精細(xì)化管理下辦公室后勤管理研究

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摘要：本文首先從責(zé)權(quán)不統(tǒng)一以及對(duì)辦公室后后勤管理的認(rèn)識(shí)不到位、進(jìn)行辦公室后勤管理的現(xiàn)狀分析，然后從明確后勤管理辦公室人員具體分工情況、明確后勤管理辦公室各崗位具體職責(zé)、完善后勤管理制度、做好辦公室后勤管理人員的監(jiān)督與考核這四個(gè)方面進(jìn)行基于精細(xì)化管理視角下的辦公室后勤管理研究。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；辦公室；后勤管理

引言：

辦公室后勤管理在機(jī)關(guān)單位中發(fā)揮著溝通協(xié)調(diào)、承上啟下、后勤保障的作用，辦公室后勤管理的實(shí)質(zhì),是確保機(jī)關(guān)單位工作人員工作得以順利進(jìn)行的重要保障。

1辦公室后勤管理的現(xiàn)狀

辦公室后勤管理的實(shí)質(zhì)，就是對(duì)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)物資、生活管理、環(huán)境管理、醫(yī)務(wù)醫(yī)療管理等各項(xiàng)機(jī)關(guān)單位后勤日常事務(wù)進(jìn)行有效管理的工作；在某些機(jī)關(guān)單位中的后勤管理工作中，實(shí)際上與預(yù)期效果相比還差強(qiáng)人意，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

1.1責(zé)權(quán)不統(tǒng)一

部分機(jī)關(guān)單位辦公室后勤管理中，責(zé)權(quán)不統(tǒng)一，導(dǎo)致沖突不斷，人員責(zé)任意識(shí)不高，在面臨工作上的難題時(shí)不去尋找問題的根源，只是將問題上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)；并且，后勤管理部門溝通渠道狹窄，管理辦公室人員具體分工不明，崗位職責(zé)不明，由此帶來(lái)了諸多的問題，更有部分后勤工作人員推卸責(zé)任，瀆職情況時(shí)有發(fā)生。

1.2對(duì)辦公室后后勤管理的認(rèn)識(shí)不到位

現(xiàn)下，仍有部分機(jī)關(guān)單位后勤管管理工作人員無(wú)法正確認(rèn)識(shí)到辦公室后勤管理工作的重要性，在工作中消極對(duì)待，在對(duì)單位內(nèi)部固定資產(chǎn)物資、生活管理、環(huán)境管理、等各項(xiàng)工作落實(shí)中存在執(zhí)行力不足的現(xiàn)象，應(yīng)該本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待工作。

2基于精細(xì)化管理視角下的辦公室后勤管理研究

2.1明確后勤管理辦公室人員具體分工情況，基于精細(xì)化管理視角下的辦公室后勤管理，做好以下事項(xiàng)：

a.明確后勤管理辦公室人員具體分工情況，安排專人負(fù)責(zé)食堂管理；并安排專人進(jìn)行膳食管干事兼綜合聯(lián)絡(luò)員，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好食堂等實(shí)體的監(jiān)督管理工作和綜合工作；b.得有專人協(xié)助做好完成資產(chǎn)、專項(xiàng)維修改造項(xiàng)目及后勤網(wǎng)站建設(shè)工作以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好辦公室內(nèi)務(wù)管理工作和新聞報(bào)道。c.需要專人協(xié)助主任負(fù)責(zé)做好水電工、水電設(shè)施的管理和日常維修及管理工作，做好水電維修材料的申購(gòu)和保管；d.做好專項(xiàng)維修改造項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)計(jì)、造價(jià)、監(jiān)督和驗(yàn)收管理工作；e.須安排專員協(xié)助主任負(fù)責(zé)物業(yè)監(jiān)督管理工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好后勤綜治工作；f.安排專人協(xié)助完成項(xiàng)目申報(bào)、設(shè)計(jì)、造價(jià)、監(jiān)督和驗(yàn)收管理工作；g.必須有人員負(fù)責(zé)水電安裝、維修維護(hù)工作；安排好人員的分工，為企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)打好基礎(chǔ)。

2.2明確后勤管理辦公室各崗位具體職責(zé)

基于精細(xì)化管理視角下的辦公室后勤管理中，需要明確后勤管理辦公室各崗位具體職責(zé)，以責(zé)任制的形式把責(zé)任落實(shí)到各人，后勤管理辦公室各崗位具體職責(zé)包括：辦公室主任職責(zé)、辦公室副主任職責(zé)、基建管理干事職責(zé)、膳食管理干事職責(zé)、水電管理干事職責(zé)、物業(yè)管理干事職責(zé)、水電工職責(zé)。a.針對(duì)辦公室主任崗位，需要明確其主持后勤管理辦公室全面工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)生產(chǎn)部、市場(chǎng)部、公共部門等部門工作關(guān)系，并制定部門人員的具體工作職責(zé)；b.須制定后勤相關(guān)管理工作制度，負(fù)責(zé)對(duì)后勤辦公室年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等進(jìn)行草擬，并組織安排相關(guān)計(jì)劃的實(shí)施；c.需要負(fù)責(zé)物資設(shè)備管理、生活管理、環(huán)境管理、醫(yī)務(wù)醫(yī)療管理的規(guī)劃及實(shí)施工作，堅(jiān)持節(jié)約型后勤管理原則，在保障質(zhì)量和效益的基礎(chǔ)上，力求減少后勤成本投放。d.負(fù)責(zé)對(duì)外接待和來(lái)訪事項(xiàng)，處理并反饋機(jī)關(guān)內(nèi)工作人員反映的意見和建議，并不拖延；e.針對(duì)辦公室主任崗位，還需要負(fù)責(zé)組織后勤部門員工及時(shí)展培訓(xùn)及考核工作；f.需要一方面對(duì)初步審定設(shè)計(jì)方案、施工圖紙和材料定板予以負(fù)責(zé)，另一方面還要做好工程項(xiàng)目的報(bào)建、實(shí)施、管理與驗(yàn)收備案等工作；g.負(fù)責(zé)組織完成機(jī)關(guān)建筑、辦公硬件設(shè)施的正常維修以及督查機(jī)關(guān)后勤保障服務(wù)工作，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量。

2.3完善后勤管理制度

辦公室后勤管理的基本內(nèi)容包括環(huán)境管理、物資設(shè)備管理、生活管理、醫(yī)務(wù)醫(yī)療管理和接待工作管理。實(shí)施精細(xì)化管理，不是嘴上的滔滔不絕，需要以制度的形式加強(qiáng)管理，實(shí)施精細(xì)化管要想“腰桿硬”必須依靠堅(jiān)實(shí)的制度支撐，例如對(duì)于后勤生活管理當(dāng)中，針對(duì)食堂管理，在工作中需要優(yōu)先制定精細(xì)化的管理方針，并以此為基礎(chǔ)展開精細(xì)化管理工作，可以通過(guò)以下的管理題條列進(jìn)行食堂的精細(xì)化管理，加強(qiáng)食堂管理，譬如《食品采購(gòu)與索票管理?xiàng)l例》、《食品粗加工管理?xiàng)l例》、《食堂從業(yè)人員管理?xiàng)l例》、《食堂食品采購(gòu)與索票條例》、《食堂餐（用）具洗滌》、《消毒管理?xiàng)l例》、《食堂餐廚廢棄物處置管理?xiàng)l例》、《食堂衛(wèi)生管理?xiàng)l例》、《食堂消防安全管理制度》、《食品留樣管理?xiàng)l例》、食堂庫(kù)房管理?xiàng)l列》，對(duì)于后勤環(huán)境管理中需要監(jiān)理公共場(chǎng)所清潔衛(wèi)生要求、辦公室、個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生要求、寢室及走廊清潔衛(wèi)生要求以及個(gè)人衛(wèi)生要求、重點(diǎn)場(chǎng)所衛(wèi)生、秩序要求、機(jī)關(guān)內(nèi)橫幅、標(biāo)語(yǔ)、廣告牌、宣傳欄管理規(guī)范。

2.4做好辦公室后勤管理人員的監(jiān)督與考核

把實(shí)施后勤管理落實(shí)情況作為精細(xì)化后勤管理考核監(jiān)督的關(guān)鍵任務(wù)，從而客觀公正的評(píng)價(jià)后勤人員工作過(guò)程和實(shí)際成績(jī)。通過(guò)考核還能調(diào)動(dòng)后勤管理人員的工作積極性，對(duì)在后勤管理工作中不同崗位的工作人員考核評(píng)價(jià)力求全面、準(zhǔn)確，以健全的考核制度、公正、科學(xué)的考核方式、提高對(duì)后勤精細(xì)化管理的監(jiān)督與管理，嚴(yán)肅問責(zé)考核過(guò)程中的舞弊、和走形式。如何真正的實(shí)現(xiàn)考核結(jié)果的公正、合理、科學(xué)，對(duì)后勤人員的考核中不僅需要采用定期抽查和隨機(jī)抽查共同結(jié)合的考核原則，還需要采取定量分析和定性分析的共同結(jié)合的考核原則，很顯然，考核離不開評(píng)價(jià)，在對(duì)后勤人員的考核中還需要采用形成評(píng)價(jià)和終結(jié)性評(píng)價(jià)共同結(jié)合的考核原則。對(duì)于考核內(nèi)容設(shè)置的科學(xué)、合理性才能真正實(shí)現(xiàn)考核結(jié)果的工工證、科學(xué)、合理，考核內(nèi)容可以從職業(yè)道德、出勤情況、工作數(shù)量、工作質(zhì)量考核等方面來(lái)進(jìn)行，最重要的是，考核結(jié)果將會(huì)作為后勤人員崗位聘任、評(píng)優(yōu)、晉升以及績(jī)效工資發(fā)放的主要憑證，以此方式來(lái)力求最大限度發(fā)揮出第三方督查作用繼而增強(qiáng)精細(xì)化后勤管理能力。

參考文獻(xiàn)

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[3]楊國(guó)林.基于精細(xì)化管理視角下的辦公室后勤管理研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化,2016,(30):111.

作者:曹峰 單位:中鐵十二局集團(tuán)建筑安裝工程有限公司