管窺醫院提升財務檔案管理質量

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一、醫院財務檔案管理涵蓋的主要內容

（一）財務檔案管理要遵循國家檔案管理的有關規定

財務管理中的重點是定期要對會計憑證、帳簿、會計報表進行統計的整理和裝訂，裝訂成冊后的要由單位檔案室存檔。其中，值得注意的問題是，在存檔時，必須要由財務主管核對。任何人調閱會計檔案，都要經過嚴格的審批手續，審批手續要由單位一把手簽字生效。檔案保存有年限規定，如果檔案需要銷毀，要由上級部門和檔案部門共同簽署文件，實現主管會計和財務經理的共同監督。銷毀檔案要填寫《會計檔案銷毀清冊》，同時，《會計檔案銷毀清冊》應長期保存。如果會計人員發生工作變動，需要及時辦理會計檔案移交，雙方交接手續要完備準確。對于會計憑證，要明確經濟責任，詳細記錄好憑證名稱、填寫日期、業務內容、數量等，會計憑證要認真保管，要及時登記造冊。單位的財務部門要設置現金帳和銀行存款帳戶，日記帳和總帳都要符合單位的明細帳，要做到登記的數字準確、及時有根據、內容詳實，要求是隨時查閱時都能一目了然資金的使用方向。各種帳簿每個月都要進行細致核對，要做到帳與證相符合，帳與實際相符合，帳帳相符、帳表相符。每個月都要對這一個月以內的所有經濟業務納入財務管理，任何一筆資金使用都要有財務主管或一把手簽字生效，沒有簽字生效的帳目不進行計算機儲備。

（二）現階段醫院財務檔案管理的弊端

當前的醫院財務檔案管理中存在一些不足之處。比如案卷質量不高的問題是共性問題。財務資料作為經濟業務活動的真實反映，是執行情況的重要依據。財務檔案的收集和裝訂都應該是由會計機構的專業會計人員來整理的，財務檔案質量好壞，取決于財務人員的工作能力和財務領導責任人的監督審核。當前，會計職能不斷弱化，對會計人員的監督措施相對較小，合法的會計資料有時會掩蓋一些經濟違法行為。現階段財務檔案在醫院并沒有設立專門的檔案管理機構，財務檔案的安全性和保密性得不到保證。沒有檔案部門的專職管理，沒有具體規章制度制約檔案管理人員，檔案管理的私密性得不到充分滿足。會計賬簿、會計資料、數據系統管理都不健全。隨著我國醫療體制的發展和健全，各種醫療制度營運而生，醫院財務管理制度沒有及時進行更新和調整，隨著醫院規模不斷壯大，醫療業務種類迅速增多，這二者之間的矛盾日益激化。同時，當前醫院正常運營中，并沒有充分利用好財務檔案的作用，財務檔案在形成后，沒有更多的服務于醫院日常運行。根據《會計檔案管理辦法》的規定，醫院在形成會計檔案后，在年終時，要由會計機構統一保管，統一裝訂、統一移交。財務檔案管理是一項重要的財務制度，醫院行業的嚴肅性和準確性，要求財務檔案管理工作要具有必然的受重視性。

二、提高財務檔案管理質量的主要途徑

（一）完善財務檔案管理的監督機制

醫院財務檔案管理工作是一項復雜細致的工作，具有內容多、類型全的特點。財務檔案從收集開始，就要使用專門的人員進行操作，在裝訂過程中要尤其重要，要符合裝訂要求，要求會計人員熟悉財務檔案的規范化流程。財務管理檔案管理監督，要從源頭上抓起，從檔案收集到檔案裝訂和分類歸檔都要由專人負責，避免相互推脫責任。財務檔案管理的重點在于啟用嚴格的監督機制，嚴格的監督機制要求一把手過問制，專業人員把關制度。財務檔案的基本知識和操作技能不同于別的行業，財務檔案管理具有其完整性和安全性特點。建立良好的監督機制，有助于將財務管理制度納入醫院整體監督環節中，讓財務檔案管理制度與日常管理工作緊密結合，確保檔案的完整性。

（二）建立財務檔案管理人員的專業培訓機制

財務人員應該是具有專業財務知識的人才隊伍，檔案管理人員也應該具備檔案管理的知識和經驗，財務檔案管理人員，至少應該是二種人才的復合體，是一種明顯的復合型人才。一邊要遵循財務制度，一邊要尊重檔案管理法律規定，將二者良好的結合起來，才是財務檔案管理人員的工作任務。所以，針對當前財務檔案管理人員缺乏的事實，醫院應該建立財務檔案人員培訓機制，把培訓作為一種常態長期堅持下去。鼓勵財務檔案人員積極參加財政局及檔案局每年舉辦的繼教培訓，不斷提高自身的專業素養。以檔案管理為主，以財務知識為輔，建立人才考核機制，把競爭和考核作為培訓的考察內容。這樣的方式，能讓財務檔案管理人員，充分認識到自己工作的重要性，感受到自己的工作價值，明確自己在醫院運行中的中心環節的地位。個人的自我滿足感得到提升，是對工作最有力推動作用，這樣，財務檔案管理人員可以充分認識到個人對于企業的重要作用，在增強自身自信心的同時，為醫院發展作出應有的貢獻。

（三）采用信息自動化管理方式

人類早已經進入到計算機年代，計算機已經代替了原有的計算和統籌。計算機在信息管理方面顯露出來的優勢不言而喻。現代電子技術的廣泛應用，大大提高了管理效率。醫院財務檔案，可以在很大程度上采取電子數據技術，比如對數據的存儲、計算、編號、查詢、核算、報表、分類等等。信息化計算具有強大的核算功能，這一功能對于財務檔案管理尤為重要。電子檔案與文本檔案共同存在，是對檔案管理的雙重保證，這種保障可以最大限度的減少檔案數據的錯誤率，切實保障檔案的完整和準確。醫院作為社會行業中非常重要的一個分支，在人民生產生活中具有重要地位，醫院財務管理決定醫院的發展基礎，財務檔案管理質量關系到醫院參考數據的真實性和準確性，做好醫院財務檔案管理可以為醫院運行發展積累良好的人文基礎，可以為醫院級別晉升提供有效的基礎保證。

作者：李嫚單位：四川省安岳縣人民醫院