立與應用。檔案文件目錄信息檢索系統的應用，應該說是計算機技術與檔案工作的最早結合點。由于檔案館（室）的庫藏檔案數量巨大，檔案的利用頻繁，為了方便利用者，提高查詢效率，檔案部門利用計算機技術進行檔案目錄或專題文件級目錄著錄，以達到快速檢索的目的，檢索工具的數字化帶來的優勢盡顯無遺。第二、“文檔一體化”管理。1992年國家檔案局提出“文檔一體化”管理思路，許多檔案部門嘗試利用計算機技術實現文件與檔案的一體化管理，從文件形成之時到文件辦結歸檔乃至檔案管理成為一條流水線的操作過程。“文檔一體化”操作管理軟件與傳統手工操作相比，避免應歸檔的文件材料人為遺漏，提高了文件歸檔的完整性和準確性，提高了文件立卷的效率，提高了檔案的質量。第三、檔案工作數字化管理系統的建設。我國檔案工作數字化管理起步時間較晚，目前還是以針對上述檔案信息檢索系統和文檔一體化數據庫系統的管理為主，停留在檔案工作數字化管理的初級階段，數字化管理的優勢和潛能并未充分發掘出來。檔案工作作數字化管理系統實際上是一個可以涵蓋檔案行政管理和業務管理、檔案信息開發利用工作等諸方面的大型的系統工程，如檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作輔助管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理、檔案館辦公自動化、檔案庫房保護技術現代化、檔案數據庫設計與建立等。而這些不僅是檔案管理基本的業務環節，也是檔案管理智能化、自動化的具體體現，更是檔案管理數字化全面實現的基礎。

4.檔案信息利用網絡化實現信息的高度共享

檔案信息只有在傳遞過程中才能體現出它應有的價值，以往信息存在于一次文獻即檔案原件或經過處理的二次文獻范疇內。人們需要檔案信息，往往需要親臨檔案館，通過閱覽摘錄、靜電復制或拍攝等形式來獲取需要的信息。但檔案信息在完成數字化后以數字形式存在時，數字網絡系統就將成為其主要的傳輸平臺，為檔案信息的快速流動提供可能。數字化了的檔案信息在傳遞過程中可以同時進行多向傳遞，形成傳遞網絡，而且通過因特網可以方便地進行遠程傳遞，不受時間與空間的限制，利用者不必親臨檔案館，就可以在任何時間任何地點通過計算機方便地利用檔案信息。

檔案信息傳輸平臺應首先構建的是檔案館局域網也可稱為內網，一般的要求是在遵循統一的通信協議前提下，通過網絡連線將各個部門和所屬各單位檔案部門的計算機資源整合在一起。各部門和各單位的個體計算機通過網絡共享網絡信息資源，同時為檔案館核心數據庫提供檔案信息。其次是構建外網、公眾網等，可使檔案信息通過數字網絡系統進入信息交流的大動脈——互聯網，實現檔案資源的共享。

檔案信息化建設的最終目的就是要切實加強檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現數字化、標準化、系統化、網絡化，以滿足社會各方面日益增長的利用檔案信息的迫切需要。

檔案現代化管理范文第2篇

關鍵詞：檔案管理；創新觀念；現代化

檔案現代化管理就是把管理工作信息化和最優化。著重用現代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規律性問題，使管理工作更趨于完善。 我國檔案管理歷史悠久，源遠流長，它客觀真實地記載人類文明的歷程，是人類智慧的結晶，對我國政治經濟的繁榮發展有著不可磨滅的貢獻。隨著科學技術的發展，我國檔案管理也一步步邁向現代化。檔案的現代化管理表現在新技術的運用，信息化的發展，電子文檔的產生，新思想新方法的出現等。

一、檔案的現代化管理內涵及具體要求

檔案現代化管理實在傳統的檔案管理的基礎上發展起來的，充分利用新的計算機技術等科學技術的信息管理。檔案的現代化管理是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。

（1）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。

（2）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

（3）檔案的現代化管理對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。

（4）電子文件大量產生，現代科技的日新月異。不斷涌現各種新型的信息載體，（圖文聲像）這就需要檔案工作者能及時收集整理鑒定保管。電子文件越來越多，電子文件和電子檔案的管理將會在未來的檔案學研究中扮演越來越重要的角色。電子文件種類多，范圍廣，電子文件歸檔和電子檔案長期保存問郵展日益突出。確保電子文件的原始性，真實性可靠性等安全技術（如加密技術，簽署技術，消息認證，身份驗證防火墻等）顯得特別重要。

（5）檔案的現代化管理還體現在管理方法的現代化上。檔案的現代化管理依托的是先進的技術設備，與傳統的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態，不斷引進相關學科的新技術，新方法，新理論，改善，完善，充實檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機，緊隨現代化步伐，推陳出新，探索一條通往現代化檔案管理的新路。

（6）檔案管理網絡化是檔案管理現代化的一個重要標志。計算機的應用，網絡化的發展是信息時代檔案管理標志。要不斷提高檔案管理工作網絡化水平，同時要結合辦公自動化，逐步建設和完善建設檔案部門內部的局域網（內網），依托黨政公務網建設區域性檔案目錄信息網（專網），以國際互聯網構架公共檔案信息網（外網），最后構建形成區域性的，以至全國性的檔案工作信息網。

二、檔案現代化管理基本條件

檔案的宏觀管理和微觀管理采用的是傳統的手工管理方法，在新的形勢下產生了一系列問題，檔案管理的現代化已成為一種必然趨勢。

（1）科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制及其作為兩者間橋梁的協調銜接工作。

（2）數據準備，具體包括檔案著錄標引工作、檔案標準化工作。

（3）設備技術條件，一是要選擇適用的計算機技術裝置，二是檔案現代化管理專業人員的配備。

但檔案管理中使用現代化條件與設備比其它行業略落后一些。因此，提高檔案管理現代化水平是適應社會發展的必由之路。“現代”的概念和科技的水平也是不斷前進的，我們的目標是要實現與國際先進水平接軌，要實現這一目標就必須創新觀念，實現檔案工作的持續健康發展。

三、檔案的現代化管理對檔案管理工作者的要求

（1）增強現代化意識。增強現代化意識，就是在實現檔案管理現代化、發展檔案事業的過程中，檔案工作人員要樹立與現代化建設目標、規模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發，總結經驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現代化管理意識。

（2）調整知識結構，掌握多種技能。實現檔案管理現代化，要求工作人員相應的調整自身的知識結構，形成一支有較高的知識化和專業化水平的隊伍。建造多元化知識結構，全面系統地掌握檔案專業知識，學習和掌握現代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養出復合型專業人才，有效的提高檔案工作人員的素質，適用現代化的需要。

檔案現代化管理范文第3篇

關鍵詞檔案管理；現代化；檔案工作；研究

Abstract the archives management modernization is an inevitable trend of the development and progress of the related work, but, in the modern management of archives, there are still some problems need to be solved and improved. This paper will discuss in this part, a detailed analysis of the modern management of archives meaning as well as the main existing problems, and reasonable suggestions on the development of related work is presented, in order to better promote the progress and development of this cause.

Keywords file management; modernization of archives work; study;

中圖分類號：G27文獻標識碼：A 文章編碼

引言

檔案的現代化管理，主要是通過系統的理論以及現代化的科學管理方式，來對相關的工作進行指導，并且采用先進的管理技術和設備，充分的發揮相關人員的積極性以及主動性、創造性等，對檔案的管理工作進行革新，力求加快實現系統化以及定量化的管理。但是，在實際工作的進展過程當中，還存在有一些方面的問題需要進行解決，例如缺乏高級的管理專業人員、檔案的標準化程度不能夠符合實際的需求等，這些存在的問題都是阻礙相關工作進一步前進的關鍵環節，所以，在實踐當中還需要提出具體可行的措施方案，來對相關的檔案管理工作進行進一步的加強和提升。

檔案管理現代化的含義

在檔案的現代化管理當中，主要是運用現代化的手段、技術以及相關的設備等，充分的發揮其技術上的優勢，將傳統的檔案管理工作變得更加的智能化、信息化以及定量化，進而對相關的工作進行加強，提升工作的效率和工作的質量。例如，利用相關的計算機技術，將檔案進行輸入和輸出等，同時，還可以針對相關的檔案進行刪除、修改、打印、統計、查詢以及插入等，針對檔案的鑒定工作，也可以利用新型的技術和手段等，來實現。在檔案的現代化管理當中，與傳統的管理方式相比，其具有速度快、應用能力較強、存儲的信息量大并且占用的空間極小等優勢，大大的提升了檔案信息的工作效率以及工作的質量，同時，也是相關工作的發展必然趨勢。

檔案管理現代化存在的問題

在檔案的現代化管理工作的進展當中，存在有一些問題，常見的即是檔案的標準程度較低、缺乏專業技能強的管理人員等。

（1）檔案的標準化程度較低。進行現代化的檔案管理工作，其相關檔案的標準化，是一個必要的條件，同時，也是開展相關工作的基本要素之一。我國的檔案標準化工作是從上個世紀八十年代末開始實行的，根據相關標準化的文件的制定，形成了一套標準化的體系。但是，由于檔案的復雜性較高，所以，我國的檔案主要特點是分散式的管理，由于一些歷史性的原因，檔案的管理走的是一條各自為政的路線，各個單位根據自身的實際狀況來選擇相應的技術以及設備等，水平自然也是參差不齊，沒有一個統一的標準。就目前而言，許多相關的檔案系統的應用，沒有按照國際的慣例標準來設計，并且在功能至上比較單一、標準化的程度比較低，同時針對相關的數據設計等方面也不是非常的完整，缺乏較強的共享性。按照目前的這種狀況繼續發展的話，必將會對相關的檔案管理工作造成極大的困難，無法很好的推動和促進其發展和進步。

（2）缺少高級的專業管理人員。現代化的檔案管理工作，其中的操作人員主要是分為管理輔助人員、檔案管理的專業性人員以及高級的檔案管理人員等。高級的檔案管理人員具有較強的專業知識以及實踐操作的能力，同時，還能夠根據實際的情況來制定出科學的發展規劃，并且兼具極強的協調能力和決策的能力。但是，在目前的工作當中，此類人員較為缺乏，再加上相關工作對于檔案管理的高級人才要求不斷的提升、需求量越來越大，就更進一步的加劇了相關人才的缺乏狀況，所以，全面的提升相關檔案管理專業人才的職業素質以及專業的技能，是相關工作當中的重點和要點。

改進的方案措施

根據上文的詳細闡述和分析，可以對目前檔案管理的現代化工作的進展過程之中主要的問題有著詳細的了解和掌握，接下來，將針對上述的問題和不足之處，提出切實可行的改進方案和措施，力求為相關工作的進展提供參考的依據，同時也力求為檔案管理工作的進步做出積極的貢獻。

（1）加強檔案管理的標準化建設。加強和改進相關檔案管理的標準化建設是此項工作當中的重要環節。檔案的現代化管理，是建立在現今的技術以及嚴格的標準之上，而在信息時代當中，更加需要使用一種統一式的管理模式以及標準來對相關的工作進行加強，進而達到協調管理的目的和效果。針對各種類型的檔案，制定出具有針對性的標準，并且形成一套標準化的體系嗎，這樣才能夠突出不同檔案之間的聯系和區別，突出特點和性質，進而推進工作的進步，加強管理。

（2）加快復合型人才的培養。除了相關的制度和體系的建設，對于檔案管理的專業人才的培養，也是相關工作的重點和要點。現代化的檔案管理，不僅需要工作人員具有極強的專業技能，還需要有著豐富的實踐經驗和理論知識，同時兼具寫作、信息技術以及經濟方案的技能。將復合類型的人才培養作為檔案現代化工作的核心內容來進行，加強和改進存在的不足，更新相關的知識結構、培養人才的技能和專業的知識，加快檔案管理現代化的步伐，力求促進此項事業健康的發展和進步。

（3）強化管理的意識。針對相關設備的資金投入，需要大力的加強，同時，針對相關的檔案管理工作，還需要加強其中工作的協調性以及合作交流，發揮各自的優勢和長處。各級部門和單位，需要按照標準來進行建設，規范相關的綜合檔案室，購置必要的檔案柜以及器材等，相關的領導還要定期的對管理工作進行監督，對實際的工作狀況進行了解，做到及時的發現問題并且解決問題。

結束語

綜上所述，根據對檔案現代化管理的詳細分析和闡述，論述了相關工作當中存在的不足之處，并且提出了合理化的建議，力求更好的推動檔案管理工作的進步和發展。

參考文獻

王平.淺議檔案管理工作【M】.現代化建設，2010.8

檔案現代化管理范文第4篇

關鍵詞：檔案；現代化；管理

1 檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理手段落后。目前，我國的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門沒有電腦等現代化管理設備對信息進行集中存儲處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設施也不具備。管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費時費力，效力低下，而且影響到檔案的長期安全保存和迅捷方便使用。因此，檔案管理工作要向現代化管理邁進，是當務之急的一項改革。

1.2 管理從業人員素質不高。目前，我國專科學校檔案管理的工作人員普遍素質比較低，大多數以前都不是學檔案管理的，沒有高學歷，對自身工作的認識也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學習本職工作的積極性，創新更無從談起。有的工作人員就是高等專科學校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時工，專業人才相當匱乏。檔案管理還是過去計劃經濟體制下的工作的延續，相對比較呆板，沒有活力，領導也不是很重視，導致高等專科學校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等專科學校檔案事業的發展。

1.3 對檔案工作重視不夠。這個問題普遍存在，領導和教職工的檔案意識都比較淡薄。例如：形成的材料處室上交不及時，造成年度立卷歸檔工作不能按時完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個人的手中，都嚴重影響了學校檔案的系統性和完整性。

1.4 資源不足和浪費。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務，各自攻破，封閉自導，勢必造成檔案文獻資源的極大浪費。檔案館雖然收藏有學校文獻資源，但是不可能把所有的文獻資源收藏齊全。人們至今仍然會感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。

2 進一步強化檔案意識，妥善確立檔案工作目標

2.1 強化檔案意識，規范檔案管理。檔案文件材料未能及時清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領導及檔案管理人員思想重視不足，因此，應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。學校應通過檔案法律、法規的學習與宣傳，增強各級領導和廣大教職員工的檔案意識，使之充分認識到檔案是黨和國家的寶貴財富，是社會各項事業得以延續和發展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。

2.2 增強檔案意識，建立高等專科學校檔案領導體制。檔案工作首先要得到學校領導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結合實際，領導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發展相適應的檔案工作機構。

2.3 以檔案管理者為本是做好檔案工作的關鍵。在知識經濟時代，知識和人才是發展的關鍵要素。面對快速發展、充滿競爭的社會，要保持檔案事業持續發展，檔案管理者隊伍建設至關重要。檔案管理者在檔案的接收、管理、提供服務、信息開發等方面都擔任著重要角色。檔案管理者不僅是檔案信息庫的建造者和維護者，更是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶，是高質量檔案信息產品的設計者、操作者。因此，具有高素質和創新整理精神的檔案管理者是檔案事業蓬勃發展的基本保證。要以人為本，為檔案管理者的學習、培訓、工作、生活創造條件，給他們更多的關心，做到以“事業留人、感情留人、適當的待遇留人”，積極創造有利于檔案管理者成長的良好環境。要引進年輕、高學歷的專門人才從事檔案管理工作，改變了過去檔案管理者隊伍學歷低、年齡偏大的局面。

檔案現代化管理范文第5篇

關鍵詞：檔案管理；現代化

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、檔案管理現代化的含義

檔案管理現代化是以系統論等現代管理科學為指導, 運用現代管理方法和手段, 采用先進的管理技術與設備, 充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性,對檔案管理的傳統方式進行改革, 加快實現其系統化、定量化、信息化、智能化管理。例如: 利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等, 同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能, 可進行檔案的鑒定工作, 利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點, 能及時、大量地提供檔案信息, 提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域, 將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。

檔案管理現代化是科技發展的必然結果, 是社會發展和檔案工作發展的必然, 自從1946 年美國制成第一臺電子計算機以來, 經歷了電子管、晶體管、集成電路、大規模集成電路等, 時至21 世紀, 電子計算機已經全面走向檔案管理事業, 相關系統軟件數量和品種眾多, 都使利用電子計算機進行檔案管理成為可能。檔案管理實現計算機管理, 已經成為檔案管理現代化的重要途徑和手段, 具有速度快、系統性強、效率高、保存時間長、資源共享、便于檢索和利用等優越性。檔案現代化是一個動態的概念, 是變化發展的, 與動態的管理需求相適應、相統一。

二、檔案管理現代化進程中的不足點

(1) 檔案標準化程度低

進行現代化檔案管理, 檔案工作標準化是必要條件之一, 是檔案管理現代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20 世紀80 年代開始的, 國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件, 使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性, 我國檔案管理體系亦比較復雜, 分散管理是其突出特點。由于歷史的原因, 檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。各個單位根據自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備, 機型五花八門, 水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準, 功能單

一、標準化水平低、數據不完整, 致使大多數檔案無主題標引, 共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準, 檔案的發展存在著很大盲目性。這種狀況發展下去,勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現代化發展進程, 造成大量低水平的重復建設, 令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。

(2) 缺乏高級管理專業人員

現代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員三個等級層次。高級檔案管理專業人員應具有較高的政治理論和政策水平, 較高的文化素質和現代管理技術, 精通檔案業務, 能科學地制定政策和檔案事業的發展規劃, 有較強的組織協調能力和決策能力, 在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低, 缺乏掌握現代化技術的高級管理人才, 特別是既懂檔案管理和現代化科學技術, 又懂社會科學和經濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高, 直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣, 無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置, 檔案管理人員個體素質偏低, 檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業發展的一個重要因素, 而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

(3) 檔案管理投入不足

經費不足是影響檔案管理走向現代化的最大障礙,而經費投入取決于領導對現代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低, 導致資金投入嚴重不足, 無力購買現代化的設備, 尤其是基層單位, 存在著檔案室建設簡陋, 基礎條件差, 安全措施沒落實, 大部分檔案室建設不標準、不規范。檔案室自動化建設、數字化建設更成為奢求, 投入不足已經成為檔案現代化發展的瓶頸。

三、實現檔案管理現代化的建議

(1) 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎。檔案管理現代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的。信息時代, 檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準來進行規范, 如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等, 都需要通過制定和建立各類檔案管理標準, 形成檔案管理標準體系, 只有這樣才能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現, 遵循標準, 推進標準。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性, 管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力, 不但涉及數據格式, 還將涉及運行環境等諸多因素,本身就包含不止一項的復雜課題, 更應統一領導, 集中力量, 鍥而不舍, 不斷推進。

(2) 實現管理現代化

增強檔案管理現代化意識, 管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識, 就會大大影響檔案現代化的發展步伐。在現代化進程中, 檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀, 依靠先進的科技手段, 前沿的管理方法, 切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念, 實現主動式服務、開放式服務。引進現代管理的理論和方法, 使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

(3) 加快復合型人才培養

實現檔案管理現代化, 不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識, 還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質, 大力加強檔案管理隊伍建設, 從選拔優秀檔案管理人才為起點, 把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。還要加強繼續教育培訓, 采用多種形式、實施全方位的培訓, 優化檔案現代化管理人員的知識結構, 培育現代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現代化的進程中, 檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優良品質, 還應具備做好現有工作所需的智力、知識結構及現代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓, 加快檔案管理現代化的步伐,促進檔案事業的健康迅速發展。

(4) 強化管理意識, 加大投入力度

①關心和支持檔案管理現代化工作, 投入大量資金和精力配置設備, 培養人才, 把檔案現代化管理納入單位的工作計劃, 作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。②各級領導, 尤其是主管檔案工作的領導, 應定期聽取檔案工作匯報, 了解檔案工作現狀, 幫助解決工作中實際存在的困難和問題, 從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。③領導要重視和加強檔案管理工作的交流與合作, 發揮各自優勢, 彌補檔案現代化管理上的差異,從而提高檔案的現代化管工作。④檔案工作經費做到年初有預算安排, 特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障,要有專項預算。⑤各單位要按標準、按要求建設好規范化的綜合檔案室, 購置必備的檔案柜, 搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施, 有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監視器等設備, 進一步提高檔案管理信息化水平, 確保檔案利用安全, 保證檔案資料不丟失、不損壞, 又保證檔案信息不失密、不泄密。

[參考文獻]

[1] 李喜梅. 淺談檔案管理現代化[ J] . 中州煤炭, 2007 .

[2] 劉淑華. 檔案管理現代化的現狀與對策[ J] . 甘肅廣播大學學報, 2002 .