辦公室管理制度

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一、印信管理制度

第一條印信的種類

(一)印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司印章。

(二)職章：刻有公司董事長或總經理職銜的印章。

(三)部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對外單位的部門章可加注“對內專用”。

(四)職銜簽字章：刻有經理及總經理職銜及簽名的印信。

第二條印信的使用規定

(一)對公司經營權有重大關連、涉及政策性問題或以公司名義對政府行政、稅務、金融等機構以公司名義的行文，蓋總經理職章。

(二)以公司名義對國營機關團體、公司核發的證明文件，及各類規章典范的核決等由總經理署名，蓋總經理職銜章。

(三)以部門名義于授權范圍內對廠商、客戶及內部規章典范的核決行文由經理署名者，蓋經理職銜簽字章。

(四)各部門于經辦業務的權責范圍內及對于公民營事業、民間機構、個人的行文以及收發文件時，蓋部門章。

第三條印信的監印

(一)總經理職章及特定業務專用章得由總經理核定本公司的監印人員。

(二)總經理職銜簽字章得核定由管理部主管為監印人員。

(三)經理職銜簽字章及部門章得由經理指定監印人員。

第四條印信蓋用

(一)文件需用印時，應先填寫“用印申請單”(附表1)，經主管核準后，連同經審核的文件文稿等交監印人用印。

(二)監印人除于文件、文稿上用印外，并應于“用印申請單”上加蓋使用的印信存檔。

第五條各種印信由監印人負責保管，如有遺失或誤用情事，由監印人全權負責。

第六條監印人對未經判行文件，不得擅自用印，違者受處。

第七條印信遺失時除立即向上級報備外，并應依法公告作廢。

第八條本辦法經呈總經理核準后施行，修改時亦同。

二、員工著裝管理規定

第一條為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規范化管理，本公司員工應按本規定的要求著裝。

第二條員工在上班時間內，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方整潔。

第三條男職員的著裝要求：夏天著襯衣、系領帶；著襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；著西裝時，要佩戴公司徽。不準穿皮鞋以外的其他鞋類(包括皮涼鞋)。

第四條女職員上班不得穿牛仔服、運動服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿肉色絲襪。

第五條女職員上班必須佩戴公司徽；男職員穿西裝時要求戴公司徽。公司徽應佩戴在左胸前適當位置上。

第六條部門副經理以上的員工，辦公室一定要備有西服，以便有外出活動或重要業務洽談時穿用。

第七條員工上班應注意將頭發梳理整齊。男職員發不過耳，并一般不準留胡子；女職員上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。

第八條員工違反本規定的，除通報批評外，每次罰款50元；一個月連續違反三次以上的，扣發當月獎金。

第九條各部門、各線負責人應認真配合、督促屬下員工遵守本規定。一月累計員工違反本規定人次超過三人次或該部室員工總數20%的，該負責人亦應罰100元。

三、關于公司制服、工作服和其它勞保用品發放的規定

(一)公司制服的發放，必須是本公司的正式調入職工和已正式辦理了招工手續的合同制職工。借調人員、聘用人員和臨時工(含試用)的制服發放，先公司墊付，然后以在本公司服務的實際工作年限折舊報銷。

(二)各類人員工作服裝

1.公司的干部、職工(含借調、聘用和臨時工)按其所從事的工種發放工作服裝。

2.凡是從事工種工作的職工，按工作時間最長的工種發給工作服裝。

(三)制服、工作服和其它勞保用品的制作(購買)和管理。

1.公司制服、工作服和其它勞保用品由公司總務部統一加工制作(購買)和發放。

2.對于公司制服和工作服裝，任何部門和個人不得隨意更改。

3.對于調離公司的人員(含借、聘、臨工)，要求收回服裝不足使用年限部分的成本費。成本費的計算公式：每年攤銷費=服裝價格÷使用年限

4.制服要按公司要求統一著裝，妥善保管，遺失自費補做。

(四)本規定從下文之日起執行，具體有關細則由公司人培部負責解釋。

(五)員工制服、勞保用品使用年限表附后。

四、員工工作服裝制發及穿著辦法、使用年限

(一)茲訂定本公司員工工作服裝制發及穿著辦法。

(二)工作服裝的制發：

1.工作服裝的制作由管理部統籌招商承制，按員工實有人數加制10%至15%以備新進人員之用，分支機構如有特殊原因可比照此項辦法在當地招商承制，但必需將制作計劃預算會管理部后辦理。

2.每一員工每年制發夏冬服各一套為限列入年度預算。

3.員工到職完成保證資料后即可領取工作服(臨時工及包工均不發服裝)。

4.制發服裝時由各部門依據人數造具領用名冊蓋章領用。

5.工作服數量

夏服：男性員工：淺藍色短袖襯衣一件，深灰色西褲一條。

女性員工：淺藍色短袖襯衣一件，深灰色短裙一條。

冬服：一律制發深灰色茄克一件同色長褲一條。

數量：男女性員工每年制發夏、冬服裝各一套。

6.套量：工作服裝大小尺碼由承制商制成樣裝由員工套量而定。

(三)換季：每年以四月、十一月為換裝時間。

(四)服裝穿著規定：

1.穿著工作服即代表本公司之精神，必須保持整潔，假日可免穿著。

2.為方便工作，工作服可以著出廠外。

(五)使用年限：

1.工作服穿著及保管以一年為期，按領用之日起算。

2.工作服如未達使用年限遺失或故意損壞者，應按原價賠償。

3.離職員工如領用服裝未屆保管年限應即繳還，如未繳還者，在其薪資內扣還。

(六)工作服裝制發費用由各部門按實發數量分攤。

(七)各部門未達該期營業目標不賺錢時，及全公司未達到營業總目標均不制發上項工作服裝(如經總經理核準者不在此限)。

五、公司警衛人員值勤準則

(一)總則

第一條本公司為使警衛人員值勤執行任務有所依據，特訂定本準則。

第二條警衛人員的服勤，系代表本公司執行職務。

第三條警衛勤務應每日24小時執行不輟，其各班服勤時間，由警衛課訂定呈準公布實施。

第四條警衛人員的職責規定如下：

1.工廠及辦公處所各種事故之預防，警戒及廠區(房)巡邏事項。

2.工廠及辦公處所突發事故之應急措施。

3.進出工廠及辦公處所的外賓及員工之管制，聯絡登記事項。

4.進出工廠車輛的管制事項。

5.進出工廠物品的查驗及放行。

6.防止竊盜，協助維持工廠及辦公處所秩序。

7.其他交辦事項的處理。

第五條警衛人員除前條各項職責外應恪守本公司一切規定，尤應嚴遵下列守則：

1.應絕對服從上級命令，切實執行任務，不得偏袒徇私。

2.平時應謹言慎行，執行職務時態度和藹嚴正，不亢不卑。

3.服勤中應整肅服裝儀容，對于應急及防身器具等應經常佩帶，或儲備齊全，以應不時之需。

4.服勤中應時刻提高警覺，遇有重大災變時，更應臨危不亂，果斷敏捷，作適當之處置，并立即報告上級。

5.服勤中應嚴守崗位，不得擅離職守或酗酒、閑聊、閱讀書報、睡覺等失職情事。

6.應熟記廠內各處之水、電、燃料、開關、門鎖及消防器材放置地點，以免臨急慌亂，對重要路口電燈、門窗、籬墻等有缺損時，應即建議廠務單位處理。

7.應管制入廠人、物、車輛，對未掛識別證或未辦妥入廠手續者，一概不準入廠，并絕對禁止攜(夾)帶違禁品入廠，除工廠需料外對危險或易燃品應嚴拒攜入。

8.應遵照巡邏路線按時或不定時巡邏工廠各處。

9.交換班時，應將注意事項交代清楚，并將服勤中所見重要事項或事故，以及巡邏時間等登列)入“警衛日志簿”，檢附有關資料逐日分呈廠單位及警衛課核閱。

(二)人員管制

第六條輔導員工遵守各項規定，并制止不法行為的發生，維持工廠及辦公處所秩序。

第七條確實管制員工上下班，遲到、早退、加班人員的考勤卡紀錄。

第八條員工在勤務中因公或事(病)假離廠時，應切實查驗公出申請書或請假記錄卡，始允其外出，并在公出單或到工卡上記錄離廠，回廠時間以備查考。

各級人員公出或事(病)假之核準權責由各廠訂定列表送警衛室執行。

經副理以上人員由警衛登記進出。

第九條上班時間內除公事接洽外，一律謝絕會客。

第十條外界來賓到廠接洽業務或參觀訪問，以及廠商的營業、采購、檢查、安裝人員等應至警衛室辦理入廠手續，發給來賓證，并聯絡有關單位接待。非經廠單位人員接待，不得任其進入廠區。

第十一條協力廠商長期派駐工廠人員，得憑廠務單位發給之識別證進出工廠。

第十二條假日加班人員或因事需進廠者，應憑廠務單位所送之名單核對相符后，準予進廠。但本廠課長(含副課長)以上人員得于登記后進廠。

第十三條公司或其他各廠同仁得憑識別證辦理登記后進廠。

第十四條廠內住宿人員，在勤務時間外，憑住宿證進出工廠，但夜間不按規定時間出入廠者，應即通知舍監室處理。

(三)物品管制

第十五條物品放行應憑核準的放行單核對無誤始得放行。

經警衛簽認后之放行單由警衛室按順序裝訂保管。

放行物品的分類(如材物料、半成品、成品、用品、資產、廢料、機械設備等)及授權核準人員由各廠訂定列表送警衛室執行。

第十六條各協力廠商交貨時所隨帶他家廠商物品的運出，在進廠時先由警衛人員查驗登記于離廠時再經警衛人員依原登記查對符合后始予放行。

第十七條離廠人員經警衛查獲有私帶公物或他人物品之嫌者，暫扣留物品，并以下列程序處理：

1.記錄攜帶人所屬單位、姓名、時間、地點。

2.由攜帶者親書理由，注明品名、數量，由何處取得等。

3.情況嚴重時，不得讓當事人離廠，應速呈報處理。

第十八條廠內住宿人員攜帶人個物品出廠時，按下列所定處理：

1.攜帶行李、包裹、提箱等大件物品者，應憑舍監室開立之放行單放行。

2.攜帶一般日常用品者，由警衛人員查驗后放行。

第十九條本公司員工及一般外賓不準攜帶照相機進廠，遇有特殊情況，如參觀、訪問或外籍人員攜帶照相機者，應按廠單位主管所示處理。

第二十條同仁進入工廠上班不準攜帶與本公司產品相似的產品，廠內住宿人員如因需要，經廠務單位開立證明單者(注明品種、型號)準予攜帶進廠。但攜帶出廠者，應憑廠務單位開立的物品放行單，經查驗無誤后放行。

(四)車輛管制

第二十一條本廠各型車輛(汽車、機車)出廠憑廠單位的核派單放行。

第二十二條外賓車輛進入工廠，除隨車人員按本準則第十條及第十一條辦理外，依下列所定處理：

1.持有證明來廠交貨或提貨之車輛，準予駛入廠區內有關處所。

2.一般接洽業務或參觀訪問，以及廠商之營業、采購、檢查、安裝等人員所乘車輛，一律按指定位置依序停放，不照規定者，警衛應即時糾正。

第二十三條公司或其他各廠車輛進廠，除隨車人員按本準則第十三條處理外，應依第二十二條規定所處理。

第二十四條進出工廠車輛應一律檢查，進廠車輛當注意有無載有違禁、危險或易燃物品，出廠車輛載有貨物時，應憑放行單查驗無誤后放行。

(五)緊急事件之處理

第二十五條發現竊盜時，以收回失竊物為首要，并應立即呈請處理。

第二十六條警衛人員應熟練安全裝備的使用。了解配置地點，緊急事發生時應鎮靜以最有效方法使災害減少至最低限度，不可慌張誤事，視情況按下列程序處置：

1.判斷情況若尚可鎮壓消除時，速采取行動，并報告上級及通知廠務單位。

2.判斷事故無法鎮壓，應急速通報有關單位。

3.日間災害急報有關主管，夜間災害急報派出所，消防單位或救難單位。

第二十七條夜間或休假日近鄰發生災難時，應將所知及判斷是否波及本廠等情形，迅速通報有關主管。

(六)附則

第二十八條本準則如有未盡事宜，得隨時以命令補充或修正。

第二十九條本準則經呈奉總經理核準后實施，修改時亦同。

六、值班室管理制度

(一)堅守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關的事項。

(二)熟悉業務，認真鉆研，提高業務水平。文明值班。積極妥善地處理好職責范圍內的一切業務。

(三)重大、緊急和超出職責范圍內的業務，應及時地向上級業務指揮部門、公司領導匯報和請示，以便把工作做好。

(四)加強安全責任，保守機密，不得向無關人員泄露有關公司內部的情況。

(五)維護好室內秩序。做到整潔衛生。禁止在工作時間大聲喧華。無關人員不得隨便進入該室。愛護公物，杜絕浪費。

(六)堅持批評與自我批評。團結互助，互相尊重。

(七)遇有特殊情況需換班或代班者必須經室主任或值班主管同意，否則責任自負。

(八)按規定時間交接班，不得遲到早退，并在交班前寫好值班記錄，以便分清責任。

七、工業安全管理準則

□總則

(一)本公司為維護公共安全及避免人員物品之損害特訂本準則。

(二)本準則所稱安全管理，包括空襲、火災、竊盜、風災、地震、水災及身體傷害的預防及搶救之一切措施。

(三)本公司安全管理，除依政府法令規定外，悉依本準則辦理。

(四)安全管理之指揮監督除身體傷害由平時業務上的主管人員指揮監督外，應組織統一安全衛生委員會及消防隊。本公司人員均有防止災變及搶救損害的職責。

(五)領班以上的干部均應熟悉有關安全管理的準則，并監督訓練屬下人員確實遵守。

(六)本公司現場工作人員應視其智力體力調配適當的工作，俾危險發生時，能從容應付。

(七)人員必須熟悉被人有關安全管理方面的職責。

(八)危險發生時，除采取必要行動外并應立即向上級人員報告。

□火災防護

(九)倉庫及工廠內應嚴禁吸煙及攜帶引火物品，但在規定時間及地點吸煙不在此限。

(十)工場門戶應向外開，工作時間不得下鎖。

(十一)易燃及爆炸等危險物品應放于安全地點，除必要之數量外，不得攜入工作場所。

(十二)倉庫應指派專人看守，并標明“嚴禁煙火”字樣，如系儲藏揮發性易燃物，并應注意溫度及通風。

(十三)滅火設備應照規定設置，放在明顯容易取用之地點，并定期檢查，應保持隨時可用之狀態，同時要熟練使用方法。

(十四)電線不得接用過大保險絲，電力使用后，應確實關閉電源。

(十五)使用氧氣乙炔焊接時，應注意附近有無易燃物品，使用易燃物品的人員需經嚴格訓練，并應有監工人員在場。

(十六)電器設備應經常檢查，臺風、地震后更應立刻檢查有無損害。

(十七)爐灶、煙囪、煤氣等易引起燃燒的設備應經常檢查。下班時并應檢查處理后始得離開工作場所。

(十八)使用電器設備或易燃物發生故障時，或增接電器設備均應請示上級人員，后通知專門人員辦理。

(十九)首先發現起火的人，應立即呼救，并停止工作，迅速關閉電源或其他火源。在場員工，均應立刻協同滅火。

(二十)發現火災應迅速將著火物附近的可燃物移開。

(二十一)火災時工作單位主管應一面參加搶救，一面沉著指揮救火，并速通知本公司的消防隊，必要時應通知本地消防隊協同搶救，并應通知其他單位戒備，如有大鐘應即敲打。

(二十二)火警發生時，電話總機應優先接通火警電話。

(二十三)如火勢一時不能撲滅，主管人員應一面指揮救火，一面指揮搶救人員及物品。

(二十四)救火時，應特別注意下列事項：

1.油類或電線失火，應用砂或地毯等物撲滅，切勿用水灌救。

2.衣服著火，立即在地上打滾，較易撲滅。

3.先救人，后搶物。搶救物品時，應先搶救帳冊、憑證及重要文件或貴重物品。

4.在火煙中搶救，應用濕手巾掩著口鼻。

5.如火焰封住出路口，應利用繩索或電線等物從窗口逃生。

□竊盜防范

(二十五)現金、貴重物品及機要文件，下班后應放置于安全之櫥柜中，指定專員負責保管。超級秘書網

(二十六)守衛人員應隨時注意進出人員。

(二十七)夜間值勤的守衛人員，應于規定時間在公司內巡邏。

(二十八)主管對經管財物人員應隨時注意其私生活是否嚴謹，以防監守自盜。

(二十九)攜出物品時，應先取具公司規定之物品攜出證件，保衛人員憑證查驗放行。

(三十)辦公室應于夜間加班人員離去后關閉門窗，并確實下鎖。

(三十一)竊案發生后，應保護現場，報有關單位偵察。

□風災、水災、地震之防護

(三十二)氣象機關臺風警報后，守衛及有關單位應隨時注意收聽報告臺風動向的廣播轉知總經理、經理或廠長。

(三十三)臺風接近本地區前，采取下列預防措施：

1.關閉門戶，如有特別防范設備，亦應裝上。

2.熄滅爐火，關閉不必要之電源或煤氣。

3.重要文件及物品放置于安全地點。

4.放在室外不堪雨淋的物品，應搬進室內，或加以適當之遮蓋。

5.準備手電筒、蠟燭、油燈等照明物品及雨衣、雨鞋等雨具。

6.門窗如有損壞，應緊急修繕。

7.指定必要人員，集中待命，準備搶救災害。

8.準備必需藥品及干糧。

(三十四)強烈臺風襲擊時，應采取下列措施：

1.關閉電源或煤氣來源。

2.非絕對必要，不可生火，生火時應嚴密戒備。

3.重要文件或物品應有專人看管。

4.門窗破壞時，警戒人員應采取緊急措施。

(三十五)公司房舍有被洪水沖及之處，應采取緊急預防措施。

(三十六)為防止震災，易燃物不應放在高處，以免落地造成災害。