國(guó)有企業(yè)電子招投標(biāo)檔案管理淺析

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【摘要】本文以國(guó)有企業(yè)電子化招投標(biāo)檔案管理為研究對(duì)象，闡述了當(dāng)前電子化招投標(biāo)形式下檔案管理的特點(diǎn)，對(duì)進(jìn)一步完善國(guó)有企業(yè)招投標(biāo)檔案管理工作提出了意見(jiàn)和建議。

【關(guān)鍵詞】電子化招投標(biāo)；國(guó)有企業(yè)；檔案管理

隨著時(shí)代的進(jìn)步、科技的發(fā)展，招投標(biāo)工作已由紙質(zhì)化向全流程電子化轉(zhuǎn)變，但在推行電子化招投標(biāo)過(guò)程中，檔案管理工作也出現(xiàn)了許多問(wèn)題。本文對(duì)此進(jìn)行了分析。

一、電子化招投標(biāo)檔案管理特點(diǎn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)招投標(biāo)形式下，一個(gè)項(xiàng)目招投標(biāo)工作完結(jié)后，會(huì)形成招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、其他相關(guān)資料等大量的紙質(zhì)文件。而國(guó)有企業(yè)對(duì)招投標(biāo)檔案資料的管理極其嚴(yán)格，須遵照其相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、流程進(jìn)行檔案歸檔，招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在資料收集、搬運(yùn)、整理、立卷、存檔等工作過(guò)程中需耗費(fèi)大量成本。并且國(guó)有企業(yè)的招投標(biāo)檔案資料須嚴(yán)格遵守存放年限，隨著時(shí)間推移，大量紙質(zhì)文件占用空間，致使檔案室改擴(kuò)建工作頻繁，在重復(fù)的轉(zhuǎn)運(yùn)、搬運(yùn)、整理過(guò)程中還存在損壞、遺失的風(fēng)險(xiǎn)。近年來(lái)，各大國(guó)有集團(tuán)公司陸續(xù)建起集團(tuán)內(nèi)的電子化招投標(biāo)平臺(tái)與系統(tǒng)，頒布相應(yīng)的電子化招投標(biāo)平臺(tái)管理規(guī)定、實(shí)行電子化招投標(biāo)后，檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：第一，依托電子化招投標(biāo)平臺(tái)與系統(tǒng)，招投標(biāo)過(guò)程資料均能形成電子數(shù)據(jù)檔案，儲(chǔ)存在電子招投標(biāo)平臺(tái)中，招投標(biāo)資料載體由傳統(tǒng)紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，極大地減少了紙張與相關(guān)耗材的浪費(fèi)。并且過(guò)程資料均已在實(shí)施階段形成，同步記錄于平臺(tái)內(nèi)，招投標(biāo)資料基本實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化，相關(guān)負(fù)責(zé)人可以簡(jiǎn)便快捷地完成資料的編寫(xiě)、收集、統(tǒng)計(jì)工作，直觀了解項(xiàng)目進(jìn)度，提高工作效率。第二，招投標(biāo)系統(tǒng)中對(duì)數(shù)據(jù)的修改均能實(shí)現(xiàn)留痕，在一定程度上避免了檔案資料整理階段工作人員對(duì)招投標(biāo)檔案資料“動(dòng)手腳”的現(xiàn)象。第三，電子數(shù)據(jù)檔案無(wú)需占用過(guò)多的物理儲(chǔ)存空間，節(jié)省庫(kù)存空間及各類(lèi)檔案存檔文具等，站在企業(yè)角度亦節(jié)約了檔案存放場(chǎng)所的建設(shè)或租用成本，減少了專(zhuān)職檔案管理人員的數(shù)量，減少了檔案架編號(hào)、搬運(yùn)、來(lái)回往返于檔案館查閱等各類(lèi)瑣碎工作。全流程電子化招投標(biāo)形式下的檔案管理響應(yīng)了國(guó)家可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略方針，符合綠色低碳的理念，幫助企業(yè)降本增效。

二、電子化招投標(biāo)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

招投標(biāo)工作全過(guò)程形成的各類(lèi)檔案是招投標(biāo)活動(dòng)的真實(shí)記錄，資料存檔方便日后招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、監(jiān)督部門(mén)對(duì)招投標(biāo)相關(guān)資料進(jìn)行檢查、參考，從招投標(biāo)檔案資料合理性、合規(guī)性、完整性等各方面反映了工作質(zhì)量的高低。招投標(biāo)檔案通常是由招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)分別進(jìn)行存檔。目前電子化招投標(biāo)檔案管理工作存在一些問(wèn)題。

1電子化招投標(biāo)檔案存檔無(wú)具體規(guī)章制度

《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》中規(guī)定招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中的數(shù)據(jù)電文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行電子存檔，但是沒(méi)有明確規(guī)定電子文件的具體存檔方法和存檔要求。各國(guó)有企業(yè)電子化招投標(biāo)平臺(tái)啟用后，雖然要求其各成員單位在線上平臺(tái)進(jìn)行實(shí)施，但并未規(guī)定招投標(biāo)結(jié)束后形成的檔案資料如何進(jìn)行存檔，日后采用什么形式進(jìn)行查閱。實(shí)踐中招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)根據(jù)自身認(rèn)識(shí)與理解，采取各式各樣的存檔方法。

2電子化招投標(biāo)檔案未被全面認(rèn)可

關(guān)于招投標(biāo)電子數(shù)據(jù)檔案的認(rèn)識(shí)，部分招標(biāo)人、行政監(jiān)督機(jī)構(gòu)存在差異，尤其是對(duì)其地位與作用看法不一。國(guó)有企業(yè)招投標(biāo)項(xiàng)目雖然已在電子招投標(biāo)平臺(tái)操作實(shí)施，但又要求“線下須同時(shí)采用紙質(zhì)化形式，電子化文件與紙質(zhì)版文件不一致時(shí)，以紙質(zhì)版文件為準(zhǔn)”。許多國(guó)有企業(yè)招標(biāo)人上級(jí)單位或監(jiān)督部門(mén)進(jìn)行檢查、審計(jì)過(guò)程中，均要求招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供紙質(zhì)版資料進(jìn)行查閱，僅提供電子化文檔不予認(rèn)可，招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)仍需依靠人工在檔案館調(diào)閱、查找、復(fù)核，實(shí)際電子化程度并不高。究其原因，部分國(guó)有企業(yè)招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)持有守舊思想，堅(jiān)信存檔紙質(zhì)文件更踏實(shí)，更符合流程規(guī)定。招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)自己編制的資料形成紙質(zhì)版文件，同時(shí)要求投標(biāo)人提供紙質(zhì)版投標(biāo)文件，全流程以紙質(zhì)版文件為準(zhǔn)，日后也才能滿(mǎn)足監(jiān)督、審計(jì)的需要。

3成本不減反增，耗費(fèi)大量不必要的時(shí)間精力，工作效率不高

因部分國(guó)有企業(yè)的電子化招投標(biāo)工作實(shí)際以紙質(zhì)版為準(zhǔn)，開(kāi)評(píng)標(biāo)過(guò)程也采用線下方式進(jìn)行，在招投標(biāo)活動(dòng)結(jié)束時(shí)，招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)被要求在電子招投標(biāo)平臺(tái)中再操作一遍，并保持與紙質(zhì)文件一致，電子系統(tǒng)許多設(shè)置的錄入模塊又與實(shí)際各種類(lèi)型的招投標(biāo)模式不一樣，導(dǎo)致招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)耗費(fèi)了大量的時(shí)間、精力。檔案整理階段，既要存檔紙質(zhì)版文件，又要存檔電子化文件，而目前大多數(shù)存檔電子化文件也僅刻錄在普通的電子光盤(pán)中，難以保證電子化文件的完整性、安全性。

三、電子化招投標(biāo)檔案管理工作的建議對(duì)策

1明確規(guī)章制度，規(guī)范管理方式，使電子招投標(biāo)檔案管理有據(jù)可依

應(yīng)建立健全電子招投標(biāo)檔案管理規(guī)章制度，各地招投標(biāo)行政監(jiān)督部門(mén)、檔案管理部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)出臺(tái)電子招投標(biāo)檔案管理的規(guī)范性文件，統(tǒng)一招標(biāo)人、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存檔標(biāo)準(zhǔn)。各國(guó)有企業(yè)集團(tuán)總部在制定本集團(tuán)內(nèi)的電子檔案管理制度時(shí)以此為基礎(chǔ)，結(jié)合自身實(shí)際，制定出更細(xì)致具體、切實(shí)可行的電子檔案管理制度。

2優(yōu)化電子招投標(biāo)平臺(tái)，保證電子檔案的可用性、真實(shí)性、安全性

首先，電子招投標(biāo)平臺(tái)要不斷更新完善安全技術(shù)與保護(hù)措施，利用防火墻、監(jiān)控系統(tǒng)等技術(shù)防護(hù)病毒、防止檔案信息泄露，同時(shí)為避免信息丟失，在電子招投標(biāo)平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中，做好電子檔案二次備份工作，以防信息丟失。其次，實(shí)踐過(guò)程中不認(rèn)可或不使用電子數(shù)據(jù)檔案存檔，主要的原因之一就是認(rèn)為提供的電子檔案有被替換、修改的可能，缺乏真實(shí)性。電子招投標(biāo)平臺(tái)應(yīng)通過(guò)相應(yīng)技術(shù)，留痕招投標(biāo)活動(dòng)各方在電子平臺(tái)上的各類(lèi)操作記錄，同時(shí)完善文件加密技術(shù)，將較為重要的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開(kāi)評(píng)標(biāo)過(guò)程資料轉(zhuǎn)為帶水印的、不可修改的防偽加密文檔，保證平臺(tái)電子數(shù)據(jù)檔案不可篡改、調(diào)換，能真實(shí)記錄下招投標(biāo)活動(dòng)，使招標(biāo)人、監(jiān)督審計(jì)單位敢于使用電子數(shù)據(jù)檔案，認(rèn)可其真實(shí)記錄的特性。最后，各國(guó)有企業(yè)電子招投標(biāo)平臺(tái)可在日后招標(biāo)人上級(jí)部門(mén)、監(jiān)督單位查閱、檢查審計(jì)時(shí)，對(duì)其進(jìn)行授權(quán)、驗(yàn)證，使其在電子平臺(tái)中更加方便迅速地檢索到所需項(xiàng)目檔案，大大提升工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)有企業(yè)在推行全流程電子化招投標(biāo)的過(guò)程中，檔案管理方面還存在著諸多問(wèn)題，應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維，適應(yīng)新時(shí)期電子招投標(biāo)發(fā)展需要，制定切實(shí)可行的檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步完善電子化招投標(biāo)形式下檔案管理工作，使電子化招投標(biāo)檔案管理工作被廣泛認(rèn)可，推動(dòng)全流程電子化招投標(biāo)活動(dòng)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]楊潔.招投標(biāo)檔案管理電子化研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2020,No.344(15):89-90.

作者:陳博倫 單位:中航技國(guó)際經(jīng)貿(mào)發(fā)展有限公司