ERP是管理革新的手術刀

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1997、1998年皇上皇先后榮獲了“廣州市名牌產品”及“廣東省名牌產品”稱號,并創下廣東省優質產品行業評比第一名的佳績。同時,他們還連年獲得市技術監督局頒發“信得過”產品證書、“廣州市質量效益型先進企業”;中國食品協會頒發的“全國食品行業名牌產品”稱號、“全國食品工業科技術進步優秀企業獎”;還有國家國內貿易部頒發的“全國商辦工業重點支持和發展品牌”等榮譽,并通過了ISO9001———2000版國際質量體系認證。

在廣州食品企業集團有限公司的支持下,皇上皇肉食制品廠擴建了磨碟沙新廠,除保持具有技術專利的“復合式太陽能焙房”設施外,還引進了先進的配套設備,生產流程布局合理,機械化程度高,為皇上皇規摸生產奠定了堅實基礎。

然而,隨著企業規模的不斷擴大,市場份額的不斷提高,皇上皇的管理運行效率卻跟不上企業發展的要求。手工管理的諸多弊端在企業的經營過程中越來越凸現。采購、生產、物流、銷售、財務等各個環節的銜接運行速度漸漸出現滯后,對企業發展的阻礙也越來越大。

隨著公司業務的不斷擴展,手工管理的弊端越來越多地出現在企業管理的各項業務中,部門間的協調、信息的共享等問題已經成為企業管理的一大瓶頸。面對這一情景,企業的領導者們意識到,手工管理已經難以支撐和適應企業發展的需求,企業管理的變革已刻不容緩。

手工管理病痛多多

從“前店后廠”的作坊式經營模式發展而來的皇上皇,一直以來都是采用手工方式進行管理的。為了提高企業的管理效率,近年來,公司也先后采購了一些計算機設備和管理軟件,對財務部、供銷部、包裝車間等部門進行計算機管理代替手工管理的改造。但庫房、臘制車間等大多數部門仍然采用的是手工管理方式。即便是采用了計算機管理的部門,也并沒有完全實現微機管理。

例如財務數據一部分是由電腦統計,另一部分則是通過手工報表的方式傳遞上來的,由財務部門重新錄入電腦。這些數據已經經過了幾道工序,準確度大為降低,經常需要進行人工調賬。而且,財務、供銷、生產各個部門之間的計算機不能共享,各人做各人的賬,既無法相互制約,更談不上嚴格控制。

由于各系統之間相互獨立,統計數據也不能及時匯總,銷售和總賬通常是一周匯總一次銷售統計表,然后再在總賬模塊重新錄入憑證。庫存管理也是將所有出入庫單據一周匯總一次,然后由財務人員在總賬模塊重新錄入憑證。這樣一來不僅談不上數據的時效性、準確性,財務人員的工作量還大大增加了。但相比手工操作而言,這些問題還只是小巫見大巫。

就拿銷售部來說,業務越做越大,應收賬款也越來越多,但針對每個業務員或每個客戶的銷售情況和信用額度的控制都是通過手工賬進行管理的,只能等到財務部門的報表出現才能知道。而該收的貨款卻無法及時收回,形成企業的流動資金未能良性循環。

手工管理的效率問題還不僅僅體現在銷售部,在財務部也存在著同樣的情況。在財務部進行成本核算的過程中,由于存貨產品種類多,三個人花上五六天時間,加班加點才能算出存貨大類(半成品)成本,但無法知道包裝之后的最低級存貨(產成品)的成本,只能再通過手工進行加減之后才知道最終包裝之后的成本。此類工作不僅大大增加了財務人員的工作量,而且由于是人工處理,數據的準確性也存在相當大的問題。

隨著公司業務的不斷擴展,手工管理的弊端越來越多地出現在企業管理的各項業務中,部門間的協調、信息的共享等問題已經成為企業管理的一大瓶頸。面對這一情景,企業的領導者們意識到,手工管理已經難以支撐和適應企業發展的需求,企業管理的變革已刻不容緩。但朝什么方向變?通過什么變?變成什么樣子?一時間,這一系列的問題成為縈繞在皇上皇領導者們頭腦中的一團麻。

皇上皇肉食制品廠領導層經研究決定成立信息化小組,對企業的管理系統進行全面升級,實施erp工程,目標是:通過ERP系統建設,全面實現企業管理信息化。

對企業管理動“手術”

在現代企業的管理中,成本和效率的高低在很大程度上直接關系到企業經營的成敗。尤其在一些國營企業中,高成本生產和低效率運營已經成為一種普遍問題,這些問題的沉積,常常成為企業經營不善,乃至虧損、破產的重要內因。但對于皇上皇來說,管理手段落后固然是管理效率降低的重要原因,但管理體制粗放也是導致成本難以控制因素之一,但最根本的還在于傳統的管理模式和管理思想已經不適應當前企業發展的需求。

皇上皇的領導們清楚地知道:治病要治本、渠塞水不通的道理。從企業的長遠發展來看,皇上皇管理流程和管理渠道不暢才是企業管理的最大隱患。因此,要想從根本上解決問題,就必須對企業的整個運營機制進行一次全面、徹底的大“手術”,來一次大“換血”,而ERP就是這次“手術”的“手術刀”。

2001年,皇上皇肉食制品廠領導層經研究決定成立信息化小組,對企業的管理系統進行全面升級,實施ERP工程,目標是:通過ERP系統建設,全面實現企業管理信息化。

然而,從手工管理到計算機管理,不僅僅是一個操作方式的變化;更重要的是,要對企業的傳統管理思想和管理模式進行洗骨伐髓般的重新梳理。通過對管理流程的再造,使之更加規范、順暢;通過對管理手段的提升,使之更加先進、高效。這無異于一次企業流程重組,一次改革。

既然是改革,就必然會有阻力,會有風險,也就需要有人出來“扛擔子”、“頂帽子”;需要有人帶領大家克服重重困難,不斷向前。碰到阻力,需要領導的全力支持。遇到風險,需要領導及時化解。也正因為如此,ERP工程才會被人稱為“一把手工程”。

為此,廠領導班子決定由負責生產的劉副廠長親自掛帥,負責統一協調;同時,從各部門抽調精干力量組成項目組,負責具體項目的規劃和實施工作。2002年,皇上皇與國內最大的ERP軟件提供商用友公司正式簽署了合作協議,由此拉開了ERP系統建設的序幕。

沿襲了幾十年的管理模式和管理方式說變就變,不少人一下子還反應不過來。針對這個問題,廠領導層態度鮮明:ERP系統一定要上。在項目啟動會上,廠長陳斌表示,不僅項目組成員要有心理準備,皇上皇全體員工也都一定要具備改變原有習慣的決心,就是加班加點也要保證項目的成功。領導們的決心和態度對于轉變觀念、統一思想起到了重要的作用。

先“動”腦再“動”手

一個人的生活習慣要想改變是很難的。同樣,要想改變一個人的工作習慣也是很難的。而對于企業來講就更是如此。

沿襲了幾十年的管理模式和管理方式說變就變,不少人一下子還反應不過來。有的人擔心自己學不會。有的人擔心自己的權利被削弱。而更多多年來一直習慣于手工操作的員工則提出:“電腦操作這么麻煩!我還不如用手工。”即使是以往用過DOS版系統的員工,由于DOS版系統與在Windows操作系統下作業用友ERP-U8系統管理模式完全不同;操作習慣也不完全一樣,也紛紛對新系統的實用性和易用性提出質疑。

針對這個問題,廠領導層態度鮮明:ERP系統一定要上。在項目啟動會上,廠長陳斌表示,不僅項目組成員要有心理準備,皇上皇全體員工也都一定要具備改變原有習慣的決心,就是加班加點也要保證項目的成功。領導們的決心和態度對于轉變觀念、統一思想起到了重要的作用。有了這個思想,也就為后面的工作開展掃平了道路。

不僅如此,為了確保項目的順利進行,廠領導還對項目組的人員安排給予了充分的保證。一套管理系統的成功實施來源于項目組人員的保證。這其中有很多工作要做,比如模擬數據的測試,業務流程的制定,分廠和皇上皇分店的操作人員的培訓等等工作都要由項目組人員去貫徹執行,為此公司配備了專門的項目組成員,并且作了具體分工。

項目經理具有調配所有資源的權力,能夠決定績效同獎金掛勾及公司一些流程的重組。項目負責人負責決定整個實施方案。系統管理員一定要具備簡單的計算機知識,負責整個網絡和硬件的管理。其他項目組成員專門管理系統的整個操作,包括培訓和指導各個部門、車間及一廠、皇上皇店的具體操作人員。考慮到項目實施需要花費很多時間和精力,為充分保證項目組成員的時間,公司決定將項目成員從原來的工作中脫離出來,專心致力于系統的實施。

思想問題解決了。人員也就位了。接下來就該動手大干了。

項目組成員與用友公司項目組的實施顧問一道,對企業各部門的業務流程進行了重新梳理,對各個環節的應用需求進行了深入分析,最終確定了“一個基礎、三個核心、全面實施”的整體實施方案。就是以財務為基礎,以銷售、物流和成本控制為核心,將采購、生產、銷售、庫房、財務等各項功能全部統一到用友ERP-U8管理系統的平臺上來,同時在各個關鍵點上增加管理監控功能,使系統在實現微機操作、信息共享的同時,真正起到管理作用。

針對銷售部門的需求特點,項目組在銷售模塊的參數中設置了信用額度管理功能。具體的信用金額在客戶檔案中的信用頁簽中錄入.在發貨單上有控制,保證將廠超信用發貨量控制到最低,使損失降到最小。同時還增加了銷售分析功能,在賬表查詢中,可以按不同小組統計各個組的業績,也可以按市內部、省內部、省外部、機動部統計各個部門的業績,也可以按客戶類別(市內,省內,省外)來統計所有的業績。

在成本控制上,重點則主要放在數據的準確性和成本分析報表上。整個成本核算是按步驟核算,先算出半成品的成本,然后再算出產成品的成本,不管銷售半成品還是產成品,成本價格一目了然,銷售價格定為多少也清晰明了了。另外,通過詳細的成本分析報表,能夠清楚地反映出成本高低的原因以及控制點在哪里。由于采用了計算機統計和管理,原來需要三個人花上五六天時間,加班加點才能完成的工作量,現在只要一個人用一天就能全部核算完畢。

在物流管理上,則主要是通過計算機管理和密碼管理解決人工誤操作問題和堵塞人為管理的漏洞。新系統建成后,發貨單都在系統中。倉庫根據系統簽字之后的發貨單進行發貨。為保證數據的保密性,項目組為每個人都設置了密碼,每個人的密碼只有本人知道,且定時更新密碼,從而杜絕了填制假發貨單情況的發生。

使用系統之后,所有的倉庫全部落實到人,加強了倉管員的崗位責任,降低了以前倉庫的隨意性,做到所有的貨物出入庫單都是先做單,實物根據電腦單據辦理出入庫,出錯率幾乎降到零,大大提高了倉庫現存量的準確率。

數字說明一切

雙方項目組把對軟件系統的理解與對企業管理的深刻認識有機地結合起來,并應用到整個實施過程中。通過規范基礎管理、統一物料名稱和編碼、優化部分業務流程、編制全面的系統應用準則和規程,在系統全面應用的基礎上有效地促進了企業管理的規范化,并對企業綜合管理水平進一步提高產生積極而深遠的影響。

現在銷售開單員能夠通過系統隨時知道倉庫的貨物,哪些產品可出單銷售,大大提高了客戶滿意度。同時給銷售組的業績考核及市場業績提供了量化的考核指標,對銷售決策提供了量化的決策指標。

在采購部,如今采購業務員能夠很明確地知道最近的采購價格,在進行比價之后可以給采購員一個更加精確的價格,在確認是否需要采購時,采購員可以隨時查詢原材料庫,確認倉庫是否有貨,給采購員更加準確的采購時點,降低存貨資金,整個存貨資金占用比去年同期降低了10%。使用系統之后,所有的倉庫全部落實到人,加強了倉管員的崗位責任,降低了以前倉庫的隨意性,做到所有的貨物出入庫單都是先做單,實物根據電腦單據辦理出入庫,出錯率幾乎降到零,大大提高了倉庫現存量的準確率。

目前皇上皇的成本核算沒有核算到最底級。比如大包和小包的成本是不一樣的。以前為了訂銷售價的需要,全部都是手工重新計成本(工作量繁重),為了成本核算的準確性,使用U8管理軟件之后,分兩步來計算,第一步是原材料和制造費用的成本(例如一級臘腸),第二步加上包裝物及包裝損耗之后的成本(例如250克一級臘腸,500克一級臘腸),這樣核算出來的成本較準確,以便于成本的分析,而且大大減化手工作業,提高工作效率,為銷售價格的制訂提供了量化的決策指標。另外,財務的工作量也大為減化,工作量已經降了20%以上。整個財務部的工作重心從核算已經轉化為管理和控制,大部分的憑證都是電腦根據原始單據自動生成,財務人員有時間去管理采購銷售庫存方面的業務,以降低成本,提高庫存周轉率、資金占用率等。

財務科盧碧琰科長告訴筆者,用友ERP-U8系統的應用,使皇上皇整個管理水平上了一個臺階,所有的資源可以共享,所有相關部門聯為一體,為市場營銷提供了強有力的支持,為降低成本提供了切實可行的解決之道,前面的數據就可以充分說明一切。

在談到下一步的打算時,盧碧琰科長表示:“我們下一步的目標是配合公司管理制度的建立和完善,相應擴充功能和范圍,形成承載公司經營計劃管理制度和財務預算管理等內容的綜合性信息平臺,為公司經營活動提供決策和管理支持的相應的電子商務平臺。”

專家點評

管理是艱難的,管理的變革是痛苦的。然而,一個現代企業在市場化和信息化的社會中,如果固守著傳統的管理思想和管理方法,注定是要被時代所淘汰的。因此,企業要想生存、想發展,就必須與時俱進,用先進的管理思想和管理手段來武裝自己。皇上皇肉食制品廠信息化成功經驗就充分說明了這一點。

當然,信息化建設不是一蹴而就的,在建設過程中會遇到這樣或那樣的阻力,尤其是思想觀念和傳統習慣要想一下子改變是很難的。正因為這樣,就更需要一把手始終如一的支持。這對于項目的成功是至關重要的。