檔案保管

前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇檔案保管范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

檔案保管范文第1篇

乙方：_________________

甲乙雙方經協商達成如下：

一、甲方同意保管乙方委托的人事檔案。

二、協議有效期為_______年，自_______年______月______日起，至_______年______月______日止。

三、乙方每年應向甲方繳交管理費_________元人民幣，協議期內檔案轉至其他單位，其管理費不予退還。

四、甲方僅為乙方托管人事檔案，雙方不存在勞動關系及任何行政上的隸屬關系，乙方的就業、工資、福利、醫療、人身意外、繳交社會保險費、退休申請及退休養老金的領取等均為自理。乙方在托管期間，其本人發生因病及傷亡事故導致的一切責任均由乙方本人自負，與甲方無關。

五、乙方在托管期間，應自覺遵守國家的有關法律、法規，不得以甲方之名義從事任何違法違紀活動，不得違反計劃生育。否則，一經發現，甲方立即單方終止協議，脫離托管關系，托管費不予退回。

六、在托管期間，如乙方由于調動原因需要調閱檔案或轉至其他單位，需由接收單位出具證明，甲方才給予辦理閱檔或轉檔的有關手續。

七、本協議期內，甲方按國家有關規定管理乙方的人事檔案，為乙方出具與檔案有關的證明、材料。

八、本協議期滿后，乙方如不及時交納托管費除按規定交納托管費外，每人每日加收滯納金_________元。

九、乙方如變更地址及聯系電話應及時通知甲方，以便聯系。如不及時，由此造成的責任概由乙方承擔。

十、本協議單方或自動終止時，托管關系自然解除。

十一、本協議未盡事宜，甲、乙雙方應友好協商解決。

十二、本協議一式兩份，甲、乙雙方各執一份，具有同等效力。自簽字蓋章之日起生效。

甲方(蓋章)：_________ 乙方(簽字)：_________

檔案保管范文第2篇

一、檔案人員努力做好檔案的安全保管工作，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的有效利用。

二、檔案人員在進行檔案材料的歸檔交接時，必須認真清點案卷數目，檢查案卷質量。

三、密集柜的排列要整齊，接收進的檔案要及時編目整理，上架上柜。全宗內的案卷要按卷有序排放，標識醒目便于迅速查找利用。

四、檔案室要保持清潔、整齊、通風。嚴禁吸煙和存放易燃易爆品，要有防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防塵等設施。

五、檔案人員對所保存的檔案要逐年進行準確統計，對保管期限已滿的檔案進行鑒定，并提出銷毀意見。

六、檔案人員要努力學習檔案保護專業知識，提高管理水平。下班時應對檔案室內設施進行認真檢查，避免發生意外。

七、檔案人員要嚴格遵守保密制度，做好檔案的保密、保護工作，非檔案室工作人員，未經同意，不得隨意進入。

檔案保管范文第3篇

一、聲像檔案管理存在的問題

(一)聲像設備存在著“一硬一軟”的現象

“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要,機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中,僅有3個單位沒有聲像設備,僅占2%,98%的單位都有1臺以上的聲像設備,設備總數達971臺(架)。從總體講,聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。

(二)攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區

攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作,并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀?！皬姟北憩F在所調查單位的443名攝錄人員中,有專職156人,兼職287人,平均年齡35歲,大專以上文化程度的占72%。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面;“弱”表現在443人中,專業工齡1至5年者381人,占86%,5年以上者僅占14%。經過專業培訓的共68人,僅占16%,其中1至3個月短訓(攝錄專業)的66人,?？飘厴I2人,有84%的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實證明,攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用,加上認識上的誤區,造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說,產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關,待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集,那只能是“亡羊補牢”了。

(三)聲像檔案管理混亂,問題復雜

1.管理制度不健全,聲像檔案沒有集中統一管理。調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度,占47%,有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查,聲像檔案的管理主要存在著3種形式:一是檔案室集中統一管理,隨時形成隨時移交,僅占26%;二是各科室一年一次移交檔案室,占35%;三是由科室分散保管或個人保存,占39%。由此表明有2/5的單位聲像檔案沒有集中統一管理,缺乏必要的管理制度,或有的單位雖有管理制度,但落實不夠,缺乏有效的保障措施。

2.檔案意識不強,聲像檔案難以及時完整歸檔。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔,影像需輔以文字說明,如果不及時歸檔,日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現,有近20%的單位有積存照片沒歸檔,且多數照片、底片早已分家或已無底片,文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片,卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看,更令人擔憂,相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”,原始錄音(像)沒有保存下來。

3.管理狀況“喜”“憂”懸殊,發展不平衡。調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位,占6.8%;而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個,竟占40%,兩極所占比例懸殊。從照片數量看:最多的一個檔案室存有20000余張,其余160個單位20860張,平均130張(其中多者上千張,少者幾張)。僅從照片檔案一項看,聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4.保管條件差,聲像檔案難以長久保存。聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現,只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜,其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其他檔案混存,不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色,底片粘連變質,磁帶受損等,不利于聲像檔案的長久保存和利用,一旦發生問題,悔之晚矣!

5.收集渠道不暢,聲像檔案館、室藏匱乏。區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部,沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存,難以及時完整歸檔統一管理,致使基層檔案室聲像檔案不齊全,檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住,加之征集措施不得力,渠道不暢,造成今天的尷尬局面。

二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議

(一)加強宣傳,提高意識,爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事,更是各立檔單位乃至全社會的事,而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看:一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持,引起社會的廣泛關注,從而提高全民,特別是各級領導及有關人員的檔案意識,營造出一種良好的檔案工作氛圍;二要抓住機遇,服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇,結合本地、本單位中心工作,通過館、室藏檔案以及生動的利用實例,發揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強管理,制定辦法,狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀,制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。要確保有關法規和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質量。

(三)加強監督,分類指導,注重業務培訓

針對聲像檔案管理現狀,檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度,并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時,針對不同單位現狀,采取不同方式進行分類指導,力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位,要鞏固提高,在開發利用上下工夫。注重業務培訓,全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓,為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

檔案保管范文第4篇

一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。

二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。

三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。

五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定銷毀，不得以廢紙出售。

七、發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

__市檔案局檔案庫房管理制度

一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。

二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。

三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。

四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。

五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。

六、庫房內安置溫濕度計，每天定時測記。庫房的溫度應控制在14-24℃之間，相對濕度應控制在45-60％之間。

七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。

八、每學期結束前，要對案卷進行總清點，檢查帳、卡、物是否相符。

檔案保管范文第5篇

【關鍵詞】后保管時代；知識服務；共享

隨著知識經濟的提出和社會信息化進程的推進，傳統的教學檔案管理及服務模式，正面臨著巨大的變革和挑戰，以新來源觀、宏觀鑒定論和知識服務為基本內容的檔案后保管時代來臨，如何提升教學檔案服務工作，拓展和強化教學檔案管理部門服務功能，為用戶提供開放性、多樣化、整體化、現代化的檔案信息服務，滿足用戶不斷變化的信息需求，成為新時期高校教學檔案管理部門的重要使命。

1 客觀理解新來源觀、宏觀鑒定論和知識服務

1.1 新來源觀

電子時代檔案中大量的電子文件產生，它們之間的相互關聯雖然可以通過計算機程序的邏輯鏈接顯示于電腦屏幕，但這種聯系概念上的，虛擬的，按照文件形成機關（即來源）來整理檔案的來源原則很難保證電子文件的真實性，檔案來源的概念需要重新考慮、醞釀和定義，來源不能僅指文件的形成機關，應該還包括其形成的目的，形成活動，過程，處理程序和職能范圍等。

1.2 宏觀鑒定論

宏觀鑒定論認為檔案鑒定要體現社會價值。鑒定方式和方法要從具體變為宏觀、由復雜變為簡潔。鑒定的執行時間從文件形成之后轉向形成之時甚至形成之前，使鑒定方式和方法從滯后變為超前、由固定變為靈活機動。使鑒定不再依賴文件的實體，不再局限于內容標準，并且實現鑒定時間的前移，從而有利于滿足信息流動、易變的電子文件的鑒定需要。

1.3 知識服務

知識服務是一種認識，是組織服務的觀念。知識服務以用戶目標為驅動，重視用戶需求分析，通過信息的析取和重組來形成符合需要的知識產品，并能夠對知識產品的質量進行評價，致力于幫助檔案利用者找到或形成解決方案固有過程或固有內容的動態地和連續地組織服務。知識服務同時又是一種增值服務的服務，通過知識和專業能力為用戶創造價值，通過顯著提高用戶知識應用和知識創新效率來實現價值。

2 主動出擊，挖掘教學檔案信息資源

2.1 信息征集的關注點

以往被動、固定的教學檔案住處收集模式，已經不能滿足多元化、多層次、多變量的需求，教學檔案征集工作不能坐等移交，要主動融入、深入服務學校教學中心工作，關注形成文件的職能活動，在提高接收范圍和征集門類的同時，注重信息與信息之間各種鏈接和組合。根據文件形成者的職能、計劃，所參與進行的活動及活動中的有機聯系和業務的重要性，采用現場跟蹤收集、介入式服務、培養兼職檔案員、制度強制措施等不同手段充分挖掘有價值的檔案，豐富教學檔案內容。通過上下協調，保證收集渠道的暢通，要在建檔初期有目的、有準備、規范性的利用現代化的手段全面、及時、準確地采集檔案信息，著眼于教學檔案的形成者及檔案社會價值，緊緊圍繞教學檔案利用這個目的，抓好源頭控制、頂端設計。

2.2 信息征集的風向標

教學檔案知識服務的提升，取決于如何同步適應教學改革發展對檔案信息資源的取向要求，國家對高等院校的評估指標體系體現國家對高等院校人才培養的具體要求和職能范圍，教學檔案資源建設要以各種教學評估的指標體系體、專項檢查等作為教學檔案建設的風向標，在組織和參與學院的各項教學評估和教學專項檢查材料收集、整理和匯總工作的同時，對教學檔案收集的內容做出相應的調整和充實，優化教學檔案結構。除了接收高校現行行政機關、科研機構、教學管理等各職能部門需要保存的檔案以外，重點擴大教學改革、學科建設、科學研究檔案及其過程材料、效果分析材料及評價材料的收集。注重形成文件的職能活動，注意收集反映學校教學面貌重大變遷的多種載體檔案，把有具有典型意義的事件、人物的檔案作為收集對象。

3 全程管理，保障教學檔案信息安全可靠

3.1 從管理層面考慮

教學檔案信息在形成、處理、傳輸、存儲、維護和利用等各個階段都有可能受到安全威脅，而檔案作為記錄歷史的憑證，保證其安全性和真實性是對檔案管理最基本的要求。鑒于電子文件的易變性，電子文件管理要實行前端控制和全程管理，通過對每一項具體管理活動的實施過程進行監控，把有助于說明電子文件重要屬性和有效管理過程的信息都統一地、全過程地記錄下來，保證文件的內容、結構和背景信息三個要素的齊全、可靠、完整。全程管理和前端控制要充分依靠電腦技術和網絡技術同時，利用元數據對自然狀態分散復雜的內容、結構和背景信息進行全程集成管理和前端控制。

3.2 從技術層面考慮

在教學檔案管理系統的運行環境中需要從技術方面建立完善的防病毒體系。用防火墻、入侵檢測技術和虛擬專用網絡來保障基礎設施和網絡設備等硬件的無故障運行，及用戶身份的合法性和操作的合理性；用身份認證技術、訪問控制、數字水印技術等保障操作系統、應用軟件和數據庫系統的安全；對于保密的數據應采用物理隔離，不提供網上操作；建立災難備份系統，利用異地備份避免地震、火災等自然災害對檔案信息的破壞；對于網絡環境中的檔案信息采用數據加密、硬盤加密、文件加密等措施，包括建立網絡化的病毒防范體系，及時更新升級病毒庫，在工作站采用無盤工作站、防毒卡或防病毒軟件，在服務器和工作站實行查毒掃描、檢測、隔離、報警等。

4 改變理念，提供知識服務

4.1 顯性知識和隱性知識的結合

我們不能簡單地認為知識就是經過整理的信息，知識是一種有效的行動能力，是一種能增強組織應變和創新的能力，它的價值在于能引導正確的決策行動，這是人類特有的領域，是唯一屬于人類的屬性。教學檔案知識管理、知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，教學檔案要以為教學中心工作提知識服務為直接目標，通過對用戶知識需求和問題所處環境的分析，向利用者提供經過智能化處理的符合用戶需求的知識，是一種以利用者滿意為目標的主動服務。教學檔案管理者應將顯性知識與自身經驗等隱性知識加以集成提煉、虛擬整合，實現顯性知識和隱性知識之問的循環轉化，滿足用戶個性化的需求，為其解決問題提供有效的服務。

4.2 提供全方位的知識服務

教學檔案管理要建立起積極的多層次的服務理念，面向教學、科研，面向教師、學生，面向社會。深層次上開發教學檔案信息資源，將檔案所載的零散的、不成系統的檔案信息進行篩選、加工和提煉，生產出二次、三次文獻的編研成品，向利用者提供準確、系統、密集、優質的檔案信息，以節省利用者查找材料的時間和精力，使他們有更多的精力和時間投入到教學、科研和學習之中。要立起體現學院特色和學科優勢的教學檔案信息資源庫，教學檔案信息網上服務要突出功能性類目設置，全面規劃教學檔案的檢索體系。便捷提供多種途徑的檢索：主題，類別、時間，標號等；提供不同服務層次的要求：專題、傾向、專業等；增設郵件、在線、格式、原件復印等各項服務。

5 提高職業素質，建設知識服務團隊

5.1 團隊成員素質保證

信息時代，教學檔案管理不是被邊緣化了，而是賦予了更為重要的歷史使命。教學檔案管理者作為知識服務的主導與核心，自身的素質直接影響知識服務的質量，檔案工作者的服務能力、創新能力，要從他們的知識結構、工作能力、分析能力、思想觀念等方面進行培養，教學檔案工作者要具備熟練運用知識管理與開發的系統知識與實踐技能，真正從檔案用戶需求出發，對館藏檔案資源進行知識挖掘與整合，探索檔案館知識服務的多種方式，提供智能、便捷的檔案知識服務；必須具有先進的信息技術知識與操作技能，以適應信息時代教學檔案工作信息化和知識化的需要。

5.2 明確目標及個體特長，發揮團隊優勢

后保管時代的教學檔案管理要以知識服務來贏得關注和尊重，必須加強對人力資源有效開發、合理配置、充分利用和科學管理是提升教學檔案知識服務的有效保障。必須加強現有教學檔案管理人員的知識培訓與開發，制定新的人才需求和引進計劃，吸納優秀的知識型人才，調整人員結構以適應知識服務對檔案工作者素質技能的需要。必須改革教學檔案管理現有的人事制度，在職位安排中將工作需要和個人意愿有機地結合起來，建立完善的競爭機制和發展機制，留住人才的同時使得優秀的知識型創新人才在教學檔案管理工作中得以充分的發展和提高。必須建立起一支具有大局意識、協作精神和服務精神的高素質團隊，利用每一個成員的知識和技能協同工作，解決問題，共同完成教學檔案知識管理、知識服務的戰備目標。

【參考文獻】

[1]特里?庫克.電子文件與紙質文件觀念：后保管時代及后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命[J].劉越男，譯.山西檔案，1997（2）.

[2]童云.關于電子檔案風險防范與控制的思考[J].金陵科技學院學報：社會科學