辦公室管理論文

前言：本站為你精心整理了辦公室管理論文范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

辦公室管理論文1

一、引言

目前，我國企業面臨著諸多挑戰，企業要想保持一定的競爭優勢，強化行政管理是必然要求。行政管理工作作為企業現代化經營中的構成要素，對企業的發展具有重要意義。但新形勢下我國企業行政管理工作中還有不少問題需要解決，為了更好地規劃企業發展方向，必須要創新行政管理的方式方法。應對當前經濟形勢和企業發展特點進行綜合考慮，從企業辦公室行政管理的角度出發，對企業辦公室行政管理工作的創新路徑進行研究和探討，從而為企業運營效率的提升奠定基礎。

二、企業辦公室行政管理工作中存在的問題

1.內部制度體系不健全內部制度作為規范企業辦公室的辦公方式、提高辦事效率的重要保障，其重要性不言而喻，完善的內部制度體系能夠為企業辦公室行政管理提供強有力的支撐。但目前，企業辦公室的內部制度體系還存在著許多漏洞，對企業辦公室發揮管理職能產生了消極影響。最嚴重的問題是，企業在構建內部制度體系時，沒有經過綜合的考慮和審查，只簡單建立制度框架，對框架內的具體內容設置不合理，脫離了員工工作的實際需求，制度實施起來較為困難。而且，在制定內部制度時，沒有與企業的其他部門進行充分的溝通和交流，導致內部制度與其他部門的相關規范相互分離，甚至產生矛盾沖突，使制度體系缺乏嚴謹性。此外，在內部制度制定完成后，未根據制度的關鍵內容進行統籌規劃，沒有使其轉化成系統化、規范化的方案流程。在實施內部制度后，也未對制度的執行進行全面的監督，對違反該制度的行為沒有建立相應的懲罰機制，相關的輔助機制還需要完善。

2.協調職能發揮不全面隨著企業的發展，其生產項目不斷增加，經營范圍逐漸擴大，企業辦公室行政管理工作的對象數量大幅度增加，這對企業辦公室的行政管理工作提出了更高的要求和標準。從企業辦公室的實踐情況出發，影響其協調職能有效發揮的原因主要有以下兩個方面：第一，管理溝通機制不健全。企業辦公室在發揮輔助決策作用時，需要以自身的協調職能為基礎，加強各部門之間的聯系，使各個部門所掌握的信息能夠流通，使企業決策能夠上通下達。但因缺乏完善的管理溝通機制，削弱了企業辦公室的協調效果，從而加大了行政管理工作的難度系數。第二，還存在行政管理形式化的問題，未能將管理制度具體實施于企業生產經營的各個環節，還需要進一步完善管理體系，減少制度的冗余，明確各個管理部門以及相關管理人員的權責，規范管理組織結構。

3.業務技能水平差異大

企業辦公室的工作人員要具備一定的專業能力，以便其能做好行政管理工作。在市場經濟體制不斷深化的背景下，企業需要抓住轉型的機會，企業辦公室在此階段也要做好行政管理工作為企業組織結構優化提供基礎。但目前企業辦公室的工作人員的整體素質還有待提高，部分工作人員缺乏對行政管理的認識，從而導致企業的各個部門的運轉效率減緩，各部門之間在交叉工作上缺乏配合，企業的經營管理者也不能得到員工所反饋的意見，無法深入了解企業決策的實施情況，影響了企業生產經營的生態循環。此外，還有部分工作人員對企業管理方面的知識缺乏了解，對自己所需要完成的工作業務不熟悉，未能形成行政管理知識框架，再加上企業還未建立完善的培訓機制，導致企業行政效率降低。

4.激勵機制還需優化完善

作為一個將經營利益作為追求目標的經營組織，企業有著十分強烈的成本控制意識，新的收入分配機制已經完全取代了傳統的分配思想。然而，在研究了企業辦公室薪酬制度后，可以發現大部分企業將重點放在專業管理部門和技術管理部門上，企業辦公室員工普遍存在著的薪酬待遇和晉升機制不合理的問題，由此導致企業辦公室的員工缺乏工作的激情和活力，并且在開展行政管理工作時，容易產生挫敗的情緒。還有部分企業辦公室員工的晉升存在問題，這嚴重打擊了企業辦公室的新員工的工作積極性。為了激發企業辦公室工作人員的工作熱情，還需要建立一套科學有效、獎懲明確、競爭有序的激勵機制。

5.培訓機制不完善

長期以來，人們錯誤地認為企業辦公室的行政管理工作不具備技術性和專業性的，只是一項簡單地傳達企業領導決策、溝通上下的工作。但從實際上來講，企業辦公室的行政管理是一項高度專業化的工作，它也需要一定的理論基礎和實踐技能。企業辦公室都有自己處理文件、會議和內外事務的知識和理論體系。從事行政管理工作的員工應該要接受專業的、規范的培訓，并具備與工作相關的專業能力和綜合素質。例如公文處理、公文格式標準、禮儀接待規范等。然而，目前的很多企業還沒有針對辦公室工作人員建立培訓體系，部分企業的培訓體系不健全，企業辦公室工作人員的培訓沒有納入企業的年度培訓計劃。

三、企業辦公室行政管理工作的創新途徑

1.建立健全內部制度

完善優化企業辦公室的內部管理制度是增強企業規范化、專業化管理的重要手段。企業辦公室通過健全內部管理制度，不斷提升企業的行政管理能效，幫助企業實現長遠發展的目標。首先，企業辦公室應對自身所肩負的職責進行深層次分析，從管理的視角出發，明確內部制度的具體負責人，為建立健全制度體系做好準備。其次，要對企業辦公室內部管理制度體系進行綜合的考慮和深入的研究，明確各項制度的具體內容，以協調各方為基本原則，確認各項制度與企業其他的制度規范不存在沖突。隨后，要加強對內部管理制度的宣傳，嚴格按照制度辦事，使內部制度能夠落實到位，確保所做出的行為都有章可循，建立辦公管理體系的長效機制。最后，建立內部管理的維護機制，定期或不定期地組織辦公人員對內部管理體系進行檢驗與審查，提高制度體系的運轉效率。

2.強化綜合協調職能

為了進一步增強發展能力，企業需要與市場和社會建立更加緊密的聯系，加強與其他企業和企業二級單位的溝通以及企業各個部門之間的交流。作為信息傳遞的重要途徑，企業辦公室的價值得到進一步彰顯，對企業辦公室的綜合協調能力提出了更高的標準。首先，企業辦公室需要明確綜合協調能力的重要性，深刻理解其在企業轉型升級以及企業提高管理效率的意義。積極主動地承擔協調責任，在工作過程中把握協調的平衡程度。其次，企業辦公室需要充分了解企業管理者對行政管理工作的相關看法，根據管理層提出相關意見或建議，來不斷調整工作模式。同時，企業辦公室還需要堅持標準化的工作流程，以大局觀念來統籌規劃行政管理工作，平衡與行業內企業以及企業內部之間的關系，為開展管理工作創造良好的氛圍，使管理活動能夠保持一定連貫性。除此之外，企業辦公室要認清自己肩負的責任以及角色定位，樹立清晰的權責意識以進一步強化綜合協調職能。

3.提高辦公室人員的綜合素質

隨著企業的行政管理向規范化、專業化方向深化，需要進一步增強企業辦公室人員的業務能力來滿足企業的發展需要。企業辦公室的工作人員必須要優化自己的工作模式，培養綜合能力。從多維度的視角全面增強工作能力，加強履職能力，保證行政管理工作高水準完成，首先，工作人員依據企業員工的實際需求和企業辦公室工作本身的特點來調整自己的工作方式，做好協調各方、統籌規劃等工作，并不斷加強企業管理的相關理論知識學習，通過參加相關的培訓與進修來提升自身的法律素質、人文素養以及快速獲取信息的能力，完善個人的知識結構。此外，辦公室工作人員還可以充分利用工作機會，將學到的理論知識運用到實際管理中去，通過實踐來檢驗自己的工作能力，從而使自己具備熟練使用現代化管理手段的能力，以此提高企業辦公室的管理水平，使自己能夠與企業發展狀態完美契合，達到推動企業長遠健康發展的目標。

4.面向市場需求做出管理

提高行政管理水平本質上是為了企業在激烈的市場競爭中保持優勢地位，從而加快其向精細化管理方向發展的步伐。所以，企業辦公室在創新行政管理方式時要面向市場需求這一視角。首先，企業辦公室根據現實需要在企業內部篩選出具有管理潛能的員工，對其進行相關的管理培訓，使其能夠快速融入企業的各個部門之中。同時，還要不斷為企業辦公室內部增添專業管理人才，使其能夠以積極的心態和高素質來完成行政管理工作。其次，企業辦公室還需要考慮員工對管理層下達的命令的接受程度，增強對員工工作幸福感的重視，完善獎懲機制的同時，選擇更加柔和的方式進行行政管理，確保企業員工能夠服從上級領導的安排，從而使企業在激烈的市場競爭環境下，保持高效運轉的能力，積極地迎接現代社會對企業發展帶來的機遇和挑戰。

5.建立常態化辦公室人員培訓制度

針對企業辦公室的工作人員，應建立健全一套標準化培訓機制，從而進一步推進“人才強企”的戰略。同時樹立正確的用人意識，貫徹民主、開放、競爭、擇優的原則，從企業內部篩選出用實干型人才，并為他們提供施展才華的機會，為辦公室工作人員開辟新的職業晉升道路。向企業人力資源部門提出操作性強的建議，加強企業辦公室管理人員溝通與交流，通過臨時任職等形式加強企業辦公室與成員單位辦公室之間的聯系，推動企業辦公室行政管理工作的質量提升。同時，要采取靈活措施，加強對企業辦公室行政管理人才的引進和培養，將外部引進與內部培訓相結合，以行政管理人才來提升企業管理實效。內部培訓要注重創新培訓制度，從而提高培訓的針對性和有效性，還要完善按需培訓制度，制定企業辦公室員工培訓計劃，依托行政管理進修班等各類專業培訓課程，提高企業辦公室行政管理所需核心人才的技能，為企業改革創新和組織結構調整提供強有力的人才支持。此外，考慮到企業辦公室的大多數員工都沒有經過系統化、規范化的培訓，為了提高團隊的整體素質和專業能力，企業也可以在企業辦公室嘗試實施持證上崗制度。企業根據國家、行業和企業自身的標準和規范，結合企業辦公室的實際情況，制定《持證上崗細則》，逐步明確企業辦公室的用工標準，貫徹落實崗位資格準入制度，實時記錄任職資格和員工證書獲取情況，并協同企業的其他部門完善培訓考核與待遇相結合的激勵約束機制，實施以崗位為導向的動態管理。首先在對企業辦公室的重要崗位上實施，然后逐步推廣到其他行政管理工作崗位上，最終實現企業辦公室全部工作人員都能持證上崗。

四、結語

綜上所述，目前企業辦公室行政管理工作中仍存在著不少的問題，制約了企業向精細化管理方向發展?；诖耍髽I辦公室需要建立健全內部制度、強化綜合協調職能、提高辦公室人員的綜合素質、面向市場需求做出管理以及建立常態化辦公室人員培訓制度使行政管理更具實效性，為企業帶來更多的經濟收益。

作者:楊蕊 單位:上海新黃浦實業集團股份有限公司

辦公室管理論文2

0引言

部分企業在辦公室及檔案室的管理工作中存在認識不足的問題，管理方法沒有突出關鍵要素，致使辦公環境臟亂差、機械傷害、資料遺失、觸電、工作懶散等問題得不到充分識別和有效解決，工作環境得不到有效改善［1］。企業管理與人、機、料、法、環、測六大質量管理要素密切相關，企業必須從人員行為、設備設施、資料檔案、管理體系、工作環境、監督檢查6個方面加強管理，確保工作環境得到有效管理［2］。文章利用人、機、料、法、環、測方法來分析影響企業6S①的相關因素，進而制定相應的策略并予以實施，實現企業6S執行及管理的持續改進，最終達到6S管理的目的。

1人機料法環測理論

人機料法環測是質量管理理論中6個影響質量的主要因素的簡稱，人指在企業工作的員工；機指企業所使用的儀器及設備；料指企業所使用的物料；法指企業在日常管理中所使用的操作規程及管理辦法；環指企業所處的環境；測指對企業辦公過程的日常檢查與監測［3-4］。企業質量管理一般是圍繞人、機、料、法、環、測六大因素展開，人機料法環測理論在質量管理中已經得到普遍的應用［5］。

2YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中存在的問題

2.1YCWY辦公室6S檢查發現的問題

2.1.1人員工在辦公室隨意擺放記錄本、文件、計算機和電器等物品；員工在上班期間吃零食、抽煙；員工在辦公室大聲喧嘩；員工未穿好工作服、未整理好頭發就進入辦公室。

2.1.2機YCWY辦公室個人所使用的計算機、打印機、固定電話等電器的電源線隨意在地面穿插；辦公室中所使用的涉密計算機與非涉密計算機隨意改裝；下班后，計算機、打印機及YCWY辦公室內其他的設備電源未被關閉。

2.1.3料YCWY辦公室工作人員所使用的醫用口罩、醫用創可貼、醫用酒精等沒有進行過驗收，部分物料不在質保期內。2.1.4法無YCWY辦公室使用電器管理辦法；無YCWY辦公室物品定制定位擺放管理辦法；無YCWY辦公室清掃、清潔制度；無人員考勤管理辦法。

2.1.5環辦公桌上放置與工作無關的便攜式檢測儀、庫房出入庫記錄等物品；YCWY辦公室內地面遍布垃圾，沒有定時打掃、傾倒；下班后YCWY辦公室門窗未被關閉。

2.1.6測YCWY辦公室使用的電器未定期檢測，熱水器插頭處有異響現象；YCWY辦公室原始記錄未定期檢查；YCWY辦公室所使用的計算機桌面、抽屜、柜子未定期檢查。

2.2YCWY檔案室6S檢查發現的問題

2.2.1人工作人員未持證上崗，缺乏專業素養，時常造成資料遺失；YCWY檔案室的工作人員隨意擺放沒用的物品，不進行日常清掃；各項工作中形成的資料滯留在個人手中，破壞了資料的完整性、成套性，難以充分發揮其應有的價值。

2.2.2機未配備檔案儲存專用的直列式檔案密集架及防磁柜；YCWY檔案室未配備空調、除濕增濕設備等物品；YCWY檔案室未配備手電筒；YCWY檔案室滅火器未選用合適種類，也不應該將其放在YCWY檔案室內；YCWY檔案室的計算機上未安裝保密系統相關軟件。

2.2.3料所使用檔案盒沒有統一標準，與檔案柜不匹配，在使用過程中相互影響。

2.2.4法無檔案室管理制度；無檔案利用制度；無檔案統計制度；無檔案保密制度；無檔案鑒定銷毀制度；無檔案室崗位責任制度；無檔案借閱制度；無檔案交接制度；無檔案室滅害應急處理預案。

2.2.5環YCWY檔案室未做防蟲、防鼠、防微生物處理；YCWY檔案室溫濕度沒有得到控制；YCWY檔案室未安裝防盜門、防盜窗及防盜報警裝置；YCWY檔案室地面未高于室外地面。2.2.6測未對YCWY檔案室安全進行日常巡檢；未對檔案室原始記錄進行定期檢查；檔案室未配備電子監控系統。

3YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中產生問題的原因

3.1YCWY辦公室6S管理存在問題的原因

3.1.1整理員工不明白區分物品有用、沒用的標準，沒有標識標牌的統一模板、格式，需要時找不到；員工沒有區分地面上的電線有用沒用，所有的電線都堆積在地面及角落。

3.1.2整頓沒有制定YCWY辦公室整頓管理辦法，導致員工對整頓的要求不明確，未將物品分類擺放。

3.1.3清掃沒有制定YCWY辦公室清掃管理辦法，員工只在應付檢查時對辦公室進行清掃；員工對自己使用的辦公桌及桌面下沒有打掃意識，而是根據個人習慣清理。3.1.4清潔員工清潔意識薄弱，沒有每天在工作前先打掃自己區域衛生的習慣；員工下班時未收拾辦公桌上的物品，也沒有將辦公用品及文件歸位。

3.1.5安全員工安全意識薄弱，下班后未切斷辦公室內電器電源；員工將打火機、油品等易燃易爆物品帶入辦公室，放在桌面上，無人清理；部分員工隨意拉動或擺放滅火器具，且不會使用。

3.1.6素養員工在辦公室不愛護公共財產，不遵守規章制度；部分員工下班后在辦公室抽煙；員工沒有養成良好的習慣，在辦公室浪費公共用品；部分員工在工作時間干與工作無關的事情，如瀏覽購物網站。

3.2YCWY檔案室6S管理存在問題的原因3.2.1整理沒有制定YCWY檔案室整理實施條例，資料處于堆放狀態，沒有專門的人員對資料進行系統的分類整理、入庫。

3.2.2整頓YCWY檔案室未建立檔案全目錄、全卷宗；YCWY檔案室管理辦法及制度未上墻；YCWY檔案室資料沒有在標準統一的檔案盒中分類擺放，檔案盒側標未做到清晰無誤。

3.2.3清掃YCWY檔案室碎屑等雜物較多；YCWY檔案室辦公桌面物品擺放凌亂，桌下垃圾堆積，員工未進行清掃；YCWY檔案室地面粗糙，不平整、不耐磨、易生灰。

3.2.4清潔管理人員沒有定期對YCWY檔案室進行清理、清潔；檔案借閱臺賬未做到整潔、清晰、詳細。

3.2.5安全未對員工進行日常安全教育，沒有重視檔案室信息安全；未對檔案室配備檔案保護設備；未對檔案室進行有害生物預防處理；未給檔案室增加滅火器；未達到檔案室安全防護基本要求。

3.2.6素養企業沒有完善借閱手續，資料有借無還；員工不愛護公共資源，部分資料在歸還時破損嚴重；員工在借閱電子版資料時，隨意使用U盤插入存放檔案的計算機拷貝文件。

4YCWY辦公室及YCWY檔案室6S管理中存在問題的對策

4.1YCWY辦公室6S管理中存在問題的對策

4.1.1整理制定辦公桌物品擺放管理辦法，根據定制定位辦法擺放辦公桌面物品；制定操作規程、分類擺放管理標準，統一標識標牌的模板，格式、信息都要清楚無誤，需要時能夠快速找到。

4.1.2整頓辦公區域的凳子要擺放整齊，凳子上不能放任何物品，使用完以后的凳子放回辦公桌洞內；根據不同的類別，將文件、資料存放在抽屜和柜子內，個人物品要與辦公物品分開存放。

4.1.3清掃保持辦公桌面干凈整潔，辦公桌下面沒有垃圾；值日人員每天要對公共辦公設備進行衛生清理；值班人員每天上班前半小時負責辦公室的公共衛生。

4.1.4清潔員工個人工作區域的衛生要保持清潔；下班后要把辦公桌上的物品收拾整齊，文件歸位。

4.1.5安全下班后要切斷辦公室用電設備的電源；下班后將計算機主機與顯示器關閉；檢查并關閉辦公室門窗；不能在辦公場所存放易燃易爆的物品；在辦公場所不亂接電源、插板；不亂動防火、滅火器具及設備，所有員工都要能夠正確使用滅火器。

4.1.6素養員工在工作期間衣著整潔，儀容整齊，不能穿奇裝異服；愛護公司公共財產，自覺遵守公司各項規章制度；不隨地吐痰，不亂扔垃圾；辦公場所不吸煙；養成節約的好習慣，充分利用可再生資源；在工作期間不干與工作無關的事情。

4.2YCWY檔案室6S管理中存在問題的對策

4.2.1整理制定檔案室物品擺放管理辦法，與檔案無關的所有物品禁止帶入；制定檔案管理辦法，每年定期開展檔案整理、過期檔案銷毀工作；根據檔案室管理辦法，對入庫資料進行系統的分類整理、入庫，由庫房管理員負責保管。4.2.2整頓建立檔案全目錄、全卷宗，材料齊全，整理規范；檔案室管理辦法及制度制作成海報張貼在檔案室墻面上；根據檔案室分類擺放管理辦法，對檔案室資料進行分類擺放；統一檔案盒標準，檔案盒上的側標要制定統一尺寸及模板，需要時能盡快找到。

4.2.3清掃YCWY檔案室管理人員每日清掃檔案室，保持地面無灰塵、碎屑等雜物；對檔案室地面進行改造，保持檔案室地面光潔、平整、耐磨、不易生灰。
4.2.4清潔YCWY檔案室的衛生要時刻保持清潔；YCWY檔案室管理人員在檔案入檔后和檔案歸還后，按照檔案管理辦法進行歸位。

4.2.5安全每月對員工進行安全教育，重視YCWY檔案室信息安全；出臺并宣貫檔案安全管理辦法的措施及制度；給YCWY檔案室配備電子監控、防盜報警器、溫濕度記錄儀、符合標準的光源和遮光窗簾等檔案保護設備；YCWY檔案室安裝并使用電子防范設備，對檔案室進行有害生物（霉、鼠、蟲）預防處理。

4.2.6素養制定檔案資料借閱管理辦法并進行宣貫，要求員工在完善借閱手續后方可借出，借出資料必須在規定時間內歸還；根據檔案借閱管理辦法，禁止員工使用電子類設施設備在檔案儲存計算機上拷貝資料。

作者:杜偉 馮云 徐鶴銘 單位:陜西延長地產物業服務有限公司

辦公室管理論文3

現階段，我國諸多企業辦公室存在檔案管理模式粗放化以及信息管理效率不強等問題，所以企業管理者要樹立信息化管理的意識，完善檔案管理建設體系，重視高素質人員隊伍的組建，從根源上調整優化企業辦公室檔案管理工作。因為企業辦公室檔案管理工作中相關的檔案內容會在一定程度上影響企業管理效果，所以新形勢下如何跟隨時代的發展優化企業辦公室檔案管理工作，適應創新型經濟發展的需求，值得每一個管理者重點研究。

一、企業辦公室檔案管理的意義

（一）促進業務創新，正確制定企業決策。辦公室檔案管理工作和諸多業務項目存在關系，相關業務模式均影響到企業的長久建設。細致分析檔案內容，能為后續的業務開展提供方向，還能夠給業務重組帶來借鑒作用。如今經濟市場時常出現變化，企業做出的決策需要參考大量數據信息，企業辦公室檔案管理工作能讓企業的決策更為正確，辦公室檔案管理工作能給決策者帶來全方位的數據參考，相關人員研究企業的管理費用和企業的工程建設，通過檔案數據及時對企業管理決策作出調整。

（二）有效維權，企業跟隨時代的發展而進步。開展企業辦公室檔案管理工作，對辦公室的資料數據進行統一歸納，便于企業管理者依據檔案資料，捍衛自身利益。比如在企業進行某個業務項目時，一旦出現人員傷亡的情況，便可以把業務的合同文件交給法院，通過法院得以維權。利用辦公室檔案管理工作，讓企業的發展能夠與時俱進。相關人員細致復盤數據信息，密切把檔案管理項目和市場環境相結合，更好凸顯檔案管理工作的內在價值。

（三）提供發展條件，讓企業與市場行業協調運作。開展企業辦公室檔案管理工作，相關人員全方位收集檔案管理的內容和資料，使得資料信息足夠完整。社會中每一個行業的創新都需要檔案管理工作的支持，來推動市場范圍內多個行業的協調運作，具體記錄工作流程，保存數據信息資料，從根源上為企業的長久建設助力。

二、辦公室檔案管理現狀

（一）檔案管理粗放化，信息管理能力不強。個別企業在經營和發展中，沒有意識到辦公室檔案管理的重要性，導致檔案管理工作不夠專業以及檔案管理條件匱乏等問題，或者部分企業由于檔案管理相對松散，致使出現關鍵信息泄露的問題。新形勢下，大多數企業在檔案管理工作中融入信息化技術，特別是財務管理單位和人事管理單位，然而一些辦公室檔案管理工作在信息化建設上存在力度不足，沒有及時對檔案信息進行分類和歸納，對關鍵的檔案缺少備份管理的意識的問題，無形中讓企業的發展面臨一定風險。

（二）檔案安全管理不到位，缺乏檔案管理機制。辦公室檔案管理工作，涉及員工信息、客戶信息與技術信息等，相關內容的保存和運用都需要安排專業人員進行管理。然而，一些企業可能出現檔案信息保護不到位的問題，造成企業辦公室檔案管理工作比較被動，難以保障企業檔案管理工作的安全性。在檔案管理制度方面，部分企業即便設定管理機制，也無法從根源上落實。沒有具體制定檔案管理內容和檔案管理辦法，阻礙了企業辦公室檔案管理工作的創新和健康有序發展。

（三）管理工作者能力有限，管理工作不夠實效。在企業辦公室檔案管理工作中，管理工作者存在著責任心不強和隨意擺放檔案的現象，難以保障檔案管理的實效，不單單占據著大量辦公空間，還會影響檔案的完整保存。企業檔案管理包含多種多樣的內容，一些檔案管理工作者不能確保檔案管理工作具備準確性與時效性，約束了檔案管理的價值凸顯。

三、企業辦公室檔案管理工作的優化研究

（一）明確辦公室檔案管理的基本要點。要想高效率進行企業辦公室檔案管理工作，管理者應具備先進思維。開展檔案管理工作，最為直接的影響因素是企業人員對檔案管理工作的重視度不夠。管理者沒有意識到檔案管理的價值和意義，覺得檔案管理并不能給企業帶來較多的經濟效益，不愿意花費時間和精力進行研究。因此，企業每位工作人員都要形成檔案管理意識，合理記錄檔案和查詢檔案，使得企業能夠飛速發展。檔案管理工作者的素質和能力代表著檔案管理工作是否能夠高效率進展。換言之，檔案管理工作者要保持嚴謹的工作態度，準確分類檔案信息。針對模棱兩可不能歸類的檔案，及時備注或者構建新型管理條目，不要隨意擺放檔案。邀請專業人員進行培訓，講述行之有效的檔案管理經驗，關聯具體案例詳細說明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期檢驗檔案管理的效率，消除影響檔案管理質量的因素，不間斷探索檔案管理的新思路與方法，從根源上強化企業辦公室檔案管理工作的質量。同時，要體現出動態性并對以往的被動工作形式進行突破，相關人員主動采集檔案信息，科學管理檔案內容，不要出現檔案丟失的問題。利用動態性的管理要點，建設企業文件檔案一體化的管理機制。還要體現嚴格特征，細致篩選全部檔案，對檔案文件結合重要程度進行級別劃分，提高后續利用檔案資料的效率。嚴格管理好辦公室檔案內容，研究數據信息的真實性與合理性，以免出現虛假信息。最后是系統性，相關人員要了解檔案內容，使得檔案信息保存具有一定系統化的特征，利用數字化檔案管理模式提高檔案管理工作效率，促使檔案管理處于最佳的狀態。

（二）體現辦公室檔案管理的精細化。企業管理者需要完善檔案管理的基本環節，突破以往檔案采集和檔案管理的壁壘，把企業內部的多個部門人員調動起來，有效開展辦公室檔案管理工作。合理優化業務信息、資質信息和客戶信息，提高檔案資料查找效率，節約工作者的時間和精力。規范化進行檔案分類，囊括和企業存在關聯的所有類型文件，依據分級保管的形式，避免檔案出現丟失的問題。實際分類中，組織部門工作者按照檔案采集規定，收集檔案信息，對數據進行統計，分門別類地保存與管理檔案內容，內化企業中各部門的工作聯系。比如企業中兩個部門都涉及相同類型的檔案文件，通過信息反饋能夠節約其中一個部門采集檔案的時間，以免重復整理檔案數據。融入多元化檔案管理模式，具體進行檔案編號，把檔案信息保存在檔案袋中，利用系統索引規定檔案保存的位置，這樣使用者可以在最短時間內找到需求的檔案資料。企業部門需要運用檔案時，通過授權登錄的操作下載需求資料，如果檔案資料具備機密屬性，則需設置權限才能夠下載。相關人員申請下載的信息得到批準后，才能夠運用對應的檔案資料。在此階段檔案類別劃分上，結合企業的具體情況進行精細化分配，要做到種類清晰，標注檔案應體現檔案具體的來源，尤其是檔案形成時間和檔案管理內容，把所有的內容進行綜合管理，制定檔案目錄；對檔案利用進行規范化管理，借閱檔案時要填寫真實信息，管理者應提前了解檔案的基本內容，最終具體明確借閱者歸還信息保存情況。事先制定借閱表，明確檔案歸還的具體時間和具體用途，得到審批后允許再次借閱?？傊瑱n案案管理者要具體掌握檔案資料的保存狀態，工作者歸還時要具體核對，降低重要資料丟失的概率。

（三）增強檔案管理信息化建設質量。企業在開展辦公室檔案管理工作時，要重視ERP系統的構建，也就是實施文檔一體化管理方法。此種管理結構是企業資源計劃，綜合信息技術和先進的管理理念而產生，給企業管理者進行多項業務帶來了條件支持。辦公室檔案管理中，巧妙地結合管理主機綜合整理各個部門的工作信息，細致化篩選和加工，后續完成資料入檔的操作。依托這一過程開展具體的檔案資料管理工作，明確檔案管理的重要性。比如某種類型的檔案資料，對企業的發展帶來可參考性的條件，需要特殊保護與管理，對檔案信息及時轉化為電子文件的形式加以保存，思考到保存設備的物理空間，可以及時運用云端檔案管理方法，集中化管理檔案數據，促進檔案數據的規范化管理?？茖W地進行檔案文件加密，大規模企業可通過檔案分布式管理開展工作項目，檔案管理的信息存在一定交互性，多個部門之間可以進行有效的信息共享，讓企業管理者制定最為正確的決策。

（四）重視辦公室檔案管理的安全性。企業工作者進行檔案管理時，要具體明確檔案的類型，完善相關的安全管理級別。重點檔案包括知識產權安全級別高的檔案和客戶檔案以及知識檔案，應配置安全級別高的管理手段。檔案比較陳舊的，可以對其進行刪除，做好記錄，提供檢驗檔案真實性的參考條件。如果檔案管理單位發現與申請專利或者知識產權存在交叉性的資料，要把數據信息反饋給上級，輔助企業安全的管理知識產權內容。

（五）規范化進行檔案管理整合。依托相關的標準，對檔案管理的實際內容和實際范圍進行統籌，相關人員做好檔案立卷歸檔的操作和檔案管理辦法的創新，從多個維度體現辦公室檔案管理的規范化。對檔案進行規范化管理，涉及行政文書檔案，比如法規檔案信息和人事任免信息。管理檔案有生產管理規劃和用戶檔案。技術檔案涉及生產流程與生產技術，業務檔案由市場調研信息和業務信息，雙向檔案有錄音以及視頻。規范化的明確檔案管理范圍，以免互相合作的企業之間人員出現交接檔案輸入的問題；對檔案管理體系進行規范化管理，設置辦公室和部門人員互相配合的管理思路，多個部門細致采集信息和篩選信息并安排辦公室專業人員進行密卷和歸檔。執行檔案責任管理方法，使檔案采集和檔案管理的責任一一對應，依托有效的考核方案落實檔案管理考核標準；對于檔案歸檔進行規范化管理，檔案采集過程需要組織多個部門的人員共同研究，一同進行動態采集數據，傳遞到網絡平臺中。辦公室檔案歸檔的具體項目，結合劃分的檔案范圍，通過辦公室檔案管理者最終審核，只要是對單位存在應用價值的數據，都應當被統計。在歸檔時間的規范化設置上，辦理結束的文件應上傳到網絡中，以年為單位對相關數據檔案進行歸檔處理，隨時把機密性文件加以歸檔劃分。歸檔過程體現檔案內容的完整性，檔案盒應結合企業現有的檔案種類加以顏色區分，如果是紙質檔案，要通過交接程序落實簽字生效；對檔案管理辦法進行規范化設置。新形勢下開展企業檔案資料管理工作，應該及時采集和上傳相關部門的信息，安排專業人員走進各個部門加入培訓活動。各個部門都安排專業人員管理檔案內容，針對貿易檔案和新建檔案，區分管理兩者，以發票流水號的形式管理貿易檔案文件。

四、結語

綜上所述，企業辦公室檔案管理是一項基礎性工作，在很大程度上和其他項目存在聯系，會對企業的長久建設和發展帶來影響。新時期的企業辦公室檔案管理工作，相關人員要融合先進的手段和管理理念，創設高效率的檔案管理方法，讓檔案管理工作具備先進化水平，如明確辦公室檔案管理的基本要點、體現辦公室檔案管理的精細化、增強檔案管理信息化建設質量、重視辦公室檔案管理的安全性、規范化進行檔案管理整合等途徑，全面挖掘檔案管理工作潛在的問題，真正做好企業檔案管理工作。

【參考文獻】

[1]舒新.信息社會視角下企業辦公室文書檔案管理改革與創新[J].辦公室業務,2020(20):125-126.

[2]趙青青.提高煙草企業辦公室檔案管理工作效率的思考研究[J].現代營銷(信息版),2019(12):168.

[3]楊燕梅,龔玉梅,李元珍.施工企業改革發展新階段辦公室管理創新及思路[J].云南水力發電,201935(04):185-189.

[4]紀紅艷.如何提升企業辦公室檔案管理工作效率的思考[J].黑龍江檔案,2019(04):81.

作者:王云云 單位:北京公交集團檔案中心