電子檔案管理
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電子檔案管理范文第1篇
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網絡。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發安全問題。2.檔案管理人員素質仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網絡信息來構成的，故不安穩。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內部人員的監管，普及《檔案法》等相關的法律法規條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業水平持續提升檔案管理人員的專業水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內容雜多，且專業性非常強，對于管理人員的經驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網絡安全保障以及應用系統安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監察。在網絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內網與外網，并在內網與外網的連接方面制定嚴格的規則。
三、結束語
在公司發展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。
參考文獻
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電子檔案管理范文第2篇
關鍵詞：電子檔案；檔案管理；研究
檔案以保存、提供利用為主要責任，面對收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務。當前數字化高度發展的情況下，各行各業都面臨管理上的巨大挑戰，檔案行業也不例外。隨著我國信息化建設的快速發展和推進，新型電子檔案產生并逐步完善，有取代傳統紙質檔案的趨勢，無論是個人檔案或者集體檔案，檔案承擔著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會利用的責任，落實好檔案管理工作十分重要，而在信息社會中如何把握機遇迎接挑戰，是檔案管理工作者面對的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會的出現和發展應運而生的新生檔案類型，關于它的定義尚未形成絕對的統一，本文選取了幾個比較有代表性的定義來闡釋電子檔案的含義：
學者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡單的將電子檔案等同于電子文件，她認為電子檔案比較確切的定義，是指“國家機構、社會組織或個人在社會活動中，于數字設備及環境中直接形成以數碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的有檔案價值的文件”。即電子檔案是借助計算機系統生成、利用和保存的檔案文件。
學者孫笑一則通過特征來闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實體的虛擬化，手段的數字化、網絡化、多媒體化，時效性強、周期短，具有交互性和個性化，加工標準化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發[2012]7號）中的定義，即電子檔案是指在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認為電子檔案對應的是我們通常說的紙質檔案，指可以通過計算機磁盤等載體進行存儲的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現狀
檔案管理電子化進程必然是個長期持續的過程，當不可否認這也是必然趨勢，電子檔案較之于傳統紙質檔案優勢明顯，但在轉型過程中也會出現一些必須要面對的問題，本章從電子檔案的優勢劣勢和電子檔案管理目前可能存在的問題2方面談談我國電子檔案管理現狀。
2.1 電子檔案管理優勢
電子檔案相比于傳統的紙質檔案管理優勢主要體現在：1）降低人力成本，減輕人力負荷。電子檔案的載體是數字載體，信息采集和上傳也可以通過計算機軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質檔案的保存對空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計算機系統也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數字化現代化管理提供了條件。
與此同時，不可否認電子檔案在帶來諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實性和數據保存的安全性問題。電子檔案容易修改增刪，真實性的保障有賴互聯網技術的提高；電子檔案數據安全問題也不容小覷，互聯網的數據有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問題
電子檔案既有優勢又有劣勢，但檔案管理電子化是不可逆轉的必然趨勢，在這種大形勢下，要明確電子檔案管理發展方向，有必要先對目前電子檔案管理存在的問題作一了解。
2.2.1對檔案管理重視程度不夠，意識淡薄
檔案管理屬于我們所說的冷門專業，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國很多有關部門對于檔案管理這一工作并不重視，甚至認為可有可無，不需要花費精力在這一項工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態度對待工作，這是一個不良循環，而電子檔案管理需要運用大量先進的科學技術，意識問題和管理理念是根本對問題。
2.2.2綜合型專業人才匱乏
檔案工作者對檔案管理的專業性自不必說，但既懂檔案管理知識也懂信息技術，的綜合性專業人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進行帶來了挑戰。
2.2.3相關法律法規不完善
互聯網知識產權問題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規尚未形成體系，有關電子檔案管理的專門規則條例極少，統一適用性對法律較少。
3 電子檔案管理發展方向
當今社會，社會經濟發展高速，時展日新月異，知識經濟逐漸興起；大數據時代帶來了海量的數據資源，革新了各行各業的常規模式，現代化技術手段強勢來襲。利用現代化技術進行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術的逐步滲透，人員管理、檔案管理側重點等都必須同步協調發展，本章將從3個方面談一談我國電子檔案管理的發展方向。
3.1 管理理念和管理意識向著現代化、電子化方向發展
隨著技術的不斷發展和信息社會的高速運轉，電子檔案管理也將朝著現代化的方向發展。變革的開始首先是理念的變革，正確認識當前檔案管理大環境，電子檔案管理的必要性和優劣勢，樹立良好的管理理念，積極了解形勢、環境的變化，促進電子檔案管理向著現代化方向發展。
3.2 電子檔案管人才向著專業化趨勢發展
電子檔案管理人員愈加專業化。檔案管理工作處于不斷的發展中以適應新形勢需要，人員專業化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業化知識，對從業人員計算機知識、互聯網技術應用、相關法律條文等方面的能力素質也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發展，慢慢取代傳統紙質檔案還有很長的路要走，其中管理人才向著專業化發展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機構、跨部門合作，共同創造安全可靠的互聯網大環境
良好的互聯網大環境對提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構建完善的檔案應用機制，構建完善的電子檔案管理計算機信息系統，充分考慮到潛在的一些安全性問題，采取相應的措施。如正規殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規范化，管理程序化；完善相應的法律法規，借助法律機構職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結
綜上所述，檔案管理工作不是簡單的體力勞動，需要專業的理論知識指導和與時俱進的現代化技術手段輔佐，不斷發展創新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學技術快速發展的產物，對管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護機制，做好檔案管理工作從傳統向電子化進程的轉變，做好電子檔案的維護工作，加強相關專業從業人員的技能培訓，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
參考文獻
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電子檔案管理范文第3篇
關鍵詞：電子檔案；電子文件；現狀；問題；對策
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198(2009)14-0038-02
1 電子檔案管理的現狀
1.1 對電子檔案的認識存在一定局限性
以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾，給想要使用檔案的人員帶來極大的不便，不能發揮檔案管理的社會效益和經濟效益。隨著市場經濟體制的建立和商品經濟的發展，人們的價值觀念發生變化，意識到檔案在經濟發展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經濟效益。然而，社會中也確實存在少數人的極端看法，認為單位檔案是單位的私有財產，使檔案信息的開發處于封閉狀態，更談不上電子檔案的開放與上網了。
1.2 檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔
檔案管理的標準化是對全系統實施計算機管理的前提與基礎。例如，國家檔案局頒發的《機關檔案工作業務建設規范》為機關檔案工作標準化管理指明了方向，然而，這項政策真正落實到各級機關實施過程中，就不容樂觀了。許多單位因實施現行分類法有一定難度，前僅僅從微觀上考慮本單位的現狀，實施奉單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規范化對未來檔案電子化的影響，出現了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規范化難以實現。
1.3 計算機技術尚未大規模應用于檔案管理
由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。
2 電子檔案管理中出現的問題
2.1 電子檔案管理過程中出現的漏洞
2.1.1 對電子文件原稿保存的忽視
目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。
2.1.2 信息安全與保密問題
電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接受對象的開放性以及文件內容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險。互聯網的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
2.1.3 電子檔案的接收格式問題
由于電子檔案的應用尚沒有全國范圍內普及，檔案文件在轉手移交過程中，會出現因兩部門存儲檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉交過程中出現困難。
2.2 電子檔案自身的缺陷
2.2.1 電子檔案的原始性、真實性、完整性問題
對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽易于判別。人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的真實性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
在真實性問題上，電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案。
電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失。電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。
2.2.2 電子檔案存儲栽體的特質與缺陷
(1)溫度。高溫可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1―2倍。
(2)濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
(3)光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線對電子檔案載體的影響很大，紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。
(4)空氣污染。空氣中的有害氣體(如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣)，在一定環境下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。
(5)灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
(6)有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
(7)磁場和機械震動的影響。磁場和機械震動就會造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數據的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。
2.2.3 電子檔案的長期可讀性問題
當人們使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術和設備，人們只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結合在一起。隨著電子技術日新月異，計算機更新換代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對
于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。這是一個比檔案載體壽命更為重要的問題。
3 解決電子檔案管理中問題的對策
3.1 電子檔案管理的原則
3.1.1 規范性原則
規范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規定的技術模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務。因此，對上網檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統一認可的規范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸的效率，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術方案。
3.1.2 可靠性原則
人們對電子文件的證據性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調閱等各個環節遵守操作規程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
3.1.3 高效率原則
檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應在充分分析研究的基礎上選擇最優化的檔案信息電子化方案和最高效、經濟的電子化加工系統設施。合理的技術方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關鍵；而優良的電子化加工系統。是檔案信息電子化工程的助推器。
3.2 解決電子檔案管理過程中問題的對策
3.2.1 加強電子文件全過程管理
由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過程的目的，則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。
3.2.2 采取切實可行的信息保護措施
信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”的進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。
3.2.3 重視和加強對檔案管理人員的培養
在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養，一方面，要多渠道引進專業技術和管理人員，使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。
電子檔案管理范文第4篇
一、電子檔案存儲
電子檔案的特性，決定了它在保存上不同于紙質檔案。保存不善，或造成以磁盤、光盤等為介質的存儲載體變形或損壞，致使存儲信息丟失或無法讀取，或由于違反操作程序造成存儲于計算機中的電子文件遭到破壞或刪除。因此，電子檔案的保存主要是確保長期可讀性、載體物理性能上的安全性及信息內容的原始性。
1、電子檔案原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形式進行還原顯示。可采用3種方法來保存。首先是保存電子檔案相關支持的軟件，就是在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關的軟件及整個應用系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起；其次是保存原始檔案的電子圖形；最后是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品。
2、電子檔案安全性。這主要是對保存環境溫濕度的要求，在溫度過高或過低的條件下，磁盤的聚酯底基會膨脹或收縮變形；光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據讀寫。因此，最適宜電子檔案長期保存的溫度應控制在17℃-25℃之間，相對濕度控制在35%-40%之間，每天溫度的變化不應超過±2℃，濕度的變化不應超過±5%。電子檔案最好放在設置自動恒溫恒濕的空氣調節裝置的庫房內。此外，電子檔案存儲載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。
3、電子檔案可讀性。電子檔案必須依靠軟硬件配合才能讀取利用。如果沒有適當的軟硬件是無法解讀的。為了保證光盤信息的長期可讀，需要逐步解決光盤存檔的問題，降低光盤存檔的風險。建立長期可讀的保障機制，每年應對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。如網絡系統擴充應確認庫存載體與新系統、新設備的兼容性。
二、電子檔案信息資源開發利用
對于檔案部門來說，電子檔案提供利用主要采取提供拷貝、網絡傳輸和在線查閱等方式，通過聯網計算機，利用者可以經獲權訪問檔案管理系統進行相應查詢，滿足利用者的異地利用需求，從而擺脫了時間和空間的制約，尤其是同一份電子檔案可以同時提供給更多的利用者利用，達到了資源共享的目的。因此，加強電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內涵很豐富，從信息安全的角度出發，主要有對用戶及提供利用者的管理、對提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
1、使用權限的審核。首先，要根據各種人員級別、層次進行使用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。在利用中，由系統自動判定當前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統自動對其使用各種功能操作的路徑進行跟蹤與記錄。對涉及使月未經授權的功能，應能拒絕響應并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲載體的使用上，要根據電子檔案內容的密級和開放程度，來確定其使用控制程度，在使用中依據利用者背景情況和利用目的來決定對他的授權。
電子檔案管理范文第5篇
1.1醫院為了方便醫生查看病例,往往病人的檔案一般是單獨放在病案室進行管理,還有病人的一些檢查資料則直接放在各個科室里,這樣醫院的檔案管理就分為了多個部分,缺乏統一的管理,增加了后期的檔案收集和整理工作難度。
1.2現代醫院電子檔案管理的意識和制度落后由于電子檔案是一個較新的檔案管理方式,需要管理人員具備使用計算機軟件的能力和較強的檔案管理意識。但是,醫院的檔案管理人員在電子檔案實施以后,主動學習提高的意識較弱,這就造成了對電子檔案的使用不夠熟練。當然,這在一定程度上與醫院的管理制度也有關,醫院的管理制度沒有及時地更加電子檔案管理制度和操作規范。
1.3電子檔案管理不規范,保管措施不完善電子檔案雖然方便了醫院的管理,提高了醫院的運行效率,但是不規范的保管措施可能會產生安全隱患。由于,電子檔案的傳輸往往需要聯網,管理人員如果不能及時的查殺電腦病毒,也許會造成電子檔案外漏和消失,造成無法挽救的損失。
2優化對策
針對現代醫院電子檔案管理工作存在的一些不足,提出針對性措施。
2.1轉變檔案管理觀念,更新意識和管理制度檔案管理人員是檔案管理的直接執行者,其觀念的轉變有助于提高電子檔案管理的效率和成效。為了保證管理人員規范操作檔案管理軟件,需要更新管理人員的管理意識。同時,還應該建立和更新一系列規章制度,進一步規范管理人員的操作行為。
2.2形成獨立的檔案管理機構檔案管理工作存在的一些問題往往是醫院的重視程度不夠引起的,檔案管理沒有獨立的機構,職能和權限不夠,檔案管理功能不很正常的進行。因此,需要建立的一個獨立的檔案管理機構,增加檔案管理人員,醫院的所有檔案都歸獨立的檔案管理機構管理。在此基礎上,建立一個電子檔案使用系統,醫院的醫生都有獨立的賬號,可以隨時登陸進去進行檔案查詢,這樣既方便了醫生的檔案查詢和調取也統一了醫院的檔案管理職能。
2.3加強工作人員的能力培養和工作技能的提高,提高綜合素質檔案管理人員的綜合素質直接影響著醫院的檔案管理水平。檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理,還包含了統計學和信息技術應用等應用。因此,為了提高醫院的檔案管理工作,就需要高度重視工作人員的綜合素質提高。可以定期安排工作人員進行進修,或者參加技能培訓,并加強思想道德建設,使檔案管理人員在思想上和能力上都能更進一步。
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