衛生基建檔案管理規定

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第一條為了加強*市衛生系統基建檔案工作的管理，全面提高醫療衛生機構檔案工作的管理水平，充分利用和完善檔案信息資源，更好地為醫院建設服務。根據《*經濟特區城市建設檔案管理規定》，結合本系統的實際情況，制定本實施細則。

第二條基建檔案是指各單位在項目規劃、建設、管理工作中所形成應歸檔保存的有關土建和設備的資料，包括各種圖紙、圖表、文字資料、模型、樣品、照片、錄相、錄音等各種技術文件材料。作為歷史的原始真實記錄，是醫療衛生機構建設和管理的重要依據和信息資源。

第三條基建檔案工作是醫療衛生機構建設的重要組成部分。各單位均應依照本實施細則，重視和搞好基建檔案的管理工作。

第四條衛生系統基建檔案管理工作，包括基礎設施建設及有關裝備的管理，為此將實行統一領導、統一制度、同一標準、分級管理的原則。

第五條市衛生局計財處作為本系統基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協助下，對本系統基建檔案實施統一、宏觀的協調和督辦管理。其主要職責是：

(一)負責統一管理和指導本系統的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規性文件、標準、規范，并組織業務培訓；組織本系統的檢查評比考核；協調基建檔案工作與其它工作之間的關系。

(二)參加本系統基建項目工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，審查需長期、永久保存的基建和裝備檔案，監督各單位做好建檔工作。

第六條各單位應設置基建檔案管理機構，根據本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項規章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報市衛生局計財處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責是：

(一)負責收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購置管理部門及時、準確地報送有關資料，審核后，進行系統整理、編目、科學排列，為本單位的建設和發展及管理提供服務。

(二)匯編整理資料，按時向市城建檔案管理部門移交檔案。

(三)配合有關部門認真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，接受市衛生局及市檔案管理部門的檢查和業務指導，參與其組織的各項活動。

第七條根據*市城建檔案分級管理規定，市城建檔案館為一級管理單位，各單位基建檔案管理機構為二級管理單位。市衛生局作為衛生系統行政主管部門，在兩者之間起到協調管理和督辦的作用。

第八條本系統各建設單位基建檔案管理機構，負責基建工程和相關裝備的檔案管理，并做好資料的上報工作。

(一)基建工程檔案

1、工程項目立項或開工報建至竣工驗收的所有原始文字資料。

2、項目設計相關的紅線圖、方案設計、初步設計、施工圖設計和地質勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。

3、工程項目概、預、決（結）算資料，招投標文件，工程合同和其它合同協議等原始資料。

(二)裝備檔案

1、裝備考察論證報告、申請購置報告及有關批復文件、裝備購置計劃和資金預算文件。

2、裝備購置招投標文件，投標商背景資料，裝備型號、配置、報價和定標價資料，合同及有關商貿文件，裝備商檢、安裝調試驗收材料（包括設計、安裝、施工圖紙和照片）。

第九條工程竣工檔案由各建設單位按下列要求匯總，并做好上報和移交工作；裝備檔案應及時匯總，與土建有關的裝備檔案統歸于基建檔案，其它以報表形式報送市衛生局計財處（市屬單位）和區衛生局（區屬單位）：

(一)各單位所有建設工程項目的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三至六個月內移交完畢。裝備檔案從驗收之日起一個月內歸檔上報完畢。

(二)所有建設工程項目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關的除外），要求做到一式二套，一套上報市（區）衛生局，一套使用單位存檔。

(三)歸檔的基建檔案應齊全、完整、準確、系統；各種簽證手續完備，字跡清晰；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編寫和書寫。

(四)竣工圖原則上由施工單位負責編制，對變更大的竣工圖由責任單位負責編制。竣工圖應是與實物相符的新藍圖，并經工程技術負責人簽字、加蓋“竣工圖”章。

(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業進行，對照歸檔范圍細則的順序號對號入座進行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內容的檔案材料應緊接排列，防止內容脫節。

(六)整理好的工程竣工檔案，移交報告及有關資料經市衛生局審核后，由建設單位向市城建檔案管理部門移交。移交書應填寫真實，各種簽字蓋章完備，原件由各單位存檔，移交書及移交報告的復印件交市（區）衛生局。

第十條各建設單位檔案室對接受的有關歸檔資料應及時登記，做好檔案的鑒定和保管工作，科學排列，編制檢索工具，通過電腦實施電腦檢索。檔案的借出和查閱需經單位主管領導簽字。檔案庫房應嚴格按“八防”要求，定期檢查，對破損及變質的檔案應及時采取補救措施，對特殊重要的檔案應嚴格保密，確保其安全無損。

第十一條市衛生局將會同市檔案管理部門，不定期地對各單位的檔案管理工作進行檢查和評比，對檔案的管理情況每年進行通報，以保證各項工作順利完成。