談文書(shū)檔案收集和歸檔工作管理

前言：本站為你精心整理了談文書(shū)檔案收集和歸檔工作管理范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

一、加強(qiáng)辦公室文件材料收集與歸檔工作的重要性

文書(shū)檔案的收集與歸檔工作從屬各機(jī)關(guān)單位開(kāi)展管理工作的關(guān)鍵部分，是提高單位管理工作效率與質(zhì)量的前提條件。此外，文書(shū)檔案也是對(duì)各單位發(fā)展歷程的記載，可為單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展與科學(xué)決策提供參考依據(jù)。例如，我集團(tuán)公司的每年產(chǎn)生的文件材料很多，黨委會(huì)議紀(jì)要、紀(jì)檢要文、工會(huì)通知、計(jì)劃任務(wù)書(shū)、審計(jì)報(bào)告、總工辦會(huì)簽、談話記錄、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議、通知、工程申請(qǐng)、后勤簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、發(fā)言稿、合作協(xié)議、日程安排、考核評(píng)定辦法、制度規(guī)定等文件材料，將它們積極有效的收集與歸檔，不僅能確保各種文件材料的完整性與正確性，而且還能將重要的文件材料進(jìn)行詳細(xì)記錄和保存，有利于決策者深刻了解單位自身的發(fā)展情況，以便盡早的制定與調(diào)整科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)此，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，是相關(guān)管理部門和檔案管理者應(yīng)重點(diǎn)研究與探討的問(wèn)題。

二、辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作的不足之處

（一）歸檔文件材料的收集不全面

在辦公室文書(shū)檔案的管理過(guò)程中,通常會(huì)見(jiàn)到歸檔文件收集不齊全的情況,具體包括未經(jīng)檔案人員收集記錄的各種文件資料。該類資料的內(nèi)容廣泛，來(lái)源渠道較多，具備重要的參考價(jià)值等。文件材料一旦遺留在其他的人員或者部門，無(wú)法完整的收集回來(lái)，必將影響檔案人員的歸檔工作。加上部分文書(shū)檔案的管理人員多為兼職人員，缺乏充足的時(shí)間與精力來(lái)整理與保管檔案資料，或因種種因素而無(wú)法及時(shí)進(jìn)行檔案文件的歸檔工作等，這些均能導(dǎo)致文書(shū)檔案文件材料無(wú)法及時(shí)的收集完整。

（二）檔案文件材料的收集力度不夠

當(dāng)前，由于多數(shù)檔案人員沒(méi)有高度重視檔案文件的收集工作，文件材料的收集力度不足，最終造成大部分的文件資料丟失或者缺損。具體原因主要包括：

1.各部門的檔案管理流程不規(guī)范，各種文件資料隨意擺放，混亂不堪，不能及時(shí)歸檔；

2.各單位的歸檔模式不科學(xué)，主要存檔文字檔案較多，對(duì)于電子文書(shū)檔案的收集與歸檔意識(shí)淡薄；

3.文書(shū)檔案的連續(xù)性完整性不夠好，文件資料不完整，普遍出現(xiàn)文件資料斷章、斷頁(yè)、缺時(shí)間、缺單位落款公章等不齊全的情況，或者有正文缺發(fā)文稿，或有發(fā)文稿有正文但是缺定稿的情況，遇到這些情況，我們立即要求有關(guān)部門補(bǔ)交文件缺失部分才給予收集歸檔；

4.文件材料的可靠性差。有些單位或檔案部門為應(yīng)付上級(jí)的檢查，通常模擬前幾年的數(shù)據(jù)展開(kāi)評(píng)估，致使檔案文件的歷史性與真實(shí)性喪失。

（三）檔案人員缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)與工作責(zé)任心

在文書(shū)檔案的管理過(guò)程中，由于部分檔案人員的管理意識(shí)較為薄弱，僅側(cè)重于紅頭文件的管理，忽略無(wú)編號(hào)或一般性的文件資料，這間接影響了的歸檔工作，致使歸檔文件材料質(zhì)量不高，加上少數(shù)檔案人員的工作責(zé)任心不強(qiáng)，沒(méi)有認(rèn)真記錄與整理相關(guān)的檔案文件，造成檔案文件的真?zhèn)涡圆幻鳎募牧戏稚⒉缓霉芾砗屠貌殚啞＞唧w表現(xiàn)于：個(gè)別檔案人員在處理文件資料時(shí)，沒(méi)有仔細(xì)鑒別檔案文件的真實(shí)性，不能區(qū)分檔案文件的原件與復(fù)印件，沒(méi)有及時(shí)歸檔文件資料的原件，無(wú)法確保它們的完整性與正確性，這些均會(huì)導(dǎo)致檔案文件材料的利用價(jià)值喪失或降低，法律依據(jù)性不強(qiáng)。因此，針對(duì)上述存在的管理問(wèn)題，我們必須及時(shí)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、如何加強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作

（一）強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)

作為一名檔案的管理人員，需要具備豐富的檔案管理知識(shí)與扎實(shí)的管理能力。除利用業(yè)余時(shí)間自我學(xué)習(xí)外，還可參加相應(yīng)的省市檔案局的有關(guān)檔案管理培訓(xùn)，以此不斷深化自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，也要加強(qiáng)兼職檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，使他們深化了解并掌握有關(guān)文書(shū)檔案的收集與歸檔范圍、歸檔流程、文書(shū)檔案的整理、分類、編目、編號(hào)、裝訂、立卷、保管、借閱管理等方法，以便為檔案管理工作打好基礎(chǔ)。對(duì)于檔案文件的收集期間存在的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向各部門反饋，并要求其修改。對(duì)不熟悉的人員，可給予相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的順利進(jìn)行，減少檔案收集完成后出現(xiàn)較多的返工情況，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。同時(shí)也要爭(zhēng)取本單位本公司領(lǐng)導(dǎo)、同事們的高度重視支持和配合，才能確保檔案管理工作有序開(kāi)展。

（二）構(gòu)建和健全文書(shū)檔案收集與歸檔工作的管理制度

首先，檔案管理人員必須明確文書(shū)檔案收集的時(shí)間、歸檔范圍、保管期限及注意事項(xiàng)，保證檔案收集與整理工作的正常有效地開(kāi)展。根據(jù)單位自身的實(shí)際情況，依照相關(guān)法規(guī)與職責(zé)分工的制度，合理確定切合實(shí)際的檔案文件材料歸檔范圍，同時(shí)給予相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)檔案收集的工作順利進(jìn)行。另外，還應(yīng)明確規(guī)定檔案的歸檔期限，通常要求辦公室的文書(shū)檔案必須在檔案形成后的次年首季度完成收集與歸檔，集中統(tǒng)一進(jìn)行保管，不得私自留作它用。明確規(guī)范文書(shū)檔案的歸檔期限，能顯著提升其的收集效率，激發(fā)檔案收集人員的工作積極性。各單位各公司應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況適時(shí)更新文書(shū)檔案的管理制度，以滿足不同階段的檔案管理需求。

（三）加強(qiáng)臨時(shí)性檔案文件材料的收集

在各單位中因部分人員的調(diào)動(dòng)或者離職，往往會(huì)有少量的重要文件遺留在他們手中，導(dǎo)致檔案文件資料無(wú)法及時(shí)歸檔，甚至丟失。對(duì)此，負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案的人員應(yīng)定期在每年的年初開(kāi)始收集與整理上一年度的文書(shū)檔案，重點(diǎn)加強(qiáng)臨時(shí)性檔案資料的收集工作。比如召開(kāi)重大會(huì)議之后，應(yīng)及時(shí)通知各部門收集完整的會(huì)議資料。當(dāng)發(fā)生人員調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，可以及時(shí)通知這類人要交出他們柜中的經(jīng)手的文件，作為檔案文件提供給大家今后好查閱，使其的意義和利用價(jià)值最大化；時(shí)檔案管理部門的工作人員，必須嚴(yán)格把好相臨時(shí)性文件材料的移交接收工作，及時(shí)將他們交來(lái)的文件材料給予對(duì)應(yīng)交接，將收集完整的檔案文件編好打印成移交清單或移交目錄兩份或三份，簽上移交人和接收人的名字，移交人和接收人雙方各持一份備查，保證離職或調(diào)動(dòng)人員手上的文件材料能交給檔案管理部門。

（四）更新文件材料的收集與整理方式

檔案工作管理人員應(yīng)不斷增強(qiáng)自身的檔案管理工作知識(shí)，適時(shí)更新文書(shū)檔案的收集與整理方式，將坐等上門的收集歸檔工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)主動(dòng)到各個(gè)部門去收集。各方面要緊密聯(lián)系，積極引導(dǎo)和教育有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)和同事，根據(jù)檔案工作的管理需要，交出交好文件資料，變被動(dòng)交為主動(dòng)交，變不情愿交為自愿交、自愿提供。檔案工作管理人員應(yīng)全面了解和掌握其在不同時(shí)期的各種文件材料，按照類別來(lái)收集，完成相關(guān)檔案文件的立卷歸檔工作。工作要善于多實(shí)踐、多溝通、多摸索，從而有利于檔案人員熟悉和掌握文書(shū)檔案管理工作，并深刻了解文書(shū)檔案的歷史性、現(xiàn)實(shí)性、連續(xù)性。因此，檔案部門的工作人員應(yīng)在具體實(shí)踐中及時(shí)發(fā)現(xiàn)、了解及收集有關(guān)的歸檔文件材料，確保文書(shū)檔案的收集完整。

四、結(jié)束語(yǔ)

我們應(yīng)高度重視檔案文件材料的收集與歸檔工作，全面分析文書(shū)檔案管理過(guò)程中主要存在的問(wèn)題及原因，并采取有效的改善措施，只有這樣，才能確保文書(shū)檔案的收集完整與正確，促進(jìn)文書(shū)檔案的歸檔工作順利開(kāi)展，從而更好實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

作者：周家興單位：貴州高速公路集團(tuán)有限公司