知識管理類型和開發

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知識管理作為一門系統的學科是90年代在美國形成的,近幾年來我國也引起了廣泛的關注。但國內大部分介紹知識管理的文章都把知識管理界定為知識經濟環境中知識型企業的管理模式,這就淡化了知識管理對傳統企業的重要性和適用性,很不利于管理方法的提高。其實,知識管理應該是指這樣一種組織行為,即組織為了獲得持久的競爭力,對各種相關的知識資源進行開發、傳遞和利用的過程。在這里,知識資源大體可分為三類:第一類是組織外部的信息和服務,針對這一類資源,知識管理的任務主要是收集、篩選、存檔、利用;第二類是組織內部的各類文檔資料,針對這一類資源,知識管理的任務主要是最大程度地實現組織內共享;第三類是組織內部員工個人的知識,包括他們的學習成果、見聞見解、關系網絡、經驗教訓等,針對這一類資源,知識管理的任務主要是最大程度地收集、存檔并實現組織內共享。這三類資源在任何組織都是存在的,只不過有的系統,有的簡單,因此,知識管理對每個組織來說不是有沒有的問題,而是好不好的問題。 知識管理的類型

一個組織的知識管理水平可以從以下幾個方面加以衡量:組織的決策模式、外部知識的獲取模式、員工的學習模式、員工間的溝通模式、溝通內容和溝通手段、組織信息對內部員工的開放程度、有關制度的完善程度等。根據變量,可以將知識管理籠統地劃分為以下幾種類型:

1控制型:其特征是領導不相信員工的知識或誠意,他可能也重視外部信息,但主要靠自己收集并且多數情況下是憑經驗去理解,他不斷向員工發出指示和指令而很少聽取員工的意見,組織的關系網絡也主要由他控制。

2專家型:其特征是領導較重視內外專家的知識和意見,支持有經驗者對新手的傳幫帶,有培訓制度但不正規。有溝通但普通員工影響不了決策。

3交流型:其特征是有正規的培訓制度和公共資料庫,員工之間有多種形式的交流并能影響組織決策。

4開發型:其特征是有較完善的知識開發和共享制度,員工愿意把自己的知識和關系網絡奉獻出來。

5網絡型:其特征是知識管理系統化、日常化,網絡技術作為組織管理的重要手段使知識的收集、傳播和利用變得十分快捷和有效。知識管理成為組織活動的主要內容。

一個組織在知識管理上處于什么類型會受到人員素質、組織規模、贏利狀況及行業性質等因素的制約。在知識經濟比較發達的美國,網絡型知識管理被視為組織管理的最佳模式,有20%的高科技公司和大多數政府部門利用網絡型知識管理來提高效率。IBM等一些著名公司還專門成立了知識管理的研究機構。在我國,知識經濟還不夠發達,網絡型知識管理所占的比重還很低。由于知識管理做的不好,大部分組織的創造力和競爭力沒有得到充分的開發。因此,加強知識管理對我國很多組織來說都是十分必要的。

知識管理的開發

知識管理是一種動態性很強的管理過程,隨著管理實踐和管理研究的不斷發展,知識管理的方法也在不斷地豐富和完善。對一個組織來說,加強知識管理的關鍵是要結合自己的情況向先進組織學習。從成功者的經驗看,以下幾種方法很值得參考:建立同利同心的組織文化。組織文化是員工之間的黏合劑,是知識管理的基礎。知識管理要想收到最佳效果必須首先建立同利同心的組織文化。同利同心年的組織文化需要三大支柱,即:科學民主的決策機制、細致合理的利益分配機制和深入人心的員工黏合機制。這三類機制的任務是,使員工得到公平的對待和全面的尊重與關心,將員工之間產生矛盾的因素減少到最低點,充分保護和激勵員工參與管理和進行創新的積極性,最終在組織內形成崇尚創新、學習先進、敬業助人的文化氛圍。

強化員工間的知識交流制度。員工之間進行知識交流的方式很多,最普遍的就是傳幫帶”。傳幫帶”是知識傳播的傳統方式,但在知識經濟的今天它的有效性絲毫沒有降低。新員工通過老員工的傳幫帶,可以直接獲得與業務密切相關的知識和技能,縮短適應期,較快地進入角色;成長中的員工通過先進員工的傳幫帶可以進一步提高自己的工作效率和工作質量。因此,傳幫帶活動需要經常化制度。傳幫帶制度應該包含對以下事項的規定:傳播者與接受者的認定標準、雙方的責任權利與義務、傳幫帶的內容目標與周期、效果的檢驗與獎罰等。另外,員工之間進行知識交流的其它常見方式還有頭腦風暴會,定期的見聞、體會交流會等。

支持自學。自學是員工積累知識的重要途徑,而且較少占用組織成本。任何組織都應該支持員工各種形式的自學,如業余閱讀、自費進修、自費參觀等。支持的方法可以是一定數量的費用補助,也可以是一定限度的時間照顧,與此配合,組織可以對員工自學的成果加以檢查。

定期培訓。培訓可分為偶發型培訓、計劃型培訓和定期培訓。定期培訓是最完善的培訓制度,它可以使員工及時獲得本行業的最新信息和技術。世界上很多大公司都十分重視定期對員工進行輪訓,IBM、微軟的培訓經費每年都在十億美元以上。積極收集外部信息。外部環境的變化在很多情況下會直接或間接地影響到組織的生存與發展,收集外部信息是知識管理的重要任務。這些信息包括:政治政策信息、經濟發展信息、法律信息、人口變化信息、社會文化信息、科技信息、自然環境信息、市場供求信息等,這些信息有的可以通過檢索媒體、向人咨詢、請人講演、參加相關的會議來收集,有的則需要通過系統的調研來收集。對外部信息的收集能力是衡量知識管理水平的重要指標。

適當進行崗位輪換。崗位輪換可分為三類,第一類是管理人員之間的崗位輪換,第二類是普通員工之間的崗位輪換,第三類是管理人員與普通員工之間的崗位輪換。崗位輪換有很多好處,一是能增進不同崗位間的理解,二是能促進崗位的知識資源的共享,三是能鍛煉員工的替補能力,四是有利于崗位創新。從崗位輪換的實踐看,第二類所占比重較大,第一類次之,第三類最少。崗位輪換的規模和頻率要符合本單位的實際,沒有輪換是不對的,過多過勤也是不對的。“公務員之家”版權所有

對文檔資料實行開放式管理。文檔資料大體可分為兩大類:第一類是跟本單位的業務直接相關的文檔資料,包括上級文件、內部規章、財務檔案、人事檔案、研究報告、行動計劃、工作進展記錄及溝通宣傳記錄等。第二類是外購資料,包括書刊音像、網絡信息等。針對第一類資料,開放式管理的重點是規范化與透明化。針對第二類資料,開放式管理的重點是共建共享。所謂共建,是指資料的采購應參考使用者的意見,而不能只由個別人決定。所謂共享,是指全體員工都可以使用。

編制內部報紙和內部網絡刊物。內部報紙和內部網絡刊物是組織內溝通的先進手段,對知識的傳播和企業文化的塑造起著十分重要的作用。一份很好的內部報紙和內部網絡刊物,不僅能提高知識交流的速度和效果,還能夠增強員工的上進心和凝聚力。因此,員工較多,又有經濟實力的組織應當編制內部報紙或內部網絡刊物。但必須明白,只有好的報刊才會收到好的效果,辦不好的報刊不如不辦。所以,辦報刊之前先要找到優秀的辦報刊人才,并要制定適當的激勵政策。