企業(yè)文件管理范文精選

一、檔案管理體制分類

檔案管理體制主要分為集中式檔案管理體制和分散式檔案管理體制，集中式檔案管理體制是中央檔案機(jī)構(gòu)對地方各級檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行直接監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)。國家通過采用行政手段或法制手段設(shè)立各級檔案機(jī)構(gòu)，其中作為全國檔案工作的指揮中心，檔案行政管理機(jī)關(guān)對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)管。集中式檔案管理體制的優(yōu)點(diǎn)在于使檔案管理工作有序化和組織化。而分散式檔案管理體制是國家采取各負(fù)其責(zé)的原則，實(shí)行中央和地方分權(quán)管理檔案工作的形式，各檔案館之間既無橫向聯(lián)系也無從屬關(guān)系。目前我國采用的是集中式檔案管理體制。

二、我國檔案管理體制存在的問題

（一）檔案資源利用率低

我國在建設(shè)綜合性檔案館的同時(shí)建立了大量的專業(yè)性檔案館、企業(yè)檔案館，雖然豐富了我國檔案館的數(shù)量和種類，但是其中存在的部分專業(yè)性檔案館并不是按照國家統(tǒng)一規(guī)劃建立的，只得到了當(dāng)?shù)卣呐鷾?zhǔn)，甚至許多企業(yè)檔案館是由企事業(yè)單位的檔案室改建的。另外，部分專業(yè)檔案館的出現(xiàn)，破壞了國家檔案館的綜合性，讓國家檔案館逐漸淪為文書檔案館。正是這種各類檔案館之間的信息封閉，導(dǎo)致檔案信息資源無法得到充分利用。

（二）非公有制企業(yè)檔案管理問題

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過對高校檔案管理信息化方面存在問題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對策，以適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關(guān)老師和部門整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時(shí)開學(xué)。一切的活動(dòng)都轉(zhuǎn)到線上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)自然也必須通過線上完成。經(jīng)過一年的嘗試和使用，人們越來越感覺到線上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時(shí)代下，存儲(chǔ)文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對問題并加以解決。如果這些問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，可能會(huì)對高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時(shí)代管理系統(tǒng)的變化趨勢[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

一、電子文件管理的的主要目標(biāo)保證

電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和可用性是電子文件管理的主要目標(biāo)。在電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行下的一份電子文件包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景三個(gè)要素。內(nèi)容是指文件中所包含的表達(dá)作者意圖的信息。結(jié)構(gòu)是指文件內(nèi)容信息的組織表達(dá)方式，分為物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)。物理結(jié)構(gòu)是文件信息存儲(chǔ)于載體上的位置及分布情況，如正文、批示、附件等各部分信息在載體上的存儲(chǔ)位置。邏輯結(jié)構(gòu)是文件信息的內(nèi)在關(guān)系，如文字排列、章節(jié)構(gòu)成、頁碼順序等信息。背景是指能夠證明文件形成環(huán)境、形成過程、存在狀態(tài)以及文件之間相互關(guān)系的信息。其中，保證文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、轉(zhuǎn)移等處理工作后仍然保持不變，和形成時(shí)的原始狀態(tài)一致，就保證了電子文件的真實(shí)性和相當(dāng)程度的完整性。以上描述文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)稱作元數(shù)據(jù)，在文件形成時(shí)產(chǎn)生，它全面描述文件的本來面貌和生命歷程，文件管理系統(tǒng)在源頭一次性捕獲元數(shù)據(jù)，就可為不同的管理活動(dòng)所調(diào)用，每一項(xiàng)管理活動(dòng)都是記錄、調(diào)用相關(guān)元數(shù)據(jù)的過程。根據(jù)完整的元數(shù)據(jù)記錄，可以回溯電子文件的原貌和變化過程，從而確認(rèn)電子文件的真實(shí)性；利用元數(shù)據(jù)可以維護(hù)文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景之間以及文件之間的關(guān)聯(lián)，從而保護(hù)文件的完整性。保證電子文件的真實(shí)性和完整性，也就要求維護(hù)元數(shù)據(jù)的真實(shí)完整不丟失并始終與文件保持關(guān)聯(lián)。保持電子文件的可讀性，是指文件經(jīng)存儲(chǔ)、傳輸、壓縮/解壓、加密/解密、系統(tǒng)遷移等處理后，仍然能夠以人可以識讀的方式輸出，這就要求電子文件以開放的格式保存。可用性主要體現(xiàn)在對檢索系統(tǒng)的要求上。

二、做好電子文件管理的策略

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃

電子文件管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，最終是為數(shù)字檔案信息資源建設(shè)服務(wù)，以達(dá)到便于開發(fā)利用、造福社會(huì)的目的。具體實(shí)施起來涉及面廣，投資可觀，因此必須注重效益，在領(lǐng)導(dǎo)層面對各階段的目標(biāo)、任務(wù)、措施進(jìn)行科學(xué)、合理地規(guī)劃部署，如：在工作實(shí)施之前展開深入調(diào)研、廣泛論證、集中討論，投資大的項(xiàng)目要形成可研報(bào)告；形成科學(xué)合理的電子文件利用體制機(jī)制，優(yōu)化軟硬件系統(tǒng)配置，處理好軟件系統(tǒng)服務(wù)器的兼容關(guān)系，建立方便高效的查詢體系等。

（二）嚴(yán)格制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

一、檔案管理的國際學(xué)術(shù)研究熱點(diǎn)問題及其未來發(fā)展方向

(一)國際檔案界共同關(guān)注的幾個(gè)熱點(diǎn)問題

國際檔案界共同關(guān)注的熱點(diǎn)問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協(xié)會(huì)2(X刃、2001、2002、2003年已經(jīng)舉辦或?qū)⒁e辦的檔案學(xué)術(shù)年會(huì)議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護(hù)與利用:最優(yōu)化管理的實(shí)踐和解決辦法”國際會(huì)議的議題;20(X〕年已經(jīng)舉辦的第十四界國際檔案大會(huì)的主要議題及與會(huì)者發(fā)言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會(huì)的主題“檔案、記憶與知識”;代表性檔案國際學(xué)術(shù)刊物1999年以來發(fā)表的學(xué)術(shù)論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關(guān)注的問題而言，可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.數(shù)字檔案的保護(hù):研究數(shù)字環(huán)境下檔案的形成、維護(hù)及利用，數(shù)字檔案保護(hù)的程序，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，安全與質(zhì)量保證，長久可獲取性，數(shù)字檔案保護(hù)的檔案觀，數(shù)字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護(hù)與利用，檔案化電子文件系統(tǒng)的建立，真實(shí)性電子文件長久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓(xùn)，電子文件管理的責(zé)任，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、模式及要求的使用和實(shí)施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)，與電子著錄信息標(biāo)準(zhǔn)和圖書著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)如國際檔案理事會(huì)的《檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)ISAD(G)》和《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個(gè)人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規(guī)程RAD》等: