鐵路企業(yè)檔案信息化建設與管理探思

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鐵路檔案管理工作作為鐵路運輸事業(yè)的重要內(nèi)容，在一定程度上影響著鐵路事業(yè)的發(fā)展。在辦公自動化的今天，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應企業(yè)管理需求，本文對鐵路檔案管理模式現(xiàn)狀進行分析，闡述鐵路檔案信息化建設的必要性，結(jié)合鐵路單位自身實際，對鐵路檔案管理信息化建設提出現(xiàn)實可行的對策檔案是具有政治性、社會性、教育性和價值性的歷史記錄，檔案管理對一個企業(yè)、一個國家來說至關(guān)重要。在互聯(lián)網(wǎng)信息化的時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理不規(guī)范、管理模式落后、檢索不方便、利用率低下等不足凸顯出來，這就需要我們在檔案管理工作中，主動采取措施，適應互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展，利用現(xiàn)代技術(shù)和先進工裝，強化檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化管理，提升檔案收集、整理、保管和利用效率，從而更好地為企業(yè)服務。

一、鐵路企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與問題

鐵路企業(yè)檔案管理工作水平，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展大有提升，這是總體概況。但是，現(xiàn)狀與問題值得注意，并要加以改進，方能適應鐵路事業(yè)快速發(fā)展的需求。綜合分析情況如下：現(xiàn)狀與問題之一，思想認識存在不足鐵路企業(yè)管理中對檔案管理工作的不夠重視，重保管輕利用現(xiàn)象普遍存在。管理人員缺乏對檔案工作的了解和正確認識，認為檔案工作不能給單位帶來一定的經(jīng)濟效益，對檔案工作的認知僅僅是單純地收集保管，只要做到不泄密、不遺失，查閱有據(jù)，到期銷毀就好。從根本上就沒有認識到信息化時代檔案的重要利用價值，更無從談起合理運用檔案促進企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展。現(xiàn)狀與問題之二，檔案管理尚不規(guī)范部分基層單位設施設備陳舊，未規(guī)范采用密集架等設施設備，仍使用老舊的鐵皮柜存放檔案，極易造成檔案被侵蝕、損毀。另外，鐵路內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整相對頻繁，調(diào)整過程中因檔案資料數(shù)量大、種類多、分類不清等原因，導致移交滯后，企業(yè)檔案資料極易損壞、遺失。基層檔案工作人員業(yè)務技能素質(zhì)普遍不高，僅掌握簡單的立卷檔案基本知識，致使企業(yè)檔案管理整體質(zhì)量不高。現(xiàn)狀與問題之三，檔案利用率較為低下鐵路檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，缺點是不能快速提取有效的數(shù)據(jù)信息，檔案利用率低下。尤其是查閱一些年代久遠的檔案資料時，消耗時間長，且效果不好。再加上歸檔范圍要求參差不齊、檔案收集困難等原因，部分歸檔文件保存不完整，導致檢索效率不高，檔案的利用價值得不到很好的體現(xiàn)。現(xiàn)狀與問題之四，服務職能還未充分發(fā)揮檔案的門類很多，有文書、會計、人事、實物、聲像、電子、科技等，而鐵路企業(yè)往往只重視文書、會計、人事、科技檔案的保存，忽略了與企業(yè)有關(guān)的一些聲像、實物、電子檔案的收集，使得檔案的完整性得不到保證。因查閱不方便、摘錄不便捷等原因，企業(yè)管理中大家沒有通過檔案資料為企業(yè)發(fā)展或管理提供服務的意識。在企業(yè)的一些重大決策中，不能準確迅速地為企業(yè)的決策提供信息資源幫助，服務作用得不到充分發(fā)揮。

二、鐵路檔案信息化建設必要性

鐵路信息化建設的必要性在于：必要性之一，有利于檔案的保存通過檔案信息化建設，利用現(xiàn)代科技手段將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案儲存，可以有效防止檔案因儲存條件不達標導致的損毀等問題，和因年代久遠紙張和筆墨褪色，或多次翻閱造成破損，一定程度上能延長檔案的使用壽命。必要性之二，有利于降低管理成本同一份文書檔案在鐵路企業(yè)不同基層單位重復保存，有的技術(shù)規(guī)章長達一百多頁，紙質(zhì)檔案共享率低，利用一次復印一次，消耗大量紙張、耗材。檔案信息化建設以后，節(jié)省紙張、耗材的同時，又縮小了檔案室的占地面積，還避免了文件堆積，大大減輕了工作人員的工作強度。必要性之三，有利于提升查閱效率紙質(zhì)檔案不能形成信息網(wǎng)絡，需要人工翻閱查找，頻繁翻閱不僅造成檔案破損，也降低了檔案的利用能力。檔案信息化建設可以實現(xiàn)檔案資源共享，數(shù)據(jù)可以重復利用，只在一臺計算機上完成往返庫房反復查找的過程，大大地提高了檔案的利用效率。必要性之四，有利于發(fā)揮服務職能鐵路檔案承載著鐵路企業(yè)的過去，為現(xiàn)在所利用。鐵路檔案數(shù)據(jù)種類多、數(shù)量大，檔案工作復雜，檔案信息化建設對于提高鐵路檔案管理效率和質(zhì)量意義重大。實現(xiàn)檔案信息化建設后，通過高效檢索，就可以及時補充檔案，調(diào)取需要信息，解決供需矛盾，提高企業(yè)管理水平，推動鐵路企業(yè)發(fā)展。

三、實現(xiàn)鐵路檔案信息化建設的對策

實現(xiàn)鐵路檔案信息化建設的措施與對策是：對策之一，健全完善管理機制鐵路企業(yè)的信息化管理需要與之相適應的管理制度作為保證。目前鐵路企業(yè)現(xiàn)有的管理制度比較落后，要適應信息化管理，首先要根據(jù)電子檔案的特點，切合實際、科學合理地建立電子檔案管理制度，明確工作人員職責，完善獎懲機制，充分發(fā)揮管理制度的指導規(guī)范作用。對策之二，加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度檔案信息化建設，需要大量熟練掌握信息技術(shù)的檔案管理人才。鐵路企業(yè)應開展經(jīng)常性的基層檔案管理人員教育培訓活動，增強檔案管理人員的創(chuàng)新意識，加強對計算機、信息系統(tǒng)等基礎(chǔ)知識的學習，并定期組織檔案管理人員到檔案管理先進單位學習交流，從而提升檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)。對策之三，建設檔案信息化管理平臺鐵路企業(yè)已經(jīng)啟用了辦公自動化系統(tǒng)，可以準確記錄信息從錄入到保存的全過程，這為文書檔案管理開創(chuàng)了新的機遇。鐵路企業(yè)要認清辦公自動化在檔案信息化建設中的價值，結(jié)合自身檔案管理的實際，選擇具有收集、管理、保管、利用功能的檔案信息化管理平臺，與辦公自動化系統(tǒng)保持無縫銜接，實現(xiàn)檔案信息的實時更新和信息資源共享。對策之四，做好檔案數(shù)據(jù)信息的安全保護對于鐵路單位來說，檔案記錄著企業(yè)日常管理的重要信息，鐵路單位應充分做好檔案數(shù)據(jù)信息的安全防護。可以通過設置認證訪問程序、權(quán)限等級管理等方式和防火墻、云備份等技術(shù)，加大信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的監(jiān)控力度，從而保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。通過上述分析與研究，鐵路企業(yè)應充分認清鐵路檔案信息化建設的必要性，健全管理機制，加大檔案人才隊伍建設力度，建立檔案信息化管理平臺，完成辦公系統(tǒng)自動化與檔案信息化平臺的同步聯(lián)動。與此同時，還應該充分重視檔案數(shù)據(jù)信息在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的安全防護工作。通過這些方式，使檔案的傳遞、接收、儲存和利用等環(huán)節(jié)實現(xiàn)一體化管理，切實提升檔案信息化管理水平，為鐵路建設事業(yè)的大發(fā)展貢獻力量。

參考文獻

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［2］居華峰.辦公自動化背景下國有企業(yè)文書檔案管理分析［J］辦公室業(yè)務（2020）346；98-99.

作者:寧利鋒 單位:中國鐵路西安局集團有限公司工務機械段