檔案管理基本流程

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檔案管理基本流程范文第1篇

關鍵詞：檔案管理；現代化；質量管理體系

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）16-0190-02

在檔案管理工作體系中，融入ISO質量管理體系標準，無疑使其工作更加具備系統性與專業性，所以這就需要現代檔案管理工作從業工作者能夠具備高度從業素質與社會責任感，有著踏實的工作上進心以及務實的工作態度，以此才能在ISO質量管理體系理論支持下發揮出檔案管理工作的實踐能力及工作水準。此外，處在目前國內產業化經濟逐步提高及其自動化領域技術的愈發完善的趨勢下，也無時無刻不在要求著檔案管理工作必須結合深刻的理論及基礎方法作為指導其工作順利進行的衡量標準。而ISO質量管理體系標準則正是新時期下檔案管理工作的重要執行依據與理論基礎。

一、ISO質量管理體系標準理論基礎簡述

ISO9001質量管理體系標準理論基礎主要包括：為客戶服務著想、組織管理、強調集體參與、基本方法及原則、基本體系標準、應用管理、實踐改革、以及決策安排等。也就是說，ISO質量管理體系主要強調的是以執行文件及其實踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務，逐步通過體系標準的改革、應用實踐區展現其現代化全面、周到的服務，以滿足質量管理基本標準，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執行原則是深化改革及持續應用。如，根據產品提出一些質量要求，就完全可以通過質量管理體系的不斷深化改革、實踐來贏得客戶的一致好評與滿意。

二、質量管理體系主要內涵探究

ISO質量管理體系標準的內容側重點強調的是質量方面涉及的質量控制、質量管理、質量服務以及組織指揮等活動的管理體系實踐應用。同時，通過標準在內的聯系要素的實踐及改革，可不斷完善質量控制方針，進而達到質量生產與質量服務，使客戶及產業雙方都能滿意。

ISO質量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規范、完整、穩定，并且相關標準文件具備程序化性質。因此，質量管理體系能夠實踐的重要標志則是體系文件程序規范與完善；其主要體系構成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發揮作用時，這需要質量體系認證以及年度審核，進而才能決定企業產品生產的質量成果，是否利于其品牌效應擴張。

三、質量管理體系和檔案管理的密切關系研究

（一）體系內容緊密關聯

檔案是直觀反映組織機構單位的活動情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來源自然是組織單位的一切活動作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質載體與電子載體。因此，質量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關系緊密相連且不可分割。

（二）職責劃分有區別及關聯

檔案管理和質量管理工作的各自職責范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質量管理體系涉及的相關工作也包括檔案管理。當然，兩者在職責范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認，ISO質量標準程序文件與檔案管理工作在專業名詞、學術用語等方面有很多內容也極為相似。所以，文件與記錄的相當一部分工作流程實則也屬于“檔案”范疇。

（三）深化管理方法或管理手段

檔案管理工作和質量體系標準有著重要銜接與工作業務上的交叉，兩者之間正確實踐應用，可起到良好的制約效果，達到兩者體系內容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質量管理體系標準，加強程序文件及資料資源的整合至關重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統一格式等工作改進之處，使其更利于保全文件資料的真實性和可靠性。

四、應用質量管理體系標準對檔案管理的重要促進作用

檔案管理體系工作內容本身具備嚴格的操作性、專業性以及系統性，而應用質量管理體系執行標準能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現代化從業要求，真正提高檔案管理工作的實踐效率，保證其執行成果完全實現有章可循與有據可依，進而能夠使從業工作者責任明晰，更具高度社會責任感，逐步形成一套權責利清晰的現代化作業模式，不斷促進從業水準與作業質量的大幅度提升。具體而言，在現代化檔案管理中應用質量管理體系標準具備的主要作用彰顯在以下幾方面。

（一）服務意識及質量觀念的促成

憑借質量管理體系標準及其理論、執行原則、方法等的不斷深化與實踐應用，能夠使現代化檔案管理更能滿足內業工作需求，同時能夠按照指導原則全面完成質量服務，把服務工作重心對象前移，即強調面向大眾，客戶最終評價服務標準是否能夠達到滿意需求。

當然，處在當前新時期下，檔案工作者自身也要正確樹立從業觀念，把質量服務工作做好，以此才能在服務工作實踐開展過程中，對客戶群體的服務滿意程度做到知根知底，心里有數，挖掘出主要信息資源，利于內部體系工作內容的決策實現及改革。而現代化檔案管理工作配合質量管理體系標準內容，可進一步提高自身工作范疇內的資源優勢，建設客戶關系網，并利于工作者或員工的服務觀念與意識的提高。

檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執行力度、開發質量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發展建設需求，并使得檔案工作的建設思路更加暢通，從而才能高效地開發檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務于市場經濟與社會各組織主體。

（二）促進工作規范化

檔案管理工作于ISO質量管理體系產業相關工作的服務宗旨及理念，必須具備超強的服務意識、工作責任觀、以及先進的管理模式，這樣才能使質量管理等一系列服務性第三方產業或者企事業等有關組織機構實現正規運作。以往，檔案管理工作流程要經過繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續籌劃及歸檔等都需要紙質載體。而經過現代質量管理體系標準配合現代信息化產業技術的強力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統計籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實現高度自動化。因此，質量管理體系工作標準的實踐開發運用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業成果與質量。

（三）應用ISO質量管理體系標準，保證信息資源完整可靠

信息資源是公司或者相關其他產業單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機構的正常運轉，這樣才能使自身組織單位保持良好競爭優勢，利于企業資產的保全，使管理機制的實踐性更加突出。同時，在檔案管理業務工作方面，通過質量管理體系標準作為方法、理論的技術支持，能夠利于信息安全評估，降低決策不當造成的風險損益，實現全程控制化動態管理，保全信息資源的可控性與真實完整性。

五、為提高檔案管理工作成果應用ISO質量管理體系標準的主要措施探討

（一）加強信息化建設，保證工作執行成果

信息產業技術盛行的時代，檔案管理的內需建設尤為重點，即檔案管理內涵與外延服務強度逐步提升，信息屬性已經成為時代反映檔案實質的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術對檔案管理系統工作的輔助作用很大。也就是說，信息產業技術已經成為了現代化檔案管理工作各項作業執行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統僵化、桎梏的觀念及意識，要具備科學的現代化從業思想觀。而推行質量管理體系標準，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準接軌，逐步更新觀念及充實體系知識內容等，以此才能提高質量管理體系標準內容的執行質量與效率。

（二）在檔案管理中制定執行標準

檔案的收入過程、啟封、登記時間、包括借閱操作、歸檔審核等多個流程都要以質量管理作為依據與憑證。其目的是為了更好的結合質量管理體系標準進行檔案從業工作，使檔案管理更具現代化、專業化與系統化。

（三）提高檔案管理質量與效率，需強化從業人員工作素質

對檔案管理工作而言，其工作人員必須要結合工作流程、自身職業判斷能力、服務意識、社會責任感、管理思想、管理手段等進行效率化工作。否則，在應用質量管理體系標準進行實踐時，影響的是整個檔案管理工作進度。因此，為保證從業人員的素質及工作水準的提高，必須要加強信息化建設、自身專業深化、以及掌握各項產業資歷技術等，以此才能不斷提高理論水準，更好地將檔案工作管理的職責、應用到實踐中去。

六、結語

ISO質量管理體系標準的不斷深化改革、實踐應用對檔案管理工作而言，所具備的現實作用和指導意義非常重大。因此，如何加強檔案工作者及相關從業人員的組織能力、從業素質，不斷提高基礎專業技能顯得異常重要。也就是說，檔案管理工作人員應堅持“加強領導、上下聯動、整體推行、積極創新”的基本執行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎與參與作用，最終獲得高效成果。

參考文獻：

[1]汪洪源,孫靜.基于ISO9001的ERP質量管理系統研究[J].前沿,2010,(1).

[2]闞喜全,施曉林.企業實施ISO9000族標準后繼續貫徹“5S”管理的必要性[J].監督與選擇,2008,(1).

[3]楊德宏,關保昌.總裝直屬部隊ISO9000質量管理體系認證培訓思考[J].繼續教育,2010,(1).

[4]姚輝.企業檔案管理在ISO/TS16949質量管理體系運行和認證中的作用[J].機電兵船檔案,2010,(1).

檔案管理基本流程范文第2篇

【關鍵詞】 財務共享模式； 會計檔案管理； 路徑

財政部的一項研究(2006)勾勒出財務組織的未來：工作重心開始轉向以股東價值創造為基礎參與公司戰略，財務變革呈現出以決策支持為導向、面向經營提供服務、優化財務組織降低成本等趨勢，并最終構筑出一套高效精簡的企業財務系統。財務共享模式的建立正是這些變化中的重要一環。

企業建立財務共享模式必然導致企業財務體系、企業會計檔案管理環境發生變化，引導企業會計基礎工作、特別是企業會計檔案管理工作進行變革。

一、會計檔案管理環境：基于財務共享模式下的變化分析

一般認為，財務共享是成立專門內部機構（即財務共享服務機構，Financial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業內部提供標準化、高效率的財務服務――基于企業集中處理規模化交易的成本效應。吳一平（2009）進一步認為，除了提供基于規模成本效應的事務性處理功能為主的服務外，財務共享所提供的服務內容還應包括以提高價值為主的專業建議，如稅務、資金管理等。財務共享模式的運用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業集團優化資源配置、提高系統效率、提高客戶滿意度并強化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。

2005年，由于急劇擴張帶來的管理壓力，國內大企業集團中興通信等開始推行財務共享模式，財務共享服務理念開始風行。財務共享模式在企業財務組織中的推行，為會計基礎工作，特別是會計檔案管理――環境帶來重要變化。

1.從會計檔案的管理體系上看，財務共享模式的建立往往導致財務管理體制重心從原來依賴經營實體的屬地化財務管理體系變遷到依賴FSSC構筑的標準化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財務共享模式可能會對傳統的屬地化財務管理體系、特別是屬地化會計檔案管理體系形成沖擊。

2.國內大部分FSSC建立的財務共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設影像系統遠程提供的影像資料（電子會計檔案）進行操作，紙質會計檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內相關法規管理，也受企業建立共享模式后的成本預算約束。財務共享模式下的會計檔案管理在完整性、合規性方面受到考驗。

3.從會計檔案形成過程上看，會計檔案形成鏈條正在加長。推行財務共享模式的大企業集團財務管理模式從橫向的屬地化財務管理體系過渡到縱向的FSSC標準化流程管理體系，會計檔案的形成從單純在屬地變成從屬地一直延伸到FSSC，過程長、環節多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責可能分別隸屬于FSSC或屬地主體，存在交叉現象，使原來基于屬地主體的管理責任開始模糊，甚至隨著財務變革和共享模式建立過程出現缺失。屬地化管理可以輕易發現剔除的風險問題往往到會計檔案歸檔或歸檔環節后才發現，甚或一直無法發現。

4.會計基礎工作、會計檔案質量控制和責任主體發生變化，FSSC作為會計檔案質量控制的最終主體參與到會計檔案形成過程中，并對會計檔案質量承擔整體責任，會計檔案質量控制已經成為FSSC加強內部控制并滿足外部監管要求的重要環節。

5.除紙質媒介外，會計檔案的形成、保管、調閱環節還出現了電子媒介會計檔案。生成電子會計檔案可以為會計檔案信息存儲、利用等方面創造條件，但也產生了諸如新內控防范點設置、會計檔案完全數據化（影像化）難度、電子文檔存儲利用合法合規性、大量自動或半自動生成的過多集成、系統、清賬憑證等新問題。

二、環境變遷條件下會計檔案管理工作的特點與內涵

（一）會計檔案管理環境發生的變遷，導致財務共享模式下的會計檔案管理工作呈現以下特點

1.從工作地點上看，由于財務共享模式建立是變橫向的屬地財務管理體系為縱向的FSSC標準化流程管理體系，為符合《會計基礎工作規范》的會計檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業基于共享模式下紙質和電子會計檔案并行情況的內控要求，紙質和電子會計檔案會從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉移過程，無論其轉移發生時間是會計檔案發生當期還是以后各期。

2.從工作范圍上看，財務共享模式下的會計檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發生會計檔案收集整理、數據化（影像化，掃描）、流轉過程管理、質量管理、風險控制、成檔等多項工作。會計檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質會計檔案管理相比，又向前延伸到會計檔案成檔前的多個環節；從以前僅僅局限于某屬地，進一步延伸到FSSC提供財務共享服務的全范圍。

3.從工作內容上看，財務共享模式下的會計檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標準制訂和執行監督工作，還包括組織、協調會計檔案流轉各個環節對會計檔案中可能體現、包含的各種風險進行甄別、處理、控制，包括會計檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會計檔案存儲保管模式、標準的研制與革新。

4.從政策條件配合上看，財務共享模式下的會計檔案管理對管理觀念、歸檔手段、存儲方式等的改革要求與現行相對滯后的法律法規要求存在一定差距，仍需要一定時期的磨合；政策方面對財務共享模式下的會計檔案管理工作的內涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認識，短期內難以突破和創新。

5.會計檔案介質從傳統的紙質媒介為主轉向紙質和電子媒介并重，從屬地化紙質會計檔案流轉走向紙質和電子會計檔案流轉并行且日趨分離。由于財務共享模式下工作的流程化、標準化，日趨分離的會計檔案并行流轉流程實際上成為會計稽核體系和會計檔案管理工作重構的客觀條件。

（二）財務共字模式下，會計欄案管理工作的內涵

根據對財務共享模式下會計檔案管理環境變遷的認識，以及會計檔案管理工作的特點，筆者認為會計檔案管理工作的內涵已經發生了實質變化。財務共享環境下的會計基礎工作應該跳出傳統會計檔案管理觀念，從會計檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環節、多崗位角度考慮，從風險控制、質量保證和會計檔案基礎服務三方面重新確定會計檔案管理工作的內涵。

1.財務共享模式下，原來屬地財務管理體系下的會計稽核責任被取消并由FSSC取而代之，FSSC核算會計依賴影像系統會計資料進行局部會計稽核，進入FSSC的各種紙質會計檔案的真實性，其與相關影像資料是否保持一致，是否遵循統一的法律法規或內部規定，對原來不相一致的業務處理和會計檔案標準重新標準化等問題成為財務共享模式下需要面對的新的內控防范點，不加以防范可能會影響核算整體質量并造成支付風險。

因此，風險控制成為財務共享模式下會計檔案管理工作內涵的第一項，主要解決隨會計檔案流轉進入FSSC的外部風險。

2.財務共享模式是基于流程化、標準化的基礎業務規模化處理，以求節約成本。大量存在均衡性、標準化差異的會計檔案進入FSSC進行處理，其處理結果和質量是否能保持基本一致、并且在對外輸出時不影響核算質量及內控監管成為需要考慮的重要問題。質量保證就是希望通過標準化、專業化手段控制在FSSC內部流轉的會計檔案的加工處理質量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風險，最終保證財務共享整體服務質量。

因此，質量保證是財務共享模式下會計檔案管理工作內涵的第二項，主要解決FSSC內部會計檔案處理質量瑕疵、失誤或不一致性的風險。值得一提的是，財務共享模式下出現的紙質和電子會計檔案并存情形，使保證雙方品質和一致性并得到政府行業管理部門認可成為日后推廣以電子會計檔案調閱為主、紙質會計檔案調閱為補充的檔案使用模式的基礎。

3.剔除和控制會計檔案外部風險和內部質量問題后需要考慮的是集中化管理會計檔案服務質量和感知如何提升、延伸和革新會計檔案基礎和規范管理等問題，具體包括紙質和電子會計檔案存儲、備份、日常保管、調閱及遠程調用、整合利用，以及原有存儲模式革新和低碳化問題等。

會計檔案基礎服務屬于傳統會計檔案管理工作范圍，但結合會計檔案管理工作電子化、低碳化、遠程調閱和決策支撐等行業變化新趨勢，這項工作被賦予新的內涵。

究其實質，財務共享模式下的會計檔案管理工作其實就是財務共享實施過程中各類會計檔案信息的標準化、數字化及檔案信息綜合利用，是基于會計檔案生成、流轉等環節形成的會計稽核和內控系統。

三、未來之路：基于共享模式的判斷

20世紀80年代，西方經濟發展緩慢，為追求成本節約，福特汽車在歐洲設立第一個財務共享服務中心。從那時起，財務共享模式成為全球絕大多數跨國公司、500強企業節約成本的重要工具，經濟全球化及網絡經濟推動了這一趨勢不斷增強。

中國企業推行財務共享模式對節約企業成本、增強企業集團財務管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統管理理念以及特殊的發票管理體制等原因，中國企業推行財務共享模式的同時也面對國家對會計基礎工作、特別是會計檔案工作更加嚴格的管理，構成了中國推行財務共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力轉化。可能路徑有：

（一）擴大處理規模

在財務共享的基本模式下，進一步整合與會計檔案各環節相關聯的會計基礎工作，在綜合平衡寄送、存儲、溝通的成本基礎上，建設統一的會計檔案標準化、數字化處理平臺，通過規模效應平衡與會計檔案處理工作相關的會計基礎工作成本；而在規模基礎上的標準化形成國家及行業標準后，大型企業FSSC會計檔案基礎處理能力甚至可以考慮對外承接更多會計檔案標準化、數據化處理工作，加快回收建設FSSC所投入的成本。

（二）增加處理事項

在財務共享的基本流程上，綜合利用會計檔案的生成、流轉等環節增加提取或處理審計、風險控制、其它業務管理等部門所需要的基礎信息或事項并進行初步加工，作為上述部門日常管理和發現問題的數據來源，減少上述部門日常基礎檢查工作成本及頻繁調用會計檔案導致的成本。比如在檔案形成后進行檔案稽核，不僅可以檢查以前環節會計基礎工作質量和存在的問題，還可以通過統計手段和標準化方式提取、記錄、整理會計檔案中體現的、不同業務處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業務風險點，并定期出具檢查結果報告提供給相關職能部門進行共享。

在中國特定國情下推行的財務共享模式，企業會計檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環節進一步融合。無論從形式還是內涵上看，會計檔案管理工作都已發生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財務共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環境、新內涵的會計檔案基礎工作行業標準。

【參考文獻】

［1］ 上海國家會計學院.成為勝任的CFO

――中國CFO能力框架研究報告[M].經濟科學出版社，2006.

檔案管理基本流程范文第3篇

摘要：評價建筑工程的總體質量時，不可僅僅關注工程實際的性能和相關硬件條件，還要看有關的工程檔案是否真實、準確和完整。本文立足于目前我國工程檔案管理中的現狀分析，并基于筆者多年從事園林項目工程檔案管理經驗，提出了有積極意義的工程檔案管理新模式。

關鍵詞：工程檔案管理 項目管理 現狀分析 對策

一、傳統工程檔案管理模式的特點

（一）重視保管工作，忽視檔案的重要價值，園林知識薄弱。檔案的管理人員主要以工程文件、實體檔案保管為重點，且具有較強的封閉性，無法發揮檔案管理對工程項目監管的重要價值，也沒有體現利用工程文件和檔案為工程項目建設提供有效的服務的理念。有些園林檔案管理者對園林知識缺乏認識，只是憑借一些常規的理解去收集資料和檔案，一直以來收集的檔案不齊全，更談不上完整和系統。所收集的綠化工程檔案不能真實、全面、客觀地反映園林綠化建設種植的主要活動過程，直接影響了綠化工程檔案的整體質量和價值。

（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。檔案管理工作在單位管理運行中處于“雞肋”的地位，檔案管理人員往往身兼數職，缺乏工作積極性。在文件的收集方面，檔案管理人員一般不會提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同時，大多企事業有關部門“各自為政”，這就造成文件收集的不完整和檔案信息的極為分散，利用也極其不便。

（三）單方面追求經濟效益而忽視檔案管理。目前，工程項目管理相關部門忽視工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事業單位通常將經濟效益放在日常工作的首位，但是，這種傾向使企、事業單位忽視了對工程文件和檔案的全面管理，不利于企、事業單位的健康有序發展。

二、基于項目管理的工程檔案管理模式的特色

園林綠化檔案作為園林綠化科技，生產活動的記錄，是在各項城市園林工作中所形成的的檔案與其他檔案相比，具有較強的專業性。一般會運用基于項目管理的工程檔案管理模式。其是指在有限的時間和資源條件下，以項目管理的理念和原則為理論指導，將工程文件、檔案管理和工程項目建設的程序和流程進行有機地結合起來，運用相關管理技術、方法使工程文件、檔案管理與工程項目管理之間相互推動。這主要包括以下三個方面：

（一）高效完成工程文件和檔案的管理職責。基于項目管理的工程檔案管理模式是一種高效的行動，也正是園林綠化工程文件、檔案和工程建設的基本要求。園林檔案管理人員應在一項工程開展之前就要了解工程文件和工程檔案的全部信息，并進行及時地匯總和歸檔。這項工作可以順利地保證工程文件和工程檔案的完整性，有助于有效完成工程文件、檔案的收集和歸檔等工作，并為下一步工作做好鋪墊。

（二）規范完成工程項目建設活動流程及各項業務。綠化效果的最佳狀態不是在建成之時，而是在日后。所以園林工程檔案人員要充當工程建設活動的“監察員”。工程文件和檔案管理人員能夠利用工程文件和檔案的流程來控制工程項目的有效運行。這是因為工程文件和檔案的各項工作要經過檔案管理人員的審閱和批準，而工程文件的生成、流轉和利用分別指導著工程項目建設過程中不同工作環節的具體工作的施行。當一項工程建設的基本工作結束后，工程文件和檔案管理人員應及時督促相關工作人員提交合格的工程文件的信息和數據，若文件未及時整合，整個工程建設是無法進入下一個階段的。

（三）為檔案管理工作及工程項目建設出謀劃策，提供多項渠道。園林綠化檔案的載體不僅有紙質、感光材料、磁性材料等制成的檔案，還有一些實物，獎杯，圖片，光盤之類的需要存檔的資料，這給檔案管理增加了難度，這需要園林檔案管理人員創新自己的工作方式和為本工作出謀策劃，提高本職工作以及工程項目建設的效率。這種特性是工程文件和工程檔案最大價值的體現，也是檔案管理工作的最終目標。在“基于項目管理的工程檔案管理模式”下，工程文件和工程檔案管理人員應進一步挖掘工程文件和檔案內在價值，并將相關工程文件在適宜的時間提供給需要的單位或個人，以實現有效地配置和優化工程文件和工程檔案信息資源。

三、構建基于項目管理的工程檔案管理模式的對策

（一）建立標準的工程檔案

有效進行和開展工程檔案管理工作，必須建立標準的工程檔案。其一，在填寫相關工程檔案時，檔案管理人員應依照標準化的內容進行填寫，明確提交工程文件方的責任，保證工程檔案中的信息和數據的完整性和真實度；其二，改革工程檔案的管理制度。項目管理建設時，是一項復雜而龐大的工程。必須制定有效的管理制度，日常規范工程檔案管理工作，不斷促進工程檔案管理的標準化進程。

（二）建立項目管理的組織文化

1、明確工作目標。為確保工程檔案管理工作能夠順利開展，檔案管理工作人員首先應全面分析工程檔案的意義和作用，并明確制定管理的目標和方向，然后分工協作來完成檔案管理工作的任務，通過管理人員工作上的溝通與交流，有利于創造良好的工作氛圍，有助于不斷創新管理方式，進而提高檔案管理工作的效率。

2、 建立健全相關獎勵機制，提高管理人員的專業知識。相關企業和部門應建立獎勵機制，以提升管理人員的工作熱情，使他們能夠更加重視檔案工作的重要性，最大程度刺激管理人員發揮他們的創造力，優化管理方式和工作流程。而且要加強對檔案管理人員專業知識的培養，特別是對園林、綠化方面的知識，促使從事檔案管理的工作者能夠清楚的了解本行業的相關運作流程，更利于做好本職工作

3、增強責任意識，構建和諧的企業文化。檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是全體工作人員都應該參與的工作，增強部門之間溝通與交流，增強他們對檔案管理工作的責任意識，有利于不斷完善檔案管理部門的工作，為工程建設的開展提出有效地建議。總之，項目管理是一項任重而道遠地系統工程，必須從易到難、有順序地開展。

參考文獻：

檔案管理基本流程范文第4篇

關鍵詞：任職教育；教學檔案管理；流程優化；全壽命周期

一、任職教育教學檔案管理需求分析

（一）任職教育教學檔案特點

任職教育以崗位任職能力需求為牽引，施訓對象具有明顯的層次性，施訓周期具有明顯的階段性，施訓模式具有明顯的多樣性。任職教育施訓教學形式靈活、內容豐富、方法創新，常運用案例式、研討式、想定式、啟發式、任務驅動式、理實一體化等多種創新教學方式。因此，任職教育教學檔案產生周期短、內容豐富多樣、形式種類廣、參考價值高、收集范圍大，這對教學檔案的收集和管理提出了很高的要求。

（二）任職教育教學檔案管理問題

教學檔案管理是任職教育教學工作的重要環節，各級教學單位設有檔案管理員，負責教學檔案的收集、保存、匯編、裝訂等工作，目前教學檔案管理存在的主要問題有：一是歸檔不及時、不完整、不規范。由于某些教學活動組織參與者檔案管理意識不高，教學檔案選取范圍不準確，教學檔案歸檔不及時，教學檔案內容不統一，檔案格式標準，會造成檔案遺漏、遺失、質量不高等問題，影響了檔案完整性、實時性、可信性。二是檔案管理工作任務量大、效率低。任職教育教學檔案產生的源泉多，大多院校教學檔案保存采用臨時案卷和定期案卷形式，臨時案卷主要收集平時產生教學檔案，實時的放置在文件盒內。待學期或學年結束再進行檔案選取、目錄編排、裝訂封存等工作后轉為定期案卷。檔案員進行檔案收集和整理時，持續周期時間長，檔案篩選、補交、修改工作多，部門間檔案管理協同程度低，一個檔案可能存在多種格式和重復收集等問題，給檔案提供者和管理員帶來很多費時費力工作。三是不滿足數字化建設要求。目前大多院校教學檔案存檔采用紙質版，紙質文檔在打印、排版、裝訂、保存、借閱等過程存在諸多不便，而且若在教學評價、教學監察或和各種評比競賽活動中需要提供教學檔案電子版，則需要對紙質版進行掃描、拍照、圖像處理等，過程極其繁瑣。隨著院校數字校園推廣使用與大型教學活動數字化程度普及，傳統教學紙質檔案已經不能滿足檔案數字化建設的需求。

（三）教學檔案管理系統應用現狀

傳統檔案管理模式存在種種弊端，廣大院校教學檔案管理者對教學檔案數字化管理進行了研究，提出了多種數字化檔案管理模式，開發了不同技術類型的數字化檔案管理系統，解決了教學檔案管理系統數據存儲、檔案檢索、數據處理、系統構建、網絡化應用等問題。這些檔案管理系統檔案處理流程如圖1所示，教學檔案管理中的產生、收集、錄入、篩選等工作量大的部分由人工完成，沒有融入到管理系統中，不能滿足數字化檔案管理自動化、簡潔化、系統化的要求。

二、教學檔案全壽命周期管理

（一）全壽命周期管理思想

在教學檔案管理的全壽命周期各階段，各職能部門既是獨立的，又是相互傳承的。全壽命周期管理是一條不可分割的管理鏈，各階段的管理是管理鏈中的一環，越是前端的環節，起到的決定性作用越強，它不但要管理好本環節，還要全面系統地為下一環節的管理著想，直至末端環節。而下一環節則須承襲上一環節的原則和設想，根據本環節在全壽命周期內的功能制定更有效的更符合實際的管理方案和措施。只有如此，一環扣一環地延續下去才能達到周期內管理目標的最大化。

（二）教學檔案全壽命周期系統

教學檔案全壽命管理系統是指覆蓋檔案產生、篩選、收集、編存、修改、流轉、刪除等全壽命過程，以高質量檔案內容和高效化管理模式為目標的檔案信息計算機管理系統。全壽命檔案管理系統檔案管理流程中包含了檔案全壽命周期前段的建立文檔、檔案判斷、檔案錄入等環節，這些環節在由系統引導用戶進行，也就是用戶建立文檔時就已經納入到了檔案管理流程，解決了傳統檔案管理系統教學文檔產生、收集、錄入等工作脫離系統單獨進行工作繁雜的問題。

三、教學檔案全壽命管理系統設計

（一）系統設計思想

1.全壽命管理流程優化采用全壽命流程化處理設計，對教學檔案全壽命周期中的“產生、分類、編號、傳遞、編排、借閱”等環節，基于流程管理方式進行協同優化，避免了傳統檔案管理中人為操作的工作量大、管理效率低、不協同問題，保證了檔案質量，提高檔案管理效率。2.編程易實現、操作簡單構建與實現采用B/S互聯網架構，基于SQLServer數據庫開發系統與ASP.NRT網絡設計系統編程實現，人機交互界面良好，操作方式簡單，用戶可以通過校園網登錄系統進行教學文檔的編寫、收發、查閱等基本辦公處理，檔案收集、目錄編排、數據處理等復雜環節則系統自動進行。3.數字化推廣實用性好建立了一種全面、全員、網絡化教學檔案收集、共享、傳遞途徑，滿足各部門檔案管理及使用要求。同時，教學檔案數字化管理系統也可以嵌入到數字校園系統中去，推廣實用性好。

（二）系統功能設計

教學檔案全壽命管理系統主要有文檔編寫、檔案判斷、檔案保存、檔案管理、檔案流傳五大功能。文檔編寫主要通過嵌入各類辦公應用程序應用，建立或上傳各類格式的教學文檔；檔案判斷主要是依照各部門出臺的檔案歸檔標準，對所建立、上傳、接收的文檔進行是否屬于教學檔案，如果不是則建立文檔先保存在文檔庫，如果是則需進一步判斷屬于哪類教學檔案；檔案保存主要是在建立在檔案分類后，由系統根據檔案類別和日期，依據數據庫和檢索要求進行文件編號和命名后保存到檔案數據庫；檔案管理主要是修改檔案內容、分類，生成檔案目錄，檔案管理員還可以對檔案進行刪除；檔案流傳主要是系統不同用戶之間進行檔案傳遞、接收。

（三）用戶與職能設計

系統用戶主要分為兩類：第一類是普通用戶，主要職能是進行教學檔案初步判斷，建立新檔案，編排本人檔案，接收他人檔案，查閱部門檔案等，但普通用戶沒有刪除檔案權限；第二類是檔案員用戶，檔案員用戶除了具有普通用戶所有權限與職能外，還承擔著對被普通用戶篩除掉的非檔案的文檔進行再次判斷與選取。另外，管理員具有刪除更改部門所有檔案的權限。

四、教學檔案全壽命管理流程優化

教學檔案數字化管理全壽命周期所包含工作主要有建立檔案、檔案保存、檔案編輯、檔案傳遞、檔案刪除等工作，系統采用“全員參與、協同合作、優化流程、自動處理”設計思路，根據不同用戶職責規劃系統功能模塊，優化不同功能模塊之間處理流程，保證教學檔案收集范圍大、歸檔專業強、管理自動化、使用效率高。所有教學文檔在建立時必須先進行教學檔案判定，若屬于教學檔案進行檔案編號、保存、數據生產等流程化處理，從檔案收集信息源頭上保證了教學檔案的完整性；普通用戶與檔案員雙重篩選檔案模式，從收集信息范圍上保證了教學檔案的標準性；基于數據庫管理技術、互聯網訪問技術的設計，人人可以通過校園網登錄系統進行檔案編寫、查閱、傳遞、管理，從信息使用途徑上，保證了教學檔案的利用率。系統功能框架與處理流程圖設計如圖4所示。系統進行檔案建立、檔案管理、檔案傳閱的工作流程如下

（一）檔案建立流程

系統進行檔案建立時主要進行的工作有建立文檔、檔案判斷、檔案分類、檔案編號、入庫保存。

（二）檔案管理流程

檔案管理主要進行的工作分為普通用戶和檔案員有兩種，普通用戶進行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，檔案員進行的主要工作有檔案修改、檔案查詢、目錄生成，同時還有可以進行檔案刪除以及對系統普通文檔庫檔案再次檔案判斷選取。

（三）檔案傳閱流程

檔案傳閱流程主要包含檔案傳遞和檔案接收兩部分工作，

五、檔案全壽命管理系統使用制度

（一）用戶端使用控制

院校機關出臺系統使用管理規定，強制要求所有教學活動參與者必須通過該系統進行教學文檔處理。信息管理部門則對辦公計算機進行office等辦公軟件的限制使用，同時視情將該系統融入到數字校園管理系統中，培養用戶的良好使用習慣，避免脫離檔案管理系統處理教學文檔現象發生。

（二）制定檔案參考標準

院校級教學檔案管理部門，制訂出各部門教學檔案收集范圍、檔案格式等標準，為用戶在進行檔案選取和檔案編制提供指導，提高檔案質量。

（三）定期組織檔案數據評比

定期組織對各部門系統檔案系統數據進行公示與評比，重點是檔案內容、用戶使用、檔案數量、查閱次數等方面內容，配套相關獎懲制度，提高全員檔案管理規范化、自覺化意識。

參考文獻

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[5]溫穎.教學業務檔案管理系統的研究與實現[J].計算機時代,2019(10).

檔案管理基本流程范文第5篇

關鍵詞：醫院管理；檔案管理；人力資源

一、醫院檔案的安全利用工作

在醫院的檔案管理工作中，檔案管理工作涉及內容比較多，檔案內容復雜，包括員工的個人檔案、醫院內部的各種檔案資料等，這些都是醫院檔案資料管理的重要內容。檔案資料在利用過程中，需要經過多個環節，在此期間，如何保障檔案資料被安全利用，是醫院檔案管理工作中需要關注的一個重要問題。要做好醫院檔案管理的安全利用工作，檔案管理部門要做好對各個環節檔案管理工作的協調，針對檔案利用的每一個工作流程進行合理的評估和調研，研究出最嚴謹的檔案調用工作方法。同時，還要培養專業的檔案管理工作人員，對檔案利用的管理工作流程進行全面系統的學習，對醫院內部的檔案管理工作系統有深入的理解和認知，這樣，才能在醫院檔案利用的過程中，為檔案管理工作提供更好的服務。對于檔案管理工作的安全利用還需要強化保障能力，對于醫院而言，各種檔案的內容牽涉到的關系復雜，出現的檔案利用中的問題風險較大，為了更好地規避這些風險，未來在檔案管理過程中，應強化對檔案利用方面的管理和考核，有針對性地對檔案利用方面的工作采取進一步的考核，全面強化檔案的深入管理，對于檔案利用方面的管理工作進行標準細化，提升考核要求，通過多種渠道和方式對檔案管理工作人員進行管理，提高他們在工作中對檔案利用的保密能力和保密意識，全方位提升醫院檔案管理的安全性和安全水平。

二、醫院檔案保密管理需要借助信息化的保密手段

相關技術部門在進行檔案管理方面的技術支持過程中，要針對檔案管理工作的開展情況進行具體的技術升級創新方面的探索，如進行電子化的檔案管理信息技術的推廣和支撐，同時，提高檔案管理技術中信息化和電子化檔案保密系統的設計，一方面幫助檔案管理工作人員做好對基本檔案的管理保護工作，另一方面，對檔案管理信息化技術的分析研究和推廣，也是提升檔案管理工作效率的重要支持力量。對于檔案管理工作人員而言，檔案管理工作的質量和效率與管理方式手段密不可分，醫院檔案管理工作更是如此，除了基本的員工檔案外，醫院的檔案管理工作內容復雜，管理程序也比較繁瑣。技術部門如果能夠有針對性地研發出支持檔案管理工作發展的管理技術，對于檔案管理工作來說也將是提升管理工作效率和質量的一個關鍵環節，對于檔案管理工作水平的發展提升將是一個重要支持。

三、強化對醫院檔案管理人員的管理能力

教育對于檔案管理人員的管理工作，醫院檔案管理部門要有針對性地對員工做好教育培訓工作。從員工的職業素養和職業技能等方面來進行具體的管理和培養。在具體的工作中，檔案管理部門要有針對性地豐富和完善部門內部的檔案管理流程和基本職業素養內容，對于員工要定期開展檔案管理工作職業素養培訓，提升檔案管理人員對檔案管理工作的全面深刻的認識，同時，針對檔案管理工作的發展情況，檔案管理工作部門還要不定期地對管理人員的職業素養要求進行調整和改變，提升檔案管理人員對自身職業素養的全面認識，與時俱進地讓自己的認識更加適應現代化檔案管理工作的要求。檔案管理工作技能方面，檔案管理工作不斷發展和變化，工作的方法手段及形式也不斷變化，因此，檔案管理工作要有針對性地進行調整和改變。其中，一個重要方面就是檔案管理人員對職業技能方面的培養。未來，在醫院檔案管理工作的開展過程中，要對部門內部的員工進行檔案管理工作新技能的培訓，強化對檔案管理人員掌握各種信息化手段和信息化技術的培養，讓在職員工在工作中更好地適應技術的變革和創新，讓他們自身的工作能力和工作技能能夠跟上檔案管理工作發展的時代要求。同時，在整體的檔案管理工作技能培訓方面，要針對檔案管理工作的具體發展情況對工作人員進行技能培訓，同時也可以加入考核，通過技能培訓和考核的方式來提升檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度，提高他們在工作中的能力和整體水平。

四、結語

未來，檔案管理工作的開展還有很多方向可以探索，醫院的檔案管理工作開展還有很多需要不斷完善的地方。檔案管理工作應在發展中不斷創新，這需要每一位員工的不懈努力。

參考文獻

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