事業單位干部人事檔案數字化淺析

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[摘要]事業單位干部人事檔案是開展事業單位干部隊伍建設的重要參考資料，人事檔案管理的質量與效率對單位的長遠發展起著重要作用。隨著經濟社會發展和科學技術進步，將數字信息技術應用于干部人事檔案管理工作中已成為人事檔案管理發展的必然趨勢。本文從基本概念出發，簡述了事業單位干部人事檔案數字化的意義、內容，并對數字化工作開展中應注意的問題進行簡單分析。

[關鍵詞]事業單位；干部；人事檔案；數字化

事業單位干部人事檔案記載了干部個人政治、品德、作風素質和成長經歷、工作履歷等重要信息，是組織人事部門對干部進行教育培養、選拔任用以及管理監督與評鑒的重要參考資料。隨著社會經濟和大數據時代的快速發展，傳統紙質檔案管理已經無法滿足現實工作的需要，影響著組織人事工作的效率。推動事業單位干部人事檔案數字化建設，探索適應時代變化的檔案管理模式，進一步提升干部人事檔案的利用效能，促進事業單位的發展進步，是新時代事業單位干部人事檔案工作的必然要求。

一、干部人事檔案的概念和特點

（一）干部人事檔案的概念

2018制定的《干部人事檔案工作條例》中界定，干部人事檔案形成于各級組織人事部門在開展組織建設工作、人事管理工作和人才服務工作等的過程中，是能夠反映干部個人政治道德素質、學習成長經歷、現實工作業績和家庭社會關系等情況的歷史性記錄材料。與此同時，對干部人事檔案的地位和作用進行明確定位，指出其作為黨的重要執政資源的重要地位，在黨和國家建設高素質專業化干部隊伍中起著重要作用，在維護干部合法權益和社會信用體系方面也有相應價值。

（二）干部人事檔案的特點

真實性。真實性是干部人事檔案的基礎和前提，是組織人事部門在進行干部管理工作過程中所形成的真實全面反映干部整體情況的材料，內容必須真實可靠完整。真實完整可靠的干部人事檔案可以直接應用于干部隊伍建設中，是培養、任用和監督管理干部的重要基礎性參考資料。政治性。政治性是檔案工作的根本屬性。干部人事檔案是黨的重要執政資源，要做好干部人事檔案工作，堅持全面從嚴治黨，服務黨的建設，為黨和國家各項事業培養評鑒人才，服務單位的創新發展，服務地區的高質量發展，服務國家偉大事業發展。動態性。干部人事檔案形成后，需要進行動態管理。隨著時間推移，干部工作履歷發生變化，要及時補充反映干部現實情況的新材料，保證人事檔案管理的時效性。與此同時，一旦干部人事關系發生變化，人事檔案也要及時進行轉移，堅持“檔隨人走”。機密性。干部人事檔案不僅關乎個人隱私，也可能包含國家秘密、工作秘密，對涉及個人隱私的信息按照國家有關法律進行管理，對黨和國家的秘密事項要嚴格保密。干部人事檔案的機密性也對其管理有著嚴格要求，例如檔案管理查閱回避、機要或專人取送的轉遞程序。服務性。干部人事檔案工作的目的在于推動國家建設高素質專業化干部隊伍，所以科學規范的干部人事檔案管理工作是為了更好地對各級組織人事部門提供服務，提高組織人事工作的質量和效率。

二、干部人事檔案數字化概說

按照《干部人事檔案數字化技術規范》定義，“干部人事檔案數字化是指采用掃描儀等設備對干部人事檔案進行數字化加工，將其轉化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質上，并能夠被計算機識別，數字方式可信、可取和可用的數字圖像或數字文本的處理過程”。簡單來說，干部人事檔案數字化就是將現代化數字信息技術有效應用在傳統的干部人事檔案管理中，將傳統紙質載體的檔案信息轉化為數字信息，以實現用數字化對干部人事檔案材料進行管理和利用。

三、事業單位干部人事檔案數字化工作的重要意義

（一）有助于實現干部人事檔案的現代化管理

事業單位干部人事檔案是組織人事部門開展干部管理工作中必不可少的關鍵參考，例如職稱評定、崗位調動、任免以及薪資調整的過程中，都需要以人事檔案信息為參考資料。將數字信息技術融入檔案管理得到電子化檔案，方便存儲與查詢，提高資料信息的去差異化，同時檔案管理的安全性更高，便于開展業務工作。因此，事業單位干部人事檔案的數字化管理，有利于實現干部人事檔案使用價值的有效發揮，有助于加快干部管理工作的現代化步伐。

（二）有助于保證干部人事檔案的完整性與準確性

事業單位傳統干部人事檔案都是以紙質件保存管理，每一次翻閱和查詢都有損壞原始檔案的風險，紙質檔案也不利于長期保存。同時，檔案在流轉過程中易出現偽造、涂改，造成檔案內容不真實情況，形成問題檔案，給檔案信息的真實性和可靠性造成偏差。應用數字信息技術對事業單位干部人事檔案進行管理，能減少人員對紙質檔案的直接接觸，有效預防原始檔案的損毀、丟失和人為涂改，便于檔案長期保存，同時提高干部人事檔案的完整性與準確性。

（三）有助于提高干部人事檔案管理工作的效率

事業單位傳統人事檔案管理以紙質檔案為工作媒介，需要工作人員手工完成檔案的收集整理、保管鑒定以及統計分析等工作，人力成本高、工作效率低，傳統的檢索和查詢方式也存在耗時長和準確度低的問題。與此同時，隨著事業單位干部隊伍不斷擴大，人才流動的幅度也在增加，簡單的檔案管理遠不能滿足人事部門工作的需求。數字信息技術在人事檔案管理中的應用，讓計算機替代人工完成繁雜的基礎性工作，數字化的檔案也更便于查詢、比對和分析，有利于人事檔案管理工作，既減少人力資本投入，又提高了人事檔案管理的工作效率。

四、事業單位干部人事檔案數字化工作的主要內容

（一）事業單位干部人事檔案數字化采集部分

在進行干部人事檔案采集時，要嚴格遵循《干部人事檔案數字化技術規范》和地方組織部門關于檔案報送的要求，做好信息表維護、目錄錄入、原文掃描、高清轉換、圖像處理、檔案審核以及數據的錄入導出等數字檔案采集具體工作，完成數字檔案的采集制作，把傳統紙質介質的檔案轉變為數字檔案。

（二）事業單位干部人事檔案數字化管理部分

在對干部人事數字檔案進行日常管理中，需要做好檔案接收、檔案入庫、檔案傳遞、檔案查詢、安全控制、系統維護等工作。要對干部人事檔案進行動態管理，對任免表、工資變動等內容及時進行維護更新，對人員狀態變化做好檔案傳遞，及時做好數字檔案管理系統的安全維護。

（三）事業單位干部人事數字檔案利用部分

干部人事檔案的利用主要包含檔案查借閱、統計、檢索以及分析等內容。檔案的利用離不開查借閱，在此要在系統中設定角色，明確權限。與此同時，對檔案信息的有效全文檢索和統計分析能夠進一步提升人事檔案利用效率。

五、開展事業單位干部人事檔案數字化工作應注意的問題

（一）增強對干部人事檔案數字化工作的認知

干部人事檔案數字化是新事物，因其缺乏顯性工作業績，在一些單位沒有得到重視。2017年起，各級組織人事部門開始逐步推進干部人事檔案數字化工作，也明確了檔案報送標準等信息。2018年制定的《干部人事檔案工作條例》中，針對干部人事數字檔案的制作和管理也提出相應要求。事業單位實現人事檔案管理數字化，需要本級組織重視該項工作，全體人員提升對檔案管理數字化的認識，明確數字化建設目標和任務。要保障人、財、物三方面投入，完成軟硬件設施設備配套，做好檔案數字化的準備工作。數字化建設的具體實施過程中，要制定長期規劃和短期實施細則，建立安全且高效的干部人事檔案數字化管理體系。

（二）強化干部人事檔案數字化工作的制度保障

實現事業單位干部人事檔案數字化建設和管理，離不開規章制度的保障。干部人事檔案的數字化管理作為事業單位干部隊伍建設的常態化工作，要將數字人事檔案管理制度納入單位內控體系建設中。結合《干部人事檔案工作條例》《檔案法》、傳統紙質檔案和數字檔案不同特性以及單位實際情況，探索建立與時俱進的干部人事檔案管理工作制度，將紙質檔案管理和數字檔案管理結合，形成貫穿干部人事檔案管理全流程的制度體系，涵蓋檔案的采集、審核、保管、借閱、傳遞和利用等環節。通過健全和完善新形勢下檔案管理的體制機制，明確檔案管理的職責和工作內容，不斷促進數字化人事檔案管理工作有章可循。同時，要強化制度的執行落實，確保檔案管理工作更加科學化、制度化、規范化。

（三）增強干部人事檔案數字化工作的規范化程度

標準化是開展干部人事檔案數字化管理的基本要求，有利于實現數字檔案信息的有效性與可用性。為確保數字檔案的存儲與傳遞有效，事業單位應盡可能采用地方認可的規范和通用標準制作數字化人事檔案，避免因存儲格式和管理平臺的不同造成數據沖突、不兼容等問題，降低信息存儲與傳輸的效率，要推進干部人事檔案數字化工作規范開展。同時，注重干部人事檔案基礎性管理的規范化，要特別重視檔案接收、采集與專審等環節，做好甄別歸檔，確保紙質檔案的質量，防止問題檔案入檔，保障原始檔案質量；要按照要求設置規范化檔案室，從硬件角度保障原始檔案安全，為檔案的數字化管理奠定基礎，從而更加有效地發揮干部人事檔案在人力資源管理中的作用。

（四）保障干部人事檔案數字化工作的安全性

在推進數字化建設與管理中，伴隨數字信息技術與之而來的還有安全方面的風險和隱患，要做好安全防范預案與措施，保障干部人事檔案信息安全。第一，完善檔案管理工作的安全保密制度，嚴格按制度辦事，保證檔案管理規范。第二，注重強化檔案管理工作人員的保密意識，提升自身素質和職業道德，降低安全隱患。第三，通過設置訪問權限，實行分層管理，嚴格確定查閱和修改權限，保證信息安全。第四，強化計算機硬件和軟件設備的技術保障，完善計算機加密技術和密級管理，定期開展安全檢測維護，為干部人事檔案信息的安全提供可靠技術保障。第五，定期檢查數據庫并做好備份，避免數據安全隱患發生。數字檔案安全性的保障是一個常態化的工作，檔案管理工作人員要持續做好這項工作，為檔案數字化管理的可持續發展奠定基礎。

（五）建設高素質事業單位干部人事檔案管理隊伍

事業單位干部人事檔案傳統與現代化管理都離不開一支政治素質、文化水平、業務能力突出的管理人才隊伍。隨著干部人事檔案數字化的應用，要更加重視檔案管理人員素質的提升。一是要強化管檔人員政治能力。干部人事檔案具有鮮明的政治性特征，檔案管理工作人員要保持正確的政治方向，堅持學習黨和國家的路線、方針、政策以及《干部人事檔案工作條例》《檔案法》等法律規章，強化黨性教育，提高政治能力，增強檔案管理意識。二是要提高管檔人員職業道德素養。檔案管理工作需要較高的責任心和良好的服務意識，要加強管檔人員職業道德的培養，樹立正確的三觀，增強紀律意識的規矩意識，堅持原則，做好檔案工作。三是要加強管檔人員業務能力建設。數字檔案管理工作具有一定的專業性，要從檔案管理業務能力以及數字信息技術水平兩方面開展針對性培訓，提高綜合業務能力與水平，培養適應干部人事檔案管理工作不斷發展的復合型人才。綜上所述，事業單位干部人事檔案管理事關干部隊伍建設與單位的創新發展，數字信息技術與干部人事檔案管理的結合，是檔案管理順應社會和時代進步的必然趨勢。事業單位要積極推動干部人事數字化建設與管理，用現代化、科學化、規范化的方式做好新時期檔案管理工作，提高人事檔案管理效率，為事業單位干部隊伍建設提供高質量的檔案信息服務，推進事業單位的高質量發展。□

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作者:王靜 單位:陜西省科學技術情報研究院