檔案應(yīng)急管理

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檔案應(yīng)急管理范文第1篇

（一）做到防范于未然

檔案工作是企事業(yè)發(fā)展中的重點(diǎn)工作之一，從某個(gè)角度來講，檔案工作是對資源信息的一種整合，在檔案工作長期進(jìn)行的過程中，經(jīng)常會(huì)受到內(nèi)部因素或外部因素的影響，而造成突發(fā)事件的發(fā)生，如果沒有科學(xué)有效的應(yīng)急預(yù)案的話，帶來的損失不堪設(shè)想。因此，檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案編制也倍受關(guān)注，應(yīng)急預(yù)案的編制主要遵循防患于未然的原則，并且將檔案突發(fā)事件預(yù)防工作作為整個(gè)編制工作的重點(diǎn)，這樣才能切實(shí)有效地做好檔案工作的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制工作。另外，檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制應(yīng)不斷地完善管理機(jī)制、規(guī)范防范的手段、強(qiáng)化預(yù)案管理的流程，并不斷地建立健全的檔案工作安全預(yù)防機(jī)制，從而做到防范于未然，進(jìn)而有效地提高檔案工作人員對自然災(zāi)害、重點(diǎn)突發(fā)事故的處理能力，確保檔案工作的可靠性、安全性。

（二）重視對檔案資源的保管

眾所周知，檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的編制，主要是為了保障檔案資源的可靠性、安全性，從最根本的角度分析，檔案資源應(yīng)屬于一種不可再生資源，一旦檔案資源出現(xiàn)損失的話，很難甚至無法對其進(jìn)行修復(fù)。因此，在檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制的過程中，應(yīng)以檔案資源的保管作為編制的基本原則，不斷地提高檔案資源的安全性和可靠性。另外，從企事業(yè)發(fā)展的角度上來分析，檔案資源的損失是與財(cái)產(chǎn)損失并存的。因此，對檔案工作編制突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案管理，也成為當(dāng)前企事業(yè)單位重點(diǎn)工作之一，必須要做好重大事故以及自然災(zāi)害發(fā)生的重點(diǎn)預(yù)防工作，盡最大限度保護(hù)檔案資源的安全，將檔案資源損失控制到最低。

二、檔案管理突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制的要點(diǎn)

（一）科學(xué)合理布局，構(gòu)建完整的應(yīng)急預(yù)案體系

檔案是一個(gè)企業(yè)在發(fā)展過程中的各項(xiàng)信息的匯總，如，業(yè)務(wù)信息、人員信息等，一旦檔案工作出現(xiàn)突發(fā)事件，可能會(huì)造成部分檔案的損失，甚至?xí)缧缘膿p失。因此，必須做好檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案編制，并應(yīng)結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，科學(xué)合理的布局，以此來構(gòu)建完整的應(yīng)急預(yù)案體系，具體要點(diǎn)如下。

1.合理完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的內(nèi)容體系。

通過對大量檔案工作突發(fā)事件的調(diào)查分析，尤其是檔案工作突發(fā)事件的情況不同，應(yīng)對其進(jìn)行分類、分級。也就是說，在編制檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的過程中，需要從不同層次、不同級別完善應(yīng)急預(yù)案。另外，在完善應(yīng)急預(yù)案的過程中，應(yīng)詳細(xì)闡明應(yīng)急預(yù)案體系的框架結(jié)構(gòu)以及應(yīng)急的基本流程。同時(shí)，要完善一些專項(xiàng)預(yù)案，主要指的就是有針對性的應(yīng)急預(yù)案。例如，針對自然災(zāi)害引發(fā)的火災(zāi)、地震災(zāi)害、水災(zāi)等，根據(jù)不同的災(zāi)害特點(diǎn)來制定合理的應(yīng)急預(yù)案體系，一旦災(zāi)害發(fā)生應(yīng)在第一時(shí)間啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，從而提高對災(zāi)害事故處理的有效性。

2.完善應(yīng)急預(yù)案的管理體系。

通過上一部分分析了解到，在制定應(yīng)急預(yù)案的過程中，會(huì)根據(jù)突發(fā)事件的特點(diǎn)制定不同的應(yīng)急預(yù)案，最終形成完整的應(yīng)急預(yù)案體系。然而，由于檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的多元化特征，因此，必須做好應(yīng)急預(yù)案的管理，完善其管理體系。如，開展縱向到底、橫向到邊、外延到點(diǎn)的管理方式，將對檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案管理落實(shí)到各個(gè)部門，確保應(yīng)急預(yù)案的完善性、適用性、科學(xué)性，這樣才能避免或降低檔案工作突發(fā)事件災(zāi)害帶來的損失。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，完善檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案機(jī)構(gòu)

首先，相關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)成立檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案編制機(jī)構(gòu)。檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案的編制是一項(xiàng)極為繁瑣的工作，為了確保應(yīng)急預(yù)案編制的有效性，應(yīng)成立專門的應(yīng)急預(yù)案編制機(jī)構(gòu)來執(zhí)行這項(xiàng)任務(wù)，并且，對小組成員進(jìn)行各自分工，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估、規(guī)劃等。同時(shí)，對檔案工作突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案做好相應(yīng)的審核，確保應(yīng)急預(yù)案的合理性、有效性。其次，應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制人員的配備，應(yīng)急預(yù)案是企事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵，尤其是關(guān)乎到檔案工作的應(yīng)急預(yù)案編制，必須重視起來，為了提升應(yīng)急預(yù)案編制的有效性，需要將各個(gè)崗位人員落實(shí)到位，將工作人員的效能充分地發(fā)揮出來，這樣才能有效地提高應(yīng)急預(yù)案實(shí)施的有效性，而且，人員作為應(yīng)急預(yù)案編制的核心，應(yīng)將自身的正能量充分地發(fā)揮出來，進(jìn)一步提高檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案實(shí)施的有效性。最后，應(yīng)建立合理的檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案工作績效考核機(jī)制。主要是對應(yīng)急預(yù)案編制工作進(jìn)行績效考核，要結(jié)合實(shí)際的工作情況、應(yīng)急預(yù)案的預(yù)定期限等方面因素進(jìn)行考核，績效考核的目的主要是為了提升檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案編制的有效性。

三、總結(jié)

檔案應(yīng)急管理范文第2篇

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化技術(shù)；房地產(chǎn)；檔案；管理

0引言

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，近些年，房地產(chǎn)行業(yè)崛起，房地產(chǎn)增量的同時(shí)也帶來了房地產(chǎn)檔案管理難度的增加。而數(shù)字化技術(shù)的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行了革新，與手工處理相比較，數(shù)字化技術(shù)大大提高了處理效率。另外，智能化是數(shù)字化技術(shù)的顯著特征，大量的數(shù)據(jù)文檔通過數(shù)字化技術(shù)的處理，效率有明顯的提高，并且在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的基礎(chǔ)上還能夠使數(shù)據(jù)資源進(jìn)行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是房地產(chǎn)發(fā)展的必然需求。

1房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的內(nèi)涵及數(shù)字化運(yùn)用的注意事項(xiàng)

目前，房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化主要通過大量地運(yùn)用現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)技術(shù)以及現(xiàn)代化的攝影掃描技術(shù)完成，在此過程中將大量的紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，通過電子計(jì)算機(jī)的形式加以保存，建立相應(yīng)的電子信息庫，進(jìn)一步方便相關(guān)數(shù)據(jù)的整理，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理，提升相關(guān)檔案的使用效率，增強(qiáng)在檔案管理方面的安全性能。在當(dāng)下的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數(shù)據(jù)檔案的形式表現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)檔案是檔案數(shù)字化的最終結(jié)果。在數(shù)據(jù)化檔案的管理當(dāng)中，必須按照一定的原則對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)給人們帶來了便捷，但是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中倘若沒有較好的保護(hù)措施，相關(guān)信息的安全性很難得到保障。為了保證相關(guān)信息的安全性，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好充分的準(zhǔn)備，從細(xì)節(jié)入手認(rèn)真仔細(xì)地做好每個(gè)環(huán)節(jié)的安全工作，安裝相應(yīng)的防木馬軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人才充當(dāng)顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

2.1專業(yè)性和項(xiàng)目性

專業(yè)性和項(xiàng)目性是房地產(chǎn)檔案管理最為突出的特點(diǎn)。所謂專業(yè)性，意思是房地產(chǎn)檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，這是由房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生基礎(chǔ)而決定的，其檔案資料一般是管理活動(dòng)中的真實(shí)資料。項(xiàng)目性指的是房地產(chǎn)建設(shè)與管理過程分為許多項(xiàng)目，根據(jù)不同項(xiàng)目建立檔案資料，管理也就相應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目而區(qū)分。

2.2分散性和集中性

房地產(chǎn)檔案管理的另一個(gè)特點(diǎn)是分散性和集中性。鑒于房地產(chǎn)項(xiàng)目的開發(fā)過程中，不同項(xiàng)目有著不同的工作內(nèi)容和流程，所以項(xiàng)目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個(gè)角度看，即使項(xiàng)目不同區(qū)分不同，但是從整體項(xiàng)目角度出發(fā)，是需要集中管理才能實(shí)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目的管理目標(biāo)的。因此，房地產(chǎn)檔案管理要把分散管理與集中管理結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的最終目的和效果。

3數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

3.1在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案管理的貢獻(xiàn)很大，比較突出的一點(diǎn)是能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檔案檢索和查詢。傳統(tǒng)的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進(jìn)行查詢，而在數(shù)字化技術(shù)基礎(chǔ)上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫就可以省略傳統(tǒng)方式的繁瑣步驟，快速獲得結(jié)果，檢索十分快捷方便。除此之外，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)時(shí)，檢索和查詢不會(huì)受時(shí)間和空間的影響，能夠隨時(shí)進(jìn)行，充分利用了檔案的價(jià)值。

3.2在系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用

在房地產(chǎn)檔案的管理中，要確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)和完整，就在安全方面設(shè)置權(quán)限。檔案管理中，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，將各環(huán)節(jié)劃分開，并進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣一來，房地產(chǎn)檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強(qiáng)了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，信息量越來越大，需要以更先進(jìn)的技術(shù)和形式來滿足工作需要。因此，要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的科學(xué)分類和合理編制，這對于檔案的統(tǒng)計(jì)效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質(zhì)形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當(dāng)就會(huì)造成檔案資料的破壞，例如發(fā)生火災(zāi)的情況，會(huì)使檔案統(tǒng)計(jì)工作無法進(jìn)行下去，而數(shù)字化技術(shù)則避免了這些問題的困擾，通過將資料數(shù)字化存檔，能夠確保信息更加完整，統(tǒng)計(jì)效率和質(zhì)量更加高效。總之，檔案統(tǒng)計(jì)工作，離不來數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用。

3.4在檔案分析中的應(yīng)用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價(jià)值的信息，提供給人們所用，使其進(jìn)行必要的活動(dòng)。以數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)的分析，過程迅速，結(jié)果準(zhǔn)確，與傳統(tǒng)分析手法相比，分析所用的時(shí)間較短，而且分析得出的結(jié)果精確且符合需求，使檔案的價(jià)值得到了積極的發(fā)揮。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，采取信息技術(shù)手段不斷進(jìn)行檔案分析，通過組合運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的策略和方法

首先，在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢下，僅僅做好數(shù)據(jù)信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關(guān)部門應(yīng)借助數(shù)字化的信息手段，對管理制度進(jìn)行深化。在人才建設(shè)方面，需要引進(jìn)更多的專業(yè)性強(qiáng)的信息化人才，以滿足時(shí)展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據(jù)實(shí)際情況和具體應(yīng)用情況進(jìn)行合理的劃分，制訂科學(xué)的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數(shù)，降低檔案信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，面對不安全的信息管理環(huán)境，建立應(yīng)急預(yù)案，當(dāng)管理系統(tǒng)遭到損壞時(shí)，能夠及時(shí)有效地進(jìn)行應(yīng)急處理，最大程度降低房地產(chǎn)檔案的損失。其次，在數(shù)字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規(guī)章制度，尤其在數(shù)字化系統(tǒng)的具體應(yīng)用中，通過高效的管理制度，創(chuàng)造一個(gè)房地產(chǎn)檔案管理的良好基礎(chǔ)。檔案管理運(yùn)行環(huán)境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數(shù)據(jù)化檔案管理工作帶來障礙。總之，運(yùn)行環(huán)境的管控是一個(gè)復(fù)雜而系統(tǒng)的過程，只有通過對操作進(jìn)行規(guī)范、對應(yīng)用系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行合理配置、明確相關(guān)監(jiān)督和責(zé)任主體，才能確保數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用效果，體現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價(jià)值。最后，雖然數(shù)字化技術(shù)下的房地產(chǎn)檔案管理工作有諸多方面的優(yōu)勢和突出效果，但由于信息原件是數(shù)據(jù)化檔案管理的前提和基礎(chǔ)，所以，對檔案資料原件的管理和保護(hù)也不能懈怠。可以建立設(shè)備設(shè)施完善的檔案室，指派專人進(jìn)行保護(hù)。在房地產(chǎn)檔案資料的運(yùn)用中，嚴(yán)禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實(shí)性。實(shí)施原件保護(hù)措施，不僅能夠在前期預(yù)防數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，還能夠在后期針對已出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)追蹤到原件進(jìn)行查詢和修改。

5結(jié)語

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于房地產(chǎn)檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產(chǎn)建設(shè)管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。未來，數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)更加普遍，但同時(shí)也充滿挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)管理部門應(yīng)積極積累和探索應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，將更加科學(xué)合理的應(yīng)用成果充分引進(jìn)到房地產(chǎn)檔案管理中來，采取有效的管控措施，強(qiáng)化數(shù)據(jù)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制，最大程度地預(yù)防和處理安全事故，確保房地產(chǎn)檔案的安全性，促進(jìn)房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設(shè)［J］.上海房地,2016(11).

［2］趙玉梅.如何推進(jìn)房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程［J］.黑龍江檔案,2016(4).

檔案應(yīng)急管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：

Abstract: With the development of information and technology, the computer has been widely applied to the engineering field. Archives information construction is an irresistible trend, electronic files has many characteristics better than paper files, thus the formation of a large number of electronic documents has become an important object of the file management, especially in the electronic document archiving, preservation, management, output and other work has become an important part of the normal operation of the construction units.Keywords:

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

前言

隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域,包括工程建設(shè)領(lǐng)域。這樣以來,工程設(shè)計(jì)過程中形成的大量電子文件也就成為檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程建設(shè)單位正常運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)。所以,全方位做好工程建設(shè)中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此,筆者主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討

一、電子檔案

電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的管理入手，分析了電子檔案的主要利用途徑，指出了做好電子檔案管理的若干措施。

二、電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1、提供拷貝。拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時(shí)，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

2、通信傳輸。通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時(shí)間和財(cái)力，是電子檔案在使用中的一個(gè)重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點(diǎn)對點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)。

3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點(diǎn)是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

三、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對于大部分的單位和部門來說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，從理念上說，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。下面，我們將就加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義進(jìn)行分析。

1、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，由于檔案工作的特殊性，特別是一些易破碎的檔案資料，一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強(qiáng)電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3、加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有裕饾u成為了滿足使用者多樣化需求的主要解決方案。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

四、做好電子檔案管理和利用的主要措施

由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個(gè)角度展開工作。

1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源

要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時(shí)，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案收集管理活動(dòng)，使檔案收集更為及時(shí)，保證電子檔案的及時(shí)更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補(bǔ)，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍。

2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失

電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。

3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔。“雙套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

檔案應(yīng)急管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)；檔案；機(jī)關(guān)

引言

網(wǎng)絡(luò)化社會(huì)的日益發(fā)展帶動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步，機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息量巨大，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化信息檔案管理可以有效地提升檔案案例工作速度，確保檔案管理工作的異地實(shí)時(shí)性。加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的長效發(fā)展，改變傳統(tǒng)檔案工作的工作模式，這對于機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展是具有良好意義的。通過分析機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的具體內(nèi)容，依照檔案工作進(jìn)行合理的分析，研究互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展下檔案工作可能面臨1的各種壓力和問題，采用有效的辦法改變網(wǎng)絡(luò)1檔案管理工作，提升檔案工作的重要意義。

一、機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案工作的需求意義

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展影響機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展，檔案工作逐步趨于市場化、信息化、數(shù)字化。分析機(jī)關(guān)檔案工作的基本需求狀態(tài)，對檔案工作進(jìn)行分析和研究，確定機(jī)關(guān)檔案工作需求的意義，加深機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案工作的發(fā)展。

1.檔案工作的多元發(fā)展。

機(jī)關(guān)檔案工作主要以紙質(zhì)材料處理為主，紙質(zhì)材料存在保存難度問題，在檔案保存和管理過程中，可能造成檔案的損壞或遺失。檔案管理的資料是當(dāng)事相關(guān)內(nèi)容有效管理的基本資料，一旦丟失無法再進(jìn)行彌補(bǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的快速穩(wěn)定發(fā)展，電腦、電子產(chǎn)品的使用頻率增加，直接影響電子載體的變化。存儲標(biāo)準(zhǔn)的改變，減低了紙質(zhì)檔案的使用量，提高了直觀存儲的實(shí)時(shí)性，這有利于直觀的信息存儲和選擇，方便綜合信息的有效操作和優(yōu)勢化處理。

2.檔案的信息利用。

檔案信息的利用是依照檔案資料進(jìn)行分析，當(dāng)出現(xiàn)諸多不利因素的時(shí)候，需要根據(jù)時(shí)間、信息量進(jìn)行區(qū)分，需要占用大量的空間和時(shí)間，檔案管理已經(jīng)逐步發(fā)展為計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)承載的檔案管理系統(tǒng)。利用電子檔案信息資源的綜合管理，集成電子檔案的共享優(yōu)勢模式，節(jié)約檔案人員的有效利用時(shí)間，對檔案內(nèi)容進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平臺的云存儲和云共享。

3.共享便利。

機(jī)關(guān)檔案的資料紛繁復(fù)雜，不同的部門具有不同的資料。紙質(zhì)材料使用的時(shí)候，需要根據(jù)檔案資料進(jìn)行區(qū)分，不同的材料之間缺乏有效的共享和溝通，隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展，檔案資料可以利用網(wǎng)路云存儲平臺進(jìn)行資源共享。機(jī)關(guān)單位監(jiān)理統(tǒng)一的電子網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺管理室，利用網(wǎng)絡(luò)終端系統(tǒng)，將計(jì)算機(jī)整合起來，根據(jù)不同部門的檔案資料進(jìn)行分類存儲，文字紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子資料，音頻資源、視頻資源利用介質(zhì)存儲起來，通過各個(gè)部門的綜合利用，在數(shù)據(jù)檔案查閱過程中實(shí)現(xiàn)對資料的共享，確保檔案資料的有效分配和控制，最大限度的形成信息資料的合理利用。

二、機(jī)關(guān)檔案網(wǎng)路管理的方案

網(wǎng)絡(luò)檔案管理需要新思想和新技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)資源改變現(xiàn)有的工作標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理的各個(gè)方面出發(fā)，逐步提高企業(yè)檔案管理的綜合管理效率。

1.提升網(wǎng)絡(luò)化檔案管理意識。

網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)深入現(xiàn)代社會(huì)生活中，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理水平，對檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)水平進(jìn)行分析，依照機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識電子網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的重要意義。機(jī)關(guān)檔案管理工作需要不斷發(fā)展和提高，根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理水品，對網(wǎng)絡(luò)管理內(nèi)的相關(guān)知識、日常工作進(jìn)行分析，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的綜合網(wǎng)絡(luò)整合。制定合理的檔案人才發(fā)展管理，對檔案管理給工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析，打破常規(guī)觀念，對日常工作的相關(guān)步驟、信息內(nèi)容進(jìn)行合理的分析，切實(shí)的提升機(jī)關(guān)檔案管理的綜合工作效率，實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)質(zhì)量的快速穩(wěn)定發(fā)展。

2.創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)檔案的服務(wù)工作。

機(jī)關(guān)檔案需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理發(fā)展應(yīng)用特點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理人員進(jìn)行分析。機(jī)關(guān)檔案管理部門可以建立有效的網(wǎng)絡(luò)化管理網(wǎng)頁，以網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站平臺管理為基礎(chǔ)，開展網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)發(fā)展利用范圍，加強(qiáng)檔案信息的資源數(shù)據(jù)建設(shè)和發(fā)展，制定合理的信息化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分析平臺，提高電子檔案文化的傳遞和發(fā)展，實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)檔案的合理模式控制。在網(wǎng)絡(luò)平臺上，根據(jù)電子文件數(shù)據(jù)，對網(wǎng)絡(luò)建立合理的實(shí)時(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)文件進(jìn)行有效的管理，對機(jī)關(guān)信息進(jìn)行有效的分析，集中管理部門的電子文件數(shù)據(jù)處理過程，對網(wǎng)絡(luò)信息文件進(jìn)行有效的搜集管理。根據(jù)檔案信息系統(tǒng)，對網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容進(jìn)行獲取，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案的保密管理工作，處理好檔案信息數(shù)據(jù)的使用標(biāo)準(zhǔn)。

3.提高檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)。

根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息檔案分析，對管理人員的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行作用分析，從主觀上提高檔案工作人員的專項(xiàng)素質(zhì)能力。加強(qiáng)檔案人員網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識的培養(yǎng)，制定愛崗敬業(yè)的制度管理標(biāo)準(zhǔn)，逐步提高機(jī)關(guān)檔案人員的綜合知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)水平，有效的完善檔案人才的招聘管理，對機(jī)關(guān)檔案的數(shù)據(jù)分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)進(jìn)行綜合分析，做好網(wǎng)絡(luò)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的綜合檔案人員管理。

結(jié)語

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案的管理工作是一種極其重要的工作，網(wǎng)絡(luò)化機(jī)關(guān)工作是重要的檔案工作的發(fā)展。依照檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對工作內(nèi)容進(jìn)行分析，不斷創(chuàng)新發(fā)展機(jī)關(guān)檔案管理工作內(nèi)容，切實(shí)完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理綜合水平。

參考文獻(xiàn)：

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檔案應(yīng)急管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】　檔案管理；計(jì)算機(jī)技術(shù)；優(yōu)越性

中圖分類號：TP39文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-0278(2012)03-194-01

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中作用分析

（一）加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

信息化時(shí)代的到來，不僅加快的社會(huì)發(fā)展的進(jìn)程，而且使人類社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的工作方式也發(fā)生了根本性變化。隨著全球化進(jìn)程的不斷加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸被應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)校檔案管理也不例外。從實(shí)踐來看，檔案作為學(xué)校的主要信息資源，也正在向著數(shù)字化方向快速發(fā)展。據(jù)筆者所知，辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）系統(tǒng)可以使學(xué)校檔案管理更加現(xiàn)代化，這主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，辦公自動(dòng)化能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。利用OA系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行處理后，檔案的管理升級為體系管理；第二，檔案管理效率大大提高。OA系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力使文件資料的收集、分類、儲存、統(tǒng)計(jì)以及查閱等都變得快捷、方便；第三，檔案資料的安全性與傳遞速度提高。利用OA系統(tǒng)，能夠避免傳統(tǒng)信息管理過程中的種種弊端，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞更加安全、快速；第四，電子文件的保存比較穩(wěn)定。比較于紙質(zhì)文件的保存壽命而言，電子文件可以通過郵箱、U盤以及硬盤等保存，受環(huán)境影響較小，保存比較穩(wěn)定。因此，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程勢在必行。

（二）建立和完善檔案資料信息保障體系

建立和完善檔案資料信息保障體系，應(yīng)做好兩方面的工作：第一，檔案信息存儲時(shí)，要加強(qiáng)檔案資料信息安全及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全使用意識，采取有效的措施和管理技術(shù)，認(rèn)真安全管理工作，加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控；同時(shí)還要對辦公設(shè)備安裝殺毒軟件，以免計(jì)算機(jī)出現(xiàn)木馬和中毒問題；第二，檔案信息利用時(shí)，要堅(jiān)持利用與保密并重的管理原則，必要時(shí)對相關(guān)內(nèi)容設(shè)置訪問權(quán)限。只有通過加強(qiáng)以上具體環(huán)節(jié)的管理，建立和完善檔案資料信息保障體系，才能為學(xué)校檔案管理工作的正常運(yùn)行保駕護(hù)航。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)作為高科技的產(chǎn)物，其優(yōu)越性已在許多領(lǐng)域得到了充分的證明：極大的貯存量便是一個(gè)突出的特點(diǎn)，一張小小的軟盤便可存儲近70萬個(gè)漢字；高速的運(yùn)算速度使得隨時(shí)調(diào)閱其中的任何內(nèi)容都游刃有余；靈敏的識別判斷能力使檢索查閱變得更加方便。從目前計(jì)算機(jī)所具備的功能來看，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理至少可以從以下幾個(gè)方面顯示其優(yōu)越性：

（一）提供自動(dòng)檢索，節(jié)省查閱時(shí)間

檔案檢索是計(jì)算機(jī)最簡單的功能開發(fā)，一方面可以節(jié)約時(shí)間，另一方面可以進(jìn)行多內(nèi)容檢索。比如我校業(yè)務(wù)檔案利用，原來只能根據(jù)時(shí)間和姓氏筆劃對案卷逐一調(diào)閱查找，利用計(jì)算機(jī)檢索，則可根據(jù)利用者提供的時(shí)間、案由、姓名、字號、檔號等等進(jìn)行檢索，查閱者只要知道其中一項(xiàng)或二項(xiàng)內(nèi)容，便可比較迅速地調(diào)閱所需的案卷。

（二）有利于特殊載體檔案的保管及應(yīng)用

由于照片檔案的特殊性，在過去用傳統(tǒng)手法從事照片檔案的征集、保管、整理、利用工作的過程中，一直存在著某些難題。比如，人們在查閱利用照片檔案時(shí)，往往并非按內(nèi)容需要一對一地調(diào)用照片。關(guān)于同一主題、同一事件有時(shí)會(huì)有很多照片，選用照片除了考慮照片的主題內(nèi)容外，還要考慮照片的藝術(shù)水平、具體畫面，經(jīng)常需要調(diào)用不同的照片以供挑選。這在手工操作條件下就比較麻煩。現(xiàn)在，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將照片檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)或刻入光盤，再復(fù)制相紙照片，以此取代傳統(tǒng)的洗印照片、翻拍，不僅可以保證復(fù)制出的相紙照片畫面質(zhì)量和精度不受影響，而且避免了傳統(tǒng)沖洗過程中感光效果容易產(chǎn)生偏差的麻煩，還能長年不變質(zhì)不褪色，便于調(diào)閱、檢索，十分快捷。

（三）有利于檔案的保管，延長檔案壽命

由于計(jì)算機(jī)作為檢索工具，使得查找案卷變逐一查找為單一查找，減少了人與案卷的接觸，從而減緩了化學(xué)、物理、生物因素對案卷的侵蝕，延長了案卷的壽命，減少了案卷修復(fù)工作量。如果對案卷內(nèi)容縮微保管，則可在計(jì)算機(jī)內(nèi)直接打印、調(diào)閱，從根本上避免人與檔案的接觸。

（四）有利于資源共享

檔案作為一種信息資源，其價(jià)值已逐漸為人們所重視，但封閉、原始的管理模式，使得該資源的利用受到禁錮，而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，就能夠使檔案信息資源在文化、經(jīng)濟(jì)等領(lǐng)域的利用更方便，更廣泛。

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理信息化是必然的，只有更好的發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的優(yōu)越性，才能把檔案管理做得更好、才能更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

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