企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)淺議

前言：本站為你精心整理了企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)淺議范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展與數(shù)字化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作的開展造成了諸多不便[1]，通過對(duì)檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化，乃至智能化加工，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，對(duì)于檔案管理工作的科學(xué)性、精準(zhǔn)性與高效性提升意義顯著[2]。如何建設(shè)先進(jìn)的、合理的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步挖掘、運(yùn)用與管理檔案信息資源，并向公眾提供更為體貼、便捷、透明的檔案服務(wù)，已經(jīng)成為檔案管理工作的重點(diǎn)。尤其是企業(yè)職工檔案的管理與數(shù)字化工作，更是關(guān)乎我國人才工作的開展、勞動(dòng)市場(chǎng)的流動(dòng)管理等重要內(nèi)容[3]，如能建設(shè)一套科學(xué)合理、可持續(xù)性發(fā)展的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，推動(dòng)職工檔案管理線上線下一體化，定能實(shí)現(xiàn)人力資源管理的質(zhì)的飛躍。

一、案例分析

本文以本溪滿族自治縣人力資源和社會(huì)保障局檔案室的企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)為案例，通過介紹其檔案室概況、企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)問題及計(jì)劃，對(duì)企業(yè)職工檔案數(shù)字化管理的思想、原理與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。

1.本溪滿族自治縣人力資源和社會(huì)保障局檔案室概況。本溪滿族自治縣人力資源和社會(huì)保障局承擔(dān)著機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般干部檔案、高校畢業(yè)生檔案、失業(yè)職工檔案、退休人員檔案、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案和機(jī)關(guān)文書檔案的管理服務(wù)工作。近年來，本溪滿族自治縣人力資源和社會(huì)保障局共整理業(yè)務(wù)檔案7800多卷，歸檔文書檔案3700余卷，保管干部檔案、失業(yè)職工檔案31500多份、高校畢業(yè)生檔案8600多份；全局安裝使用一體化通用檔案管理軟件，將所有檔案的信息準(zhǔn)確地錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立了詳細(xì)的檢索查詢系統(tǒng)，為更好地管理和利用檔案提供了必要保證，實(shí)現(xiàn)了檔案保管、整理、查閱等的一體化。現(xiàn)階段，本溪滿族自治縣人力資源和社會(huì)保障局致力于檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，確保檔案資料能夠更好更有效地提供服務(wù)，為全市人社工作再上新臺(tái)階作出更大貢獻(xiàn)。

2.檔案室數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)面臨的問題。本溪滿族自治縣人力資源和社會(huì)保障局檔案室的整體數(shù)字化情況距離檔案信息化管理要求還有很大的差距，主要表現(xiàn)在職工檔案的管理上：第一，檔案數(shù)字化問題。失業(yè)買斷職工檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，原基礎(chǔ)信息不完善，現(xiàn)階段紙質(zhì)檔案掃描錄入效率低。第二，電子檔案接收與歸檔問題。由于檔案管理系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，缺少數(shù)據(jù)交換接口，相關(guān)企業(yè)沒有配套設(shè)備，只能借助第三方機(jī)構(gòu)建立電子檔案。第三，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)問題。還有一部分單位未安裝檔案管理軟件，在檔案整理時(shí)還是采用原始的方式進(jìn)行著錄，很難保證數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一[4]。第四，職工檔案查詢檢索問題。買斷、退休人員檔案在數(shù)字化管理前是以失業(yè)證號(hào)、單位名稱等信息設(shè)置的檢索目錄，不是唯一識(shí)別標(biāo)識(shí)，在查閱時(shí)會(huì)出現(xiàn)重復(fù)信息。上述問題的存在，勢(shì)必制約檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，造成不必要的重復(fù)勞動(dòng)，致使工作效率低下，導(dǎo)致人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)。綜合分析上述問題可以得出一個(gè)結(jié)論：紙質(zhì)檔案與電子檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換已經(jīng)成為數(shù)字檔案館建設(shè)的主要瓶頸，如何構(gòu)建檔案室的接收平臺(tái)、科學(xué)合理地設(shè)置檢索目錄，已成為亟待解決的問題。

3.企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)方案。為加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)職工檔案管理工作，結(jié)合人力資源和社會(huì)保障局的檔案室實(shí)際，制定方案如下。（1）整體方案。按省級(jí)檔案保管要求配置檔案室軟硬件設(shè)施，建立檔案網(wǎng)上接收、實(shí)時(shí)監(jiān)控、遠(yuǎn)程共享的工作體系。實(shí)現(xiàn)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，全面提升檔案管理水平和共享服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理，檔案的收、存、用通過信息技術(shù)手段處理。設(shè)置接待區(qū)、查詢區(qū)、設(shè)備區(qū)、整理區(qū)，提高工作質(zhì)量及效率。配備具備檔案或信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)學(xué)歷、具有較好的管理才能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能的專職管理人員（2）具體步驟。①基于職工數(shù)據(jù)搭建檔案管理平臺(tái)，開展基礎(chǔ)軟硬件設(shè)備開發(fā)。在搭建檔案管理平臺(tái)前，需要確保相關(guān)軟硬件設(shè)備能夠滿足數(shù)據(jù)搭載、存儲(chǔ)與更新、應(yīng)用的需要。具體來說，首先應(yīng)當(dāng)充分考慮到職工數(shù)據(jù)的形式，包括內(nèi)容形式、關(guān)聯(lián)形式、更新頻率與管理模式等，進(jìn)行管理平臺(tái)的軟件開發(fā)；其次，硬件設(shè)備方面，應(yīng)保證足夠容量的服務(wù)器、匹配的管理機(jī)制與人力等，充分保證管理平臺(tái)的用戶使用體驗(yàn)。②升級(jí)既有的檔案管理系統(tǒng)，研發(fā)共享服務(wù)，提升檔案管理效率。基于現(xiàn)階段檔案室內(nèi)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)情況，重點(diǎn)展開內(nèi)外部的聯(lián)網(wǎng)共享服務(wù)技術(shù)升級(jí)，以實(shí)現(xiàn)室內(nèi)各管理層級(jí)之間的信息流通，室內(nèi)外各企業(yè)人力部門的信息傳輸與反饋，以及面向公眾端的檔案查詢、更新與轉(zhuǎn)移等服務(wù)功能的開發(fā)，以進(jìn)一步提高職工檔案的利用效率與管理效率等。③制定統(tǒng)一安全管理標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)安全，把關(guān)信息授權(quán)。由于職工個(gè)人檔案屬于個(gè)人隱私，檔案管理系統(tǒng)需要制定安全管理標(biāo)準(zhǔn)，在技術(shù)上保證數(shù)據(jù)不被攻擊與泄露，在管理機(jī)制上確保責(zé)任制度落實(shí)到位，做好明確的信息授權(quán)，對(duì)不同屬性用戶開放指定權(quán)限，并注意對(duì)各用戶的操作歷史進(jìn)行存檔，以免出現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)誤刪等。④以職工身份證號(hào)為唯一識(shí)別標(biāo)識(shí)，建立職工檔案系統(tǒng)目錄。在企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)中，最為重要的環(huán)節(jié)就是用戶身份的標(biāo)識(shí)，應(yīng)保留原有失業(yè)證號(hào)、單位名稱、參加工作時(shí)間等檢索目錄，增加“姓名+身份證號(hào)”的目錄名稱（如圖1所示），使查詢結(jié)果更準(zhǔn)確，節(jié)省檢索時(shí)間，操作簡單明了。

二、建議與啟示

1.積極整合內(nèi)外部檔案資源。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案記錄思想，破除各檔案之間的孤立性，圍繞著職工的各項(xiàng)屬性，結(jié)合大數(shù)據(jù)思維與技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)式整合[4]，以確保各管理層級(jí)與企業(yè)部門間的調(diào)檔迅速準(zhǔn)確，提高管理效率，并充分開發(fā)人力資源檔案的潛在價(jià)值，如引入知識(shí)圖譜技術(shù)，建立各職工檔案間的多元關(guān)聯(lián)關(guān)系，極大地提高檢索效率等。

2.融入信息化建設(shè)思路。信息化管理是檔案管理發(fā)展趨勢(shì)，在職工檔案管理中也應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)開發(fā)效率與應(yīng)用價(jià)值。一方面，在數(shù)據(jù)錄入與數(shù)據(jù)導(dǎo)出環(huán)節(jié)，引入高科技設(shè)備，如激光打印機(jī)、3D建模儀等，豐富存檔與調(diào)檔的成果形式；另一方面，在檔案存儲(chǔ)、瀏覽和下載形式上，進(jìn)一步豐富檔案的多媒體形式，逐步開放圖片、聲像等多種信息數(shù)據(jù)，為廣泛利用檔案源提供方便，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的互動(dòng)和信息資源的共享。

3.深化對(duì)職工檔案的開發(fā)利用。由于職工檔案是圍繞著“人”這一主體的數(shù)據(jù)信息，具有連續(xù)性、變動(dòng)性等動(dòng)態(tài)特征，因此對(duì)職工檔案的開發(fā)利用有更多可能性。在符合國家檔案局的各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確保檔案信息資源開發(fā)利用工作納入科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展軌道，應(yīng)該重點(diǎn)突出檔案的服務(wù)功能，思考其民生服務(wù)工作的開展，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，如根據(jù)職工工作歷史與工作性質(zhì)，提供職業(yè)傾向推廣與相關(guān)職業(yè)技能培訓(xùn)，按時(shí)提醒用戶進(jìn)行相應(yīng)崗位證書更新等，強(qiáng)化人才管理工作的深度。

三、結(jié)論

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、全球信息化時(shí)代的全面到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式也遇到了前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)[5]。我國企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)是伴隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展而發(fā)展的，有其適用普通檔案管理模式的方面，但也有其特殊性，需要系統(tǒng)建設(shè)方對(duì)人力資源檔案有更為深入、系統(tǒng)與準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。結(jié)合本文的案例分析，在我國企業(yè)職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)中，首先是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間數(shù)據(jù)管理模式的轉(zhuǎn)化，需要利用大數(shù)據(jù)思維來革新；其次是數(shù)據(jù)的內(nèi)外部貫通，科學(xué)合理與人性化的檢索目錄是讓職工檔案數(shù)字化系統(tǒng)能真正應(yīng)用的重要內(nèi)容，需要建設(shè)方結(jié)合職工數(shù)據(jù)的特性進(jìn)行系統(tǒng)化部署。做好以上幾點(diǎn)，才能確保開發(fā)出來的系統(tǒng)能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作。

參考文獻(xiàn)

[1]張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)與弊端[J].黑龍江科技信息，2009（4）：154-154.

[2]陳欣.人事檔案數(shù)字化管理方向之思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（19）：66-67.

[3]關(guān)鳳明，郝永琴.干部人事檔案數(shù)字化管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2014（4）：79-79.

[4]易勝.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作的實(shí)踐[J].廣東蠶業(yè)，2018（9）：137-138.

[5]劉芳.淺析人事檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用[J].決策與信息旬刊，2015（11）：238-238.

作者:全曉斌 單位:本溪滿族自治縣人力資源服務(wù)中心