項目管理的信息系統(tǒng)設(shè)計研究

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1項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計

1.1設(shè)計依據(jù)

在對項目進(jìn)行分析時，我們注意到，一個項目的過程往往包含兩個方面：項目管理過程和產(chǎn)品開發(fā)過程，然而，盡管不同領(lǐng)域的產(chǎn)品開發(fā)過程千差萬別，項目管理的活動卻存在著一種通用性；總結(jié)過去成功的項目管理活動，把收集到的最佳實(shí)踐轉(zhuǎn)變?yōu)槟鼙黄渌椖坷^承和復(fù)用的形式，這是建立項目管理知識體系最本質(zhì)的初衷，項目管理知識體系的建立為不同工程領(lǐng)域的項目管理提供了方法和理論指導(dǎo)，也為項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計提供了依據(jù)。

1.2項目管理知識體系

項目管理知識體系是項目管理實(shí)踐中成熟的理論、方法、工具和技術(shù)的總結(jié)。目前，國際上影響最廣的項目管理知識體系是美國項目管理學(xué)會（PMI）的《項目管理知識體系指南》（PBMOK）；在我國，項目管理實(shí)踐起步較晚，目前可查的標(biāo)準(zhǔn)有2009年國家質(zhì)監(jiān)局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)文件《項目管理術(shù)語》（GB/Z23691-2009）、《項目管理框架》（GB/Z23692-2009）和《項目管理知識領(lǐng)域》（GB/Z23693-2009），這三份指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)文件均由“全國項目管理標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”歸口，其中，GB/Z23693-2009與美國PBMOK的知識體系基本相同，都定義了項目的綜合、范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、人力資源、溝通、風(fēng)險和采購九大管理，以及項目管理的啟動、計劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五個過程，適用于不同復(fù)雜程度、不同規(guī)模、不同周期以及不同環(huán)境的各種項目的管理工作，項目管理的知識體系結(jié)構(gòu)見圖3.1。

1.3系統(tǒng)組成

本文的項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）基于GB/Z23693-2009與PBMOK標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，系統(tǒng)通過“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”與各管理子系統(tǒng)集成，構(gòu)建實(shí)現(xiàn)項目各階段決策分析、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息共享和智能管理的系統(tǒng)模型，系統(tǒng)由以下部分組成：——項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺；——工作任務(wù)管理子系統(tǒng)；——資金管理子系統(tǒng)；——質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)；——人力資源管理子系統(tǒng)；——信息分發(fā)子系統(tǒng)；——應(yīng)急管理子系統(tǒng)；——采購及合同管理子系統(tǒng)；——決策分析與支持子系統(tǒng)；——產(chǎn)品管理子系統(tǒng)；——專題資料庫。

1.4系統(tǒng)功能模塊設(shè)計

根據(jù)系統(tǒng)組成，PMIS各組成系統(tǒng)的功能和模塊設(shè)計如下：

（1）項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”作為項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的控制中心和信息中心，主要功能是確保PMIS各管理子系統(tǒng)之間的有機(jī)協(xié)調(diào)和配合，通過PMIS各管理子系統(tǒng)的輸入和輸出，實(shí)現(xiàn)項目綜合性、全局性管理工作的總體控制。“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”設(shè)置“用戶登錄”、“權(quán)限管理”、“項目立項”、“公共信息”和“事件日志”五個模塊：——“用戶登錄”模塊用于項目負(fù)責(zé)人、項目成員、單位領(lǐng)導(dǎo)、員工或其他項目干系人在PMIS的用戶登錄和身份鑒別。——“權(quán)限管理”模塊根據(jù)“人力資源管理子系統(tǒng)”提供的“機(jī)構(gòu)人員信息庫”設(shè)置用戶的角色和權(quán)限，按不同用戶的角色和權(quán)限實(shí)現(xiàn)PMIS各管理子系統(tǒng)的訪問控制。——“項目立項”模塊用于建立項目，完成項目啟動前的立項工作。PMIS各管理子系統(tǒng)將圍繞“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”建立的一個或多個項目進(jìn)行組合管理，通過與“決策分析與支持子系統(tǒng)”的信息交互，實(shí)現(xiàn)項目可行性研究、項目論證、項目評估等立項工作。——“公共信息”模塊通過“信息分發(fā)子系統(tǒng)”項目章程、項目管理計劃和與項目干系人有關(guān)的重要通知。——“事件日志”模塊用于記錄用戶在PMIS的操作事件，記錄登錄時間和訪問時間，記錄查閱、添加、刪除和修改等事件。

（2）工作任務(wù)管理子系統(tǒng)“工作任務(wù)管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目范圍管理和進(jìn)度管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是根據(jù)的項目章程和項目管理計劃，制定項目的范圍管理計劃，定義項目的工作任務(wù)和范圍，創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）及其數(shù)據(jù)字典，進(jìn)行工作任務(wù)的分派、督辦和進(jìn)度控制；設(shè)置“工作分解工具”、“工作任務(wù)分派”、“進(jìn)度計劃”和“工作任務(wù)督辦”模塊：——“工作分解工具”用于創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），對工作任務(wù)進(jìn)行編碼，建立WBS模板及其數(shù)據(jù)字典。——“工作任務(wù)分派”用于設(shè)置工作任務(wù)包，安排工作量，分派給相關(guān)人員。——“進(jìn)度計劃”用于設(shè)置工作任務(wù)的計劃開始時間和計劃完成時間，通過關(guān)鍵路徑分析工具對各項工作任務(wù)進(jìn)行自動排序，編輯工作進(jìn)度計劃。——“工作任務(wù)督辦”通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”提供的進(jìn)度偏差（SV）分析工具，對工作完成情況進(jìn)行提醒和督辦。

（3）資金管理子系統(tǒng)“資金管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目資金和成本管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”收集、統(tǒng)計和分析的數(shù)據(jù)，對項目資金進(jìn)行成本估算、成本預(yù)算和成本控制；設(shè)置“資金預(yù)算”和“資金監(jiān)控”模塊。——“資金預(yù)算”設(shè)定項目成本的構(gòu)成科目，將項目資金分配到各項工作任務(wù)中，自動匯總預(yù)算成本，產(chǎn)生成本基準(zhǔn)S曲線圖。——“資金監(jiān)控”通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”提供的成本偏差（CV）分析工具，監(jiān)控項目成本支出。

（4）質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)“質(zhì)量與服務(wù)跟蹤子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目質(zhì)量管理、產(chǎn)品服務(wù)跟蹤功能的子系統(tǒng)。主要功能是幫助項目質(zhì)檢人員制定質(zhì)量監(jiān)管計劃，對項目產(chǎn)生的質(zhì)量問題進(jìn)行記錄和分析，對產(chǎn)品的質(zhì)量和技術(shù)支持服務(wù)進(jìn)行跟蹤。

（5）人力資源管理子系統(tǒng)“人力資源管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目人力資源分配和管理的子系統(tǒng)。主要功能是建立并維護(hù)“機(jī)構(gòu)人員信息庫”，編制人力資源管理計劃，通過組織分解結(jié)構(gòu)（OBS）和責(zé)任分配矩陣（RAM）進(jìn)行項目人員配備和項目團(tuán)隊組建。

（6）信息分發(fā)子系統(tǒng)“信息分發(fā)子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目信息及信息溝通功能的子系統(tǒng)。主要功能是提供電子信箱、即時通信和網(wǎng)盤工具的管理，設(shè)置“信息管理”、“通訊錄”和“會議記錄”模塊：——“信息管理”為“項目管理綜合業(yè)務(wù)平臺”提供公告、計劃、會議通知和事務(wù)性通知等信息的編輯和管理功能。——“通訊錄”用于建立和維護(hù)項目干系人的通訊信息，登記項目干系人的電子信箱地址、即時通信號和網(wǎng)盤地址，以及其他聯(lián)系方式。——“會議記錄”用于項目相關(guān)會議的記錄，編輯形成會議記錄文件或錄音文件，分發(fā)給相關(guān)人員。

（7）應(yīng)急管理子系統(tǒng)“應(yīng)急管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目風(fēng)險管理及應(yīng)急管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是記錄風(fēng)險信息，通過“決策分析與支持子系統(tǒng)”的風(fēng)險分析生成風(fēng)險識別列表，排定風(fēng)險優(yōu)先等級，編制及項目的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急響應(yīng)計劃，以及對應(yīng)急儲備進(jìn)行管理。

（8）采購及合同管理子系統(tǒng)“采購及合同管理子系統(tǒng)”是實(shí)現(xiàn)項目資源的采購、招標(biāo)和合同管理功能的子系統(tǒng)。主要功能是制定采購計劃，采購清單，編制招標(biāo)文件，編制合同與管理合同。

（9）決策分析與支持子系統(tǒng)“決策分析與支持子系統(tǒng)”是項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）的“參謀助手”，主要功能是對PMIS各管理子系統(tǒng)記錄和提交的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行智能分析，設(shè)置有“項目掙值分析”、“項目風(fēng)險分析”和“項目績效報告”模塊：——“項目掙值分析”通過關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的掙值（EV）、計劃值（PV）和實(shí)際成本（AC）取值，提供進(jìn)度偏差（SV）和成本偏差（CV）分析，生成項目的進(jìn)度績效指數(shù)（SPI）和成本績效指數(shù)（CPI）。——“項目風(fēng)險分析”對項目的風(fēng)險進(jìn)行識別，提供風(fēng)險概率指數(shù)、風(fēng)險歸類、影響概率矩陣等分析工具，為“項目立項”模塊和“應(yīng)急管理子系統(tǒng)”提供決策支持。——“項目績效報告”為項目干系人搜集和傳遞績效信息，便于項目成員報告目前工作完成情況，提出進(jìn)度偏差和成本偏差的糾正或預(yù)防措施，預(yù)測新風(fēng)險和新問題。

（10）產(chǎn)品管理子系統(tǒng)“產(chǎn)品管理子系統(tǒng)”的主要功能是對項目產(chǎn)品或建設(shè)成果進(jìn)行管理，對PMIS各管理子系統(tǒng)產(chǎn)生的交付物和提交文檔進(jìn)行管理，以及對的產(chǎn)品和文檔進(jìn)行版本編碼控制。

（11）專題資料庫“專題資料庫”為項目產(chǎn)生或提交的文件按類別進(jìn)行歸檔，提供項目的歷史信息檢索和工作模板調(diào)用，形成項目的“組織過程資產(chǎn)”信息。

2結(jié)論

項目管理信息系統(tǒng)與項目管理的研究和應(yīng)用是互相促進(jìn)、互相影響的，現(xiàn)代項目管理的復(fù)雜性要求有適合的工具輔助項目管理人員進(jìn)行項目的管理工作，項目管理信息系統(tǒng)是項目管理理論在信息技術(shù)條件下的實(shí)踐應(yīng)用，是現(xiàn)代項目管理不可缺少的工具。本文通過分析項目管理活動共有的特性，以實(shí)現(xiàn)項目管理工作要求的管理制度化、制度標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)信息化為目標(biāo)，將管理信息系統(tǒng)與項目管理知識體系相融合，提出一種項目管理信息系統(tǒng)的通用性設(shè)計方案，為各領(lǐng)域的項目管理信息系統(tǒng)開發(fā)提供了設(shè)計參考。

作者：張寧熙單位：廣西壯族自治區(qū)人民政府辦公廳電子政務(wù)中心