檔案管理人員職業素質和能力培養淺析

前言：本站為你精心整理了檔案管理人員職業素質和能力培養淺析范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

摘要：隨著社會發展以及科技的進步，檔案在各行各業中的作用愈發顯著，檔案管理工作的重要性也日益突出。檔案管理是一項集系統性、專業性、保密性和政策性于一體的工作，目前各行各業深知檔案管理工作的重要性，也對檔案管理人員的職業素質以及能力提出了新要求，力求做到與時俱進并且符合當代社會的發展。本文就當前檔案管理人員職業素養展開討論，分析檔案管理人員在工作中存在的問題，并對檔案管理從業人員職業素養以及能力培養的策略進行探討。

關鍵詞：檔案管理人員；職業素質；能力

隨著我國經濟的高速發展以及人們生活水平的不斷提高，檔案在實際生活中的作用日益凸顯，也使得社會對檔案管理工作的要求越來越高。除此以外，現代化信息技術的高速發展也使檔案管理工作進入了新階段，網絡化管理和信息化管理成為必然，檔案信息的資源共享也變得愈發簡單。在此背景下，檔案管理人員的工作將會面臨前所未有的挑戰，如何才能在信息時代做好檔案管理相關工作，確保檔案管理能夠符合時代需求，并采取有效措施，提高檔案管理的有效性，這是當下檔案管理人員需要思考的問題。而要解決這些問題，必須要從檔案管理人員的職業素養以及能力著手，探索職業素養提升的有效途徑，進一步強化檔案管理人員的工作能力，如此才能提高檔案管理工作效率。

一、檔案管理人員職業素養現狀

所謂檔案管理人員的職業素養，是指檔案管理人員在從事檔案管理相關工作所需要具備的素質以及修養。隨著社會進步，各種職業為人們提供了生存的基本條件，而要從事這些職業，就必須要有基本的職業素養，如此才能夠更好地完成相關工作。通常情況下，檔案管理人員職業素養分為七個部分，分別為思想政治素養、職業道德素養、專業技能素養、科技文化素養、人際交往素養、生理心理素養以及學習創新素養。這七大素養是檔案管理人員高效完成相關工作重要支撐，也是社會對于該崗位人才的基本要求。對于檔案管理人員來說，職業素養會直接影響到檔案管理工作效率，也會對管理工作質量以及水平產生一定影響。隨著社會各界對于檔案管理工作重視程度的提高，越來越多專業檔案管理人員走上了工作崗位，這部分人員有足夠的知識儲備，擁有專業且系統的檔案學知識，對檔案管理相關法律法規也非常了解，能夠熟練運用自己學習的知識來完成檔案管理工作。由于這部分人員較為年輕，因此他們更容易適應信息技術給檔案管理工作帶來的便利，也能夠將互聯網技術和檔案管理技術進行融合，更適應互聯網環境下的檔案管理運作模式。除去這部分專業人員以外，檔案管理從業人員也有不少是通過轉崗或是兼職的形式到崗，這部分人員由于沒有進行系統的專業知識學習，因此業務素質不高的情況比比皆是，加之年齡較大，對于先進技術的接收能力較弱，難以滿足現代化的檔案管理需求，使檔案管理工作的發展受到一定阻礙。因此，就目前情況來看，檔案管理人員職業素養提高勢在必行，這也是檔案管理工作進一步發展的重要因素，更是發揮檔案重要作用的關鍵所在。

二、檔案管理人員工作中存在的問題

在新的背景條件下，檔案管理人員的工作也有了新要求，以往的檔案管理工作模式難以與時代相匹配，也難以順應社會的發展，使檔案的重要作用難以發揮，給檔案管理工作的開展帶來阻礙，嚴重影響相關工作的正常進行。作為檔案管理工作人員，除了要認真執行黨和國家的方針政策以外，還需要刻苦學習各項專業知識，提高思想政治水平以及業務能力水平，才能更好地完成工作。互聯網背景下，檔案管理工作必然要依托于先進技術，以此提高工作效率，但如今，不少檔案管理人員出現工作熱情缺失、學習懈怠、創新不足等情況，嚴重影響工作的正常運行，也對工作模式的創新產生阻礙。

1.職業技能缺失，能力缺乏

當下，檔案管理相關工作人員多數是兼職或者轉崗人員，而且年齡結構相對失衡，多數人員年紀較大，這與檔案管理工作發展有莫大的關系。這部分檔案管理職工的業務技能多數是以傳幫帶的形式獲得，并沒有經過專業技能培訓，也沒有經過系統學習，因此他們的職業能力水平相對低下，技能也有所缺失。實際上，如今多數企事業單位也意識到了人才引進的重要性，開始引入高學歷人才去完成檔案管理相關工作，不少高等院校的人才并非來自檔案學相關專業，雖然有比較強的學習能力，但由于非專業畢業，因此到工作崗位以后，難免會出現力不從心的情況，也不能夠將所學用于工作之中。這部分人員只能從頭學習，加之原有崗位人員的專業技能不足，在如此環境下無基礎學習，只會讓這部分人員朝著非專業化的方向越走越遠，與實際的檔案管理崗位需求嚴重脫節。除此以外，對于引進檔案學相關專業的學生來說，職業技能也有所缺失，當下我國檔案專業的教學課程設置存在不少問題，更加專注于理論上的教學，對于學生的實踐性學習并不重視，導致學生知識結構相對單一，且所學技能無法滿足當今時代對檔案管理相關工作的需求。在新時代背景下，檔案管理工作對于相關崗位人員的要求更高，專業技能的缺失會為工作帶來更多麻煩，沒有專業知識儲備的職工在工作中也會感到更加吃力，難以勝任檔案管理相關工作，工作熱情也會逐漸消失，最終影響到工作的順利進行。

2.工作激情缺失，熱情不足

工作熱情對于一項事業的發展來說尤為重要，但是檔案管理工作相對來說較為煩瑣，而且多數為重復性工作，在付出大量時間以及人力資源成本以后，所取得的成績和效果也不能立刻顯現，因此很多時候檔案管理相關人員在該崗位工作伊始或許會信心滿滿，但隨著時間的推移以及工作的重復度越來越高，他們也會出現失去工作激情情況，這也是常說的“職業倦怠”。檔案管理相關工作的單調性、重復性會使得這種情況更加嚴重，相關員工極易產生“職業倦怠”的情況，缺乏工作熱情，一旦出現，將會對其心理和生理造成影響，進而對工作的正常進行產生阻礙。從認知上來看，從業人員之所以會出現缺乏工作激情的情況，多數是因為對崗位認知不足，認為自己的工作地位低下，沒有任何意義和價值，每天做的事情都是重復性的工作，煩瑣且無關緊要，難以對自己的職業產生認同感和成就感，因此對工作的激情也會逐漸消磨殆盡，甚至會出現工作拖拉以及不認真細致的情況，嚴重影響工作的正常進行。

3.學習精神缺失，工作被動

隨著時代的變遷，各種新興技術的興起使得檔案管理工作也面臨著更大的挑戰，因此要求檔案管理人員必須要牢抓學習關，積極提升自己的專業技能，不斷學習新的知識，以此適應新時代對崗位的需求。而實際上，由于檔案管理人員構成等種種原因，從事檔案管理相關人員依然偏向于固守傳統檔案管理工作的需求，依照以往的檔案管理模式進行工作。傳統的檔案管理模式固然有其優勢，但是任何工作都需要緊跟時代步伐，缺乏學習精神的人多數為了貪圖便利而選擇沿用以往的工作方式，如此只會讓工作脫離時代發展，讓實際工作時時處于被動局面，并造成工作落后。

4.創新精神缺失，得過且過

檔案管理是日新月異的，也是緊跟時代步伐的，不創新就意味著會被時代淘汰。但是，當下不少的檔案管理人員認為創新是別人的事，而自己只需要遵循守則，得過且過的思想非常嚴重，這嚴重阻礙檔案管理工作的開展。新時期的檔案管理工作不再是以往的接收、整理與保管那么簡單，而是需要學會利用高科技手段以及現代化知識對檔案進行管理，只有不斷地創新管理模式，才能夠向社會提供最優值的服務。實際上，如今多數檔案管理人員的受教育程度參差不齊，不少人員都屬于繼續教育模式培養的專職人員，自身所儲備的檔案管理相關知識不足，更多的只是當作謀生的方式，缺乏職業認同感，因此他們對于自己的崗位沒有更深入地認識，更偏向于得過且過，不求有功，但求無過的思想極為嚴重，工作創新更是成為空談。

三、檔案管理人員職業素養和能力培養策略

1.把好入口，提升專業技能

為了進一步提高檔案管理工作效率，提高從業人員的職業素養以及能力，必須要做好從業人員入職的相關工作。檔案管理相關部門需要規范檔案管理從業人員的準入規則，要設立一定的門檻，把好崗位入口，從根源解決職業素養問題。新的從業者應當是本專業或者是相近專業的專業人員，而轉崗人員也應當經過正規培訓，并且獲得相應的職業資格證書，方可從事檔案管理。檔案管理部門在員工新入職時，應當做好崗前培訓相關工作，其中包括相關法律法規的學習，以《檔案法》為基準，學習專業的檔案管理相關知識，也需要學習現代檔案管理技術以及其他學科的專業知識，進一步完善從業者的知識結構，讓其充分認識到檔案管理的重要性，并且具備一定的檔案管理能力。在入職以后，部門應當定期舉辦培訓活動，并且組織職工參加專業機構舉辦的培訓活動，同時要積極組織企事業各單位間的交流活動，探索檔案管理的先進技術以及更好的管理辦法。相關部門要出臺政策，鼓勵從業人員不斷進修，提升自己的專業技能，促進從業者自身素質的全面提升。

2.恰當激勵，營造競爭工作氛圍

就檔案管理從業人員角度看，如果上級賞罰分明，工作環境舒適，晉升空間充足且福利待遇良好，那么在工作中也會更有動力。因此，檔案管理部門需要建立合理的績效評定規則，要做到賞罰分明。績效考評的主要內容要與崗位職責以及工作目標一致，重點在于崗位職責的考核以及工作成績的考核。考核成績可以按比例進行匯總，分為日常考核、月度考核、季度考核以及年度考核等。依照人力資源管理的相關理論，推動人們努力工作的最主要動機依然是回報，而績效考核的結果也需要與回報掛鉤，這對于檔案管理人員在工作崗位的成長以及發展來說至關重要。考核人員必須要及時將考核結果反饋給對應的負責人，對于從業人員的優點，要給予充分肯定，要給出實例作為補充，不可空談，這對其他職員有激勵作用。除此以外，對于職員存在的缺點以及不足之處，相關領導也要明確指出，同時還要了解問題的原因，要認真聽取職員對工作狀態改進的看法，也要傾聽職員對于自己工作能力以及工作方法等的想法，對于有利于工作發展的建議，可以適當采納。考核結果要與獎懲制度掛鉤，也要與職位晉升以及薪資調整掛鉤，充分體現多勞多得，有付出就有收獲的原則，要打破原有僵化的用人管理模式，利用激勵機制與考評機制配套施行，在本部門內創建良好的競爭環境，充分調動崗位從業人員的工作積極性，只有如此，才能夠讓檔案管理工作進入合理軌道，才能進一步提升檔案管理人員的自信心。

3.增強素質，提高職業道德素養

職業道德素養并非一朝一夕可以養成，而是會受到周遭環境的影響而改變，因此增強職工素質，提高職業道德素養必須要從環境著手，良好的工作環境不僅能夠凝聚工作人員的心，還能夠塑造合格的檔案管理人員，更能夠進一步推動檔案管理工作的良性發展。檔案管理人員要做好相關工作，扎實牢靠的專業技能是必需的，但是日常工作中養成的職業道德也是必不可少的。部門領導可以通過組織各類型與職業道德素養有關的活動、講座甚至是交流會，讓職員清楚地知道檔案管理工作的重要性，強化職員的工作意識，讓職工時刻嚴格要求自己，在原則性問題上要擺正態度，追求工作中的每一個細節，從日常工作的方方面面體現一個合格的檔案管理從業者的高尚素質，要時刻牢記職業道德的重要性，更好地服務于檔案管理工作。

4.加強學習，提升自身職業素質

當前社會發展已然進入快車道，因此檔案管理工作人員也不能夠止步不前，而是需要不斷進行學習，不斷提升自己。單位要鼓勵檔案管理人員自主學習，不能過度依賴集中培訓等方式被動接受知識，而是需要根據自己的實際情況進行學習目標的自主選擇，也需要根據自己所確定的目標來選擇有效的學習內容，搜索學習資源，提升自己的綜合能力。將自主學習與檔案管理工作相結合，實際上就是在不斷地汲取新知識，不斷提升自己，特別是在出現新技術、新理論時，自主學習方式能夠更好地幫助從業人員將知識內化，進一步提升自己的工作能力。除此以外，檔案管理部門領導還需要了解工作人員所需，以崗位能力的提升為主要目標，分階段安排培訓學習。當檔案管理工作出現新理論以及新技術時，要及時組織員工共同學習討論，并且根據全新的理論以及技術，訂正現有的檔案管理工作相關規章制度，完善各種管理規范內容，不斷提升檔案管理人員的工作能力。在階段性工作完成以后，企業可以了解員工對于培訓的需求，清楚分析工作過程中存在的不足，并且組織有針對性地培訓學習活動，讓員工有針對性地提升某一項技能。而對于部分通過自我學習提升綜合素質的職工，要給予恰當的鼓勵，也可以將這部分結果體現在績效考核之中，并恰當給予鼓勵，以此激勵從業人員提升自身的職業素質。

四、結語

總而言之，時代在不斷改變，科技也在不斷進步，隨之而來的是新機遇和新挑戰。檔案管理工作對于企事業單位的發展來說尤為重要，也關乎個人的發展，因此檔案管理人員必須充分認識到檔案管理工作的重要意義，要不斷提升職業素質，也要不斷加強自己的工作能力，以適應新時代檔案管理工作需求，為檔案管理工作提供更好服務。

作者:趙曦 單位:山東省菏澤市單縣人力資源和社會保障局