檔案分類與管理

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檔案分類與管理范文第1篇

一、著力觀察研究，分析中小學檔案管理存在的問題

近幾年結合“兩基”工作驗收督查，就云南省部分地區中小學檔案管理工作進行了調查研究中發現的一些問題，綜合起來主要表現在以下幾個方面：

1、教師檔案意識不強，領導重視程度不夠

長期以來，在中小學教育過程中還是認識不到檔案管理在學校建設中的重要性和必要性，使得學校檔案管理嚴重滯后于其它各項工作，學校領導大多對學生檔案不夠重視，總認為學生檔案在學校工作中無足輕重，學生只要學習上出類拔萃，分數令人滿意就行。所以必然就會出現學生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識也較為淡薄，誤認為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個人工作之外，忽視學生檔案管理對學校工作的促進作用，對學生的學籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統統丟棄，有時學校想找點班級資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領導對此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業務水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學的檔案管理人員是教師兼職或臨時配備的，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務不了解，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是被動的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時整理歸檔，臨到用時才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學校行政內務、上級下發文件文案、教師集體或個人檔案、學生類別檔案統統歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數學校只重視學生的考分和社會效應，對檔案管理方面的認識不足，學校領導班子大多也只是注重抓眼前教學工作而忽略了對學校長遠發展有利的檔案管理工作，造成學校檔案信息資源開發不足，檔案利用率不高的局面。中小學校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學生檔案資料雜亂無章，尤其對優秀課堂教學、課題研究成果等有保存價值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實物貧乏。二是檔案室只負責把自認為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調信息難度較大。有時想找點學生的成長記錄或獲獎資料，還得到處打電話、捎口信讓學生從家里帶來（而有的學生已經畢業）。三是缺少必要的監管機制，造成資料收集不及時、隨意歸檔、缺失散失等現象，甚至有些學校因工作人員工作調動，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學校檔案管理的系統性、完整性、連續性和規范性，使得檔案的價值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強時代感，改進中小學校檔案管理工作的思考

1、加強領導，增強檔案意識

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，學校領導要把檔案管理納入學校發展和管理的重要內容來抓。學校檔案管理工作是教育部門的一項長期任務。中小學校要將其作為一項重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項工作成為全體教職工的自覺行動，而且還要大力宣傳學校檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使之成為中小學校常規管理與建設的一項重要任務。

2、加強檔案人員培訓，提高管理技能，健全檔案管理制度

檔案分類與管理范文第2篇

關鍵詞：城市；規劃檔案；整理與創新

從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個大的方面，而這個流程當中，分類工作不僅是整個過程的重要環節，也是工作中的重中之重，這個環節對城建檔案保管與利用工作的質量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環節。建設部最近頒布的《城市建設檔案分類大綱》規定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時，大類和屬類的設置須遵照《城市建設檔案分類大綱》，小類可根據各地實際情況和實際需要設置，但是現階段規劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當中，應在遵循這一基本原則的同時對分類工作進行創新性的管理，具體可從以下幾個方面進行努力：

1 關于分類層次的問題

在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設下位類而直接統率案件，當然，這要根據同一類別的檔案數量多少來決定。在分類的過程中，為了實現檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應該對規劃管理檔案的內容和數量的整體狀況進行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對C類檔案中的總體規劃C2類，檔案數量較少且專項規劃就是綜合總體規劃的配套方案，建國至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設小類。

2 關于信息分類和實體分類的問題

檔案整理工作中的分類實質上屬于實體分類，其工作方式就是對具體的文件材料實現分類和組卷的目的。具體的來講，實體分類其主要目的在于對于檔案的實體保管，所以說，這方面，實體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不

同于試題分類，它不受限于檔案實體的局限，信息重組的部分只涉及只對隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個方面，規劃局可以根據實際需求建立多種檢索體系，通過計算機管理模式不斷伸展和細化實現信息的分類。根據以往的經驗，筆者認為，實體分類一般兩級便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因為信息分類的類目越是詳細就越能體現其精準性的特點，當然，著對檔案分類人員的素質要求也會相應的提高。

3 關于檔案的保管

從目前的管理方式來看，規劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進行排架的，這對庫房就提出了空間上的要求，涉及到庫房空間預留的問題。我們都知道，屬類設置的越詳細，預留的空間就越多，這樣，倒架的風險也會大大提升。要先解決這個問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統的庫房管理模式，進行創新。否則，無法準確掌握庫房的預留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個時候，在檔案進行分類管理的過程中，引入計算機就顯得非常有必要了，之所以這么說是因為在計算機管理的前提條件下，可以實現直接進行文件級檢索的效果，無需再經過案卷這個級別。可以將檔案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個部分可以按小卷立卷，立為3或4個小卷，雖然它們不合并在一起，但在計算機中卻建立了虛擬的關聯，保持了各小卷之間的有機聯系，這是“簡化整理。深化檢索”的創新嘗試，對于提高整理工作質量和效率具有重要意義。再次，在規劃管理檔案檔號的編制方面，檔案管理工作還應該能夠做到以下幾個方面：首先，應該堅持簡練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯率。其次，還應該堅持穩定性的原則。近幾年來，規劃局的各業務部門的業務環節和處室職能經歷了多次變化，而規劃檔案的的類目并沒有與時俱進，這就造成了相應的滯后性，但是檔號的設置不會因機構設置的變動而變動，它是相ξ榷ǖ模并且與建設部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規劃局的檔案整理工作可以秉承這個原則在工作中進行方法的創新。而要想實現這個目的，其必須要具備強化檔案信息資源建設為主，基礎業務為輔的意識，處理好檔案基礎業務建設和檔案信息資源建設投人的比例，加大對檔案信息資源建設的投入，以適應電子信息時代的特點和需要。投入要本著部門匹配，比例適當的原則，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫建設的工作。此外，在加強檔案信息資源建設和利用的同時，有必要再對立卷改革進行深化，簡化整理，深化檢索。在檔案計算機管理使信息檢索達到全面、迅速的時候，可以適當削減“案卷”的概念。

可以說，創新是一個民族進步的靈魂，更是一個國家興旺發達的不竭動力。科學的決策是提高效率的關鍵。建立數字城建檔案館，服務于城市規劃管理建設，城市規劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅持以結果為導向創新檔案管理方式，這樣才能使規劃局能夠更好的服務于城市建設。

參考文獻

[1]謝志玲.城市規劃檔案管理的發展創新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.

[2]叢化龍.淺論城市規劃檔案管理的創新發展[J].現代裝飾（理論），2011，02：51.

檔案分類與管理范文第3篇

【關鍵詞】 測繪檔案 分類方法 思考與實踐

隨著科技的不斷發展，測繪檔案從之前的傳統實物檔案向電子檔案的方向發展。檔案管理人員要在此基礎上不斷的研究新的方法和新的模式，進而加強現代測繪檔案的管理工作。

1 測繪檔案分類和歸檔工作

首先測繪活動中存在一部分技術性較強的技術總結、驗收報告、成果圖、展點圖、技術設計書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業比較廣，形成過程也比較的復雜，所記錄的介質種類也比較的多。基于以上特點，如果忽略對測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規范。對生產和管理活動以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技歸檔的基礎，對測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個單位要進行分類系統的整理，而且還要對檔案管理部門進行嚴格的驗收。檔案管理人員還要參加測繪科研項目驗收，進一步的了解項目的情況，明確檔案的歸類范圍、內容的檢定和手續的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經過了歸檔份數、整理份數和項目鑒定驗收的要求。在進行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時間范圍內，按照相關的法律法規進行歸檔。其次對于通用格式、數據成果形成單位、數據采用標準、管理部門責任和有關資料在利用、保管、運輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標準嚴格執行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數據副本、基本測繪成果數據、出版發行的產品數據和相關的專用軟件與設備參數等。對于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時的進行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進而方便今后的查找與上報。對于需要編入檔案信息庫的數據，檔案管理人員要對錄入設備有熟練的掌握，進而做好軟件的分類歸檔并對比較重要的信息進行備份保存。

2 內容方面的分類

2.1 按照載體形式的不同進行分類

測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統一規定，進行分級管理和歸口負責的制度，并且由各個專業部門按照規定對專業測繪資料進行自行管理。我國對檔案的有關規定為測繪系統的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據。

2.2 根據載體的不同進行分類

圖紙檔案主要是包括紙質的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計算機進行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進行保存。

2.3 根據記錄的內容進行分類

根據所記錄內容的不同可以將測繪檔案分為生產技術檔案、儀器設備檔案、教學科研檔案、測繪管理檔案和基本建設檔案。

2.4 根據檔案的性質進行分類

根據檔案的性質可以將測繪檔案分為特業測繪檔案、專業測繪檔案、基本測繪檔案和現勢資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時間分類、區域分類、型號分類、外形分類和項目分類等。

3 加強測繪檔案分類管理的重要性

3.1 國土資源的基礎資料

目前，我國已經大范圍的開展了林業、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時期土地資源開發現狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實地的進行調繪，進而準確的反映出土地資源的變遷和利用的現狀。

3.2 測繪是經濟規劃的科學依據

科學的規劃是經濟建設的基礎，它必須根據能夠反映真實情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經濟發展的需要，進而達到合理、經濟、事半功倍的效果。我國一些重點的建設項目在選址、布局設計、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據，并在考證、研究和調查的基礎上進行建設的。在對測繪檔案的充分利用上，科學合理的利用了地理優勢。

3.3 能夠確保勘定界限的可靠性

我國決定用5年的時間來勘定各個省、市縣的界限，進而確定各個行政區的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產生活過程中形成的環境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對勘界的地圖有著詳細的記載，為界限的勘定提供了比較有價值的參考資料。

3.4 測繪檔案是對歷史的真實記載

測繪檔案是社會、歷史、經濟發展的記錄，是不同地域進行歷史編纂的重要依據。很多記載都對各地的歷史進行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經濟、社會、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會服務，測繪生產單位在提交測繪資料之前要向上級上交測繪資料的目錄或者是副本，進而實行統一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實際的參考價值。

4 結語

測繪檔案管理部門要利用現代的多媒體技術和計算機技術建立完善的檔案分類系統，進而提高檔案的質量，進一步的規范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經濟、軍事和政治等多個方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規范化、標準化、信息化方面發展，進而促進社會的發展。

參考文獻：

[1]孫續錦.新形勢下測繪檔案分類方法的探討及實踐[J].價值工程，2012（16）：306.

檔案分類與管理范文第4篇

關鍵詞：高校檔案；實體分類；《高等學校檔案實體分類法》

《高等學校檔案實體分類法》（以下簡稱《分類法》）由國家教委1993年底以教辦[1993]429號文件正式頒布實施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過程中，《分類法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規律，明確管理范圍，進行科學管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環境的不斷變化、新的法規制度的出臺和修訂，以及高校檔案工作內容的發展，《分類法》的修改已經成為勢所必然。本文擬從高校檔案工作的實際，嘗試提出《分類法》的具體修改意見。

1 穩中求變，以穩為主的修改思路

求變求改已經成為高校檔案實體分類工作的迫切要求，這一點為高校檔案實踐工作者所共識。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎上進行適應性修繕，同時注重未來高校檔案工作的發展趨勢，具備一定的前瞻性。

在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎框架內進行局部調整”。[2]已有的工作實踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結構需要進行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號編制體系的前后對應，讓館藏檔案的整理缺乏連續性和系統性。

《分類法》的出臺，結束了之前高校檔案實體分類方案各自為政的局面，形成了較為統一的檔案分類體系和檔號編制模式，這也為高校之間的業務交流提供了統一的平臺。作為高校檔案工作最根本的法規制度，新的《高等學校檔案管理辦法》也基本延續了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護原有分類體系和檔號模式相對穩定不變的基礎上進行適度調整和補充”。[3]

2 文書檔案以“組織機構”為主的分類標準

《分類法》作為一部檔案實體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標準，而“是想融組織機構分類法與問題分類法、實體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標準的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機構’和按‘問題’分類并存的混亂局面”。[5]

基于穩中求變的修改思路，《分類法》在分類標準上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續性。在一級類目方面，《分類法》現有的一級類目不宜刪減，對于聲像檔案、實物檔案、學生檔案等則應從整體上納入《分類法》的一級類目體系之中。

現有的分類體系中，基建、設備、科研、產品等科技檔案的二級類目以項目或產品為單位進行劃分，符合科技檔案的成套性特點，應該予以保留和延續。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標準來劃分，但是每個二級類目的組織機構指向卻相對明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內容主要來源于人事處和離退休處兩個機構。這為文書檔案按照組織機構分類法來劃分提供了可能，可以利用一個二級類目或三級類目來具體對應相應的機構部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實踐中因為不同組織機構公用同一個分類號而造成的工作不便。對于組織機構出現的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調分類體系的方式來解決。

3 堅持“年度號—分類號—案卷號”的檔號編制模式

《分類法》對檔號模式作出了明確的規定，即高校檔號由“年度號—分類號—案卷號”構成。這種分類體系符合高校檔案工作的實際，也為絕大多數高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統一的技術平臺。以“年度”作為一級分類標準來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統計館藏檔案，符合高校“次年歸檔”的工作慣例。同時，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節省庫房空間，便于查找，不用倒庫，真正實現排架和檢索的雙向功能。

隨著高校檔案工作的發展，也出現了“分類號—年度號—案卷號”為主的檔號編制模式。這種“類別”檔號模式，便于對館藏檔案按內容進行管理，實現不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號模式已經廣為使用的現實狀況下，筆者建議堅持沿用。首先，“年度”檔號模式也能夠分庫保存館藏，實現按內容管理，只需對每個庫房放置檔案類別作出明確規定。其次，“類別”檔號模式無法兼顧多樣的實踐狀況。對于條件較為簡陋，甚至只有一個庫房的高校而言，“類別”檔號模式容易出現頻繁倒庫等弊端，實踐效果不及傳統的“年度”檔號模式。

4 法規制度層面的一致性修改

在《分類法》運行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規制度，也就出現了《分類法》與有關法規制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現在《高等學校檔案管理辦法》將“學生類”檔案作為一個單獨大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學生類”檔案的列入引發了業界不小的爭議，但是作為《高等學校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時理應將“學生類”列為單獨的一級類目加以體現，其具體的分類方法則應參照人事檔案的相關管理辦法。

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實行標時制，分為30年和10年。《分類法》在修改時需要將保管期限部分作相應的變更，以符合檔案工作的實際，在高校起到一種積極的引領作用。

5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系

《分類法》對特殊檔案涉及較少，且內容較為簡略，已經無法適應現實工作的發展，需要給出更為明確的分類指導意見。

聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應該依據承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫和組織館藏。《分類法》中聲像檔案現有的8個二級類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實際工作需要，應該保持不變。至于其中數量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個高校可以根據自身的實際情況來研制更為細致的分類體系。

實物檔案方面，雖然“實物檔案”這一概念尚未得到學術界的統一認可，但是在現實工作中卻已經廣為使用，并且是展示高校辦學歷程的重要實物性證據，因此將實物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實物檔案的分類標準和聲像檔案一樣，主要依據檔案載體的不同來劃分，以達到方便組織館藏的目的。高校實物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎牌、獎狀、錦旗等，內容涉及廣泛，其類目設置在注重實物檔案載體特性的同時要兼顧各個類別之間檔案數量的平衡，做到類目設置富有包容性和穩定性。

高校特殊檔案中還存在著一些內容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業務檔案等。與載體特殊檔案在高校基本普及所不同的是，這些內容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細具體的分類體系。鑒于內容特殊檔案的特點，以所涉及的自然人或法人為標準進行分類較為切合實際。

6 電子文件分類方案與其實體檔案一致

《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關內容，而隨著信息技術和檔案工作實踐的不斷發展，對這一問題的思考已不容回避。例如，傳統的光學照片有紙質底片，而數碼照片時代“底片”已經基本演變為紙質照片對應的電子文件，傳統“底片”基本退出歷史舞臺。

在電子文件真實性和法律憑證價值問題沒有得到解決之時，高校只能采取紙質檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質文件共同反映了某個具體的檔案信息，是同一信息的不同表現形式。《電子公文歸檔管理暫行辦法》第17條規定“歸檔的電子公文，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理”。因此，在進行《分類法》修訂時，電子文件不能作為單獨的一級大類，其分類方法應與對應的檔案實體一致。具體而言，某個紙質檔案文件與其電子文件應該具有相同的檔號，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統自動生成等何種方式產生。對于沒有紙質檔案相對應的電子文件，其分類方法同樣應該依據電子文件的內容進行歸類，同時賦予相應檔號。

*本文系浙江省教育廳項目（編號：Y201329313）和浙江師范大學項目（編號：JYGL201225）的研究成果之一。

參考文獻：

[1]鄧紹興.高等學校檔案管理理論與實踐的重要成果——《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》評介[J].檔案學通訊，1995（1）：33.

[2]馮惠玲.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1999：74.

[3][4]晉平.對《高等學校檔案實體分類法》的實踐反思與修訂建議[J].檔案管理，2010（6）：42.

檔案分類與管理范文第5篇

關鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會現象，對人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會的產生而存在的，人類社會特有的現象，檔案的保存對后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現狀

1.1 檔案整理理念有待于進一步提高。針對當前機關檔案整理仍然基于傳統模式，缺乏一定現代化管理思想作為指導，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運用分類思想，才能發揮出覺得的檔案功能，目前機關檔案整理工作人員缺乏現代化整理思想，因此傳統機關檔案整理模式缺乏一定歸檔的規范性，要求檔案整理的準確性而非規范性，因此，傳統檔案整理具有一定弊端，需要轉變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業化。據調查表現，當前機關檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關專業，基本上是由機關內部調整或者其他工作人員崗位調整而組成的，這樣直接影響其機關檔案整理工作的整體專業性，專業化檔案整理是發揮其檔案強大功能的前提和基礎，因此筆者認為當前機關檔案整理缺乏專業化具體表現為：一是機關檔案管理缺乏專業化整理人員；二是缺乏專業化整理方法；三是機關內部缺乏專業化整理程序與規范，四是檔案整理人員不穩定，檔案整理人員比較靈活，直接導致整體檔案整理的專業化下降，以上是筆者認為當前機關檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當前機關檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國機關檔案整理缺乏一定信息化技術，信息化檔案整理能夠節省傳統檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現為以下幾個方面：一是機關檔案管理缺乏信息化技術設備，如檔案整理數據庫等；二是缺乏信息化儲存與保管的思想；三是機關內部檔案整理缺乏信息化技術人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應具備保護檔案、操作方便、價格便宜等三個要求，目前使用的縫紉機線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙套方式易散失歸檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴重違背《規則》的簡化原則。三是沒對不符合要求的文件材料進行處理。裝訂前應對殘缺、薄弱、破損、裝訂線側有文字等情況的重要文件采取相應的補缺、托裱、接邊等措施；對字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴散或褪變的重要文件進行復制；對大于A4幅面的紙張進行折疊；對所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會嚴重影響檔案的保管。四是對“件”的處理擴大或縮小。《規則》對“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規定，不能隨意擴大與縮小。實際工作中，有的單位將件的范圍擴大，認為同一問題的歸檔文件都應成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復文”，性質的歸檔文件。擴大件的范圍，實際上又回到傳統立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經濟文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進行細致的記錄，否則一旦檔案發生損害，甚至不可恢復的話，會導致巨大的物質財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現，不利于文化的傳承和發展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護檔案安全，一方面的安全是指作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當時的統治階級、政治思想、社會經濟、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導致泄密情況的發生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團結和發展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當的措施延長檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學取舍進行歸納整理，還要根據檔案的重要性進行細致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統一的規則標準，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發文件《歸檔文件整理規則》制定了統一的規則標準，我們在進行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統一的規則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發現類目不符的情況要逐一進行修訂，還有已歸檔文件如果出現錯誤的話要注意及時進行更正，同時一些細致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細認真的態度，否則在出現錯誤后再進行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業的發展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內容有大概的了解，根據檔案的具體內容進行科學分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進行。

結束語

檔案在我們社會和生產、生活中扮演了重要的作用，針對檔案現狀中存在的問題，導致的檔案工作困難，促使我們對檔案管理、歸檔、整理、分類等環節的技巧進行總結，使檔案工作能夠順利進行。

參考文獻

[1]田真.文書整理歸檔的現實意義[J].中國管理信息化，2015（02）.