檔案資料管理方案

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檔案資料管理方案范文第1篇

【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)測(cè)繪;成果資料;檔案;管理

房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案是指房產(chǎn)測(cè)繪機(jī)構(gòu)在從事房屋測(cè)量過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖表、數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)記錄等信息資料，是重要的房產(chǎn)信息資源。房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案來(lái)源于房產(chǎn)的測(cè)繪活動(dòng)過(guò)程，是測(cè)繪人員運(yùn)用測(cè)繪儀器、測(cè)繪技術(shù)、測(cè)繪手段通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、測(cè)定獲得房屋的自然狀況、權(quán)屬狀況、位置、數(shù)量等信息，再經(jīng)內(nèi)業(yè)繪圖、計(jì)算產(chǎn)生數(shù)據(jù)成果，最后將測(cè)繪過(guò)程中形成的相關(guān)資料進(jìn)行歸集、整理而成。

測(cè)繪檔案管理工作是測(cè)繪業(yè)務(wù)管理工作的重要組成部分，是規(guī)范房產(chǎn)測(cè)繪健康發(fā)展、提高測(cè)繪成果質(zhì)量需要。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理是衡量一個(gè)部門管理水平的重要尺度。因此做好測(cè)繪成果資料檔案的管理是測(cè)繪機(jī)構(gòu)面臨的重要課題，也是每個(gè)測(cè)繪工作者尤其是測(cè)繪檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)給予關(guān)注的問(wèn)題。

隨著住房制度改革的不斷深化，更是由于房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，導(dǎo)致房產(chǎn)測(cè)繪的業(yè)務(wù)量急劇增加，相應(yīng)的房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案的數(shù)量也隨之增多。如何科學(xué)、合理的登記、保存測(cè)繪成果資料，做好檔案的管理工作，使之發(fā)揮應(yīng)有的功效，真正服務(wù)于社會(huì)和用戶，筆者結(jié)合幾年的測(cè)繪工作及成果資料檔案管理的經(jīng)歷，闡述一下測(cè)繪成果資料檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì)：

一、紙質(zhì)檔案資料必不可少，并應(yīng)做到資料完整齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確

房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案的主要內(nèi)容應(yīng)包括：1、測(cè)繪委托方提供的與測(cè)繪項(xiàng)目相關(guān)的證明材料：如建筑施工圖、建筑工程施工許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、土地使用權(quán)證、有關(guān)特殊部位面積分?jǐn)傉f(shuō)明等。2、測(cè)繪部門在測(cè)繪作業(yè)過(guò)程中形成的信息資料：如外業(yè)測(cè)量原始數(shù)據(jù)記錄、內(nèi)業(yè)繪圖計(jì)算分?jǐn)傉f(shuō)明記錄、測(cè)繪技術(shù)設(shè)計(jì)書(shū)、測(cè)繪技術(shù)總結(jié)。3、測(cè)繪成果圖、表、數(shù)據(jù)等。

測(cè)繪成果資料檔案不同于其它文檔資料檔案，它是以紙質(zhì)資料和數(shù)據(jù)形態(tài)共同存在的，不僅數(shù)量大，而且成果的獲取需要大量的人力、物力支持。如外業(yè)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查、測(cè)量；內(nèi)業(yè)繪圖、計(jì)算、審核、檢查驗(yàn)收；測(cè)繪前技術(shù)設(shè)計(jì)、測(cè)繪后技術(shù)總結(jié)等諸多工序。如果檔案資料記錄不清楚、不完整，或丟失、損壞，一旦需要調(diào)閱查詢時(shí)資料不全或記錄不詳，小則需要補(bǔ)測(cè)、重測(cè)；大則涉及面積糾紛、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)葐?wèn)題，就會(huì)給測(cè)繪機(jī)構(gòu)以及當(dāng)事人造成經(jīng)濟(jì)損失。

在現(xiàn)實(shí)房產(chǎn)交易活動(dòng)中，商品房預(yù)售許可制度和合同備案制度的實(shí)施，使建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中就需要提供較為準(zhǔn)確的房產(chǎn)面積數(shù)據(jù)用于房屋銷售、辦理預(yù)售許可證和簽訂買賣合同，我們稱之為房產(chǎn)面積預(yù)測(cè)算。建設(shè)項(xiàng)目在施工過(guò)程中設(shè)計(jì)變更是很常見(jiàn)的，有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)多次變更，因此預(yù)測(cè)繪數(shù)據(jù)很難“一錘定音”。出現(xiàn)變更情況，就必然會(huì)涉及到面積變化，就要進(jìn)行面積的重新計(jì)算，因此歸檔時(shí)就要對(duì)每一次的變更圖紙、變更內(nèi)容、變更時(shí)間、變更測(cè)繪結(jié)果做詳細(xì)記錄，并要求委托方提供書(shū)面變更說(shuō)明，做到“有據(jù)可查”。因?yàn)榉慨a(chǎn)面積測(cè)繪數(shù)據(jù)的最終使用者是廣大消費(fèi)者，我們要對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，對(duì)消費(fèi)者的質(zhì)疑做出解釋。一但出現(xiàn)問(wèn)題，能拿出“證據(jù)”，說(shuō)明數(shù)據(jù)來(lái)源，從而規(guī)避不必要的責(zé)任，避免不必要的糾紛。

房產(chǎn)面積測(cè)繪有預(yù)測(cè)、實(shí)測(cè)之分，在測(cè)繪成果資料存檔時(shí)應(yīng)當(dāng)分類整理保存。在實(shí)際工作中可以對(duì)每一測(cè)繪項(xiàng)目按時(shí)間先后順序以丘（地）編號(hào)為卷名分別立卷，建立卷目錄。同時(shí)將測(cè)繪項(xiàng)目檔案按預(yù)測(cè)、實(shí)測(cè)分為預(yù)測(cè)繪卷和實(shí)測(cè)繪卷，預(yù)測(cè)繪卷做為臨時(shí)檔案卷，待實(shí)測(cè)完成后與實(shí)測(cè)資料一并按檔案管理規(guī)定的格式、順序組卷形成完整檔案，并按順序存檔。每一卷要建內(nèi)容目錄，存檔記錄要內(nèi)容詳細(xì)、字跡清楚，相關(guān)證明資料齊全、完整，與測(cè)繪項(xiàng)目相符。

二、從實(shí)際出發(fā)，適時(shí)建立電子檔案目錄

隨著時(shí)間的延續(xù)，測(cè)繪成果資料檔案數(shù)量必然會(huì)越積越多。采用傳統(tǒng)的手工管理模式，建立臺(tái)帳、編制目錄、保存紙質(zhì)資料已不能適應(yīng)檔案檢索查詢、利用及管理的需求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案已成為發(fā)展趨式的必然要求。基本思方法是：以原有電子文檔為基礎(chǔ)，根據(jù)需要以統(tǒng)一丘（地）編號(hào)為主索引，建立測(cè)繪項(xiàng)目總登記表、測(cè)繪項(xiàng)目過(guò)程記錄表、測(cè)繪項(xiàng)目技術(shù)報(bào)告匯總表、測(cè)繪項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)匯交表等實(shí)現(xiàn)不同查詢功能的excel工作表，在數(shù)據(jù)表之間建立關(guān)聯(lián)，從而實(shí)現(xiàn)按丘（地）編號(hào)、按坐落位置、按委托單位等內(nèi)容進(jìn)行查詢的功能，這樣可大大提高測(cè)繪查詢、調(diào)圖環(huán)節(jié)的工作效率。

實(shí)踐證明，電子檔案目錄的建立，提高了工作效率，方便了檔案的管理、查詢工作，而且在入檔時(shí)能有效避免項(xiàng)目的重復(fù)登記、漏登記等現(xiàn)象。測(cè)繪成果資料可即時(shí)整理、隨時(shí)入檔，添加、清除、修改方便快捷。總之，建立電子檔案目錄，用計(jì)算機(jī)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪成果檔案進(jìn)行管理，具有檢索迅速、查找方便，而且可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、存儲(chǔ)壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)點(diǎn)。

三、建立數(shù)字化檔案是房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

2005年4月國(guó)家檔案局行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面的支持。

房產(chǎn)測(cè)繪成果數(shù)據(jù)最終用于房產(chǎn)登記交易，是房屋確權(quán)的基本依據(jù)。因此測(cè)繪檔案資料的查詢利用率是比較高的。在實(shí)際工作中，電子檔案目錄的建立，雖然提高了測(cè)繪工作的檢索、查詢效率，但它并不能反映成果檔案資料的全貌，對(duì)于需要了解數(shù)據(jù)詳細(xì)情況時(shí)，還是要調(diào)閱檔案原件。因紙質(zhì)檔案有不易保管、當(dāng)海量信息時(shí)查詢時(shí)間長(zhǎng)等弊端，不能適應(yīng)時(shí)展的要求。

將每一個(gè)測(cè)繪項(xiàng)目按測(cè)繪統(tǒng)一要求給定一個(gè)丘（地）編號(hào)，按時(shí)間先后排序，將該項(xiàng)目的證明資料、測(cè)繪部門業(yè)務(wù)資料、現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)記錄等紙質(zhì)資料通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)轉(zhuǎn)化為能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)與電子檔案目錄的主索引實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，使檔案的完整性、實(shí)用性更強(qiáng)。

面對(duì)大量的測(cè)繪業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案的數(shù)字化管理，在檔案管理方面將會(huì)起到很好的作用：一、查閱檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索，直接從系統(tǒng)中調(diào)出數(shù)字化文檔，而不必再去翻閱紙質(zhì)檔案，從而降低了紙質(zhì)檔案的使用頻率，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間。二、利用計(jì)算機(jī)的檢索功能，可以有效的剔除紙質(zhì)檔案中人工整理時(shí)不易發(fā)現(xiàn)的重復(fù)資料，減少檔案頁(yè)數(shù)，有效節(jié)約了庫(kù)房空間。三、數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)可實(shí)現(xiàn)異地備份，提高檔案保管的安全性。

綜上所述，房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案的數(shù)字化是房產(chǎn)測(cè)繪成果資料檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。以傳統(tǒng)檔案管理模式為基礎(chǔ)，采用科學(xué)手段，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)改造檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，確保檔案安全、方便檔案查詢利用，將使測(cè)繪成果資料檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的跨越。

參考文獻(xiàn)

[1]《房產(chǎn)測(cè)繪技術(shù)與管理》.姚承寬.編.

檔案資料管理方案范文第2篇

實(shí)現(xiàn)基建工程檔案資料管理的科學(xué)化，不僅能夠發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，還有利于經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。筆者在總結(jié)自身多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，具體分析了基建工程檔案管理科學(xué)化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對(duì)基建工程檔案資料管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。

關(guān)鍵詞：

基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現(xiàn)代化；新能源

基建工程檔案管理即是對(duì)基建工程建設(shè)過(guò)程中形成的科學(xué)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類采編的工作。為了更好的對(duì)檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應(yīng)該形成一套合理的有規(guī)劃的管理思路，并采取科學(xué)的方法提高管理水平。以下，筆者根據(jù)自身長(zhǎng)期從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)為新能源發(fā)電基建工程檔案管理總結(jié)出可行的思路方法。

一、系統(tǒng)分類整理

當(dāng)下，基建工程檔案資料越來(lái)越受到重視，在國(guó)家檔案局制定頒發(fā)的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規(guī)定了對(duì)這類檔案進(jìn)行管理建設(shè)的規(guī)章制度。

由于基建工程存在多個(gè)周期，其檔案資料也需要根據(jù)工程的不同環(huán)節(jié)、檔案資料的類型進(jìn)行合理的、系統(tǒng)的分類整理，以提高檔案管理專業(yè)化水平。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據(jù)國(guó)家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗(yàn)收規(guī)范》、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》所制定的準(zhǔn)則，按要求對(duì)文件資料進(jìn)行整理和歸檔。2）按文件材料內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應(yīng)該采取合理的方法來(lái)進(jìn)行分檔，由于基建工程從設(shè)計(jì)方案到執(zhí)行再到驗(yàn)收會(huì)經(jīng)歷多個(gè)互相關(guān)聯(lián)又相互獨(dú)立的環(huán)節(jié)，因此，可以以此為依據(jù)進(jìn)行檔案的分類。根據(jù)工程實(shí)施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預(yù)備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監(jiān)管文件。其中，工程預(yù)備文件包括項(xiàng)目申請(qǐng)資料、初步設(shè)計(jì)方案、財(cái)務(wù)預(yù)算資料等，主要是工程施工的前期預(yù)備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過(guò)程記錄、工程變更文書(shū)、施工資質(zhì)證書(shū)等，主要是在實(shí)際施工過(guò)程中使用的檔案資料；工程驗(yàn)收文件則包括工程檢驗(yàn)的各項(xiàng)紀(jì)錄、檢驗(yàn)合格證明等，主要是對(duì)已完成工程進(jìn)行檢測(cè)過(guò)程中形成的各類資料；最后是工程監(jiān)管文件，不同于上述三類文件，監(jiān)管文件是貫穿于整個(gè)工程各環(huán)節(jié)的檔案資料，包括對(duì)工程監(jiān)理的規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)文件、財(cái)務(wù)文件等等。

基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統(tǒng)的加以區(qū)分整理，便利檔案資料的建設(shè)和查詢。除了分類歸檔，還需要對(duì)各類檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。

二、控制檔案資料質(zhì)量

為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質(zhì)量，確保檔案符合國(guó)家規(guī)定、行業(yè)規(guī)定。具體來(lái)說(shuō)，高質(zhì)量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲(chǔ)的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應(yīng)該及時(shí)予以復(fù)原。2）須將檔案文件內(nèi)容與工程實(shí)際情況相對(duì)照，保證歸檔的檔案資料內(nèi)容真實(shí)可靠且符合國(guó)家技術(shù)規(guī)范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書(shū)寫，對(duì)于部分用易褪色材料進(jìn)行書(shū)寫的資料，應(yīng)該及時(shí)加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對(duì)于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應(yīng)該檢查其是否符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件及時(shí)進(jìn)行修改。檔案資料的質(zhì)量檢查非常必要，它關(guān)系到檔案資料的有效性，并會(huì)對(duì)此后檔案文件的查詢和利用產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此，檔案管理者必須重視對(duì)各類檔案質(zhì)量的檢查，確保檔案資料的合格性。

三、檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，因此，優(yōu)秀的檔案管理者需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術(shù)提高檔案資料管理的科學(xué)性和便利性，因此，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化首先要加強(qiáng)對(duì)管理者現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，提高其利用如GPS系統(tǒng)、SCADA系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)管理檔案的能力。此外，建設(shè)更加先進(jìn)完備的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)也至關(guān)重要，當(dāng)前，在新能源開(kāi)發(fā)行業(yè)，基建工程檔案管理的硬件設(shè)施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設(shè)備。具體來(lái)說(shuō)，一套完整的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等機(jī)器設(shè)備和縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)基建工程檔案資料管理的數(shù)字化。除了在信息技術(shù)軟硬件方面的加強(qiáng)，在檔案管理科學(xué)化過(guò)程中，還需建立起標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經(jīng)驗(yàn)，另一方面注重結(jié)合基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)制定和創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新能源發(fā)電部門，基建工程檔案資料的科學(xué)管理不僅有利于對(duì)過(guò)往工程項(xiàng)目的記錄，還對(duì)以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對(duì)檔案資料的科學(xué)管理主要包括對(duì)眾多檔案的分類歸檔、對(duì)歸檔資料質(zhì)量的檢查和及時(shí)修正、對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的重視和引入。只有嚴(yán)格執(zhí)行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務(wù)于檔案利用。

參考文獻(xiàn)

[1]陳梅英.基建檔案的重要性及其管理方法研究[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品.2011(03).

[2]李秀琴.試論如何利用綜合檔案資源管理系統(tǒng)軟件實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化管理[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì).2011(17).

檔案資料管理方案范文第3篇

關(guān)鍵詞：土建工程；資料整理；歸檔；要點(diǎn)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

土建工程竣工資料是土建工程使用、整修與日常維護(hù)的重要指導(dǎo)依據(jù)。詳細(xì)、全面的資料整理有利于土建工程竣工階段的質(zhì)量控制與成本控制。全面詳實(shí)的資料是土建工程質(zhì)量監(jiān)督與成本控制的重要的資料依據(jù)，對(duì)于土建工程的整體質(zhì)量控制管理工作以及成本控制管理工作意義重大。同時(shí)，對(duì)于土建工程的竣工驗(yàn)收工作也很重要，形成體系化的資料整理工作，有利于竣工階段的資料驗(yàn)收順利通過(guò)，竣工階段的資料驗(yàn)收包括工程綜合資料驗(yàn)收、工程技術(shù)資料驗(yàn)收以及工程財(cái)務(wù)資料驗(yàn)收等。只有竣工階段的資料整理工作水平提升才能促進(jìn)工程驗(yàn)收的順利進(jìn)行，使得土建工程投入使用實(shí)現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、土建工程竣工資料整理存在的問(wèn)題

1、相關(guān)資料整理工作的法律法規(guī)不健全

以前國(guó)家也出臺(tái)過(guò)一些土建工程檔案方面的標(biāo)準(zhǔn)，工程部門也制定了一些規(guī)定。但隨著土建行業(yè)的發(fā)展，建設(shè)形勢(shì)的發(fā)展，這些規(guī)定、規(guī)范出現(xiàn)不夠細(xì)化，不夠全面的問(wèn)題。導(dǎo)致土建工程資料整理工作無(wú)據(jù)可依、盲目歸檔的問(wèn)題，經(jīng)常出現(xiàn)一些檔案資料歸在這一類可以，歸在另一類也可以的狀況，而且制定的分類辦法也不盡合理。而且另一方面土建工程資料檔案管理的責(zé)任劃分得也不明確，有些資料涉及好多單位，這些資料具體由哪個(gè)單位來(lái)制定，由哪個(gè)單位來(lái)管理都沒(méi)有明確的規(guī)定。

2、思想層面上不重視

過(guò)度重視工程建設(shè)而輕視檔案資料的管理、歸檔工作。這是一個(gè)頑疾。在土建工程的建設(shè)過(guò)程中，參加建設(shè)的各方，無(wú)論其關(guān)注點(diǎn)還是主要精力都放在了土建工程的實(shí)體上，重視實(shí)體建設(shè)施工，輕視相關(guān)資料整理。因?yàn)橥两üこ痰膶?shí)體是硬件，看得見(jiàn)、摸得著，實(shí)實(shí)在在能感覺(jué)到，有利于經(jīng)濟(jì)效益和業(yè)績(jī)的實(shí)現(xiàn)。而土建工程資料是軟件，是管理工作，做了之后，短時(shí)間內(nèi)不會(huì)出業(yè)績(jī)。往往到了要驗(yàn)收的時(shí)候，參加建設(shè)的各方才突然發(fā)現(xiàn)，工程資料還是一片空白，于是急忙加工加點(diǎn)，突擊完成。其結(jié)果可想而知。錯(cuò)誤的觀念是問(wèn)題出現(xiàn)的根本原因。

3、檔案資料管理的制度不夠完善

土建工程涉及的專業(yè)比較多，參加建設(shè)的各方也制定了一些資料管理的制度，但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。難以保證資料管理工作有效、有序地展開(kāi)，在技術(shù)、文件的通知管理方面制度不完善，資料、技術(shù)亂用編號(hào)，這樣一來(lái)，在最后歸檔時(shí)自然十分困難，甚至難以展開(kāi)。此外，在資料的保存和移交方面也沒(méi)有專門的管理制度與之相對(duì)應(yīng)，尤其在大規(guī)模土建工程建設(shè)時(shí)，具有周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，土建工程的負(fù)責(zé)和直接工作的人員也是經(jīng)常換，在工作人員變動(dòng)時(shí)，資料的移交顯得尤為重要。但是，由于缺乏專門的制度，導(dǎo)致資料移交時(shí)經(jīng)常手續(xù)不全，資料常常遺失，給資料最后歸檔帶來(lái)了很大的損失。

4、專業(yè)管理人員的缺乏

資料的管理和歸檔工作是一門十分難做的工作，因此需要十分專業(yè)的資料管理人員。專業(yè)的土建工程檔案資料管理人員需要既懂得檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)，又懂得土建工程方面的專業(yè)知識(shí)，如施工材料、技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析等。目前土建資料管理人員存在的問(wèn)題就是缺乏專業(yè)性綜合性的管理素質(zhì)，造成資料整理相關(guān)的專業(yè)人員十分缺乏，資料整理工作難以做到位。

5、資料整理不規(guī)范

在土建工程建設(shè)過(guò)程中，檔案資料的整理存在不規(guī)范的問(wèn)題。在土建工程建設(shè)過(guò)程中，參加建設(shè)的各方在工程資料的管理上，都投入了一定的人力、物力、財(cái)力、機(jī)械設(shè)備以及施工材料，也做了一些有用的工作。但對(duì)于資料整理工作來(lái)說(shuō)，卻缺乏規(guī)范，例如：體檢工程建設(shè)日常記錄亂填亂寫，文件、圖紙、設(shè)計(jì)方案不用統(tǒng)一的規(guī)格，資料不按類存放等。由于工程建設(shè)過(guò)程資料管理的不規(guī)范，到最后資料進(jìn)行歸檔時(shí)工作繁雜，難以做起，這更是直接導(dǎo)致了土建工程到最后驗(yàn)收難的問(wèn)題。

三、加強(qiáng)竣工斷資料整理的措施

針對(duì)資料管理、歸檔工作出現(xiàn)的相關(guān)資料整理工作的法律法規(guī)不健、全思想層面上不重視、檔案資料管理的制度不夠完善、專業(yè)管理人員的缺乏以及資料整理不規(guī)范的問(wèn)題，提出以下加強(qiáng)措施，以加強(qiáng)資料整理工作水平。

1、轉(zhuǎn)變觀念，對(duì)檔案管理、歸檔工作要進(jìn)行足夠的重視。參加建設(shè)的各方應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變只重視工程而忽視檔案管理的觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這是解決問(wèn)題的關(guān)鍵，觀念上的不重視是問(wèn)題產(chǎn)生的根源，除掉根源才能根本解決問(wèn)題，保證檔案資料按時(shí)按質(zhì)按量完成。

2、健全完善組織機(jī)構(gòu)。從工程一開(kāi)工，參加建設(shè)的各方應(yīng)立即建立專門的檔案資料管理部門，不可由其他部門兼任。尤為一提的是建設(shè)部門，在工程開(kāi)始建設(shè)之時(shí)應(yīng)立即成立檔案管理中心室，負(fù)責(zé)整個(gè)工程的檔案管理、歸檔工作。而且檔案管理中心室應(yīng)是一個(gè)獨(dú)立的部門，他的職責(zé)是對(duì)其他單位以及建設(shè)單位內(nèi)部的檔案管理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催促和協(xié)調(diào)。施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等部門也應(yīng)成立專門機(jī)構(gòu)對(duì)本單位的檔案管理、歸檔工作進(jìn)行負(fù)責(zé)。

3、完善資料管理制度。主要由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。建設(shè)單位應(yīng)參照國(guó)家和行業(yè)的相關(guān)規(guī)定制定《土建工程竣工資料管理、歸檔辦法》以及相應(yīng)的《實(shí)施細(xì)則》。從檔案資料的形成到日常的管理，再到最后的歸檔，都要有相關(guān)的管理制度與之對(duì)應(yīng)。在實(shí)施過(guò)程中，還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行刪減和增加。

4、以建設(shè)單位為主，以其他參加建設(shè)的各方為輔，所有單位共同努力。建設(shè)單位是參加土建工程各單位的龍頭，也是主線，他全面負(fù)責(zé)土建工程的建設(shè)。因此在改進(jìn)檔案管理、歸檔工作時(shí)建設(shè)單位理所當(dāng)然需要發(fā)揮主導(dǎo)作用。監(jiān)理、材料供應(yīng)等各方也應(yīng)各司其職，負(fù)責(zé)自己職責(zé)范圍內(nèi)的檔案管理、歸檔工作。監(jiān)理單位的責(zé)任尤其重大，他不但要負(fù)責(zé)本部門的檔案管理、歸檔工作，還應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)被監(jiān)理各方的檔案資料進(jìn)行審查、簽證的工作，其任務(wù)十分重。

5、加強(qiáng)日常的檔案管理工作

檔案資料是日積月累地積累起來(lái)的，日常的檔案資料管理工作也十分重要。日常的檔案資料能否做好直接關(guān)系著最后檔案資料的歸檔。做好平時(shí)的日常檔案資料管理工作，保證日常檔案資料的完整、系統(tǒng)和規(guī)范，可以減少檔案資料最后歸檔時(shí)的難度。日常的檔案資料工作應(yīng)注意：填寫檔案時(shí)按統(tǒng)一要求，文件的規(guī)格要統(tǒng)一，文件的分類要按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)計(jì)變更要做好登記。

6、實(shí)施檔案資料分段整編計(jì)劃。

這個(gè)方法可以減少檔案資料最后歸檔時(shí)的工作量。在土建工程開(kāi)工前，根據(jù)土建工程的施工進(jìn)度和階段制定檔案資料的分段整編計(jì)劃。盡量使檔案資料的收集、移交和整理與土建工程保持同一個(gè)進(jìn)度。土建工程建設(shè)進(jìn)行到了哪一個(gè)階段，檔案資料整理工作也應(yīng)同步推進(jìn)工作進(jìn)度。避免將所有的檔案資料整理工作堆積到最后。土木工程項(xiàng)目每有一個(gè)完成，這個(gè)項(xiàng)目的檔案資料應(yīng)立即同時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收、歸檔。另外還要注意建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段對(duì)檔案管理、歸檔工作進(jìn)行支持。

四、結(jié)語(yǔ)

土建工程竣工資料的整理工作對(duì)于工程的驗(yàn)收意義重大，是推進(jìn)土建工程順利驗(yàn)收投入使用的重要依據(jù)。因此建設(shè)單位要重視竣工階段的資料整理工作，注重在工程前期的設(shè)計(jì)、施工階段的資料及時(shí)整理，以便于竣工階段的資料整理工作水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

檔案資料管理方案范文第4篇

關(guān)鍵字： 醫(yī)院 基建 檔案資料

【分類號(hào)】：R197.322

隨著近年來(lái)醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目增加、規(guī)模擴(kuò)大，并且因?yàn)槠溥€具有建設(shè)周期長(zhǎng)、資金投入大、協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，所以醫(yī)院基建檔案資料的整理歸檔就顯得十分重要，其不但體現(xiàn)了工程質(zhì)量的實(shí)際狀況，反應(yīng)工程的真實(shí)面貌，而且也是整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，可以為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院的基建檔案資料主要是基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工交付使用后的各種手續(xù)、證件、批復(fù)、合同協(xié)議、變更等各種類的資料。檔案資料是一種不可再生的寶貴信息資源，參與建設(shè)的每位人員都有義務(wù)和職責(zé)做好收集、保護(hù)、歸檔工作。

醫(yī)院工程基建檔案資料體現(xiàn)了參建單位按照建設(shè)法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)制性條文的執(zhí)行建設(shè)過(guò)程中的全面控制情況，并且是為工程質(zhì)量責(zé)任提供真實(shí)有效的法律依據(jù)，還為城市基礎(chǔ)建設(shè)及現(xiàn)有工程新建、擴(kuò)建、改建、維修、管理提供現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)，同時(shí)通過(guò)對(duì)檔案資料的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量、安全、管理等各方面的問(wèn)題。

2 醫(yī)院基建工程檔案的管理

醫(yī)院基建工程檔案資料的管理是一個(gè)全過(guò)程控制工作，工程檔案資料應(yīng)保持真實(shí)可靠性，不可隨意涂改，并按照工程進(jìn)度同步進(jìn)行收集、整理、移交。工程檔案資料一般應(yīng)使用原件并且具有字跡清楚、圖樣清晰、圖標(biāo)整潔，當(dāng)使用復(fù)印件的時(shí)候要具有可追溯性；需要多方簽認(rèn)的資料文件應(yīng)由責(zé)任單位負(fù)責(zé)，并且簽字蓋章齊全，內(nèi)容完整真實(shí)，并且逐步進(jìn)行信息化管理，適于長(zhǎng)久保存。

對(duì)于作為建設(shè)單位的醫(yī)院主體來(lái)說(shuō)必須對(duì)資料的管理負(fù)總責(zé)，并建立資料管理規(guī)章制度，并和監(jiān)理一同督促和規(guī)范施工單位資料文檔的管理制度，將資料管理納入到工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和各個(gè)人員的職責(zé)范圍，醫(yī)院建設(shè)單位應(yīng)該負(fù)責(zé)過(guò)程中勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位組卷歸檔的工程資料；特別是對(duì)列入城建檔案管接收范圍的工程，建設(shè)單位應(yīng)在組織竣工驗(yàn)收前提請(qǐng)城建檔案館對(duì)竣工資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

3 醫(yī)院基建檔案文件的形成

從醫(yī)院項(xiàng)目立項(xiàng)建設(shè)開(kāi)始到竣工驗(yàn)收資料提交過(guò)程中，期間要針對(duì)各個(gè)階段形成各種檔案資料文件，一般如下：

1 項(xiàng)目申請(qǐng)階段主要進(jìn)行《項(xiàng)目建議書(shū)》的編制及主管部門對(duì)項(xiàng)目建議書(shū)的批復(fù)。

2 在項(xiàng)目立項(xiàng)階段主要是進(jìn)行《可行性研究報(bào)告》和《規(guī)劃意見(jiàn)書(shū)》的編制及主管部門批復(fù)。

3 對(duì)列入年度建設(shè)計(jì)劃的醫(yī)院項(xiàng)目進(jìn)行年度計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)及上級(jí)部門下發(fā)年度計(jì)劃項(xiàng)目表。

4 在征地階段主要進(jìn)行《規(guī)劃意見(jiàn)書(shū)》、《建設(shè)項(xiàng)目用地預(yù)審意見(jiàn)》、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》、《建設(shè)用地批準(zhǔn)書(shū)》、《國(guó)有土地使用證》、《地形測(cè)量報(bào)告》等文件的辦理形成。

5 在勘察階段進(jìn)行勘察招投標(biāo)工作，形成《建設(shè)工程勘察合同》、《工程地質(zhì)勘察報(bào)告》、《水文地質(zhì)勘察報(bào)告》等。

6 設(shè)計(jì)階段進(jìn)行設(shè)計(jì)招投標(biāo)工作，形成《建設(shè)工程設(shè)計(jì)合同》、《建設(shè)工程設(shè)計(jì)概算》、《初步設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)說(shuō)明》等；報(bào)審階段形成《設(shè)計(jì)方案審查意見(jiàn)》、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》

7 施工圖編制階段形成《施工圖及設(shè)計(jì)說(shuō)明》、《設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)》；報(bào)審階段形成《施工圖設(shè)計(jì)文件審查通知書(shū)》、《施工圖審查報(bào)告》、《建設(shè)工程消防設(shè)計(jì)審核意見(jiàn)》等。

8 監(jiān)理招投標(biāo)階段形成《監(jiān)理中標(biāo)通知書(shū)》、《建設(shè)工程委托監(jiān)理合同》。

9 施工招投標(biāo)階段形成《施工中標(biāo)通知書(shū)》、《建設(shè)工程施工合同》。

10 辦理開(kāi)工手續(xù)形成《建設(shè)工程質(zhì)量、安全監(jiān)督手續(xù)》、《建設(shè)工程施工許可證》、《施工現(xiàn)場(chǎng)移交單》

11 在施工階段要注意《工程變更及簽證》、《專項(xiàng)驗(yàn)收文件》。

12 在預(yù)驗(yàn)收前形成《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)》、《單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表》、《單位工程質(zhì)量控制核查報(bào)告》、《單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄》、《單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄》、《工程竣工報(bào)告》、由勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位出具的《工程質(zhì)量檢查報(bào)告》。

13 驗(yàn)收階段形成《工程竣工報(bào)告》、《單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄》

14 工程移交階段形成《竣工移交證書(shū)》、《房屋建筑質(zhì)量保修書(shū)》

15 移交后辦理《建筑工程竣工驗(yàn)收備案表》并向城市檔案館移交工程資料。

上述資料應(yīng)該按照類別按照形成的時(shí)間先后進(jìn)行歸檔整理編號(hào)，必須包括立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件，工程招投標(biāo)及合同文件，工程開(kāi)工竣工過(guò)程資料文件，工程影音文件等。

3 醫(yī)院基建檔案資料管理需要注意的問(wèn)題

醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵是全員重視，而工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員全程參與工程項(xiàng)目，大量的檔案產(chǎn)生于此，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識(shí)，及時(shí)歸檔，認(rèn)真整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性。同時(shí)應(yīng)該把醫(yī)院基建檔案管理工作要納入醫(yī)院計(jì)劃管理中，從制度上提升檔案管理的重要性，真正解決檔案不被重視管理的問(wèn)題。 伴隨著醫(yī)院的發(fā)展，要做好基建檔案利用、再開(kāi)發(fā)工作，基建檔案資料所能提供信息逐步放大，積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息，提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同的利用要求，從而達(dá)到檔案價(jià)值的真正目的。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院基建工程是關(guān)系到社會(huì)民生的百年大計(jì)，而基建檔案資料的科學(xué)管理、有效利用則是保障醫(yī)院建筑建設(shè)、維護(hù)、使用的基礎(chǔ)，因此必須把醫(yī)院基建檔案資料做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，積極開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)展提供完整、正確、真實(shí)的基建資料，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院管理決策工作中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：

檔案資料管理方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：水電施工企業(yè)檔案管理

中圖分類號(hào)：C29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

在全社會(huì)環(huán)保意識(shí)不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節(jié)能源，成為國(guó)家保障能源供應(yīng)的最佳選擇之一。一大批不同規(guī)模及型式的水電工程項(xiàng)目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業(yè)作為工程建設(shè)的主體，掌握了工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎(chǔ)，其檔案資料質(zhì)量直接關(guān)系到工程質(zhì)量評(píng)優(yōu)和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核。為此,水電施工企業(yè)做好工程建設(shè)的同時(shí),必須做好項(xiàng)目檔案管理工作，保證歸檔的資料質(zhì)量，為整個(gè)水電項(xiàng)目建設(shè)和使用增值。本文將闡述水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對(duì)策，以供參考。

一、水電工程建設(shè)檔案管理的意義

1、為工程糾紛提供法律依據(jù)

水電工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參與單位多、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系復(fù)雜，各專業(yè)分包商多，工序交接繁瑣，甚至?xí)龅讲豢煽沽σ蛩赜绊憽Ｋ裕坏┏霈F(xiàn)一個(gè)或者多個(gè)問(wèn)題，時(shí)間長(zhǎng)了就會(huì)累積、演變成糾紛和矛盾，會(huì)給工程建設(shè)及質(zhì)量產(chǎn)生很大的影響。比如：工程建設(shè)時(shí)是否按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序施工，有無(wú)偷工減料，進(jìn)場(chǎng)原材料是否合格，中間產(chǎn)品質(zhì)量是否達(dá)到設(shè)計(jì)要求，單元工程質(zhì)量是否到達(dá)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)度款是否按時(shí)支付，質(zhì)量缺陷是否按照要求修補(bǔ)和處理等等。這些問(wèn)題會(huì)在工程建設(shè)過(guò)程形成的資料中反映，每一個(gè)施工活動(dòng)都會(huì)形成記錄資料。所以，全面、準(zhǔn)確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據(jù)和憑證。

2、為工程信息查詢提供依據(jù)

工程檔案是施工活動(dòng)中形成的大量真實(shí)記載，客觀反映工程內(nèi)部結(jié)構(gòu)和聯(lián)系。包括各分部（項(xiàng)）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質(zhì)量驗(yàn)收資料、設(shè)計(jì)文件及圖紙以及工程建設(shè)過(guò)程中的往來(lái)文函等，都能在檔案資料中真實(shí)的記錄和反映。這些檔案資料對(duì)工程的使用、維修、改建、擴(kuò)建、拆除具有指導(dǎo)作用，對(duì)防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的修復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、減少損失的重要手段。

3、施工企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)

工程檔案管理在一定程度上反映企業(yè)的管理能力，也是一個(gè)企業(yè)軟實(shí)力的集中體現(xiàn)。竣工檔案作為水電工程的一個(gè)專項(xiàng)驗(yàn)收項(xiàng)目，其檔案歸檔水平會(huì)影響到整個(gè)工程是否能通過(guò)最終的竣工驗(yàn)收，更直接影響到施工企業(yè)的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業(yè)贏得良好的聲譽(yù)，幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中展現(xiàn)雄厚的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，逐步成為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)。

4、開(kāi)發(fā)新技術(shù)、新工藝的依據(jù)

在國(guó)內(nèi)水電定額調(diào)整周期比較長(zhǎng)，而物價(jià)水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業(yè)不得不進(jìn)行技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)革新和施工方案優(yōu)化。因而，要想取得技術(shù)開(kāi)發(fā)和革新上的突破，就需要不斷從項(xiàng)目施工方案、技術(shù)資料中收集各種數(shù)據(jù)和資料，進(jìn)行專門的對(duì)照、研究、總結(jié)和開(kāi)發(fā)。作為技術(shù)方案載體的工程檔案資料，其內(nèi)容有可能成為先進(jìn)的施工工藝產(chǎn)生的前身。合理利用檔案，對(duì)水電施工企業(yè)新技術(shù)、新工藝開(kāi)發(fā)具有重要的意義。

二、水電工程建設(shè)檔案管理的不足

我國(guó)水電建設(shè)實(shí)行流域梯級(jí)滾動(dòng)開(kāi)發(fā)，建設(shè)完成后隨即交付運(yùn)營(yíng)單位運(yùn)行。在交付運(yùn)行前，要進(jìn)行竣工驗(yàn)收。檔案驗(yàn)收作為竣工驗(yàn)收前必須通過(guò)的專項(xiàng)驗(yàn)收項(xiàng)目，已經(jīng)引起了項(xiàng)目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進(jìn)步,也日益趨于規(guī)范，但目前還存在以下不足:

1、工程檔案管理意識(shí)淡薄

為了使水電站早日蓄水發(fā)電，盡快為投資方創(chuàng)造效益。業(yè)主、監(jiān)理以及施工企業(yè)往往會(huì)更注重工程的有形建設(shè),而忽視檔案資料的收集整理，沒(méi)有把檔案管理和工程建設(shè)同步起來(lái)，檔案管理意識(shí)淡薄。施工企業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理部更是全身心投入施工生產(chǎn)，所有工作都為施工生產(chǎn)工作讓路，沒(méi)有把工程檔案管理納入日常工程建設(shè)管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務(wù)重等情況下,只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒(méi)有重視檔案管理工作。

2、檔案管理工作開(kāi)展不及時(shí)

水電項(xiàng)目檔案管理點(diǎn)多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業(yè)內(nèi)部各部門、材料采購(gòu)商，以及專業(yè)工程分包商等。在工程建設(shè)開(kāi)工之初，沒(méi)有及時(shí)建立健全、有效的檔案管理規(guī)章制度,或者建立起來(lái)的規(guī)章制度得不到有效的落實(shí)。檔案管理實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上,對(duì)各單位和部門缺乏完善的約束機(jī)制。另外，檔案管理工作在開(kāi)工之初得不到不重視,沒(méi)有在各單位之間形成系統(tǒng)的工作規(guī)則，往往會(huì)造成執(zhí)行不到位,出現(xiàn)檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現(xiàn)象。再者，施工企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理潛意識(shí)認(rèn)為隨便一個(gè)人都能做竣工資料，因而沒(méi)有配備具有專業(yè)知識(shí)背景和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動(dòng)性不強(qiáng)，沒(méi)有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí),再來(lái)組織大量的人力、物力,突擊補(bǔ)充檔案資料,導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動(dòng)局面。

3、檔案資料質(zhì)量不高

雖然目前水電施工技術(shù)已經(jīng)達(dá)到較高的水平，但是水電工程建設(shè)仍需要數(shù)年時(shí)間。水電施工企業(yè)因?yàn)楣ぷ鳝h(huán)境艱苦，導(dǎo)致人員流動(dòng)性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續(xù)性,各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管,檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質(zhì)量評(píng)定資料填寫不規(guī)范、亂涂亂改的現(xiàn)象普遍存在，甚至有質(zhì)量表格填寫錯(cuò)誤的情況。這些現(xiàn)象導(dǎo)致檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制，從而影響到檔案資料的質(zhì)量。

4、檔案管理人員配備不足

因?qū)こ探ㄔO(shè)檔案管理不重視,企業(yè)或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩(wěn)定性差,而且對(duì)水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質(zhì)量較差,無(wú)法達(dá)到國(guó)家規(guī)定的檔案管理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

三、應(yīng)對(duì)水電工程建設(shè)檔案管理問(wèn)題的措施

1、提高檔案管理意識(shí)

為加強(qiáng)對(duì)水電工程建設(shè)檔案的有序管理,在工程項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)對(duì)企業(yè)各部門人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)的培訓(xùn)和教育,增強(qiáng)工程檔案意識(shí),爭(zhēng)取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設(shè)檔案管理的自覺(jué)性和責(zé)任感。尤其要向企業(yè)各部門負(fù)責(zé)人宣傳,增強(qiáng)他們的檔案意識(shí),樹(shù)立“依法治檔”的觀念,爭(zhēng)取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動(dòng)的局面。

2、資料管理必備的專業(yè)技能

水電工程涉及的專業(yè)較多，知識(shí)面廣。比如：大壩基礎(chǔ)處理、壩基開(kāi)挖與保護(hù)、金屬結(jié)構(gòu)制作安裝、大壩安全監(jiān)測(cè)等。工程檔案資料都是出自施工現(xiàn)場(chǎng)一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過(guò)程和工藝控制特點(diǎn)，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業(yè)知識(shí)。檔案資料管理工作是一項(xiàng)集工程建設(shè)管理、檔案管理知識(shí)為一體的復(fù)合專業(yè)工作，所以必須具備一定的水電施工專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力。

3、提前介入工程建設(shè)前期

檔案管理人員提前介入工程建設(shè)前期，能通過(guò)實(shí)地查看工程建設(shè)原始面貌。對(duì)施工范圍和工程結(jié)構(gòu)有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)，能夠掌握所承包的工程專業(yè)劃分情況，熟悉施工圖各專業(yè)包含內(nèi)容，這就為后期檔案管理節(jié)省檢索時(shí)間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因?yàn)闄n案員在前期設(shè)計(jì)藍(lán)圖分發(fā)時(shí)就已經(jīng)熟悉了圖紙專業(yè)涵蓋內(nèi)容，就會(huì)直接檢索到相應(yīng)的分部工程圖紙。然后，對(duì)自工程開(kāi)工之初所涉及到的設(shè)計(jì)調(diào)整和修改，有一個(gè)直觀的認(rèn)識(shí)，對(duì)竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設(shè)計(jì)變更、工程聯(lián)系單、工序報(bào)驗(yàn)單以及其它文件材料的文件編號(hào)、書(shū)寫材料和紙張是否符合標(biāo)準(zhǔn)，以及施工單位、監(jiān)理單位和建設(shè)方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，等到工程竣工結(jié)束后竣工文件移交給檔案室時(shí)再發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而相應(yīng)的工程人員已調(diào)到另外新項(xiàng)目，就很難對(duì)文件進(jìn)行補(bǔ)充齊全。